AccountMate Software Un producto internacional que nadie conocía Segunda parte: aplicaciones, análisis competitivo y recomendaciones a los usuarios

  • Escrito por: Charles Chewning Jr.
  • Publicado: enero 2005



Introducción

AccountMate Software (http://www.AccountMate.com) de Novato, California, tiene instalaciones en más de cincuenta y cuatro países y ha sido uno de los líderes silenciosos del mercado medio durante varios años. Su fortaleza ha sido el hecho de que proporciona el código fuente, permitiendo que sus distribuidores y vendedores independientes de software (ISV) modifiquen la esencia del producto para adaptarse a las necesidades de cada cliente.

El equipo administrativo actual de AccountMate está enfocado en comercializar varios factores críticos que enfatizarán las fortalezas de sus productos:

  • AccountMate 6.5 es un producto bien diseñado que tiene una amplia funcionalidad.

  • El producto se ha traducido a tres idiomas (francés, español y chino), además de su inglés nativo.

  • La línea de productos soporta varias monedas y está respaldada por revendedores o distribuidores en veintiocho países.

  • AccountMate incluye un motor único para la traducción de los diccionarios de datos a cualquier idioma. Este motor de traducción permite a los clientes correr sus productos SQL/MSDE de AccountMate con soporte de las pantallas en su lengua materna.

La primera parte de esta nota describió la línea de productos estándar y las aplicaciones de la empresa.

Esta parte continúa con la descripción de la línea de productos de la empresa y describe otras aplicaciones.

Business Intelligence

Business intelligence (BI) es una poderosa herramienta de consultas y reportes que permite a los usuarios analizar los datos de su negocio desde cualquier ángulo, incluyendo los datos de las aplicaciones que no pertenecen a AccountMate. Algunas de las ventajas son ciclos de reportes más rápidos, capacidades para realizar un análisis sofisticado de los datos, mejores datos acerca del comportamiento de compra de los clientes y mejor productividad de los usuarios finales. BI ofrece muchas consultas predefinidas, como los productos más vendidos, los clientes y vendedores más grandes, los principales agentes de ventas y análisis de la clase y la línea de productos, entre otras. Algunas de las otras funciones son las siguientes:

  • Creación de reportes: el asistente de reportes lleva al usuario paso a paso a través de la creación de reportes nuevos, poniendo a su disponibilidad campos de las tablas visuales AccountMate relacionadas. Los usuarios también pueden agregar campos calculados para resumir la información compleja.

  • Consultas multidimensionales: las consultas multidimensionales permiten a los usuarios analizar de forma dinámica los hechos del negocio desde varias perspectivas al mismo tiempo, como ventas por línea de productos, cliente, año y agente de ventas. La arquitectura única multidimensional de BI permite que el usuario agregue dimensiones de forma especial.

  • Poderoso motor de fórmulas: el motor de fórmulas permite que los usuarios creen campos calculados nuevos usando datos de cualquier tabla. Las fórmulas pueden contener expresiones largas, funciones lógicas y valoraciones.

  • Actualización de fórmulas y datos modificados: BI extrae los datos hacia un almacén de datos para maximizar el rendimiento de los reportes y la estabilidad general del sistema. Los procesos de extracción de datos y de cálculo de fórmulas pueden programarse para que se ejecuten automáticamente en periodos bajos, por lo que el almacén de datos permanece actualizado sin necesidad de que intervenga el usuario.

  • Análisis dinámico en línea: los usuarios pueden visualizar cualquier conjunto de tablas de datos usando el objeto de relación. Mientras visualizan los datos del cliente, pueden ir al detalle de las facturas y definir filtros, resúmenes y gráficas de forma dinámica.

  • Localización y exportación rápidas de datos a Excel: se trata de una forma fácil y rápida para encontrar un conjunto de datos en la base de datos y exportarlo a Excel y otros formatos. La función de exportación usa los nombres de campos descriptivos.

  • Detalles: es posible acceder a cualquier nivel de detalle de los datos, desde los resúmenes de alto nivel del negocio hasta las células, con capacidades de detalle para todos los módulos.

  • Los usuarios pueden enviar los resultados de las consultas por correo electrónico.

  • Los filtros pueden tener códigos de color para que los clientes que tengan ventas decrecientes aparezcan en rojo, mientras que los diez productos más vendidos aparezcan en azul.

  • Otros sistemas y otras aplicaciones de terceros pueden integrarse para que los datos de toda la empresa se visualicen como una sola base de datos.

  • Es posible reutilizar todos los objetos de información. Eso quiere decir que los usuarios definen un filtro o una fórmula una sola vez para su uso en todas las consultas y los reportes. Esta característica, en conjunto con las relaciones cuya trayectoria se trazó previamente, facilitan y aceleran la creación compleja de reportes.

