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¿Conservar o cambiar su antiguo sistema ERP? Y cómo decidir

Escrito por: Phil Reney
Publicado: marzo 5 2012

Existen tres preguntas tan antiguas como la existencia de los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP).

1. ¿Nos quedamos con el sistema actual?
2. ¿Nos actualizamos a la siguiente versión?
3. ¿Nos cambiamos a un nuevo sistema ERP?

Estas preguntas son especialmente importantes si su sistema está operando sin un servicio de apoyo. Pero no cometa el error de pensar que su sistema antiguo es el responsable de que usted no haya logrado los márgenes de ganancia ideales (tipo El Dorado). Este sistema no necesariamente le resolverá todos sus problemas con respeto a esta visión.

Habiendo dicho esto, estas preguntas son inevitables especialmente si duda de la habilidad de su sistema ERP para apoyar sostenidamente sus actividades. Para ayudarle a resolverlas, discutiremos cada pregunta en su momento.
 
En ocasiones lo antiguo es mejor


Pero en primer lugar, quisiera señalar algunas de las ventajas (percibidas) con los sistemas ERP, ya que un número importante de empresas siguen utilizando sus viejos sistemas por múltiples razones.

1. Simplicidad: estos sistemas tienen su cuota de problemas, pero con el tiempo usted ha creado procesos para resolver la mayoría de estos problemas. Por otro lado, los sistemas más nuevos, requieren con frecuencia una serie de ajustes para poder resolver los problemas técnicos inesperados. Esta es probablemente la única ventaja que tiene un sistema viejo sobre una solución nueva.

2. Frugalidad: los costos de los sistemas antiguos han sido amortizados en gran medida, de allí que tienen un mejor retorno de la inversión en comparación con los sistemas más nuevos y sus altos costos iniciales. Esta es la justificación más común para no cambiar de curso, pero es importante anotar que normalmente algunos costos operacionales (tales como el costo del exceso de procesos manuales y los errores del personal) no son incluidos en este cálculo. Adicionalmente, este argumento es aplicable en general a las implementaciones en sitio, ya que los sistemas como servicio (SaaS) evitan los pesados costos iniciales.

3. Adopción por parte del usuario: en general, su personal está familiarizado con las operaciones de su sistema. Con un nuevo sistema, la capacitación es normalmente un problema incluso para las empresas que florecen a partir de la cultura del cambio. Esto es especialmente cierto para las empresas que han estado funcionando con un sistema en particular por tanto tiempo, que este está integrado en sus reflejos operacionales o en el caso de las empresas para las cuales cualquier interrupción pueda tener un efecto paralizante.

Aunque hasta cierto punto estas ventajas pueden ser validas, también puede ser el síntoma de una falta de visión a largo plazo la cual pone en riesgo su empresa. Ahora hablaremos sobre estas preguntas para ayudar a clarificar el riesgo que está tomando.
 
¿Nos quedamos con el sistema actual?

Para responder esta pregunta, debemos responder en primer lugar otras cuantas.
 
¿Está utilizando el sistema en su máxima capacidad?

Es muy probable que existan unas cuantas personas dentro de su organización, quienes no tiene un sólido conocimiento sobre lo puede o no hacer su sistema actual fuera de su rutina diaria. Bien sea que no se les capacitó bien en el sistema o no vieron la necesidad para mejorar sus conocimientos. Pero es posible que pueda prevenir o mitigar la interrupción por medio de funcionalidades de software que no ha utilizado. Este es el momento de involucrar a su proveedor o consultor experto para validar la forma en que su sistema le pudiese haber ayudado.

¿Provee su sistema un reflejo preciso de su empresa?

