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Análisis comparativo: ¿aún está confundido entre APS, SCM y ERP?

Escrito por: Khudsiya Quadri
Publicado: marzo 24 2010

En el mundo empresarial de hoy, las operaciones se han vuelto mundiales, lo cual ha añadido mayor complejidad al proceso. En otras palabras, una organización tiene que confiar en más de una aplicación para apoyar sus procesos empresariales.

Cuando una organización compra un software sin comprender como este sistema resolverá sus problemas, crea conflictos dentro de la estructura empresarial. Cada sistema utilizado en la organización debe estar integrado con otras aplicaciones para poder optimizar la información y los procesos empresariales.

Las organizaciones en las áreas de fabricación y menudeo están utilizando varias aplicaciones como planeación de los recursos empresariales (ERP), gestión de la cadena de suministros (SCM) y programación y planeación avanzada (APS, por sus siglas en inglés) para optimizar sus procesos de producción y distribución. Cada aplicación empresarial tiene sus funciones y características, pero existen definitivamente sobre-posiciones entre estas aplicaciones. Cuando estas aplicaciones están integradas entre sí, pueden permitir la optimización de las operaciones empresariales, incrementando el retorno de la inversión, lo cual genera mayor valor en la inversión para la organización. En este artículo exploraremos las principales diferencias entre APS, SCM y ERP y como estas aplicaciones se complementan entre sí.

¿Qué es APS?

APS es una aplicación utilizada como mecanismo de soporte en las decisiones para los procesos de fabricación y logística. Un sistema APS toma en cuenta los horizontes de corto y largo plazo en la planeación. Él utiliza algoritmos matemáticos avanzados para optimizar y estimular los procesos empresariales desde la planeación de la demanda, la planeación/programación de la producción hasta la planeación de la distribución y el transporte. En otras palabras, una aplicación APS trabaja como una sombrilla que cubre todos los procesos de fabricación y la cadena de suministros de la organización. El siguiente diagrama representa los estados dentro de un sistema de programación y planeación avanzada.

Matriz de la planeación de la cadena de suministros (basada en Fleischmann et al., 2008)

El principal objetivo de un sistema APS es el de optimizar y proveer la mejor solución posible basados en el análisis de costos y beneficios óptimos para las ordenes, la demanda, el suministro, la capacidad y la logística. Adicionalmente, los sistemas APS contribuyen a la comunicación y colaboración con otras organizaciones.

¿Qué es SCM?

SCM es la gestión de múltiples procesos empresariales empezando con la planeación de la producción y terminando con la entrega. Un sistema SCM ayuda a que las empresas desarrollen procesos que integren sus actividades de fabricación con la logística. Para comprender el flujo dentro de SCM en una organización, demos un vistazo a los múltiples componentes dentro de la cadena de suministros.

El objetivo de una aplicación SCM es el de proveer visibilidad de principio a fin sobre cada uno de los componentes de la red de suministros sin perder de vista los objetivos empresariales de corto y largo plazo. Entonces ¿qué significan los "objetivos de corto y largo plazo"? Básicamente, se refiere a las necesidades de la organización para comprender a largo plazo la situación del producto y del mercado, con respecto al cliente y al ciclo de vida del producto. Conservando en mente el objetivo de largo plazo, se estructura la información empresarial dentro del sistema SCM para que trabaje en conjunción con los objetivos de corto y mediano plazo. El objetivo principal de una aplicación SCM es manejar el flujo de la información entre los compradores, proveedores, producción, almacenamiento y logística. En esencia, cada enlace SCM tiene capas estratégicas, tácticas y operacionales. El objetivo general de la cadena de suministros de una organización es el de producir y entregar un producto con la máxima rentabilidad, sin invertir demasiado en todo el proceso.

Dada la cobertura mundial de los procesos de fabricación y entrega, cada enlace dentro de la cadena de suministros debe estar integrado de cuatro formas: física, informacional, gerencial y organizacionalmente.

¿Qué es ERP?

En términos simples, un sistema ERP es un software empresarial que integra una variedad de funciones que van desde los recursos humanos (RRHH) hasta la fabricación y las ventas. En otras palabras, es la administración de todos los recursos empresariales. Un sistema ERP está diseñado alrededor de múltiples funciones empresariales, lo cual significa que los módulos se comunican entre sí, vía una base de datos central. La información entre los departamentos es compartida por que la estructura de la aplicación ERP permite comunicar sobre los procesos. La falla principal de esta aplicación es que su mecanismo para la planeación de los recursos de la fabricación (MRP, manufacturing resource planning) tiene posibilidades limitadas en las áreas de planeación y toma de decisiones. Las aplicaciones ERP son sistemas transaccionales, los cuales operan utilizando tareas repetitivas.

