Conformidad en RRHH: cuatro elementos para evitar una demanda

  • Escrito por: Sherry Fox
  • Publicado: marzo 26 2012



Los departamentos de recursos humanos (RRHH) de la mayoría de las empresas de hoy han asumido más responsabilidades, incluyendo asegurar la conformidad con las normas y regulaciones laborales. Estas incluyen tener prácticas laborales justas, asegurar la seguridad del ambiente laboral y mantener al día los archivos, entre otras cosas.

Y aquellas empresas que operan a nivel mundial no solo deben revisar continuamente sus prácticas, políticas y procedimientos en el ámbito local de sus empleados (estatal, federal y local), pero debe además deben tener en consideración aquellos aspectos provinciales y nacionales de su fuerza laboral.

Este artículo tendrá un enfoque en algunas de las más importantes normas de conformidad de RRHH que afectan a las pequeñas y medianas empresas en los Estados Unidos. Puede visitar el sitio Web del departamento de trabajo de los Estados Unidos, para leer una lista exhaustiva de las normas. 

No se deje que estas normas le asusten. He aquí cuatro cosas que su empresa debería hacer para cumplir con las regulaciones de RRHH apropiadas. 
1. Conozca las leyes y normas
2. Prepárese y esté listo para una auditoria
3. Mantener la documentación al día
4. Capacitar a los administradores y empleados en la normatividad
 
1. Conozca las leyes y normas
Para asegurar la conformidad normativa y evitar tener que pagar costosas multas, su empresa debe primero conocer las leyes y regulaciones que le aplican.  No es la intención aburrirles con una lista exhaustiva, pero si hablaremos sobre algunas de las normas y leyes más importantes que hacen parte de las cinco principales áreas de RRHH. Si se dirige a los sitios Web proveídos, encontrará referencias y enlaces a normas especificas y asegúrese de hablar con su respectivo departamento de RRHH.
 
• Selección de personal: los técnicos en la selección de personal y los administradores del área de contratación deben estar familiarizados con los parámetros de elegibilidad laboral en los Estados Unidos e indicados por el Departamento de Servicios de Ciudadanía e Inmigración. Deben verificar que todos los formularios laborales contengan todos los documentos indicados en el formulario I-9 como prueba de que cumple con los requisitos laborales en los Estados Unidos. Deben además tener en cuenta preguntas legales que incluyen:

o qué tipo de preguntas pueden y no pueden hacer a un postulante,
o cómo realizar las verificaciones sobre sus antecedentes, incluyendo el crediticio y
o cómo las redes sociales hacen parte del proceso de contratación.

• Relaciones laborales: su empresa debe cumplir con las leyes federales que indican que es ilegal discriminar a un postulante por su raza, color, religión, sexo (incluyendo el embarazo), nacionalidad, edad (40 años o más), discapacidad o información genética, como lo establece la Comisión para la Igualdad de Oportunidades Laborales de los EE.UU. y con la protección de los derechos de los empleados establecidos e impuestos por el Concejo Nacional de Relaciones Laborales. Las empresas que no están en conformidad pueden ser acusadas por prácticas laborales injustas y enfrentarse a cargos legales sobre prácticas discriminatorias. Su departamento de RRHH debe tener acceso a los materiales donde se explica en detalle las obligaciones de la compañía para mantener un ambiente laboral con igualdad de oportunidades.
 
• Compensación (nómina, salarios, beneficios): la Ley para los Estándares Laborales Justos (FLSA, por sus siglas en inglés) es el cuerpo regulatorio de los Estados Unidos que gobierna las compensaciones de los empleados. El FLSA requiere que los empleadores se adhieran a las normas establecidas para el salario mínimo federal, tiempo extra, empleo de menores y mantenimiento de archivos. Por ejemplo, los empleadores deben pagar a sus empleados tiempo compensatorio, el cual incluye el tiempo de viaje en horas de trabajo. Como empleador, debe ceñirse a todas las regulaciones relacionadas con las compensaciones de los empleados, con las cuales el departamento de RRHH debería estar muy familiarizado. 

• Mantenimiento de archivos y comunicaciones: todos los empleadores cubiertos bajo la FLSA deben mantener ciertos archivos por cada empleado no exento. Estos archivos deben incluir información actualizada sobre el empleado e información detallada sobre las horas trabajadas y los salarios devengados. Además de mantener esta documentación, existen leyes que estipulan estrictos requisitos para asegurar el acceso a esta información almacenada (archivos electrónicos). Desafortunadamente, esta es una de las áreas en las cuales, dada las redes y configuraciones tecnológicas actuales, las organizaciones tienen problemas en cumplir. Todas las organizaciones deben implementar prácticas bien definidas para la gestión de archivos y deben cumplir con Sarbanes-Oxley Act 2002 (SOX), y su empresa no es una excepción.

