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Cómo enfrentar el cumplimiento con los reglamentos internacionales

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: junio 4 2005

Los antecedentes de TradeBeam

Desde que se fundó en 2000, TradeBeam ha crecido de forma acelerada para convertirse en la fuerza principal del mercado de GTM. Gracias a una serie de adquisiciones y al trabajo de integración de sus equipos de gestión y desarrollo de productos, la empresa se ha embarcado en una misión para ofrecer al mercado una solución GTM de extremo a extremo y alojada. Esta solución pretende enlazar las cadenas de suministro física y financiera, permitiendo que las empresas administren y ejecuten actividades de comercio mundial desde una sola plataforma de software. Actualmente son más de 3,000 las empresas que aprovechan la solución GTM de TradeBeam, y entre ellas se encuentran algunos gigantes de la industria como Neiman Marcus, Liz Claiborne, General Motors Holden, Delphi Automotive Solutions y Stryker Instruments. Con el propósito de expandir el alcance de su producto, TradeBeam anunció la adquisición de Open Harbor, uno de los principales proveedores de soluciones de logística de comercio internacional (ITL). Sin embargo, no se revelaron las condiciones del negocio.

Segunda parte de la serie Un conjunto de gestión del comercio mundial más completo.

Gracias a que TradeBeam pronostica un flujo positivo de efectivo en 2005 y a que actualmente no tiene deuda, cuenta con los fondos necesarios para expandir sus operaciones de ventas, mercadotecnia e internacionales para reafirmar su liderazgo dentro de GTM. Además de expandir sus ventas y su desarrollo de canales, el vendedor pretende aumentar la funcionalidad de sus productos para que cubran áreas como seguro de la mercancía, moneda extranjera, auditoría aduanal y precios de transferencia. También es posible que use sus recursos de capital para buscar otras adquisiciones que den soporte a su estrategia de crecimiento y liderazgo a largo plazo.

Actualmente TradeBeam busca clientes en industrias que son sensibles al efectivo. Las empresas pueden darse cuenta rápidamente del valor de automatizar toda la transacción mundial, desde las órdenes hasta los pagos. También pueden aprovechar el ir de la optimización física hacia la mejora de las operaciones. Algunas de las áreas que TradeBeam quiere atacar son mejor visibilidad, cumplimiento con la seguridad y los reglamentos, gestión de los vendedores, velocidad para comercializar, calidad del servicio y reducción del riesgo. Asimismo, TradeBeam ayuda a que las empresas logren una optimización financiera con respecto a reducción de cuentas por cobrar, reducción de los niveles de inventario, ahorros en los costos de intereses, además de que promete reducir las penalizaciones, la depreciación y los gastos generales.

A finales de 2004, TradeBeam anunció que había terminado satisfactoriamente dos despliegues de su software a manera de soporte para la iniciativa OSC de DHS. DHS es uno de los expedidores internacionales más grandes, y su iniciativa OSC es un esfuerzo que realizan el gobierno federal, el sector de negocios y la industria marítima para desarrollar y compartir las prácticas de excelencia referentes al movimiento seguro y rápido de mercancía. Su objetivo es proteger la cadena de suministro mundial mientras facilita el flujo de comercio. La solución de TradeBeam se implementó en menos de cincuenta días a lo largo de dos carriles de comercio mundial, y ahora está proporcionando seguimiento en tiempo real, supervisión, gestión de las excepciones y reportes acerca de las condiciones de diferentes eventos y excepciones de las cadenas de suministro física y financiera. DHS usa la plataforma GTM de TradeBeam para administrar la seguridad desde la fábrica en el extranjero hasta el puerto, para el transporte marítimo y de carga de los contenedores que llevan mercancía. Utiliza seguimiento de los eventos de comercio mundial para la gestión de órdenes, logística y pagos y el sistema de embarques integra identificación por radio frecuencia (RFID), barreras de sistema de posicionamiento global (GPS) y sensores químicos y biológicos.

Parece que se seleccionó a TradeBeam para ser uno de los participantes clave en los ensayos del carril comercial OSC de DHS debido a su capacidad para supervisar, evaluar y administrar las cadenas de suministro física y financiera para los embarques internacionales entrantes. Su software también detecta y responde a los posibles problemas de seguridad a lo largo de las operaciones globales de una empresa. La solución OSC de TradeBeam asegura la visibilidad de los embarques y el cumplimiento para los procesos de importación que involucran a varios sistemas y varios socios de la cadena de suministro. Los procesos manuales tardados y susceptibles a errores son reemplazados por una solución automatizada en colaboración que proporciona gestión electrónica de la cadena de suministro (SCEM), gestión de órdenes, supervisión de las partes, gestión de riesgos, gestión de la documentación comercial, conciliación y seguimiento por RFID.

