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Características y funciones de un ERP: guía de referencia para los sistemas de manufactura por procesos

Escrito por: Anne Le Bris, Melissa Vaes
Publicado: noviembre 17 2010

Esta es una guía general sobre las funciones y características de los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP) para la manufactura por procesos, que están disponibles en el mercado. Esta guía le ayudará a identificar las funciones relevantes para las necesidades de su empresa y aquellas que no lo son.

También puede descargar esta guía en formato Excel de la página de TEC para la planeación de los recursos empresariales en la fabricación por procesos (ERP).

Antes de comenzar, he aquí un pequeño resumen sobre el rol de ERP en la manufactura por procesos:

¿Qué es un sistema ERP para la manufactura por procesos?

Estos sistemas asisten a las empresas en el área de la fabricación por procesos, como la fabricación de pintura o refinerías. La Asociación de Operaciones Administrativas (APICS, por sus siglas en inglés) describe la manufactura por procesos como la "producción que agrega valor por medio de la mezcla, separación, realización de reacciones químicas. La producción puede ser por lotes o continua."

Los sistemas ERP por procesos incluyen todas las funciones para determinar el control de lotes e informes, las formulas y las rutas de los procesos, la habilidad de gestionar los materiales, así como otras funciones genéricas de los sistemas empresariales como las funciones para finanzas y recursos humanos (RRHH).

Para aprender más y comprender mejor la diferencia entre los sistemas ERP para la fabricación por procesos y ERP para la fabricación discreta, lea por favor Process ERP vs. Discrete ERP Differentiation escrito por Josh Chalifour.

Sobre esta guía de ERP por procesos

Nuestra plantilla para la petición de información (RFI) sobre los sistemas ERP para la producción por procesos contiene alrededor de 3.500 características y funciones; esa es la razón por la cual nos enfocaremos en los "aspectos generales" solamente.

Hemos reunido las características de los sistemas ERP por sus categorías principales:

  1. Finanzas
  2. Recursos humanos (RRHH)
  3. Fabricación por procesos
  4. Gestión del inventario
  5. Gestión de compras
  6. Gestión de calidad
  7. Gestión de ventas
  8. Tecnología de producto

Estos módulos corresponden a la distribución de las funciones generales de las características del software. En esta guía incluimos una corta explicación sobre cómo cada categoría repercute en los procesos de su sistema de planeación de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para la fabricación por procesos.

Si desea usted mas información sobre los listados completos de las características y funciones de diferentes sistemas empresariales como ERP para la producción discreta y por procesos, gestión de la cadena de suministros, entre otros, visite por favor las plantillas RFP de TEC.

Funciones y características de los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP) para la manufactura por procesos

Funcionalidades y características del primer submódulo de un ERP por procesos: finanzas

Libro mayor

El libro mayor (GL, por sus siglas en inglés) contiene gráficas centralizadas de las cuentas y de los balances financieros corporativos del libro diario. Apoya todos los aspectos de los procesos contables empresariales. En este submódulo, las transacciones contables y financieras son presentadas, procesadas, resumidas e informadas. El libro mayor mantiene un sendero para auditoriar las transacciones y permite a las unidades individuales de negocios la visualización de su información financiera, mientras la casa matriz tiene acceso a la información consolidada de todas las subsidiarias.

Cuentas por pagar

Las funcionalidades de cuentas por pagar (CxP) programan el pago a los proveedores y distribuidores, y mantiene información precisa sobre el dinero ganado, las fechas de vencimiento y los descuentos disponibles. Provee funcionalidades e integración con otras áreas como servicio al cliente, compras, inventario y control de la fabricación. Un sistema con funciones para CxP debe apoyar las siguientes funcionalidades: las políticas y procedimientos de la empresa en cuanto a las CxP, datos maestros de los comprobantes/proveedores, proceso para las facturas y su análisis de vencimiento, proceso para pagos, proceso diario de comprobantes, CxP del libro mayor, procesamiento de pagos y cheques, control y transacciones CxP.

