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Cómo tratar con las presiones de la industria de los productos alimenticios

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: noviembre 3 2006

Cómo tratar con las presiones de la industria

La industria de productos alimenticios y bebidas es, sin duda, la más grande del mundo, pero eso no significa que es un segmento fácil y directo en el que los fabricantes y los distribuidores de alimentos y bebidas pueden obtener una mayor participación. Los fabricantes y distribuidores tienen muchos retos que enfrentar y ni los gigantes de la industria pueden tomarse un descanso, sobre todo debido a que los enormes vendedores al por menor tienen cada vez más poder, y a otras razones, tales como la fragmentación de los mercados, la complicación de las cadenas de suministro, el aumento de reglamentos gubernamentales, la variación de la materia prima, la temporalidad, la proliferación de paquetes y la vida de almacenamiento limitada. Con este panorama, ¿cómo pueden los pequeños y medianos fabricantes de alimentos manejar las mismas presiones externas con menos recursos?

Quinta parte de la serie Las “delicias” de la industria de alimentos y bebidas.

En artículos anteriores sobre la industria de alimentos y bebidas se han tratado los principales problemas y las presiones que estos provocan actualmente en los fabricantes de alimentos y bebidas. Asimismo, se ha analizado el significado que tienen dichas presiones para ellos (y en algunos casos se han explorado las medidas que podrían mejorar la situación).

En adelante examinaremos las estrategias y los sistemas que las acompañan y que pueden ayudar a superar estos retos.

Los fabricantes grandes y medianos que tienen marcas bien arraigadas pueden arreglárselas para obtener una participación en el negocio del dueño del canal. Sin embargo, los fabricantes medianos que tienen marcas menos fuertes, tienen más dificultades para penetrar el negocio, y los fabricantes pequeños cuyas marcas son débiles o que carecen de ellas dependen de los vendedores al por menor más pequeños y de las marcas privadas. En cualquier caso, los fabricantes de alimentos y bebidas deben competir en muchos aspectos. Una de las principales herramientas competitivas es el desarrollo de operaciones internas que estén basadas en sistemas sólidos, ya que la reducción de costos y las mejoras al servicio a clientes exigen una excelencia operativa. Además, en nuestros días, eso significa tener sistemas que aumenten las capacidades en lugar de limitarlas.

Desarrollo integral de productos

Para cambiar las demandas de los clientes es necesario que los fabricantes de alimentos desarrollen productos con rapidez que cubran dichas demandas. Los vendedores al por menor y los consumidores no esperarán y optarán por otros productos y fabricantes que sí cubran sus necesidades. El que los vendedores al por menor y los consumidores no esperen significa que el tiempo necesario para comercializar un producto resulta clave para alcanzar el éxito. Para reducirlo, es necesario identificar las tendencias rápidamente y (probablemente sea lo más importante) acortar el tiempo lo más que se pueda entre la decisión de desarrollar un producto nuevo y el momento en que llega a los estantes para ser vendido. Cualquiera que esté involucrado en la industria de los alimentos sabe que la mayor parte de los productos nuevos fracasa. De todos los productos nuevos que se proponen, sólo el 2 por ciento llega al mercado, y de estos, el 50 por ciento fracasa, osea que el riesgo es muy alto.

Para satisfacer las demandas de los clientes y los vendedores al por menor de productos nuevos, el fabricante de alimentos debe invertir en procesos de desarrollo e introducción de productos nuevos. La demanda no es constante, y la línea de productos actual no cubrirá las demandas del mercado de mañana. Si bien es necesario invertir en desarrollo de productos nuevos, el fabricante de alimentos y bebidas debe esforzarse más por aprovechar estas inversiones en los productos correctos y llegar al mercado en el momento preciso. Para satisfacer estas demandas, es esencial contar con sistemas que permitan tanto desarrollar como comercializar los productos nuevos. Dichos sistemas deben permitir que las empresas pasen de un modelo por fórmulas a uno que aproveche las plataformas globales de productos, donde puedan usarse componentes comunes y sea posible especializar los procesos con aromas, colores, etiquetas o empaques que se adapten a un mercado local o un cliente en particular. Este enfoque debe garantizar la uniformidad y la integridad de las marcas, si importar cuántos productos nuevos necesite el productor de alimentos para cumplir con los requisitos cambiantes.