  • El motor de gráficas está integrado a Microsoft Graph, que debe ser conocido por los usuarios de Excel.

Libro mayor consolidado

El libro mayor consolidado ofrece características fáciles de usar para las consolidaciones financieras y permite combinar rápidamente los balances de cuentas distintos de cada empresa y la información de los presupuestos en un solo libro mayor para presentar estados financieros consolidados y otros reportes.

Contabilidad de fondos

La contabilidad de fondos de AccountMate facilita no solamente las necesidades de producción de reportes de las organizaciones sin fines de lucro, sino que también proporciona las herramientas necesarias para la contabilidad detallada del gasto de fondos.

Administrador de contactos

El administrador de contactos de AccountMate 6.5 es un software completo de gestión de contactos que ayuda a que los profesionales administren el ciclo total del negocio de forma más productiva y eficiente. El administrador de contactos optimiza Microsoft BackOffice completamente para proporcionar un sistema completo y automatizado de gestión de costos que ofrece una solución completa para administrar varios contactos.

Control de inventarios

Control de inventarios es la aplicación básica para inventarios de AccountMate. Si los usuarios necesitan más funcionalidades pueden comprar otras aplicaciones de inventario de AccountMate. Aunque esta se puede considerar una aplicación “estándar”, permite a los usuarios asignar números de serie a los artículos de inventario, definir varios sustitutos para un artículo, registrar transferencias de unidades de un artículo a un artículo similar en un almacén distinto, hacer una lista de todos los vendedores que surten un artículo específico o de todos los artículos que surte cierto vendedor y copiar artículos de inventario a otra empresa.

Control de precios

Control de precios da soporte al mantenimiento de precios en una ubicación del menú, la asignación ilimitada y simultánea de precios por cantidad y código de precio, la capacidad para definir precios mínimos para artículos de inventario y una opción predefinida del precio pagado por el cliente. El módulo también es ideal para realizar cambios fáciles y rápidos a los precios de inventario sin pasar horas en la introducción de datos.

Administrador del inventario del cliente

El administrador del inventario del cliente permite a los usuarios crear referencias cruzadas fácilmente de los números de los artículos de inventario, las descripciones y las unidades de medida con sus clientes, así como actualizar automáticamente los precios.

Especificación del inventario

Esta aplicación permite a los usuarios crear categorías para los artículos del inventario, como tamaño, color, peso y textura, para después dar seguimiento y asignar precios a cada categoría creada. Así, los usuarios pueden sugerir rápidamente un artículo similar cuando la especificación deseada no esté disponible, reduciendo así las probabilidades de perder una venta.

Equipamiento

El equipamiento permite a los usuarios crear y administrar grupos de artículos de inventario que se empacan juntos como equipo o conjuntos (como los componentes de un sistema de cómputo) y que se venden a otros para su ensamble.

Control de lotes

El control de lotes permite a los usuarios dar seguimiento a las unidades de artículos controlados por lote desde la compra o la producción hasta el inventario y la venta. También pueden registrar la fecha de vencimiento de cada unidad controlada por lote.

Inventario del fabricante

Con el inventario del fabricante de AccountMate 6.5 los usuarios pueden dividir los trabajos grandes en varias fechas de inicio; registrar el estado del trabajo en proceso (WIP) automática o manualmente; imprimir las órdenes de trabajo, las fichas de la ruta, las fichas de producción y una amplia gama de reportes, así como dar seguimiento a los trabajos, al uso de los recursos y a las órdenes detenidas hasta el registro de los trabajos terminados y la cancelación de cualesquiera recursos asignados no utilizados.

Autorización de devolución de mercancía (RMA)

La RMA permite a los usuarios administrar todos los aspectos del proceso de la RMA, incluyendo la generación de facturas de devolución de ventas y el cálculo de la ganancia o la pérdida realizada con los reemplazos de inventario o la sustitución de artículos. RMA también soporta otras funciones específicas como la persona de reclamaciones, la garantía de inventario y el mantenimiento de los ajustes de inventario defectuoso.

Devolución al vendedor (RTV)

El módulo RTV ofrece a los usuarios un sistema completo y preciso para administrar las devoluciones de compras a los vendedores. Los usuarios pueden crear órdenes de RTV, así como registrar tareas importantes como embarque de devoluciones de compras y la recepción de artículos sustitutos o de reemplazo.

Aplicaciones específicas para las industrias

Desde que salió su primera versión hace veinte años, AccountMate fue diseñó para convertirse en una plataforma que permita a los revendedores cubrir las necesidades de cada cliente y crear aplicaciones para ciertas industrias. Con los años, los revendedores y los ISV han creado un número importante de aplicaciones específicas para ciertas industrias. La lista siguiente no es exhaustiva, pero identifica algunas de las aplicaciones principales que pueden ser de interés para los usuarios.

