19 pasos para mantener la precisión del inventarioLo que debe saber acerca de su inventario

  • Escrito por: René Jones
  • Publicado: mayo 19 2005



Introducción

Peter Drucker, el principal autor y experto en empresas y auto gestión, del que estoy seguro que todos hemos oído hablar, declaró que “actualmente sabemos poco más sobre distribución, que lo que sabían los contemporáneos de Napoleón acerca del interior de África”. Me di cuenta de la razón que tenía cuando estaba reuniendo la información para este artículo. Empecé a investigar lo que opinan otros expertos acerca de mantener un inventario preciso. Una semana después, no había logrado ningún avance, así que decidí hablar con la gente que está involucrada en la industria y hacerles tres preguntas simples:

  1. ¿Qué está haciendo actualmente para mantener la precisión de su inventario?

  2. ¿Lo que está haciendo le está funcionando?

  3. Si lo que está haciendo no está funcionando, ¿por qué no ha buscado otra opción?

Lo más interesante fue que todos respondieron a las primeras dos preguntas, pero al llegar a la tercera, me encontraba de nuevo en el punto inicial. No podía creer que si el inventario es uno de los activos más importantes de una empresa, las empresas no trabajen más para mantenerlo.

El inventario tiene aspectos interesantes que seguramente todo el mundo conoce, pero antes de presentar los diecinueve pasos, quiero reiterar algunos puntos.

  • Los valores de inventario de distribución se encuentran entre 6 y 20 por ciento de los ingresos anuales de la empresa.

  • Un inventario impreciso provoca varios problemas: pérdida de ventas, disminuciones de la rentabilidad y pérdidas de productividad al tener que buscar los productos.

  • Las empresas usan el inventario como una medida de seguridad para cubrir las deficiencias de su almacén.

Debido a todo esto, lo único que debe saber es que se necesitan ventas nuevas por $2,500 dólares para compensar por una pérdida de inventario de $100 dólares, suponiendo que el retorno es del 4 por ciento. No creo ser la única persona en nuestra industria que lo sabe, pero si no lo soy, ¿por qué hay tan pocas personas hablando de cómo controlar la precisión de su inventario? Piense en cuánto les cuesta a usted y a su empresa un inventario impreciso.

Quiero repetir que su inventario es una de las inversiones más grandes, si no la más grande, que tiene en su empresa. Lo único que se le acerca es la gente en su empresa. Pero con los años he aprendido que la gente hace lo que usted inspecciona y no lo que usted espera. La mayoría de los líderes de las empresas esperan que sus empleados sepan por qué es importante la precisión del inventario, y es aquí donde empiezan los problemas. Es aquí también donde inicio mi primer paso.

Paso 1: defina las metas

Este es un tema difícil para la mayoría de los líderes empresariales, porque creen que tener objetivos en el almacén es una contradicción. Sin embargo, no afirmo que al terminar de leer este artículo tendrá una precisión del 100 por ciento en su próximo inventario físico. Hay que tomar en cuenta que el personal del almacén no interioriza sus objetivos de un día para otro. Yo puedo indicarle qué hacer, pero usted define la cantidad:

  • Ajustes de inventario que realiza su almacén diariamente

  • Escaseces de inventario que tiene diariamente

  • Órdenes detenidas que tiene debido a la imprecisión del inventario

  • Artículos incorrectos durante su último inventario físico

Con estos números podrá definir lo que será aceptable para usted y deberá implementar los dieciocho pasos restantes para alcanzar ese nivel de aceptabilidad. Le garantizo que todos los departamentos de su empresa tienen objetivos, excepto el almacén. ¿Por qué? Como dijo Miguel Ángel, “el mayor peligro no es que nuestra meta sea alta y no la alcancemos, sino que sea demasiado baja y la cumplamos”. Debe tratar sus problemas de inventario con metas más altas de las que tenía antes.