Otra falla es que los sistemas ERP no proveen suficientes detalles cuando se trata de la perspectiva de las órdenes de los clientes. Por esta razón, muchas organizaciones están mirando hacia las aplicaciones SCM y APS para optimizar y sincronizar los procesos del plan de suministro, fabricación, almacenamiento y entrega. A continuación presentamos una descripción gráfica sobre cómo los sistemas ERP enlazan las diferentes funciones empresariales.

La diferencia entre una aplicación APS, SCM y ERP

Uno de los problemas críticos a los cuales se enfrentan las organizaciones es que están totalmente consientes del alcance limitado de los sistemas ERP. Es obvio que un sistema ERP no siempre puede ser utilizado como una aplicación para la toma de decisiones estratégicas; solo un sistema SCM o APS, sirve para comprender mejor qué necesidades deben ser planeadas y programadas para lograr operaciones optimas. Estas aplicaciones tienen diferentes objetivos y sus resultados dependen de cómo se implementan, integran y utilizan. La aplicación APS es utilizada para la planeación y programación, SCM es utilizado para la visibilidad, colaboración y optimización de red de suministros y el sistema ERP provee la información requerida y las normas empresariales para varias funciones empresariales.

La diferencia más prominente es que la planeación de la demanda, materiales, fabricación y logística en un ERP, se llevan a cabo aisladamente, disminuyendo la visibilidad sobre las restricciones entre las funciones empresariales. Este no es el caso con las aplicaciones SCM o APS. Toda la planeación de las restricciones se realiza en tiempo real simultáneamente, lo cual ayuda al usuario a comprender el impacto sobre cada función empresarial. Por ejemplo, cuando se cambia la fecha de entrega al cliente dentro de la aplicación SCM, el sistema calcula simultáneamente lo que debe ser comunicado al proveedor con respecto a la entrega de materias primas, los ajustes en el proceso de fabricación para ajustarse a la nueva fecha, el lugar y la fecha en la que el producto debe entrar en la bodega; así como los procesos de la logística; todo ello, sin crear costos adicionales dentro de los procesos de la cadena de suministros.

Un sistema ERP no tiene la habilidad de calcular rápidamente como un cambio en la orden del cliente puede crear un impacto en las funciones generales de la empresa. Con la ayuda de una aplicación APS, se puede realizar un análisis para ver el impacto de un cambio en la orden de un cliente sobre las demás órdenes de los demás clientes. Un sistema APS puede también calcular la solución óptima dependiendo de las restricciones en los materiales, capacidad y logística. Adicionalmente, un sistema APS toma en cuenta los horizontes de corto y largo plazo en la planeación. Este sistema permite a la empresa la creación de escenarios simulados para comprender la mejor forma de enfrentar eficiente y efectivamente el cambio, sin crear costos adicionales.

La siguiente tabla contiene las principales características de las aplicaciones APS, SCM y ERP.

Característica APS SCM ERP
Enfoque Estratégico Estratégico Transaccional
Método de planeación Dinámico Dinámico Estático
Procesamiento de datos Lento Medio Rápido
Apoyo en decisiones Del presente hacia el óptimo Del presente al futuro Del presente al pasado
Frecuencia en la actualización de datos Tiempo real Tiempo real Por lotes
Enfoque principal Simulación de los procesos desde la fabricación hasta la entrega Simulación de los procesos desde la demanda hasta la entrega Gestión de los datos y la integración
Manejo de restricciones Simultáneamente Simultáneamente Aisladamente
Modelo de análisis Perspectiva de abajo a arriba Perspectiva de abajo a arriba Perspectiva de arriba a abajo
Optimización Alta Alta Baja
Periodos de planeación Múltiple Múltiple Unitario
Perspectiva de planeación Restricciones o no basado en la planeación Restricciones basadas en la planeación Capacidad basada en la planeación con restricciones limitadas
Método de calculo Heurístico, optimización, algoritmos Holístico Calculo MRP

¿Cómo APS, SCM y ERP se complementan entre sí?