En el pasado, los mercados eran relativamente amables con las empresas que no están bien alineadas de principio a fin en sus procesos, pero la realidad de hoy parece enseñar lecciones más abruptas y vengativas. Es esencial revisar periódicamente todos los aspectos de sus procesos empresariales: concepción, conexión, implementación y evaluación. ¿Su sistema actual le permite diseñar una lógica empresarial nueva para cumplir sus objetivos? ¿Puede conectar sus procesos con todas las áreas relacionadas de su sistema para lograr la visibilidad deseada? ¿Puede implementar procesos fácilmente dentro de su organización? ¿Puede traducir fácilmente la lógica del sistema a operaciones? ¿Tiene la facultad de dar seguimiento y evaluar sus procesos y su ejecución?

Como lo sugieren estas preguntas, es fundamental identificar los “puntos ciegos” dentro de su solución. Luego puede evaluar el impacto posible de estos puntos en su empresa, por medio de la evaluación de cada una de sus actividades y los niveles respectivos de apoyo que requieren del sistema para lograr sus objetivos empresariales.
 
Pero aún existe una pregunta más por hacer:

¿Es mi sistema capaz de responder a mi sendero empresarial y la evolución de mi mercado?

Todas las empresas deben revisar periódicamente sus senderos empresariales para poder reflejar los cambios y tendencias de sus respectivos mercados. Usted debe tener la posibilidad de mapear estas tendencias con las funcionalidades que su sistema deberá proveer.  Este es probablemente el único y más importante de los factores a considerar cuando se está sopesando la posibilidad de actualizar o cambiar de sistema.

Otro problema se puede dar cuando usted está enfrentado a un sistema sin apoyo, bien sea que el proveedor salió del mercado o simplemente no está dispuesto a ayudarle con su sistema. Otros factores que van más allá de la funcionalidad incluyen la compatibilidad de su plataforma actual con otras soluciones en el mercado. Aún si es posible conectar una versión reciente con otra más antigua, dados los recursos y el tiempo, el costo puede sugerir el cambio total del sistema.
 
¿Nos actualizamos a la siguiente versión?

Si ya ha concluido que necesita más funcionalidades para apoyar su negocio, tendrá que tomar la decisión sobre si actualizar su sistema a una versión más nueva o implementar una solución diferente. En ocasiones, dependiendo del alcance de la actualización, puede parecer como si estuviese comprando una solución totalmente nueva. Esto es especialmente cierto en el caso de la actualización de una solución que ha sido fuertemente personalizada. Por esto, que es recomendable tener la misma precaución al realizar actualizaciones importantes, como si estuviese comprando una solución totalmente nueva.
 
Habiendo dicho lo anterior, existen diferentes ventajas en la actualización contra la adopción de una solución nueva:

1. Familiaridad: tener una larga relación con un proveedor de ERP significa que usted está familiarizado con la forma en la cual este opera (según el argumento de que “más vale malo conocido que bueno por conocer”). Por otro lado, su proveedor comprende bien su organización, lo que le ayudará a evaluar la complejidad de una actualización. En el caso de que esté utilizando una solución sin servicios de soporte, es posible que su proveedor ya tenga listo un programa de actualización que le ayudará facilitándole la transición.

2. Adopción: aunque los proveedores siempre están renovando sus productos, ciertos aspectos en sus soluciones persisten a través de las múltiples interacciones de sus soluciones. Y aunque se requiera algún tipo de capacitación, ya existe una interfaz y ambiente relativamente amigable que acelerará la adopción y beneficio en su efectividad operacional.

3. El costo: aunque existen consideraciones sobre el hardware a tener en cuenta que pueden jugar en su contra, con el cambio hacia otra versión rediseñada y construida sobre una tecnología de servidor diferente, la actualización es generalmente más barata que una nueva solución. Y dependiendo de sus habilidades como negociador, puede ser mucho más fácil lograr mejores descuentos por fidelidad.

4. Estabilidad: incluso en el mejor momento, el despliegue de una nueva solución trae consigo una enorme carga de problemas técnicos cuando se le compara con la actualización. Aunque exista la posibilidad de fallar en la actualización, normalmente esta no requiere de una completa retirada por el derrumbe de la ejecución operacional.  Por otro lado, las historias de fracasos en implementaciones son otra historia. En general, es más fácil retirar una actualización que deshacer la instalación de un sistema nuevo, especialmente en el caso de una instalación ‘big bang” (como no tener el sistema antiguo activo).