Paso 2: documente sus procesos

Aunque este artículo habla de inventario, usted debe documentar todos los procesos involucrados en su almacén. ¿Cómo podrá establecer de forma legítima cualquier tipo de programa de control de inventario si sus empleados no saben con seguridad lo que deben hacer? Ellos tienen que conocer distintas funciones de selección (S) y recepción (R): ¿Qué hacer cuando voy a seleccionar un artículo y no hay producto en el contenedor? (S) ¿Qué hacer cuando el producto incorrecto está en el contenedor? (S) ¿Qué hacer cuando hago la recepción y el vendedor envía un artículo de reemplazo? (R) ¿Qué hacer si el artículo del contenedor está dañado? Y ¿Qué hacer si el artículo no está en el contenedor, pero veo que está en exceso en inventario? (inventario)

Aunque algunos de los procesos están relacionados con selección y recepción, si no se tienen los procesos adecuados pueden surgir problemas de inventario durante todo el año y durante el inventario físico anual. Su gente debe saber qué procesos deben seguir, sin embargo, sabemos que nuestros empleados no van a recurrir al manual de capacitación cada vez que deban resolver un problema. Por eso, desarrolle “hojas de trampa”, que son referencias breves que contienen soluciones rápidas a los problemas (consulte la figura 1).


Figura 1: hoja de trampa

Paso 3: desarrolle y use tarjetas de revisión de inventario

Ya sea que su sistema sea automático o manual, sus empleados necesitan un vehículo para identificar los problemas y notificar al personal adecuado. Una forma de revisión de inventario (figura 2) sirve para eso. Debe contener cierta información, como el número de la orden, el nombre de la persona que realiza la selección, la fecha, el código de producto, la cantidad, la razón para completar la forma de revisión de inventario, etc.

Si un empleado del almacén detiene la orden de un artículo, debe anexar una forma de revisión de inventario para eliminar el círculo vicioso del reporte que hay que llenar para la orden detenida. Así, cuando la persona encargada de la selección coloca un artículo en orden detenida, el departamento de compras llena la orden detenida porque el sistema indica que está en existencia, entonces otro encargado de selección coloca otra orden detenida, haciendo que el comprador vuelva a llenar la orden e incluya una nota solicitando al encargado de selección que busque el producto, mientras se frustra con la falta de eficiencia del almacén. Un encargado de selección nuevo, que no está capacitado, vuelve a colocar la orden detenida del artículo, porque nadie le explicó lo que significan los comentarios de la nota de selección. Ahora el comprador está realmente enojado, sale a buscar la pieza por sí mismo, no la encuentra y eventualmente tiene que colocar la orden.


Figura 2: revisión de inventario

Paso 4: limpie y organice el almacén

James Q Wilson y George Keilling desarrolló la “teoría de las ventanas rotas”, que afirma que “el crimen es el resultado del desorden. Si se rompe una ventana y no se repara, la gente llegará a la conclusión de que a nadie le importa. En poco tiempo serán más las ventanas rotas y la anarquía reinará las calle”. Reemplace la “ventana rota” con “estantes sucios” y se vuelve la relevante “teoría de los estantes sucios”.

Un inventario impreciso es el resultado de la desorganización. Si un pasillo está desorganizado, se deja una lata de refresco en un estante, no se guarde una caja o se descompone una lámpara, la gente llegará a la conclusión de que a nadie le importa. En poco tiempo habrá más pasillos desordenados, más lata en los estantes y más productos que están fuera de su lugar. Se surtirán las órdenes de forma incorrecta y se colocará un artículo en la caja equivocada, haciendo que el inventario sea impreciso .

Recuerde lo que dije antes, “la gente hace lo que usted inspecciona y no lo que usted espera”. Si su supervisor del almacén no puede hacer que su gente se responsabilice por mantener la limpieza del almacén, no puede esperar tener un inventario preciso. Desarrolle una hoja simple de mantenimiento del almacén que incluya retirar las cajas vacías, revisar las luces que estén descompuestas, retirar el plástico de envoltura que se deseche, vaciar el bote de basura, etc. Para evitar que el almacén se vuelva un desastre.