 Salud y seguridad laboral: en general todos los empleadores, independientemente de su industria o tamaño, están sometidos ante la Administración de la Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés), el cuerpo gubernamental que emite y hace cumplir los parámetros relacionados con la seguridad laboral en los Estados Unidos. Los empleadores deben tener implementados métodos de conformidad, tales como programas de capacitación sobre seguridad, requisitos para informes y mantenimiento del registro de incidentes laborales, para asegurar un ambiente de trabajo seguro para los empleados. Al proveer la capacitación adecuada en temas de seguridad, su empresa puede reducir eficientemente el número de lesiones laborales. Y por último, es fundamental que su empresa cumpla con las leyes estatales y federales, donde se de el caso.
 
2. Prepárese y esté listo para una auditoria
Para las empresas de hoy, las auditorias son una realidad. Y su empresa debe esperar una auditoria por lo menos una vez en su vida activa. Una buena forma de prepararse para estas inminentes auditorías realizadas por grupos internos o externos, es hacer que su departamento de RRHH realice auditorias sobre sus propias políticas de RRHH, procedimientos, prácticas, programas y sistemas. Aunque la conformidad normativa es de gran importancia, una auditoria de RRHH efectiva debe ir más allá de la simple conformidad hacia el área de las mejores prácticas en la administración de RRHH. Una vez realizada la auditoria de RRHH, los resultados deben indicar puntos de acción con fechas para su ejecución y así su empresa mejora su preparación para una auditoria. 

Todos sabemos que la memoria se desvanece con el tiempo y la falta de documentación puede dejar a su empresa abierta a posibles reclamos por falta de cumplimiento. Es fundamental que su empresa documente y guarde todos los elementos relacionados con la conformidad incluyendo (pero sin limitarse a):
• Información personal sobre el empleado
• Información sobre sus compensaciones (dígase la nómina)
• Evaluaciones del empleado
• Accidentes laborales
• Acciones disciplinarias


El tiempo que debe mantener estos archivos guardados depende de la documentación y las normas vigentes. Para estar listo para una auditoria, mantenga los siguientes archivos en el sitio de trabajo o en una oficina central de archivos, por el tiempo indicado a continuación:


• Archivos de nómina y acuerdos de negociaciones colectivas, por tres años como mínimo.
• Archivos sobre la base para realizar los cálculos salariales (ejemplo: fichas de asistencia, tablas de tasas salariales, trabajo y horarios, etc.) por dos años.
• Todos los archivos personales y laborales por un año.
Para ver la lista completa de requisitos sobre la conservación de los archivos laborales, descargue este pdf (inglés).
 
3. Mantener la documentación al día
Ya que la documentación es un componente critico en el cumplimiento, los administradores deben poner en práctica los procedimientos apropiados para documentar todos los programas relacionados con los empleados, sus actividades e incidentes que caen bajo la conformidad normativa en RRHH.
Si su empresa cree de alguna forma que existe el peligro de no estar en conformidad con las leyes y regulaciones locales, estatales o federales, se puede proteger de un litigio por medio de la creación de un arsenal de herramientas y materiales relacionados con el cumplimiento. He aquí algunas herramientas de conformidad comunes que su empresa puede distribuir a sus empleados:

• Manuales para los empleados
• Manuales sobre las políticas de la compañía
• Cartillas descriptivas sobre el trabajo
• Cuadernillos y recursos sobre las leyes estatales y federales
• Manuales sobre la seguridad laboral
• Afiches de conformidad (publicados alrededor de la oficina)
De hecho, su empresa puede pedir además que todos los empleados firmen las copias distribuidas como prueba de que han leído y comprendido las políticas de la empresa. Finalmente, debe archivar una copia de todos los documentos escritos.


4. Capacitar a los administradores y empleados en la normatividad
En la medida en que las leyes de RRHH están cambiando constantemente, su empresa debe mantenerse al día sobre el cumplimiento de las leyes gubernamentales de RRHH, de forma tal que puedan establecer y comunicar las políticas adecuadas a sus administradores y empleados. Los manuales de políticas deben ser revisados constantemente por cada administrador en su organización. Estos administradores deben ratificar los estándares esperados y actuar como modelos de comportamiento para otros empleados. Como empleador, debe además crear conciencia entre sus empleados sobre el comportamiento esperado en el espacio de trabajo. Los manuales de RRHH no deberían ser algo que los empleados leen una vez para olvidar luego. Se debe hacer una revisión y capacitación periódica (trimestral idealmente) sobre los manuales de las políticas y temas importantes, como el acoso sexual.

Con esta breve introducción, ahora tiene las herramientas básicas para establecer las mejores prácticas para lograr el cumplimiento en RRHH dentro de su organización. Tómese el tiempo de visitar los siguientes sitios Web para comprender mejor la forma en la cual la conformidad en RRHH puede afectar su organización.

• Departamento de Trabajo de los Estados Unidos
• Disability.gov
• U.S. Department of Health and Human Services
• Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU.
Y si su empresa es pequeña o mediana y no tiene un departamento de RRHH, ¿no cree que estas sean razones suficientes para tener uno?

Nota del traductor: En Latino América y otras regiones del mundo usted debe visitar el sitio Web de su respectivo gobierno y su código laboral.

Traducido del inglés por Claudia Gómez

 
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