Un hecho interesante acerca de AccountMate y de sus aplicaciones desarrolladas de forma independiente es que muchas de dichas aplicaciones funcionan en un ambiente inalámbrico, probablemente más que sus competidores más grandes.

Análisis competitivo

AccountMate 6.5 ofrece un conjunto completo de aplicaciones. Sus competidores directos son ACCPAC Pro Series, MAS 90/200, SouthWare y otros productos del mercado medio. Dependiendo de las circunstancias, AccountMate 6.5 podría encontrarse compitiendo con productos como Navision, MAS 500 y productos de alto nivel similares, o productos de nivel más bajo como BusinessVision, CYMA y TurningPoint (Red Wing Software).

Es posible que en el pasado se haya percibido a AccountMate como un producto “mediano” que ofrece el código fuente. También es posible que se haya percibido a sus revendedores como programadores y no como personas orientadas a las ventas o a los negocios. Hasta cierto punto este es ahora el reto más importante.

El precio es una realidad del mercado y la posición relativa de AccountMate (que es menos costoso que los productos de alto nivel) ofrece una oportunidad para crear una ventaja competitiva. Al mismo tiempo, su desventaja competitiva es que es más caro que los productos de nivel bajo. Si los prospectos más pequeños también están buscando productos de nivel bajo, deben convencerse de que requieren el valor agregado que puede ofrecerles AccountMate. Si los prospectos más grandes también están buscando productos de alto nivel, los revendedores deberán convencerlos de que no necesitan todas las funcionalidades que creen necesitar o que puede (el revendedor) comprender los requisitos del usuario y crear las modificaciones adecuadas.

Recomendaciones a los usuarios

No es absolutamente necesario gastar $50,000 ó $100,000 (USD) para adquirir un software de gestión del negocio o de contabilidad altamente productivo. AccountMate es uno de esos productos que no realiza demasiada publicidad pero que sirve a clientes en cincuenta y cuatro países en cuatro idiomas. Eso es mejor que muchos productos que se autocalifican de internacionales.

Durante la evaluación de sus requisitos los usuarios deben tomar en cuenta los factores siguientes:

  • AccountMate ofrece funcionalidades esenciales suficientes a un precio razonable.

  • AccountMate no compite en el nivel de las características con productos de alto nivel, ni pretende hacerlo. Los usuarios deben definir si realmente necesitan todas las características que ofrecen los productos de alto nivel y al mismo tiempo deben calcular el costo adicional que representa adquirir las características requeridas que actualmente no soporta AccountMate.

  • Dependiendo de los requisitos del usuario, es posible seleccionar cualquiera de tres productos distintos. Esto puede ser una ventaja, sobre todo si la empresa es relativamente pequeña y está en crecimiento. En vez de cambiar a un producto completamente diferente, los usuarios pueden obtener una actualización a una versión más robusta de AccountMate.

  • El uso que hace de SQL como su base de datos de alto nivel le permite servir a empresas grandes.

  • Está disponible en cuatro idiomas y en muchos países.

  • El hecho de que el código fuente esté disponible significa que el programa principal puede modificarse para que cubra los requisitos únicos de la empresa. Sin embargo, es aquí donde el análisis puede convertirse en un peligro. La disponibilidad del código fuente o la capacidad para crear fácilmente funcionalidades adicionales puede representar un riesgo. Demasiadas modificaciones pueden dificultar (y encarecer) la actualización del programa a la compatibilidad de la versión actual. Este es el caso de cualquier sistema contable, no sólo de AccountMate.

  • En caso de requerir modificaciones al programa, los usuarios deben depender del revendedor; no sólo de sus capacidades de programación, sino de sus capacidades comerciales. Los revendedores deben comprender las complejidades de la industria en la que compite el usuario para poder crear modificaciones o series enteras de las aplicaciones que permitan al usuario competir de forma más efectiva.

  • Existe una cantidad importante de productos de terceros que se pueden integrar con AccountMate y evitar así la personalización. Esto puede representar una ventaja, pero si el revendedor no está familiarizado con alguna aplicación adicional en particular, puede ser una desventaja. Nuevamente, este es el caso de cualquier revendedor, no de los que representan a AccountMate.

Acerca del autor

Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma de consultoría de Richmond, Virginia que se especializa en selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en selección de software. Chewning ha escrito varias revisiones de software de contabilidad y es un da conferencias acerca de la selección de software de contabilidad, así como de ventas y mercadotecnia. Es editor de The Accounting Library (http://www.accountinglibrary.com). Se le puede contactar en cchewning@accountinglibrary.com

 
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