Todas estas aplicaciones pueden funcionar por si solas, pero ellas generan mejores resultados cuando se utilizan en conjunto. Sin un ERP, las aplicaciones de datos centralizados, SCM y APS no pueden realizar rápidas tomas de decisiones cuando se dan cambios en los suministros, la demanda y en los procesos de manufactura. Las organizaciones que se especializan en la fabricación, logística y distribución necesitan aplicaciones que puedan realizar análisis en tiempo real y simulaciones para resultados óptimos en cuanto a costos, ganancias y precios de los productos.

No existen procesos dentro de una aplicación ERP para ubicar los requisitos, restricciones y preferencias del cliente contra los múltiples sitios de producción y geografía. Con las aplicaciones APS, se pueden manejar los requisitos del cliente en forma lógica, esto es, desde la entrada de la orden pasando por la planeación y la programación de materiales, capacidad, hasta la logística. Las aplicaciones ERP y APS trabajan unidas para crear el plan más favorable basado en las restricciones, capacidad y materiales. La aplicación ERP toma el plan simulado de la aplicación APS y genera los requisitos para los diferentes departamentos (desde finanzas hasta la bodega).

El ERP realiza un análisis de abajo-arriba con respecto a los cambios basados en la demanda del cliente. Sin embargo, lo importante es cómo, cuándo y dónde se debe fabricar y entregar el producto. Los sistemas SCM y ERP ayudan a realizar estas evaluaciones. Por ejemplo, un sistema ERP planea órdenes o requisitos particulares de acuerdo con la precedencia establecida en el sistema. Este no toma en cuenta ninguna excepción, pero cuando el sistema es integrado con una aplicación APS, este considera no solo la disponibilidad de la capacidad, pero simultáneamente las restricciones de material, equipo, recursos humanos y logística. Cuando los mismos requisitos por orden están integrados dentro de una aplicación SCM, estos son comunicados de abajo a arriba dentro de la red de la cadena de suministros. Ello significa que el proveedor de materia prima sabe de los nuevos requisitos y el proveedor de la logística sabe cuando el material estará listo para ser enviado al cliente.

Los sistemas APS pueden llevar a cabo planeación a nivel de las líneas de producción o de la maquinas, lo cual provee a los usuarios con la capacidad de manipular y visualizar ordenes dentro de la fabrica. La planeación puede ser re-programada sin correr un nuevo MRP dentro de la aplicación ERP. Cuando los sistemas MRP y APS trabajan aunados, APS toma en cuenta todas las restricciones simultáneamente utilizando modelos matemáticos (lineares o heurísticos) y provee un plan de corto y largo plazo, el cual es entonces utilizado por MRP para determinar los requisitos de materiales.

Una solución SCM complementa la aplicación ERP respondiendo a los cambios en el suministro y la demanda por medio de una visibilidad ampliada sobre la red de la cadena de suministros. Con el aumento de la visibilidad, viene el aumento de la satisfacción del cliente ofreciéndole un marco de trabajo común para fomentar la comunicación y la colaboración, y para cumplir con los cambios en la demanda del cliente. Cuando los sistemas ERP y SCM son utilizados en conjunto, las organizaciones pueden monitorear la conformidad normativa en áreas como el medio ambiente, la salud y la seguridad por medio de la creación de enlaces desde los indicadores clave del rendimiento de cada departamento, hacia la información transaccional del ERP.

Proveyendo información actualizada de los sistemas ERP, SCM y APS, las compañías pueden producir y entregar el producto adecuado en el tiempo indicado, basados en las necesidades del cliente sin crear inventarios excesivos u obsoletos. Tener información actualizada puede reducir los costos sustancialmente y provee un flujo de caja mejorado y altos márgenes para la organización. La transparencia en la información y la habilidad de tomar decisiones en tiempo real, puede reducir los ciclos de rotación del efectivo y los niveles del inventario en todas las operaciones; desde el abastecimiento, la manufactura hasta el transporte.

Alinear los objetivos administrativos con los procesos de producción es una tarea agotadora, ya que existe una amplia gama de actividades interrelacionadas e independientes. Por esta razón, la implementación de los sistemas ERP, SCM y APS debe estar bien alineada con los objetivos generales de la empresa. Aunado con el entendimiento sobre cómo debe fluir la información y los datos de un sistema a otro, ello le proveerá a una empresa con una solución única para los requisitos de la demanda de sus clientes, por medio de la cantidad adecuada en el tiempo indicado, de productos y servicios de calidad, en el lugar acordado y por el precio correcto.

 
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