Activos fijos

Las funcionalidades para los activos fijos gestionan la depreciación y otros costos asociados con los activos tangibles, como los edificios, propiedades y equipo. Un sistema con funciones para la gestión de activos fijos debe apoyar las siguientes funcionalidades: los activos fijos graban las transacciones de los activos, su depreciación, la depreciación en libros, los informes de impuestos, la asignación de costos y su gestión.

Contabilidad de costos

La funcionalidad para la contabilidad de costos analiza los costos empresariales relacionados con los gastos administrativos, los productos y las ordenes de manufactura. Provee una variedad de perspectivas en cuanto a los costos, como la estándar; primero en entrar, primero en salir; ultimo en entrar, primero en salir; promedio; objetivo, y costos basados en actividad (ABC por sus siglas en inglés). La contabilidad de costos busca su reducción. Ello incluye las funcionalidades para los datos de costos, el proceso de asignación de costos, gestión de costos, cálculo de costos y precios, costos por actividad, y su seguimiento.

Gestión del efectivo

Las funcionalidades para la gestión del efectivo en un sistema ERP incluye la capacidad de grabar los cambio y depósitos de dinero, los pagos recibidos y emitidos, los informes de proyección de liquidez, cálculos sobre la disponibilidad esperada de efectivo uso y fuentes, disponibilidad, etc. Monitorea y analiza las existencias de efectivo, los asuntos financieros y los riesgos de inversión.

Presupuestos

Los presupuestos incluyen los controles presupuestarios, la contabilidad de presupuestos, la creación de los mismos, así como su asignación. Un sistema con suficientes herramientas para presupuestos deberá permitir el desarrollo y análisis de presupuestos detallados. Otras funcionalidades deben permitir la integración con otras aplicaciones de software como la gestión de proyectos bien sean nativas o con interfaces externas.

Cuentas por cobrar

Las funcionalidades para las cuentas por cobrar (CxC), le dan seguimiento a los pagos que los clientes deben hacer a su empresa. Allí existen herramientas para controlar y expedir los recibos por el dinero que entra producto de las órdenes de ventas y se publican los pagos recibidos. Allí se deben incluir las políticas y procedimientos de las CxC, los datos maestros de los clientes y su comprobantes de pago, procesos para la facturación y el análisis de tiempo de las facturas, gestión del crédito, la aplicación para pagos y efectivo, procesamiento de los recibos, proceso para la gestión diaria de los comprobantes, publicación contable de las CxC, contabilidad en múltiples divisas y conversiones, control de las transacciones de CxC y sus informes.

Informes financieros

Las funcionalidades para informes financieros permiten el análisis detallado sobre el rendimiento de su empresa. Estos informes le permite a las unidades individuales de negocios la visualización de su información financiera, mientras la casa matriz tiene acceso a la información consolidada de todas las subsidiarias. Adicionalmente, las soluciones deben incluir herramientas para informes fáciles de utilizar y con un acceso lo suficientemente profundo para permitir un exhaustivo análisis de la información financiera.

Funcionalidades y características del segundo submódulo de un ERP por procesos: recursos Humanos (RRHH)

Gestión del personal

Las funcionalidades para la gestión del personal automatiza los procesos relacionados con el personal incluyendo la contratación, el perfil del empleado, las estructuras organizacionales, los perfiles de salario y posición, el desarrollo de carreras y capacitación, la gestión de premios, los informes sobre la conformidad normativa, además de la asignación de vacaciones y viajes de negocios.

Beneficios

Las funcionalidades para la gestión de beneficios incluyen una variedad de planes para los empleados. Tales planes, normalmente incluyen muerte y mutilación accidental, incapacidad, servicios médicos, retiro, aprovisionamiento, etc.

Nómina

Las funcionalidades para la gestión de la nómina incluyen la contabilidad y la preparación de cheques relacionados con los salarios de los empleados, los sueldos y los bonos. La sección de la nomina en los sistemas para la fabricación por procesos debe incluir las siguientes funcionalidades: Perfil de la nómina del empleado, ingresos y deducciones, controles de elegibilidad, balances de los usuarios, hojas de tiempo automatizadas, seguridad y auditoría.