Paso 5: asigne todo su producto a las ubicaciones de los contenedores

El encargado de selección promedio pasa más de una hora al día buscando producto. Si tiene ocho personas encargadas de selección, equivale a una persona al día –una persona extra que probablemente no es necesaria o que podría estar haciendo algo más productivo. Al asignar el producto a ubicaciones, podrá eliminar el que los encargados de selección busquen los productos en todo el almacén.

Paso 6: únicamente permita que el personal del almacén realice las recepciones

Las recepciones son la tarea más importante de un almacén. Si un artículo se recibe de forma incorrecta, será guardado, seleccionado y embarcado incorrectamente. Cuando los papeles no se procesan como se debe, se recibe el producto equivocado y se envía al cliente. Al generar la orden, el encargado de selección busca el producto y no lo encuentra, entonces el comprador ordena otro pensando que las personas del almacén no tienen idea de lo que están haciendo. Sin embargo, ellos recibieron el producto esa misma mañana y ahora no lo encuentran. Eventualmente, el departamento de embarques envía la orden al cliente, pero mientras tanto, llega la segunda orden y el comprador decide recibir el producto y embarcarlo personalmente al cliente. Si el producto es devuelto porque el cliente ya no lo necesita, es muy probable que el vendedor no quiera que se vuelva a enviar al vendedor, porque probablemente el cliente necesite otro artículo para otro trabajo. Así, el producto permanece en el estante hasta que se pierde o se cuente en el siguiente inventario físico anual. En el mejor de los casos, se corrige la primera orden porque el cliente nunca recibió la factura por la segunda, pero por alguna razón ambos artículos aparecen en inventario. Es el inicio de otro círculo vicioso de inventario impreciso.

Paso 7: trate el no inventario y el inventario muerto

Debe tratar sus no inventarios y su inventario muerto. Los no inventarios son un problema que hay que enfrentar; hay que contarlos periódicamente, identificarlos y localizarlos centralmente. Con frecuencia, no se tratan los problemas de no inventario e inventario muerto sino hasta fin de año, cuando la dirección no entiende por qué hay tantos.

En general, el inventario muerto está “muerto al llegar” y su principal causa son los artículos nuevos. No tiene caso tener que usar escaleras para seleccionar las órdenes o cambiar la ubicación porque tiene problemas de espacio, cuando el piso está lleno de inventario muerto. Es una pérdida de productividad que debe ser tratada inmediatamente. En pocas palabras, si apestara, seguramente se desharía de él. Trate el inventario muerto de esta forma, deshágase de él para simplificar los procesos de su almacén.

También recuerde que una empresa tiene que pagar en efectivo los materiales y la mano de obra que conforman el inventario, y si la empresa no ha recibido sus pagos, ese desembolso representa una carga para ella. El valor de su producto disminuye con cada día que pasa en inventario; cuando el cliente lo recibe, ya habrá perdido una cantidad importante de ingresos.

Paso 8: asigne una persona que se encargue de los “reportes” durante todo el año

En una economía no hay lugar para los excesos en los costos. Para mostrar ganancias, debe comprender a dónde va el dinero y cómo dirigir sus operaciones con más eficacia y eficiencia que sus competidores. Es decir, no puede tratar los problemas únicamente durante su inventario físico anual y después hacer como si no ocurrieran durante el resto del año. Al asignar una persona que se encargue de los reportes durante todo el año, podrá controlarlos una semana antes del inventario físico anual. Lo veo todo el tiempo. Normalmente se agregan los artículos de regreso en inventario cuando el conteo es incorrecto y el reporte indica que hay órdenes abiertas (embarcadas) que no se facturaron. Estos artículos deben estar en el sistema para que la conciliación sea precisa, y esto podría evitarse al reconocer dichos artículos antes del inventario físico.