Esta es la segunda de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte habló de TradeBeam y GTM; la tercera tratará la forma de abordar la cadena de suministro; la cuarta detallará los planes para la solución GTM de TradeBeam y la quinta cubrirá la competencia y los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

TradeBeam define GTM

El anunció que hizo TradeBeam sobre los fondos importantes (consulte la primera parte) que tiene para expandir su alcance funcional, el despliegue de su solución DHS y la adquisición de Open Harbor, validan aún más la definición que ha dado a GTM. Sus aspiraciones para “administrar todo el ciclo de vida del comercio a través de las actividades nacionales e internacionales de órdenes, logística y acuerdos, con el fin de mejorar la eficacia operativa y el capital de trabajo”, parecen estar dando frutos. Al tomar en cuenta el impacto y la capacidad de aplicación que tiene la información de comercio mundial en distintas funciones, como sourcing, diseño de redes, logística, desarrollo de productos, etc., las empresas deben ver toda la plataforma empresarial como una solución GTM. Es decir que para obtener el valor máximo, las empresas deben integrar la funcionalidad GTM a través de diferentes procesos del negocio y aplicaciones.

De acuerdo a TradeBeam, el comercio mundial también abarca el ciclo de vida de una transacción global de compra/venta que consta de participantes (compradores, vendedores, transportistas, bancos, etc.), tareas (revisión del cumplimiento, reservación del transporte, paso por aduanas, solicitud de cartas de crédito, etc.) y documentos (orden de venta, factura, remisión, carta de crédito, talón de embarque, etc.). Estos procesos de comercio mundial necesitan la gestión concurrente del flujo de bienes, fondos e información.

Por lo tanto, algunas aplicaciones empresariales como ITL y GTM simplemente se prestan bien al modelo alojado. Debido a su naturaleza amplia, no pueden trabajar con eficiencia de otra forma. Concretamente, los procesos mundiales de “aprovisionamiento hasta el pago” y “orden hasta efectivo” de importación y exportación implican varias actividades, como sourcing de proveedores y clientes, procesamiento de órdenes de compra y de venta, aseguramiento de los bienes y emisión y recepción de cartas de crédito. También implican comercio financiero, organización de embarques, creación de documentos comerciales, seguimiento del cumplimiento aduanal para importación y exportación, envío y recepción de bienes, envío y recepción de facturas e inicio y recepción de pagos (consultar la figura 1).

En un nivel más detallado, estas actividades pertenecen a los procesos secundarios siguientes:

  • Orden. Planea las necesidades de la demanda, administra las nomenclaturas, administra los catálogos de productos, revisa el estado de inventario, crea órdenes de compra, revisa el cumplimiento, administra el inventario, administra las órdenes de compra, valora el riesgo de la gestión de la cadena de suministro (SCM), confirma la orden, clasifica los bienes, calcula los costos de importación, administra los contratos, asegura los bienes y obtiene los seguros de los créditos.

  • Finanzas. Aplica y administra las cartas de crédito, administra la reunión de documentos, administra las cuentas abiertas, solicita las finanzas previas y posteriores a los embarques, revisa el cumplimiento, valora el riesgo de SCM y organiza las monedas extranjeras.

  • Embarque. Solicita las reservaciones, reserva los embarques, crea la notificación de embarque, crea documentos de embarque, administra la notificación de embarque, administra la garantía de embarque, da seguimiento a los embarques, administra los eventos, valora el riesgo de SCM, administra las aduanas, se encarga del paso por aduana, recibe los bienes y administra las devoluciones.

  • Liquidación. Crea y presenta las facturas, concilia los documentos, administra las disputas, prepara y presenta los documentos, administra las reclamaciones de seguros y recibe las remisiones.

El detalle que implica cada uno de estos procesos, sumado al hecho de que abarcan muchas jurisdicciones, hace que muchos de ellos sólo pueden terminarse con eficiencia mediante una solución alojada por web, que asigne precios a cada transacción. Para completar de forma ideal el ciclo de comercio mundial, un negocio debe automatizar, dar seguimiento a y proporcionar visibilidad de todo el proceso GTM para optimizar sus cadenas de suministro y distribución. Los servicios web están creciendo de forma constante, por eso, el modelo de TradeBeam parece ser ideal.

El ciclo promedio del comercio mundial desde la orden hasta la liquidación es de 120 días, mientras que una solución GTM alojada completa, como la de TradeBeam, es capaz de reducir este ciclo en promedio 12 días, mejorando el flujo de efectivo del usuario hasta en un 10 por ciento. La capacidad que tiene TradeBeam para hacerlo ha sido gracias a la adquisición que realizó durante los últimos años de más de veinte componentes de aplicaciones relacionadas con GTM/ITL. Todas estas aplicaciones han sido reescritas para que trabajen de forma organizada. Su reciente adquisición de Open Harbor, el especialista en ITL, también ha sido tecnológicamente compatible con TradeBeam. Al igual que su empresa madre, Open Harbor es un proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) creado para los servicios web por demanda que han sido desarrollados en una arquitectura de n niveles. La arquitectura incluye servidores de aplicaciones, una red de área de almacenamiento (SAN), servidores de bases de datos, servidores de reportes y grupos de bases de datos con el firewall y el protocolo de transferencia de archivos (FTP), servidores de portales, sistema de nombre de dominio (DNS), protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), servidores web y equilibradores de carga, además de enrutadores fuera del firewall.