5. Flexibilidad: la mayoría de las implementaciones importantes se orientan hacia la suma de mayores funcionalidades y conectividad, de los cuales este último, es un imperativo importante en las soluciones empresariales de hoy. Para sostener la relevancia de sus soluciones, los proveedores buscan facilitar la interoperabilidad y ayudar a sus clientes a vincularse con múltiples sistemas.

Esta no es una lista exhaustiva, pero incluye los principales beneficios que usted puede esperar de una actualización. Y dependiendo del alcance de la actualización y sus necesidades operacionales, puede estar incrementando por unos cuantos años la expectativa de vida de su solución. Esta es la razón por la cual es importante que en su contexto, mantenga la mirada sobre el sendero empresarial de su proveedor. Después de todo, es posible que deba enfrentarse con la alternativa de buscar un sistema nuevo para sus necesidades.

 
Lo cual nos lleva a la última pregunta:
 
¿Nos cambiamos a un nuevo sistema ERP?

Esta pregunta se la hacen muchas empresas con sentimientos contradictorios. Por un lado, tendrá que lidiar con un nuevo proveedor para aspectos importantes de su organización y la incertidumbre que esta decisión pueda traer. Del otro lado, logra la oportunidad de encontrar una solución capaz de resolver los retos que enfrenta hoy y que enfrentará mañana.

Aunque no existen los absolutos, una anécdota personal me ha enseñado que siempre hay un punto crítico donde no se puede justificar razonablemente el uso de un sistema viejo.

Hace unos meses, mi padre tuvo que deshacerse de su PalmPilot de 20 años de antigüedad. Simplemente no pudo instalar el software en su nuevo ordenador (el que tuvo que comprar para reemplazar el que acababa de morir). Lo convencí de comprar un teléfono LG Windows, ya que le ofrece gran conectividad con su ordenador. Aún así él se las arreglo para quejarse de lo costoso que fue reemplazar todo esto, además del software nuevo. Pero no se queja sobre cuán fácil puede manejar ahora sus contactos sin tener que estar al ordenador para hacerlo.

El punto es que lo que tiene sentido es evaluar si la nueva tecnología puede hacer mejor lo que usted hacer, al mismo tiempo que le permita liberar recursos que está utilizando en la continua solución de problemas.
A pesar de lo extremadamente problemático que pueda ser un nuevo sistema, este ofrece unos cuantos beneficios importantes:

1. Una lógica empresarial nueva: usted puede percatarse de que algunas de las cosas que tenía por costumbre hacer de cierta manera en su sistema viejo, han evolucionado para mejorar o que ahora es posible hacer todo lo que no había sido posible antes, especialmente si estaba trabajando con sistemas muy viejos. Las soluciones de hoy tienen un enfoque fuerte en la configurabilidad y facilidad de uso, lo cual incrementa la efectividad operacional, especialmente  cuando se le aúnan los procesos configurables por el usuario. Además, algunos proveedores ofrecen versiones de sus soluciones que están pre configuradas según las mejores prácticas de una industria. Y aunque estos sistemas pre configurados no se ajusten fácilmente con su negocio, tienen la ventaja de tener una configuración estable que esta lista para su uso.
 
2. El ahorro en el costo: dependiendo de su organización actual y sus requisitos de manteniendo, un sistema nuevo puede traer un mayor costo inicial. Pero en su evaluación, debe tener en cuenta el coste total de la administración de cantidades de hojas de cálculo, lidiar con procesos manuales y resolver otros problemas de su sistema. Si incluye estos tipos de fuentes de costos dentro de su proceso de selección, puede terminar dándose cuenta de que un nuevo sistema no es más una posibilidad del largo plazo. Adicionalmente, el software como servicio puede ser una opción para quienes tienen limitantes económicos sobre los costos de instalación y mantenimiento.