Paso 9: contrate un controlador de inventario

Necesita otra persona, además de su supervisor del almacén, que pueda hacerse responsable de la precisión del inventario. Su supervisor del almacén es como un bombero y no tiene el tiempo para investigar las discrepancias del inventario. Busque una persona que sea detallada, vocal, que pueda hacer su trabajo sin tener que recibir capacitación y que pueda terminar lo que inicie sin necesidad de ayuda.

Paso 10: prohíba la entrada al almacén a todo el personal ajeno a este

Me gustaría que me respondieran a una pregunta: ¿Le paga el kilometraje a su personal de servicio a clientes? Me impresiona ver una persona de servicio a clientes que camina hasta el almacén para verificar que la cantidad que aparece en la computadora sea realmente la cantidad que se encuentra en el contenedor, sobre todo cuando el cliente está esperando en la línea y otros clientes están llamando. Si un vendedor externo necesita un artículo para su cliente, debe ir al mostrador como cualquier otro cliente. Si su mostrador es tan ineficaz que no quiere que el vendedor tenga que esperar ahí, imagínese cómo se sienten sus clientes.

Paso 11: divida el almacén en porciones pequeñas para el inventario físico anual

Usted no les da a sus vendedores una guía de productos y las llaves del auto y les pide que salgan a vender algo. ¿Entonces por qué le da a su gente un lápiz y una hoja de papel y les pide que cuenten artículos durante su inventario físico? Este es uno de los días más importantes del año. Todas las personas involucradas deben saber dónde deben empezar a contar y dónde terminar. Al crear zonas, usted maximizará el tiempo porque tendrá un plan específico. La gente no estará investigando a dónde debe ir ahora. Esto también le permitirá revisar las varianzas antes, porque su mapa indicará qué zonas o secciones han sido completadas y por quién.

Paso 12: desarrolle equipos de conteo

No pretenda que dos personas realicen el conteo. Debe tener un equipo de personas que tengan un líder –de preferencia una persona del almacén. Así, el personal podrá adueñarse del inventario y comprender la importancia de su trabajo.

El líder del equipo es la única persona que debe caminar y hablar; los demás deben encargarse de contar. Con esto usted podrá empezar a revisar las varianzas antes, ya que su mapa indicará qué zonas o secciones han sido completadas y por quién.

Al final de este artículo podrá consultar algunos consejos para realizar un inventario físico con eficacia.

Paso 13: sólo permita que el personal del almacén realice el conteo

Antes de dejar este artículo, ponga mucha atención a lo que voy a decir. Estoy seguro de que algunas personas tienen buenas razones para involucrar a toda la empresa en el conteo. Sin embargo, permítame ser el abogado del diablo con algunas de estas razones.

  • No tenemos suficiente personal en el almacén para realizar el conteo.

        ¿Quiere decir personal suficiente para terminar el conteo de todo el almacén
        o para que usted no tenga que trabajar todo el fin de semana?

  • Nuestro personal de almacén no conoce bien el producto.

        Son capaces de recibirlo, seleccionarlo, empacarlo y embarcarlo, pero
        ¿no son capaces de contarlo?

  • Harán el conteo con torpeza.

        Si no puede confiar en su personal de almacén en este día, ¿por qué
        confía en ellos el resto del año?

Paso 14: audite los conteos

Conozco pocas empresas que auditen sus conteos. Sus empleados deben saber que hay que volver a contar secciones enteras si se cometen demasiados errores. Este es uno de los momentos en que el personal que no es de almacén puede ser de gran ayuda, así que recurra a los empleados de contabilidad, ventas y compras para que realicen las auditorías.

