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Activos nube: una guía para PYMES, primera parte

Escrito por: Phil Reney
Publicado: marzo 15 2011

La computación en nubes esta cambiando el alcance de la administración de las tecnologías de la información (TI) y las organizaciones deben ser fácilmente adaptables para asegurar la continuidad de sus operaciones empresariales. A pesar de que las empresas medianas y pequeñas (PYME) lideran la adopción de los servicios hospedados, en la actualidad existe poca información disponible que les permita integrar estas herramientas. De hecho, la mayoría de la información publicada en la actualidad esta orientada a las grandes empresas.

Para añadir a estos retos, las nubes pueden representar una caída libre para su empresa si se deja usted deslumbrar por la facilidad de acceso, escalabilidad y ahorros substanciales. Habiendo trabajado para una PYME, me sentí obligado a trabajar en una guía orientada específicamente para dichas empresas, además de compartir conocimientos para “navegar por las nubes” en una serie de tres artículos:
• Primera parte: las bases
• Segunda parte: la adquisición
• Tercera parte: la administración
Para comenzar, me gustaría hablar sobre lo que usted debería saber antes de empezar a hacer sus búsquedas de proveedores en la Web.
 
Terminología
Aunque los términos “computación en nubes” y “como servicio” (o “*aaS,” donde “*” se refiere a la solución que esta siendo ofrecida) están relacionados, existe una diferencia. La computación en nubes se refiere al marco tecnológico para hospedar una infraestructura donde su información y aplicación (además del hardware en ocasiones) son administradas fuera de las instalaciones de su organización y son accesibles a distancia por medio del Internet. Como servicio se refiere a sus aplicaciones comercializadas donde se definen los productos del proveedor, las condiciones de servicio y las estructuras de precios.

 De igual modo, como servicio se refiere mas que tan solo a un sistema de software, también conocido como software como servicio (SaaS) ofrecido por una gran cantidad de proveedores y uno de los principales motivadores detrás de la adopción por parte de las PYMEs. Como tal es importante comprender las diferencias entre los términos infraestructura como servicio (IaaS), plataforma como servicio (PaaS), monitoreo como servicio (MaaS) y comunicación como servicio (CaaS). ¿Por qué? Clasificar sus necesidades le ayudará enormemente en su búsqueda del proveedor ideal. También existen otras versiones o combinaciones de estos productos. Aunque usted puede encontrar algunas variaciones, las estructuras de precios estarán definidas con frecuencia como una subscripción, por uso o una combinación de ambos.
 
Definiciones importantes
IaaS se refiere al concepto de tener todas las infraestructuras computacionales (servidores, equipos de redes, software, conectividad del Internet, etc.) administradas por el proveedor de servicios, con una cuota por usuario basada en una subscripción por lo que se ha utilizado o alquilado.

PaaS es la virtualización de una plataforma de desarrollo para la creación y sede de aplicaciones basadas en la Web en su mayoría. Este medio intenta satisfacer las necesidades de recursos computacionales de los desarrolladores.

MaaS representa la subcontratación de las operaciones de seguridad en un departamento TI y sus actividades afiliadas, como el mantenimiento de los registros del servidor y la integridad de los datos. Esto es aplicable para aquellos negocios que desean incluir estos servicios dentro de otros departamentos de su organización o que simplemente desean añadir estas habilidades a su estructura actual.

CaaS es la evolución de las comunicaciones empresariales desde las soluciones tradicionales, como los correos electrónicos y las llamadas de conferencia. Este tipo de servicios es responsable por la gestión del hardware y del software en la entrega de VoIP (voz sobre protocolo de Internet), mensajería instantánea (MI), colaboración y servicios de video conferencia.

De hecho, la noción de “como servicio” se ha ampliado mucho mas lejos de su concepto original. Sus límites con la subcontratación se hacen cada vez mas borrosos, ya que los proveedores ofrecen ahora servicios que normalmente serian parte de las tareas diarias del departamento de TI. ¿Será soporte TI o soporte como servicio?
 