La solución de TradeBeam se creó en una plataforma que aprovecha muchas normas de la industria aceptadas comúnmente, como Java 2 Enterprise Edition (J2EE), lenguaje extensible de marcas (XML) o Java Messaging System (JMS). Asimismo, al usar un flujo de trabajo en colaboración, un motor para las reglas del negocio, arquitectura de seguridad, integración con terceros mediante transformación XML o por intercambio electrónico de datos (EDI), la solución extrae la información relevante de diversos sistemas de planificación de los recursos de la empresa (ERP), SCM, gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) y legados. Proporciona una serie completa de servicios de aplicaciones por demanda para la satisfacción de las órdenes a lo largo de una cadena de suministro de niveles múltiples que consta de compradores, proveedores, distribuidores, transportistas, corredores, gobierno e instituciones bancarias y de seguros. El sistema soporta tanto procesamiento de transacciones en línea (OLTP) como procesamiento analítico en línea (OLAP), el servidor de aplicaciones de BEA Systems, las soluciones analíticas y de reportes de MicroStrategy y los servidores web de webMethods. Proporciona un desempeño estable para más de 10,000 usuarios, tiene una disponibilidad alta del 99.87 por ciento y operaciones continuas, 24 horas al día, 7 días a la semana.


Figura 1. Ciclo global de orden hasta efectivo y aprovisionamiento hasta el pago.

La adquisición de Open Harbor también parece ser compatible, ya que ambos vendedores tienen un modelo de ingresos recurrentes de asignación de precios por transacción. Con frecuencia, dicho modelo resulta benéfico para los usuarios, debido a que los compradores no sólo quieren pagar menos por importar o exportar y por el software GTM, sino porque quieren repartir sus pagos.

TradeBeam y la Internet

La cantidad de usuarios que quieren obtener soluciones por Internet con suscripciones mensuales o tarifas por transacción ha aumentado de forma importante. La mayoría de los clientes nuevos quieren un modelo por transacción en lugar de una compra directa con un solo pago (consulte Trends in Delivery and Pricing Models for Enterprise Applications). Asimismo, es posible que un enfoque de toda la empresa y en las instalaciones al comercio mundial y la logística no sea la mejor opción debido a los costos altos y las dificultades de implementación. De hecho, los productos que son más atractivos para el comercio mundial actual pueden ser soluciones por Internet alojadas que las empresas pueden usar fuera de su firewall para dar visibilidad de la cadena de suministro y gestión de los eventos, la ejecución de la logística en modos múltiples, la gestión de importaciones y exportaciones y la seguridad comercial a los expedidores empresariales.

Tal herramienta por Internet no es la opción más obvia para conectarse con transportistas y otros proveedores de servicios que están lejos, pero con frecuencia representa un enfoque mejor que las soluciones orientadas a ERP para el cumplimiento y la documentación comercial. De forma concreta, los sistemas ERP normalmente tienen descripciones de mercadotecnia de los productos en sus datos maestros del cada artículo, pero no tienen las descripciones técnicas necesarias para cumplir con los reglamentos. Entonces, por ejemplo, si Apple Computer importa PowerBooks, la aduana estadounidense no aceptaría el nombre del producto y la descripción de mercadotecnia relacionada. Las aplicaciones de cumplimiento comercial toman la descripción de mercadotecnia de la orden de compra y la relacionan con una descripción comercialmente aceptable y la clasificación HTS correcta. El PowerBook aparecería en las listas como una computadora portátil con ciertas características y especificaciones, además del número de código HTS correcto. Todo esto sucede por Internet. En el caso de TradeBeam, cumple con una regla de veinticuatro horas, y de acuerdo a la orden de compra del importador y la información sobre los productos de los clientes, crea instrucciones de embarque para el transitario y las envía a los transportistas para su manifiesto.

Este sistema por Internet, que tiene la arquitectura necesaria para conectarse con los socios comerciales en el mundo, debe ser más rápido, fácil y adecuado que tomar un sistema basado en la empresa y tratar de convertirlo en un sistema de logística mundial, que es mucho más difícil de integrar con una gran red de usuarios. Asimismo, casi ninguna empresa querría que sus datos maestros de ERP fuesen directamente a sus vendedores. Resulta mucho más seguro contar con un sistema que sólo tome los datos necesarios de un sistema ERP o de oficina de gestión y comparta lo que el proveedor requiere.

Con esto termina la segunda de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte habló de TradeBeam y GTM; la tercera tratará la forma de abordar la cadena de suministro; la cuarta detallará los planes para la solución GTM de TradeBeam y la quinta cubrirá la competencia y los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

 
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