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Consideraciones para MRO y la gestión de las refacciones

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: enero 11 2005

Gestión de las refacciones

Recientemente, las refacciones y el servicio se han convertido tanto en una ventaja como en una desventaja para muchos fabricantes de productos terminados complejos. Por un lado, la fabricación por contrato y las actividades de depósito o de revisión y reparación de mantenimiento (MRO) y del uso y la venta de piezas de servicio posterior al mercado pueden generar flujos de ingresos adicionales (aún en las ventas de varios niveles o de productos originales) con márgenes elevados, al igual que pueden contribuir de forma importante a las ganancias corporativas, compensando un crecimiento generalmente insulso de otras operaciones principales. Por otro lado, estas empresas deben mantener grandes existencias de piezas caras y con frecuencia lentas, que pueden volverse obsoletas, para satisfacer las demandas que tienen los clientes de entregas y acciones inmediatas.

Finalmente, los ejecutivos de alto nivel de muchas empresas de la industria aeroespacial y de defensa y otras empresas de fabricación compleja se están encargando de cubrir la necesidad de contar con una mejor gestión de las refacciones. Esto se debe a que están reconociendo los excesivos costos de transporte y las pérdidas por obsolescencia como una oportunidad no explotada de ahorros y de un mejor rendimiento de los resultados netos.

La situación se complica aún más con las partes que pueden rotarse, como los elementos intercambiables de una aeronave que se retiran, reconstruyen o reinstalan casi siempre en una aeronave distinta. En esta industria, donde cada tuerca y cada tornillo son importantes para el funcionamiento seguro, hay que poner especial atención y esforzarse para dar seguimiento a los componentes intercambiables y a los subensambles, para poder predecir el tiempo para las fallas, los costos y los programas de reemplazo. Las empresas de la industria aeroespacial y de defensa diseñan productos de volúmenes bajos y costos altos de gran confiabilidad, pero mantienen existencias de refacciones complejas y caras debido a que en esta industria una falla tiene gran impacto y exige tener las piezas en existencia en varias ubicaciones para poder reemplazarlas rápidamente en caso de requerir una reparación. Por un lado, minimizar el número de piezas nuevas que se introducen en el mercado (y posteriormente en el inventario) debe ser uno de los objetivos principales, sobre todo a medida que las piezas se acercan a la obsolescencia debido a la introducción de productos nuevos terminados, pero, por otro lado, las partes que se pueden rotar y la reutilización de componentes reparados únicamente vuelven más compleja la eficiencia de este proceso.

Las capacidades para dar seguimiento por lote y número de serie, la llamada efectividad del seguimiento, permite que los usuarios liguen cada pieza (dentro de las listas de piezas y los diagramas) de un avión con una entidad. Se habilita la efectividad (del seguimiento) por número de serie para la industria de aviones y aeroespacial porque dentro del sistema adecuado de oficina de gestión y de planificación de los recursos de la empresa (ERP) una tabla debe contener información acerca de cada número de serie o de seguimiento para cada artículo que se usa, incluyendo la fecha original en que se agregó, recibió o almacenó dicho número de serie o de seguimiento, así como la información del artículo, como el número de lote original del vendedor, las cantidades en existencia, el promedio ponderado de los costos y la fecha del último ajuste de inventario.

Las empresas MRO también tienen requisitos muy estrictos con respecto al seguimiento de las piezas y a los códigos de condiciones. Esta funcionalidad permite establecer una correspondencia entre una demanda por condición del artículo y la condición del artículo por inventario y permite realizar una planificación de surtido con base en la planificación de los requerimientos de material (MRP) y la gestión del inventario por código de condiciones. Aunque estas funcionalidades pueden parecer ordinarias y es posible que muchos vendedores las “soporten” al responder a las solicitudes de información, una demostración subsiguiente del producto con frecuencia revela la necesidad de ajustar o hasta modificar el sistema para poder satisfacer los estrictos requisitos del cliente. Hay que tener mucho cuidado con los detalles.

Por ejemplo, la capacidad nativa para utilizar MRP por código de condiciones no es una de las características típicas de la mayoría de los sistemas ERP usuales. Para que un sistema ERP pueda dar seguimiento a la condición de un componente (por ejemplo, nuevo, revisado, usado una vez, reparado o una combinación de los anteriores) y para restringir la mezcla de inventarios con códigos de condiciones distintos, sería necesaria una modificación enorme. Cuando un sistema carece de esta capacidad de código de condiciones, la operación MRO debe usar varios números de artículo. Esta opción provoca confusión y problemas importantes en cuanto a la planificación, el surtido de las órdenes de trabajo o la gestión de la demanda, además de que crea una gran oportunidad para inflar el inventario y para usar erróneamente la condición equivocada del artículo en la reparación de un cliente si la sustituciones de la orden de trabajo no se realizan siempre con precisión. Puede inhabilitar la razón inicial que llevó a la empresa a comprar el sistema ERP.