Autoservicio para los empleados

El autoservicio para los empleados le permite a estos acceder en línea a su información personal y a su asignación de beneficios para gestionar los eventos de la vida y la selección de beneficios, sin necesidad de enviar formularios al departamento de recursos humanos. El software ERP para procesos debe además incluir programas de inscripción a beneficios e iniciativas de contratación.

Métricas sobre los empleados

Las funcionalidades para las métricas de los empleados generan figuras, informes y análisis sobre los empleados, tales como los informes de planeación de la fuerza laboral, informes de ausencias y vacaciones, informes de presupuesto, además de informes para el análisis de la capacitación.

Salud y seguridad laboral

Estas funcionalidades proveen las herramientas administrativas para los informes del cumplimiento con las normas de salud y seguridad laboral, accidentes, enfermedad, lesiones y el seguimiento al tiempo de ausencia por parte de los empleados.

Gestión de la fuerza laboral

La gestión de la fuerza laboral le permite a las organizaciones la planeación y organización eficiente de los recursos laborales. Le permite a los empleadores valorar y evaluar la labor de los empleados de tiempo parcial, la contribución de cada empleado en los proyectos, rastrear el tiempo y gastos incurridos, así como la gestión de contratos. La sección de gestión de la fuerza laboral integra funcionalidades como pronósticos y planeación de la fuerza laboral, asignación de recursos, además del rastreo de gastos.

Capacitación

Las funcionalidades para la capacitación en un sistema ERP para la producción por procesos proveen las herramientas para hacer más eficiente la gestión de las capacitaciones. Incluye las posibilidades de planeación y administración de las capacitaciones.

Funcionalidades y características del tercer submódulo de un ERP por procesos: gestión de la fabricación por procesos

Fórmulas y recetas

Esta funcionalidad permite a los usuarios definir, mantener y aplicar fórmulas o recetas a la lista de materiales para la producción de bienes.

Modelado de procesos (fórmula y enrutamiento)

La funcionalidad para modelar los procesos provee la habilidad de crear un modelo completo para el proceso de un artículo dado; incluyendo los componentes y formas en las cuales estos componentes deben ser mezclados o aplicados. El modelado de procesos también le permite describir las características de calidad, los resultados esperados, los niveles de tolerancia, los procedimientos adicionales y los recursos a utilizar.

Informes y control de los procesos de producción por lotes

Esta funcionalidad se refiere a los procesos que le permiten a su empresa definir, controlar, grabar e informar sobre los lotes de producción como parte del proceso de fabricación. También incluye la posibilidad de dar seguimiento y monitorear en tiempo real.

Informes de conformidad

Los informes de conformidad normativa describen las funcionalidades estándares para crear informes sobre materiales peligrosos, hojas sobre la seguridad de gestión de los materiales y varios tipos de requisitos de conformidad.

Costeo de la fabricación por procesos

Las funcionalidades para sacar los costos en la fabricación por procesos describen funcionalidades específicas para este tipo de fabricación, en adición a los procesos de costeo normales.

Gestión de materiales

Incluye las funcionalidades generales para la gestión de materiales en todas sus fases incluyendo el almacenamiento, su movimiento desde y hacia cualquier lugar interno y su transporte.

Costo del producto

Esta funcionalidad analiza los costos relacionados con el producto como los costos operacionales, por concepto de mano de obra, materiales y de fabricación. Provee varias perspectivas de costos tales como la estándar, real y promedios.

Control de la planta de fabricación

Controla y rastrea el estado de las órdenes de producción en la planta. Involucra el despacho de órdenes de producción, planeación de la capacidad, asignación de recursos, rastreo e informes, y seguimiento al deshecho/desperdicio.

Planeación de la producción

Las funcionalidades para la planeación de la producción, ayudan a planear la capacidad y a realizar planes diarios/semanales/mensuales para las plantas de fabricación de las compañías. Incluye los pronósticos de producción y planeación de materiales.