Paso 15: corrija las varianzas el mismo fin de semana que realiza el conteo

En su almacén suceden muchas cosas, pero las varianzas no pueden ser menos importantes que sus operaciones diarias. Si no trata sus varianzas lo más pronto posible, nunca lo hará. Debe decidir qué varianza total está dispuesto a aceptar. Sin embargo, le aconsejo que dé más importancia al conteo total de artículos y no al total de la cantidad monetaria. Por ejemplo, si tiene un inventario con un valor de $1 millón de dólares y su varianza total es de $50,000 dólares, es posible que le parezca aceptable porque sólo representa el 5 por ciento. Sin embargo, si su millón de dólares de inventario está formado por 10,000 SKU y de esas 10,000 4,000 tienen una varianza, su inventario sólo tiene una precisión del 60 por ciento. ¿Sus clientes lo aceptarán? Esto puede significar que cuatro de cada diez veces que el encargado de selección va a una ubicación, el producto no está ahí. ¿Puede aceptarlo? ¿Es aceptable para sus resultados netos? Personalmente, soy un fanático de la repetición del conteo de acuerdo a la cantidad y no necesariamente con respecto a la varianza monetaria. Pocas personas querrán repetir el conteo si faltan 200 piezas con un valor total de $100 dólares. Sin embargo, siguen siendo 200 piezas que desaparecieron.

Paso 16: ¡prepárese! ¡prepárese! ¡prepárese!

Estoy seguro de que todos hemos escuchado “No planeamos fracasar, sólo fracasamos al planear“. Me impresiona ver cómo empresas que valen millones de dólares empiezan a pensar en su inventario una semana antes del inventario físico. Hay que hacer lo contrario y notificar a la gente con mucho tiempo de anticipación. Uno de nuestros clientes le avisa a sus empleados un año antes del siguiente inventario físico. Quieren que todo el personal que no es esencial programe su tiempo fuera de la empresa durante esos días de diciembre en que se llevará a cabo el conteo. También les da tiempo suficiente para organizar los libros. Puede olvidar el resto de este artículo, pero recuerde que un inventario físico es 85 por ciento de preparación y 15 por ciento de conteo. Eso significa que por cada hora que pasa contando, debe pasar 8.5 horas preparándose. Puede parecer demasiado, pero recuerde que hay ciertos pasos que debe serguir antes del inventario físico, como mencioné antes.

Paso 17: haga un ciclo del conteo

El inventario actúa como un cojín entre la diferencia entre el surtido y la demanda. Ayuda a ocultar los problemas. Ochenta por ciento de las ventas, las ganancias y los costos de una empesa provienen del 20 por ciento de sus productos (principio Pareto). Ese 20 por ciento debe recibir la mayor atención al tomar en cuenta el conteo cíclico. Estos productos pertenecen a la clase “A” del seguimiento de inventario. Existen otras metodologías, pero esta es la mejor.

Clase Porcentaje del inventario total Porcentaje de las ventas/costos/ganancias totales Número de veces que se debe contar
A 20 80 4 a 6
B 30 15 2 a 4
C 50 5 1 a 2

Tabla 1: inventario y ganancias y número de veces que se debe contar

Paso 18: compre e instale un sistema de gestión de almacén

Cuando escucho las historias de horror de las implementaciones o que no se ha logrado el retorno de la inversión, tengo que poner en duda la empresa. La mayoría de la gente quiere automatizar sus procesos ineficientes o, para usar mi analogía preferida, “vestir un niño sucio con ropa limpia”. Sin embargo, simplemente significa que realizan sus procesos de forma incorrecta, pero rápida. Tiene que tratar sus problemas antes o durante la implementación. Asimismo, cuando se trata del retorno de la inversión, debe dar seguimiento a todos los gastos de su almacén. No puede esperar un retorno cuando no sabe dónde se encuentra algo. En mi artículo ROI In Your Warehouse—Real Or Imagined presento mayores detalles. Dé seguimiento a todos los gastos de su almacén.