Defínase a sí mismo

¿Desea realizar cambios a su plataforma TI? 
¿Ha alcanzado usted la cima en su efectividad?
¿No tiene la rentabilidad que debería tener?
Al comprender las razones que le llevaron a esta encrucijada, es crucial para definir las herramientas y procesos que necesitará para apoyar sus estrategias.

Por ejemplo, si su estrategia es expandirse hacia las exportaciones internacionales, requerirá de herramientas que puedan manejar los asuntos de la papelería internacional, la conformidad normativa, la logística, entre otros.

Por otro lado, si su estrategia es simplemente la de alinear los procesos para hacerlos mas eficientes, las funcionalidades no tienen que ser necesariamente la primera consideración; en su lugar, probablemente se debería enfocar en la definición rigurosa de sus procesos futuros antes de continuar adentrándose en el camino del cambio.
 
Defina sus necesidades
Muchas empresas ven el departamento de TI como una clase de departamento totalmente diferente, hasta tal punto que olvidan algunas reglas básicas en la toma de decisiones empresariales TI. No debería ser así. En la mayoría de los casos, la falta de una decisión TI en una implementación efectiva proviene de las variables alrededor del proceso de decisión las cuales no han sido totalmente identificadas o apropiadamente analizadas.

Tómese el tiempo para analizar hacia donde se dirige su empresa y donde estará en cinco años. Aunque sea reconfortante planear para el largo plazo, las empresas pequeñas se enfrentan a circunstancias mucho mas fluctuantes, de allí que una gran infraestructura o planeación organizacional puede ser costosa e involucrar mucho tiempo. ¿Cómo puede ello afectar la elección de su solución? Busque soluciones que pueden ser actualizadas fácilmente para poder apoyar escenarios o requisitos futuros. Los productos “como servicio” son normalmente escalables no solo por el número de usuarios, pero en funcionalidades.

Cuando se busca implementar una nueva solución, usted verá que las preguntas fundamentales sobre el mapeo de los procesos empresariales, la definición de roles y las funcionalidades son muy similares entre las opciones tradicionales instaladas en su infraestructura (on-premise) y las opciones hospedadas/subcontratadas/*aaS. La primera y segunda parte de la serie de artículos escritos por el analista de TEC Gabriel Gheorghiu titulados “El sendero hacia un ERP para la pequeña empresa,” ofrece ciertos conocimientos con respecto a la selección de sistemas para la planeación empresarial (ERP) y aunque estos artículos no incluyen los productos “como servicio,” si incluyen los aspectos esenciales en el proceso de tomar una decisión sobre una solución TI. Las consideraciones que requieren cuidado especial (los contratos de servicios, la seguridad de la información, etc.) involucran el suministro y administración de estos activos, los cuales abarcaré en los artículos subsecuentes en esta serie.
 
Creando su estrategia para el cambio
Al observar las PYMEs, es reconocible que su éxito o fracaso se debe primordialmente al conocimiento y compromiso de las personas que trabajan allí. Aún si esto es verdad para las empresas de todos los tamaños, el impacto de las decisiones y la contribución individual es mucho menos mitigado dentro de un grupo mas pequeño. Entonces, antes de comenzar un proceso de decisión que eventualmente tendrá repercusiones importantes en su empresa, le recomiendo una evaluación de su personal.

Si usted está eligiendo por primera vez una solución hospedada, seria benéfico saber si alguien en su personal tiene experiencia comprobable en la implementación de soluciones de software. Ellos pueden ser algunos de sus contribuidores principales en la planeación. Sin embargo, ello no significa que debe usted excluir personal que no tenga experiencia previa. Idealmente su equipo debe incluir representantes (o por lo menos aquellos con buen conocimiento de) todos los procesos afectados directa o indirectamente por el cambio a venir. Es comprensible que dado el tamaño de su empresa, no pueda tener un comité para cada actividad, pero las opiniones que usted recibirá ayudaran a disminuir los puntos ciegos en el plan, lo cual ocurre con frecuencia en proyectos complejos.