Funcionalidades y características del cuarto submódulo de un ERP por procesos: gestión de inventarios

Gestión del inventario –requisitos en línea

Incluyen la posibilidad de ver, organizar y buscar, y obtener informes de diferentes aspectos de las actividades relacionadas con los inventarios, en tiempo real (incluyendo las posibilidades de realizar una perspectiva histórica).

Requisitos de procesamiento

Incluyen la posibilidad de manipular los datos sobre el inventario en tiempo real, y el seguimiento a los artículos en diferentes tiendas, basado en múltiples criterios.

Requisitos de datos

Incluye la capacidad de obtener información adicional y detallada sobre el archivo maestro de inventarios.

Requisitos para la interfaz y los informes

Se refiere a los tipos de categorías de las funcionalidades para informes de inventarios estándares, así como la habilidad para crear una interfaz con el libro mayor y obtener información de los archivos actualizados.

Ubicación y control de lotes

Permite crear o modificar las opciones del sistema relacionadas con la descripción de la ubicación de almacenamiento, clasificación, uso y organización. Estos parámetros pueden ser vinculados a artículos específicos y puede activar las funciones para procesar el inventario.

Pronósticos

Los pronósticos proveen a los usuarios con las funcionalidades estándares de un sistema para proyectar los requisitos compra o fabricación en el tiempo, además de la habilidad de calcular parámetros y datos masivos.

Reservas y asignaciones

Se refiere a la asignación o reservación de productos terminados y en bodega por cliente. Cuando estos artículos son asignados o reservados para un cliente, nadie más puede hacer uso de ellos, a menos que se siga el procedimiento para desvincularlos y reasignarlos.

Ajustando el inventario

Le permite cambiar cantidades, lugares de almacenamiento o cualquier otro parámetro asociado con artículo particulares, bien sea por un proceso manual o por lotes.

Funcionalidades y características del quinto submódulo de un ERP por procesos: gestión de compras

Perfil de los proveedores

Se refiere a la capacidad del sistema para almacenar y archivar los datos maestros de información relacionada con sus proveedores. Ello puede incluir un banco de datos, pagos favorables, condiciones de envío, etc. Los datos en el sistema son utilizados cuando se realizan transacciones con los proveedores.

Clasificación de los proveedores

La clasificación de los proveedores se refiere a la habilidad de definir parámetros comparativos, para analizar, comparar y clasificar a los proveedores según su rendimiento. Los resultados de la comparación sirven para la revisión de los contratos existentes o en el caso de la planeación de nuevas asignaciones de contratos con los proveedores.

Requisitos y cotizaciones

Las funcionalidades para los requisitos y las cotizaciones se refieren a los procedimientos incluidos para la creación, procesamiento y aprobación de requisitos y peticiones de cotización que la organización utilizando el sistema puede enviar a sus actuales y posibles proveedores para obtener los mejores precios posibles y las condiciones de abastecimiento para las compras.

Órdenes de compra

Le permite establecer parámetros, crear, modificar y mantener varios tipos y cantidades de órdenes de compra; además de realizar conversiones de los productos en el sistema para la planeación de los recursos de la manufactura MRP, por sus siglas en inglés), u otros requisitos para las órdenes de compra.

Precios

Esta funcionalidad le permite a la empresa definir, agrupar y archivar los precios por concepto de la compra de bienes que luego serán utilizados en las órdenes de compra. Incluye además las funcionalidades para calcular los descuentos.

Acuerdos y contratos con proveedores

Le permite entrar, almacenar y conservar información específica para su uso en los contratos con sus proveedores y otros documentos suplementarios.

Gestión de las órdenes de compra

Mantiene modifica y cierra las órdenes de compra previamente creadas. Ellos además clasifican los artículos, categorizan las órdenes, mantienen la historia de las compras, etc.

Informes de abastecimiento y en línea

Se refiere a la creación y gestión de las estadísticas y de los indicadores de rendimiento los cuales pueden ser presentadas en las pantallas e impresas o exportadas hacia otras herramientas de oficina (hojas de cálculo, PDF, etc.). Los informes en línea son aquellos que pueden visualizados y modificados en línea. Ambas opciones deberán proveer datos relevantes a la actividad del abastecimiento: adquisiciones, subcontratación, etc.

