El proceso de selección de software ve el ciclo de toma de decisiones como un flujo de valor, ya que elimina las medidas que no añaden valor y simplifica las que sí lo hacen, para que el proceso avance en un flujo continuo.

Comprometerse con una solución empresarial implica hacer una inversión importante y puede representar beneficios extraordinarios o un riesgo enorme. Si se hace correctamente, puede simplificar los procesos, generar información útil y ayudar a las empresas a satisfacer mejor la demanda del mercado. Sin embargo, si no se hace como se debe, los resultados pueden ser decepcionantes, hasta devastadores.

La magnitud del riesgo que deben enfrentar las empresas está estrechamente relacionada con la calidad y la imparcialidad de la información que usan en sus procesos de evaluación y selección. Seleccionar el sistema o el servicio que satisface mejor las necesidades de una empresa requiere mucho trabajo de preparación, pero para hacer este mismo trabajo de preparación en los procesos que se orientan a los detalles, es necesario contar con tiempo y recursos -que generalmente son los que están dedicados a las operaciones principales de la empresa. Así, la empresa empieza a pagar el costo de un sistema empresarial aún antes de seleccionar un proveedor.

Todo el proceso de selección e implantación de un sistema de back-office para PYME, por ejemplo, puede tomar más de seis meses. Un equipo de selección, que esté formado por integrantes de varios departamentos, tendrá que pasar tres o cuatro meses de ese periodo evaluando las necesidades internas y los proveedores. Durante este tiempo, los equipos de proyecto del comprador deben analizar todo el material de mercadotecnia que les proporcionan los proveedores que buscan diferenciarse. Sin embargo, la calidad de la información que se reúne se ve comprometida por las distintas funciones involucradas, la integración del software y las fusiones y adquisiciones de otras empresas. Estos mismos factores han provocado que en muchos casos, los productos se traslapen.

Por lo general, los equipos de selección no pueden obtener información objetiva y veraz sobre las soluciones que hay disponibles, por lo tanto, se ven sumergidos en un océano de ambigüedad. Esta confusión se hace evidente durante todo el proceso y puede provocar que se extienda el alcance de los proyectos de implantación de TI y que terminan excediendo el tiempo y los presupuestos. El resultado, desperdicios y un riesgo mayor. De hecho, más de la mitad de las implantaciones de software no satisfacen las expectativas, y al menos una tercera parte fracasan.

Muchas veces, en las empresas se supone que al reducir el tiempo y la cantidad de recursos que usan para reunir la información, están reduciendo el riesgo. Pero lo que realmente están haciendo es comprometer su objetivo final, que no es poseer un sistema empresarial, sino solucionar sus problemas. Las organizaciones que se saltan el paso de investigación se arriesgan a obtener información parcial y a dejar pasar las innovaciones y los avances tecnológicos que pueden aplicarse a su industria o su segmento vertical. Al final, este enfoque los lleva a hacerse de un sistema que no cumple con sus objetivos.

El objetivo no es poseer un sistema empresarial, sino mejorar el desempeño de la organización.

Una empresa que recurre a servicios de consultoría puede usar menos de sus propios recursos, pero no necesariamente estará mitigando el riesgo, porque las consultoras también deben enfrentarse a los mismos obstáculos que las empresas, y para compensar, a veces recurren a metodologías defectuosas. Para evitar la sobrecarga de información y reducir el tiempo de investigación, algunas consultoras sólo tratan con los proveedores con quienes mantienen cierta relación, o crean sus listas finales enfocándose únicamente en funciones específicas para la industria o en los errores fatales. Al buscar proveedores nuevos, algunas mantienen en secreto los requisitos que son más importantes para la organización, para asegurarse de que los proveedores responderán con honestidad. Por otro lado, los analistas de la industria fomentan la investigación y les sugieren a los equipos de selección que reúnan guías y diarios de la industria para los compradores, que asistan a ferias comerciales y que se pongan en contacto con asociados comerciales y asociaciones de la industria para obtener toda la información que necesitan. Sin embargo, estos enfoques también hacen que se pase más tiempo en actividades distintas a las operaciones esenciales de la organización, y no garantizan que la información que se obtendrá será imparcial y de calidad. El riesgo de seleccionar las soluciones incorrectas sigue presente.

Las organizaciones no deben sacrificar la calidad de la información para reducir el desperdicio. Al contrario, deben eliminar las acciones que no generan valor y simplificar las que sí lo hacen.

En el proceso de evaluación y selección de software, el valor está en la calidad y en la información imparcial sobre los proveedores y sus productos y servicios. El desperdicio viene en el tiempo que toma reunir y evaluar dicha información. Una organización no debe sacrificar la calidad de la información para reducir el desperdicio, sino que debe eliminar las acciones que no generan valor y simplificar las que sí lo hacen, para que el ciclo de toma de decisiones avance de forma continua y permita implantar la solución adecuada.

Simplificar el valor