3. Sostenibilidad: los viejos sistemas tiene la horrible costumbre de ser incompatibles con mucha de las tecnologías nuevas. Y si tiene la intención de adoptar nuevas soluciones especializadas, puede terminar dándose cuenta de que no puede utilizar el potencial completo que le ofrece su nueva adquisición. Además, mientras más viejo su sistema, mayor el riesgo que corre de que este le falle. Para empeorar el asunto, el respaldo (backup) de sus sistemas puede ser problemático para su objetivo de recuperación si el sistema principal no está en funcionamiento y no puede asegurar el remplazo del equipo.

4. Fidelidad del empleado: la mayoría de las empresas buscan incorporar en sus grupos miembros innovadores y energéticos, además de una nueva generación de tendencias profesionales que es bastante exigente en cuanto a la tecnología que utiliza, tanto a nivel profesional como personal. Los profesionales más jóvenes esperan tener más funcionalidades de las herramientas que utilizan, especialmente si se espera que entreguen resultados rápidamente. No le de a esta generación notablemente móvil, más justificaciones para buscar pastos más verdes.
Por otro lado, un sistema nuevo requerirá de más capacitación que una actualización y los empleados más antiguos pueden tener problemas en su adopción dependiendo de su capacidad individual para aceptar el cambio y su nivel de conocimientos computacionales. Los empleados más jóvenes tienen un mayor conocimiento tecnológico general y son más propensos a asimilar rápidamente nuevas herramientas.
  
5. Conectividad: con los sistemas desactualizados, usted se puede ver en la situación de tener que construir continuamente nuevos puentes hacia nuevas soluciones especializadas y consumir sus esfuerzos en expectativas de beneficio insatisfechas. Al implementar un nuevo sistema con fuertes habilidades de conectividad, se permite una mayor flexibilidad para implementar nuevas funcionalidades en el largo plazo.
 
Por último
Con frecuencia las empresas se enfocan demasiado en las consideraciones operacionales y de presupuesto (en oposición a las evaluaciones de la infraestructura) dadas ciertas presiones inmediatas. Sin embargo, una perspectiva proactiva para evaluar periódicamente su infraestructura TI le ayudará a advertir la necesidad de una gestión de crisis importante (que con frecuencia en un poco demasiado tarde) y el coste de las oportunidades perdidas.

Pero finalmente, los posibles peligros y costos operacionales asociados con sus procesos actuales contra el costo de una plataforma actualizada o un sistema ERP nuevo, dependerá de la forma en la que responda a estas preguntas clásicas.

Es importante comprender también los cambios que tomarán lugar si decide adoptar o actualizar un sistema ERP; además, esta por otro lado, el posible ahorro masivo inherente en utilizar el sistema actual a su máxima capacidad.
 
Nota del editor:

He aquí algunos de los comentarios de nuestros clientes al respecto; como se puede observar, la respuesta correcta depende del contexto empresarial y de los requisitos operacionales:

“La metodología de TEC y sus RFIs nos permitieron evaluar  exhaustiva  y objetivamente  nuevos  sistemas,  así como  el  sistema  que  teníamos. Sin TEC,  no  creo  que  nos hubiésemos  percatado  que  nuestro  sistema  actual  tenia las características para cumplir con nuestras necesidades y hubiésemos pasado por el innecesario gasto de seleccionar e implementar otra solución.”
— David Sobrian, gerente general (CEO), SuperPharm Ltd.
[Lea el caso de estudio completo | entérese de cómo evaluar las habilidades de su sistema actual]
 
“No buscamos instalar una nueva solución ERP”. “Los sistemas que ya teníamos implementados funcionaban  bien  –sólo  necesitábamos  reducir  la complejidad y mejorar la visibilidad sobre la información. Por lo que parecía que lo mejor sería decidir cuál de los sistemas ERP se podía implementar fácilmente en toda la empresa.”

—Beatriz Eugenia Jaramillo Vásquez, coordinadora de ingeniería de procesos y ERP en Corona
[Lea el caso de estudio completo | Entérese cómo facilitar su selección de software]

 

Traducido del inglés por Claudia Gómez

 

 
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