Abastecimiento

El abastecimiento se refiere a la adquisición o subcontratación de bienes y servicios requeridos por una compañía para llevar a cabo sus objetivos (la fabricación de productos, el mantenimiento de activos, etc.). Dependiendo del tipo de recursos y su uso, la frecuencia del re-abastecimiento puede variar desde lenta (bienes de capital) hasta muy alta (materia prima). Los criterios en este subgrupo se refieren a una frecuencia entre media y alta de re-abastecimiento.

La recepción del abastecimiento

Esta funcionalidad incluye los criterios relacionados con el recibo de los bienes pedidos al proveedor. Desde el momento de llegada de los bienes al momento de almacenarlos físicamente en la bodega, existen varios factores que deben ser incluidos, tales como las cantidades recibidas (¿las cantidades recibidas corresponden a las pedidas?), la calidad (¿llegaron los productos en buen estado? ¿Perecieron algunos de ellos? Etc.), y los precios (¿se dieron cambios en el precio dados factores inesperados?).

Requisitos en línea

Aquí se refiere a la disponibilidad de datos en línea, lo cual significa que la información puede ser presentada por el sistema en un navegador de la Web, sin necesidad de un programa especial instalado en sus computadoras.

Requisitos para la interfaz y los informes de gestión de las compras

Se utiliza en la generación de estadísticas sobre qué, cuánto y quién realizó un pedido, lo envío, devoluciones, cancelaciones, etc. Esta funcionalidad debe proveer al usuario final con la posibilidad de imprimir facturas, bien sea una por una o por lotes (por cliente, por producto, por rango de fechas, etc.). Otro aspecto importante es la comparación de las cantidades pedidas y enviadas por el mismo proveedor en cuanto al mismo producto, en diferentes periodos de tiempo (semanal, mensual, anual, etc.). Para poder generar dichos informes, es necesaria la integración con otros sistemas que contengan información de compras.

Funcionalidades y características del sexto submódulo de un ERP por procesos: gestión de la calidad

Gestión de calidad en la producción

Se refieren al proceso de los productos, empezando con las materias primas o componentes y terminando en el producto final. Las inspecciones se deben realizar en las etapas del flujo de producción donde la calidad del producto final puede ser alterada. Los flujos de trabajo deben ser definidos en orden para poder saber cuándo y cómo evaluar la calidad del producto, además se deben definir las medidas correctivas dependiendo del evento.

Gestión de la calidad para los aspectos no relacionados con la producción

La gestión de la calidad debería empezar antes del proceso de producción y terminar después de la creación del producto final. La gestión de la calidad en esta área debe incluir las compras, ya que las empresas deben garantizar que reciben la mejor materia prima y componentes, la cantidad indicada, en el tiempo acordado, para no alterar la calidad del producto final. Se refiere a los procesos de entrega y envío, incluyendo las devoluciones, el servicio al cliente, las garantías, etc.

Gestión de calidad del inventario

La calidad de los bienes en inventario (bien sea recibidos o producidos) puede tener un gran impacto sobre la calidad de los bienes o servicios terminados y entregados por su empresa. Si se daña la materia prima durante su manipulación para el almacenamiento, la calidad de los bienes terminados creados con esos materiales será mala. Adicionalmente, los bienes terminados se pueden dañar si no son almacenados apropiadamente. Ello ocasionará retrasos e ineficiencias en el proceso de entrega.

Funcionalidades y características del séptimo submódulo de un ERP por procesos: gestión de las ventas

Requisitos en línea

Permite que varios tipos de usuarios (empleados, vendedores, clientes, socios, etc.) realicen actividades relacionadas con las ventas, tales como la búsqueda de información sobre el cliente; la búsqueda de productos disponibles dentro del inventario; crear cotizaciones y ordenes; la gestión de documentos de ventas; la presentación de la historia de ventas de uno o más clientes; etc. Cuando estas opciones están disponibles en línea, todos los usuarios autorizados pueden acceder a la información desde un navegador de la Web, sin la necesidad de instalar un programa en la computadora del usuario.