Las aplicaciones empresariales juegan un papel crucial en la introducción de productos nuevos. De acuerdo a un fabricante mediano, pasaron entre treinta y cuarenta y cinco días entre la producción de un lote de prueba aceptable y la finalización de la producción completa. El retraso se debió a las dificultades para reunir la información necesaria, asegurar las aprobaciones internas adecuadas y establecer la base de datos requerida (nomenclaturas, fórmulas, rutas, calidad, etc.). La combinación de los sistemas de flujos de trabajo que comparten la mayoría de los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) y la mayor facilidad de uso que tienen los sistemas actuales pueden ayudar a reducir los retrasos y el tiempo general de comercialización. Las empresas que utilicen una solución astuta de gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) pueden empezar a crear sus plataformas de productos mediante búsquedas inteligentes por requisitos de los proveedores aprobados que suministran materiales y equipo certificados y que cumplen con los reglamentos. Esto debe ayudarles a minimizar el tiempo de comercialización. En todo el proceso de desarrollo, las empresas productoras de alimentos pueden utilizar herramientas avanzadas de creación de modelos y optimización que integren la información sobre las mejores prácticas, los sistemas de gestión de inspecciones de laboratorio [LIMS], los resultados de prueba y los requisitos reglamentarios, para asegurarse de que sus esfuerzos van por el camino correcto (consulte Preparación para el desarrollo del producto en la fabricación de procesos).

¿Cómo saber si un producto será bueno tanto para el mercado como para el fabricante? Una de las claves de esta pregunta es establecer el precio correcto; uno que sea el valor adecuado para el cliente y el margen correcto para el fabricante. Tomar la decisión sobre un precio que proporcione un margen aceptable no debe ser difícil, pero existen muchos fabricantes medianos de alimentos que carecen de la información sobre los costos que necesitan para tomar sus decisiones. Tener una información de calidad sobre los costos implica poder tomar la decisión correcta sobre los precios de los productos nuevos, y mantener márgenes con los productos existentes. Con frecuencia involucra también las capacidades más completas necesarias para soportar varios requisitos en gestión de precios, gastos promocionales, descuentos y reembolsos. De ahí que la solución deba tratar las necesidades de los fabricantes de alimentos, ya sea que traten con empresas grandes que usen volúmenes para negociar mejores precios, o empresas más pequeñas que se hayan unido para aumentar su aprovechamiento mediante cooperativas. Con frecuencia, los fabricantes deben poder ajustar sus precios, sus gastos promocionales y sus límites de descuentos, y supervisar los resultados de acuerdo a muchos factores, tales como la línea de productos, los clientes, el territorio, el gerente de ventas, el vendedor, el distribuidor y el agente, para optimizar el valor que obtienen con cada venta.

En cualquier caso, el sistema debe proporcionar una visibilidad constante de las compras, la gestión de inventario, la fabricación y las ventas, para soportar un análisis completo de los costos y las ganancias. De esta forma, el soporte de los costos reales expone todos los costos operativos y de material, mientras que el seguimiento de los productos secundarios y derivados debe permitir que las empresas expliquen todos los costos posteriores y establezcan una relación entre los beneficios y los productos primarios. Generalmente, la función de asignación de costos debe tener la profundidad necesaria para extrapolar los precios por unidad basados en el costo de la materia prima, mientras que algunas soluciones también dan seguimiento automático a los embarques repetitivos, para que los distribuidores siempre obtengan los descuentos por volumen y las reembolsos promocionales que se merecen. Asimismo, muchos fabricantes tienen que vincular todos los costos de las promociones comerciales y los incentivos del canal con los bienes terminados para definir con precisión la ganancia real de cada producto vendido.

Reglamentos no negociables

Como mencionamos antes, la seguridad de los productos alimenticios es un requisito absoluto, debido a la constante preocupación de los consumidores por controlar lo que comen y de los ambientalistas, nutricionistas y científicos por vigilar la industria de alimentos por razones de salud y seguridad. El seguimiento y el rastreo son el núcleo de la mayoría de los reglamentos. Para poder dar seguimiento al producto desde su origen hasta su consumo es necesario contar con la información adecuada, organizarla y buscar la información que se requiera. El control por lotes de los productos alimenticios -el mercado de los servicios alimentarios- es un requisito de la industria, y la tecnología de la información (TI) es la única forma práctica para dar seguimiento a los productos a lo largo de toda la cadena de suministro.

El cumplimiento con los reglamentos implica gastos de dinero, ya que comprende inversiones iniciales en sistemas, dispositivos, capacitación, etc. Probablemente, lo más importante sea el costo constante que implican las personas y la pérdida de productividad. Sin embargo, la no conformidad puede resultar más cara. La cuestión es, ¿qué riesgos está dispuesta a asumir la empresa? La no conformidad puede provocar multas, cierres, pérdida de participación en el mercado y hasta el final de la empresa. Para la mayoría, estos riesgos son abrumadores y el apego a los reglamentos es obligatorio y no negociable. Los reglamentos se aplican a todas las empresas sin importar su tamaño. De ahí que las pequeñas y medianas empresas tengan los mismos requisitos que las grandes, pero menos recursos para tratarlos. Los reglamentos exigen que se reúna, se organice y se busque la información. Para todas las empresas de alimentos, un enfoque manual en el cumplimiento con los reglamentos es difícil, hasta imposible. Algunos ejemplos de empresas simples de alimentos son un fabricante con una línea de productos muy limitada, pocos ingredientes, un proceso simple y pocos clientes. La gran mayoría de los fabricantes de alimentos no pertenecen a esta categoría.