Paso 19: enfrente sus devoluciones

Podrá parecer fuera de lugar, pero no lo es. Quiero asegurarme de que cuando deje este artículo esté pensando en las devoluciones. No son un mal necesario como se ha creído siempre. Son una recepción, y como dije antes, la recepción es el trabajo de mayor importancia en su almacén. Por eso, dene enviar sus devoluciones a través de recepción como cualquier otra orden de compra.

Conclusión

Debe adoptar la idea de “cada día su trabajo”. Si algo llega hoy, debe recibirse y guardarse hoy mismo. Las devoluciones no pueden ser menos importantes que los demás procesos. Si supervisó sus ajustes de inventario durante una semana, le garantizo que más de la mitad de ellos serán el resultado de una devolución que se procesó incorrectamente. Hace cientos de años un exceso de inventario significaba que el comerciante era rico. Acutalmente, demuestra la incapacidad para comprender cómo llevar un negocio o una empresa. El día de hoy, los clientes sólo pagan por un servicio de alto nivel y no aceptan la excusa de que el problema está en el almacén o que el sistema siempre se equivoca. Debe controlar su inventario.

Algunos conteos para el inventario físico

  1. Haga que los contadores anoten los problemas en las notas post-ti y las peguen en le producto antes de pasar al artículo siguiente. Esto evita las conversaciones innecesarias y que la gente tenga que desplazarse para obtener una respuesta sobre cómo solucionar el problema.

  2. Use banderas para los problemas. Una vez que una de las personas que realizan el conteo identifica un problema, debe colocar una bandera al final del pasillo para que el líder del equipo esté enterado de que algo está mal. Entonces, el líder del equipo irá a ese pasillo, leerá la nota post-it, corregirá el problema, retirará la bandera y continuará con el pasillo siguiente.

  3. No se debe hablar durante el conteo. Una empresa con la que trabajamos reporta a los empleados que hablen durante el inventario. Puede parecer duro, pero su inventario era el más preciso que he visto en un sistema manual.

  4. Nada de música. La música es una distracción durante el conteo.

  5. Revise el exceso de producto en inventario antes del conteo. Asegúrese de que está etiquetado correctamente y evitará tener que estar adivinando durante el conteo.

  6. Use marcadores de conteo en lugar de puntos. Esto evita que la gente se detenga a buscar más puntos cuando se les acaban, además de que minimiza el desperdicio, porque no habrá puntos que desechar después del conteo.

  7. Centralice la ubicación de los artículos de oficina y las instrucciones. Sus contadores no deben desplazarse buscando artículos de oficina o respuestas a sus preguntas.

  8. Identifique y compre los artículos de oficina con anticipación. Nunca debe comprarlos durante el conteo porque es un desperdicio de tiempo.

  9. Cierre durante el inventario físico. Si trata de procesar órdenes durante un inventario físico, está transmitiendo el mensaje de que el inventario no es tan importante. Siempre que informe a sus clientes con anticipación acerca del cierre, entenderán por qué no procesa órdenes durante ese periodo.

René Jones goza de reconocimiento en la industria como el fundador de Total Logistics Solutions, Inc. (http://www.logisticsociety.com), una empresa de eficiencia del almacén, y ahora es presidente y director general de AHN Corporation (http://www.ahninc.com), un proveedor de soluciones de gestión de almacén. Gracias a sus más de 18 años de experiencia recibió el reconocimiento de Supply & Demand Chain Executive por sus logros en la industria y se le llamó uno de los principales 25 profesionales que vale la pena conocer en el 2005. Tiene varias publicaciones y se le ha citado en revistas de la industria en los Estados Unidos, América Central y Australia, y es autor del aclamado libro This Place Sucks: What your warehouse employees think about your company and how to change their perceptions! and WMS 101: A Complete Guide to Selecting, Implementing and Maintaining a Warehouse Management System.

Se le puede localizar en (818) 353-2962 o en mailto:rene.jones@ahninc.com

 
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