Requisitos para la interfaz y los informes

Se utiliza en la generación de estadísticas sobre qué, cuánto y quién realizó un pedido, o sobre cuánto del pedido ha sido enviado, devuelto, cancelado, etc. Esta funcionalidad debe proveer al usuario final con la posibilidad de imprimir facturas, bien sea una por una o por lotes (por cliente, por producto, por rango de fechas, etc.). Otro aspecto importante es la comparación de las cantidades pedidas y enviadas por el mismo proveedor en cuanto al mismo producto, en diferentes periodos de tiempo (semanal, mensual, anual, etc.). Para poder generar dichos informes, es necesaria la integración con otros sistemas que contengan información de ventas.

Disponibilidad de productos no comprometidos

Se refiere a la disponibilidad de productos que no han sido asignados a un pedido y que pueden ser asignados sin alterar las órdenes existentes. En otras palabras, aunque haya existencias en el inventario ello no quiere decir que estén disponibles. Solo los productos que no están asociados a una orden, aparecerán como disponibles.

Precios y descuentos

Los módulos para descuentos y precios ayudan a automatizar el proceso de entrada de información de las órdenes de los clientes y rastrear el estado de sus órdenes de compra. Ello incluye la entrada de la orden, su seguimiento e informes sobre su estado, precios y facturas. Además contiene funcionalidades básicas para el seguimiento de prospectos, información del cliente, procesamiento de cotizaciones, precios y devoluciones fiscales.

Servicio al cliente y gestión de devolución de artículos

La permite gestionar las situaciones donde el cliente devuelve bienes, bien sea por su calidad o por qué no necesitan los productos que le fueron enviados. Dependiendo de la situación, su empresa puede definir el curso del trabajo en la aceptación o rechazo de los productos devueltos.

Requisitos para la gestión de relaciones con los clientes y el comercio electrónico

La gestión de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) incluye una amplia gama de funcionalidades, incluyendo la gestión de campañas y de prospectos, la automatización de las ventas (SFA), servicio al cliente, etc. La mayoría de las soluciones ERP incluyen las funcionalidades básicas para CRM.

Funcionalidades y características del octavo submódulo de un ERP por procesos: tecnología del producto

Arquitectura

Se refiere al marco de trabajo para la organización de la planeación e implementación de los recursos de datos.También se refiere a la forma en la cual fue diseñado el sistema y la forma en la cual todos los componentes están conectados entre sí.

Interfaz del usuario (UI)

Se refiera a la forma en la cual las personas acceden e interactúan con el software. La interfaz del usuario facilita la operación del software.

Plataformas

La plataforma se refiere al marco de trabajo y al hardware (como el tipo de procesador) y el sistema operativo que permite a una o varias computadoras funcionar.

Herramientas de aplicación

Son los componentes que proveen la habilidad de funcionar de una aplicación o programa.

Gestión del flujo de trabajo y de los documentos

La gestión del flujo de trabajo y de los documentos automatiza el proceso de papeles. Provee flexibilidad en el control y cooperación en el soporte por nivel del flujo de trabajo, teniendo en cuenta las diferentes versiones creadas.

Informes

Se refiere a las opciones técnicas para la creación y entrega de informes.

Consideraciones finales

Una exhaustiva petición de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) para un sistema ERP para la producción por procesos debe tener en cuenta otras consideraciones, incluyendo los canales de revendedores, así como la viabilidad del proveedor.

Esperamos que haya encontrado esta guía de su utilidad. Para mayor información sobre las características y funcionalidades de los sistemas ERP para la producción por procesos, visite por favor la página de plantillas RFP de TEC.

Para mayores informes y para comenzar su propia evaluación especial de un sistema ERP para la fabricación por procesos, incluyendo la capacidad de valorar y priorizar las funciones y características que son importantes para su organización, visite por favor el centro de evaluación ERP de TEC.

 
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