Recuerde que algunos o todos los participantes no necesariamente tendrán la disponibilidad de dedicarle toda su atención al proyecto, ya que tiene otros roles importantes dentro de la organización. Al establecer las diferentes tareas o fases del proyecto, ayudará a definir el alcance del mismo. Adicionalmente, ello permitirá validar si los recursos disponibles son adecuados y suficientes para culminar bien el proyecto antes de pensar en utilizar recursos adicionales internos (nuevos contratos, reasignaciones, tiempo extra, etc.), del proveedor y/o de una firma integradora.
 
¿Quién debe involucrarse?
En lo que respecta a su empresa, todas las partes relevantes deberían contribuir. Esta es una respuesta difícil y fácil de responder. ¿Cómo funciona? Comunicación, educación e involucramiento son los radios de la rueda que conducirán su proyecto. No solo debe usted comunicar la necesidad de cambio, pero además educar sobre las razones detrás de ello. Usted necesita que todos compartan un punto de vista común. Ello no solo permitirá que sea mas fácil promover el proyecto y fomentar la participación, pero además obtener la necesaria retro alimentación para planear y determinar sus requisitos. Piense sinérgicamente.

En ocasiones, puede ser necesario recurrir a ayuda externa, a pesar de estar siguiendo los pasos adecuadas. ¿A quién recurrir? Existen algunas opciones, incluyendo firmas de análisis investigativo e integración.

Las firmas de análisis investigativo se especializan e ayudar a las empresas con el proceso de selección de una solución TI. Bajo el amparo de la imparcialidad, firmas como TEC, Gartner y Forrester, entre otras, pueden obtener importante información comparativa de una gran cantidad de proveedores. En algunos casos, como en el de TEC, existe la disponibilidad de un sistema en línea para el apoyo en las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés) el cual puede realizar estudios comparativos sobre posibles soluciones y acelerar el proceso de obtener una lista de posibles soluciones y proveedores. El uso de un DSS es una buena opción para validar su proceso de selección, particularmente si esta es la primera vez que esta usted seleccionando un sistema para su empresa.

Las firmas integradoras como Progress Software y Dataprise, son organizaciones que se especializan en la implementación de soluciones TI (hardware y software). Además de ayudarle a cerrar la brecha entre su situación actual y la implementación de una solución, algunas de estas firmas tienen sociedades de distribución con algunos proveedores de soluciones. Ello puede funcionar en su beneficio, ya que la firma integradora tiene bastante conocimiento de las soluciones disponibles y puede utilizar dicho conocimiento para una implementación mas rápida. Por otro lado, si no se hace la debida diligencia, usted puede encontrarse en una situación donde le quieren vender una solución que no necesariamente es la mejor para satisfacer sus necesidades.

Por el contrario de los proveedores quienes ofrecen productos para industrias específicas (dados sus conocimientos o estrategia empresarial), las firmas de analistas investigadores e integración trabajan frecuentemente con una gama mas amplia de empresas y con su amplio conocimiento empresarial, pueden ayudar de manera importante en la reducción del tiempo de transición hacia la implementación de la solución. Si su empresa esta trabajando bajo un estricto cronograma (un importante contrato pendiente, actividades en rápido crecimiento, etc.) este canje entre tiempo y costo puede ser mas una inversión que un gasto.

Aunque la intensión no es aquí la de menos preciar la calidad de los proveedores extranjeros, es aconsejable concentrar su selección en proveedores locales o por lo menos en aquellos que tienen oficinas en su zona. La razón principal para una selección regional es el aspecto legal. A pesar de que los precios y las ofertas de ciertos productos extranjeros pueden ser tentadores, a menos que sea usted un erudito en el sistema legal del país del proveedor (y aún a pesar de serlo), la ley no necesariamente estará de su lado. El sistema judicial puede ser más lento de lo que usted esta acostumbrado en su país de origen, por no hablar de cómo se harán cumplir las sentencias. Hasta la fecha, en los negocios internacionales, los servicios aún no disfrutan del mismo nivel de soporte como los bienes intercambiados. Asegúrese de tener en cuenta este aspecto antes de pensar en un proveedor internacional. Además, independientemente de la región, asegúrese de que tienen el soporte disponible para satisfacer sus necesidades en el idioma de su preferencia.
 