Por eso, la mayoría de las empresas depende de los sistemas informáticos para cumplir con los reglamentos sin aumentar mucho sus costos. Estos sistemas pueden ayudar a reunir la información requerida, organizar los datos y producir la información necesaria de forma puntual y organizada. El sistema ERP de la empresa debe ser la parte esencial del cumplimiento, siempre que se trate de una solución completa que ayude a supervisar, dar seguimiento a y controlar las actividades críticas tanto internas como externas. Todos los procesos estándar deben documentarse de esta forma y todas las operaciones y los resultados deben seguirse y registrarse para soportar los requisitos de creación de reportes detallados que tiene la empresa. Las capacidades en las áreas de rastreo de principio a fin, gestión de las especificaciones y gestión de los cambios dan el control y la predictibilidad necesarios para detectar y tratar las excepciones al principio del proceso: al identificar los posibles problemas, el productor de alimentos puede definir rápidamente la causa y tomar las medidas necesarias.

Muchas empresas de fabricación siguen operando sistemas de rastreo con papel en los que los datos se escriben a mano en hojas de lotes. Pero los supermercados, los mercados de comida rápida y los consumidores están preocupados con dichos sistemas, ya que el proceso rápido y eficaz de análisis de dichos datos se convierte en una pesadilla, sobre todo si hay que usar información de varios años atrás, como sucede con el rastreo y el retiro del mercado de algunos productos alimenticios. Las empresas necesitan tener sistemas que les proporcionen información completa del rastreo de productos al presionar un botón; un registro completo y sin papel de la auditoría del rastreo de la materia prima por número de lote y de grupo.

Para eliminar algunas causas probables de retiro de productos del mercado, minimizar el alcance de dicha situación o manejarla de manera que pase rápidamente, el fabricante y el distribuidor deben recurrir al control de la calidad y la correspondencia de las especificaciones para identificar inmediatamente las variaciones de éstas últimas y actuar en consecuencia. Asimismo, el rastreo de lotes en dos direcciones puede ayudarlos a relacionar rápidamente los pasos que conforman la cadena de suministro de cada ingrediente, y determinar la ubicación actual de los ingredientes, los productos y los productos secundarios y derivados. El rastreo de los lotes también debe dar a todas las partes participantes la capacidad para facilitar el proceso de retiro de un producto del mercado en caso necesario, y de documentar detalladamente la disposición final de dichos productos.

En otras palabras, es necesario poder crear reportes completos sobre el linaje de los lotes, en los que se especifique todo el uso de los mismos, desde el proveedor, pasando por la fabricación y hasta el consumidor final. El sistema también debe permitir realizar consultas de las órdenes de venta, ver todos los lotes de materia prima y bienes terminados de cierto embarque, evaluar los lotes de los proveedores o la fabricación para identificar a todos los usuarios finales que recibieron dichos embarques y finalmente, dar seguimiento a las propiedades de los lotes con criterios “permisibles” para cada uno.

Existen otras funciones que soportan las preocupaciones relacionadas con las auditorías y el aseguramiento de la calidad en la fabricación de alimentos, pero que no son una respuesta directa al cumplimiento con los reglamentos de bioterrorismo. Algunas de ellas son aseguramiento automático de la calidad de los productos entrantes, varios grados de productos con o sin uso o suspensiones y seguimiento del país de origen de la materia prima, entre otros. Asimismo, el seguimiento de los atributos debe permitir supervisar una cantidad ilimitada de atributos de los productos de forma única para cada grupo o lote, y asegurarse de forma proactiva de que los productos entregados satisfagan las expectativas de cada cliente. Si bien la necesidad de tener una seguridad de los productos alimenticios es absoluta, el cumplimiento con los reglamentos debe ser permisible y eficaz. Al evaluar las opciones de cumplimiento, las empresas de alimentos deben tomar en cuenta diferentes enfoques y proveedores con base en la viabilidad de la solución, su capacidad para trabajar en el ambiente y su asequibilidad en cuanto a los costos iniciales y constantes.

Acerca de los autores

Predrag Jakovljevic es analista senior en Technology Evaluation Centers (TEC), y se enfoca en el mercado de las aplicaciones empresariales. Cuenta con cerca de veinte años de experiencia en la industria de la manufactura, incluyendo varios años como usuario experimentado de TI/ERP y las aplicaciones relacionadas, así como consultor/implementador y analista del mercado. Es ingeniero mecánico de la Universidad de Belgrado (en Serbia [la antigua Yugoslavia]) y tiene un certificado en gestión de producción e inventario (CPIM) y en gestión integrada de los recursos (CIRM) de APICS.

Olin Thompson es vicepresidente de estrategia industrial de Lawson . Cuenta con más de veinticinco años de experiencia como ejecutivo en la industria del software, y se le conoce como “el padre” de ERP de procesos. Escribe y da conferencias sobre temas como obtención de valor con ERP, planificación de la cadena de suministro (SCP), comercio electrónico y el impacto que tiene la tecnología en la industria. Se le puede contactar en olin.thompson@us.lawson.com.

 
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