Verificación de referencias
Los proveedores deben poder darle algunas referencias para verificar con algunos clientes de la misma talla de su empresa. Idealmente usted debería poder verificar referencias de diferentes proveedores y no simplemente múltiples referencias de un solo proveedor (quienes le encaminarán a sus casos de éxito, a pesar de que un resultado positivo le puede ayudar con elementos importantes). Ciertamente, la diversidad le dará una perspectiva mas amplia sobre el tipo de solución mas apropiada para sus necesidades.

Algunos de los puntos que usted quiere cubrir en la verificación de las referencias son: la extensión del proyecto, la contribución del proveedor, el nivel de preparación antes de la puesta en funcionamiento del sistema (tales como los formatos y la limpieza de los datos, el mapeo de los procesos, la capacitación, etc.), los logros y/o las dificultades durante la implementación. Esto le ayudará a tener una perspectiva del alcance de su propio proyecto.

El tamaño del proyecto le ayudará a planear las actividades específicas de su proyecto en cuanto a sus operaciones y observar como (y cuando) puede usted mitigar el impacto sobre su empresa. En particular, mire el tiempo total para terminar lo siguiente: Preparación, capacitación e implementación. Obviamente, estos cronogramas no serán absolutos, ya que las empresas son tan diferentes como los proveedores mismos. Sin embargo, ellos le ayudarán a determinar si debe asignar mas recursos en algunas áreas para ajustar un cronograma a sus necesidades. Adicionalmente, le puede dar algunos elementos de comparación en la medida en que se acerca a la mesa de negociaciones.

La ayuda que recibió del proveedor le puede aportar conocimientos sobre lo que se puede lograr, o mejor aún, lo que se puede incluir en la oferta. Algunos de las contribuciones importantes tendrán relación con la mano de obra, disponibilidad, tecnología y experiencia. Aunque los servicios hospedados han estado disponibles en el mercado por un tiempo, este medio conoce muy poco la estandarización, bien sea técnica o a nivel de servicio. Los productos son con frecuencia variados y personalizados, y usted puede descubrir ciertos puntos que pueden ser benéficos para su empresa cuando esté realizando las negociaciones.

El nivel de preparación de estas referencias puede ayudarle a comparar y elaborar su propia lista de actividades relacionadas con esta fase. Del mismo principio de la falta de normalización, esta información provee una excelente oportunidad para recopilar las mejores prácticas establecidas y ajustarlas en las áreas en la cuales sea necesario. Este es igualmente un buen momento para recoger información que le puede servir en otras áreas de actividades en las cuales usted puede estar pensando realizar cambios. Las empresas en crecimiento deben ajustar con frecuencia mas de un aspecto de su soporte administrativo.
Al obtener una perspectiva sobre los logros y dificultades hallados en la implementación usted podrá administrar los riegos de sus actividades actuales. Pregunte sobre el nivel de servicio del proveedor sobre la aplicación así como su rendimiento, la resolución de problemas, el alza de precios cuando se sube o disminuye el número de usuarios, la seguridad y la integridad de los datos. Estos puntos se definirán mas adelante al avalar de la compra.
 
Mensaje para terminar
Ya que los requisitos empresariales no muestran señales de relajación y se hace mas fácil para las PYMEs tener acceso a opciones mas robustas, es fácil asumir que un mayor número de funcionalidades solo puede ser benéfico. He visto dos tipos de escenarios dañinos: las empresas que compran mas funcionalidades por que se ven aparentemente bien en papel, pero que a duras penas las usan ya que se sienten cómodos con sus anteriores prácticas; y las empresas que se embarcaron completamente en el concepto de cambio, pero que no pudieron estructurarlo apropiadamente para incluir las nuevas funcionalidades. No olvide: comunicación, educación, involucramiento y ¡sea sistemático!

Me gustaría que tomase de esta guía mucho mas que solo las herramientas necesarias para una implementación exitosa de una solución "como servicio." Me gustaría que comprendiese que es importante para su organización que usted tenga un completo entendimiento de todas actividades de su empresa al derecho y al revés. ¿Por qué? Los proveedores pueden ayudarle en su éxito, pero ellos no viven su día a día, o están al tanto de sus estrategias empresariales (normalmente).

 

 
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