Flujo operativo de MRO

Asimismo, el flujo operativo de un negocio MRO es muy distinto al de una empresa típica de fabricación, y esta capacidad para planificar y asignar costos es crítica para la gestión correcta y la representación de costos, la definición de los precios y la representación de los márgenes en una empresa MRO. Sin la capacidad de código de condiciones por artículo resulta extremadamente difícil mantener varios costos para el mismo artículo o planificarlos adecuadamente. Por otro lado, con esta capacidad no es necesario tener otras opciones con respecto a la planificación o la asignación de costos de los artículos. Concretamente, cuando existe un artículo con varias condiciones como “nuevo”, “usado” o “revisado” dentro del sistema, permite planificar y realizar el inventario de cada artículo o condición de forma única, y puede llevar su propio costo.

Otro requisito es la capacidad para avisar a los usuarios cuando se puede mezclar cierta revisión de una pieza en inventario con otras revisiones o cuando se puede embarcar para una orden específica. Cada nivel de revisión puede indicar, por ejemplo, en una escala del 1 al 99, la capacidad de un artículo para ser mezclado o embarcado en inventario. Durante una salida o un embarque, el astuto sistema ERP deberá revisar si el número de adaptación relacionado con la ubicación permite colocar ciertos artículos en el inventario o embarcarlos. Al revisar los productos a lo largo de sus ciclos de vida, algunas combinaciones de características no coexistirán adecuadamente. Con la función de nivel de revisión, los usuarios podrán estar seguros de que el sistema está definiendo si el número de serie o de lote pueden ser mezclados o embarcados con las cantidades existentes. También pueden evitar que se use un producto o una revisión, impidiendo su recepción en las ubicaciones de almacenamiento y su salida de todas las ubicaciones de la empresa.

Otra característica orientada a MRO sería el seguimiento de los componentes por lista ilustrada de partes (IPL) para las empresas de aviones y de mantenimiento relacionado, por medio del cual la solución reúne la nomenclatura única, es decir la IPL necesaria para cierto trabajo, aunque las reparaciones por condición no pueden ser determinadas antes de que la revisión por parte de un técnico especifique la mano de obra y el material requeridos, mientras que los usuarios pueden mantener la información generada acerca del artículo devuelto desde la recepción inicial de la pieza hasta la cotización, la reparación, el embarque y la facturación. Además, la información de los artículos devueltos de la recepción a la facturación para las empresas MRO permite que los usuarios den seguimiento a las órdenes de trabajo, las órdenes de compra, las órdenes de venta, el inventario, las aprobaciones como la Forma 8130 de la Agencia Federal de Aviación (FAA) y los costos tanto por artículo del proyecto como por código de condiciones, permitiendo que el módulo mantenga un archivo de capacidades por número de artículo que define automáticamente si el usuario puede realizar el trabajo necesario, asegurando que el taller únicamente efectúa reparaciones de los artículos para los que está certificado.

Finalmente encontramos una varianza de la IPL, llamada sistema de detalle ilustrado de las piezas (IPB), que es una herramienta interactiva computarizada que se usa para desarrollar un “manual del usuario” que ayuda en la MRO de grandes artículos finales como los aviones. El sistema mantiene todos los datos requeridos para la composición y la producción de manuales IPB y puede enlazarse a los “datos ilustrativos” o a los dibujos y documentos, que pueden ser actualizados en tiempo real. Los “manuales” IPB contienen materia frontal (es decir, tabla de contenido, lista de ilustraciones, lista de boletines de servicio aplicables, etc.), lista de mantenimiento de las piezas (MPL) con ilustraciones, números de pieza, descripciones, cantidades, notas, códigos y un número de pieza y un índice de referencias de designación.

La “lista ilustrada de piezas” IPB ayuda al personal de mantenimiento y aprovisionamiento en la requisición, el almacenamiento, la entrega y la identificación de las piezas, que se encuentran en secuencia de “desensamble”, de forma que el trabajo mecánico en una instalación o ensamble debe remover la pieza del nivel inferior primero. Algunos módulos IPB se diseñaron para cumplir con el formato distinto y las especificaciones de estilo de los aviones militares, pero también se pueden modificar para producir manuales en el formato 200 de la Asociación de TransporteAéreo (ATA) de aviones comerciales. También deben ser capaces de almacenar y mantener varias publicaciones para distintos modelos de aviones y manuales de componentes IPB a la vez.

EAM y CMMS

Sin embargo, en un panorama más general, las aplicaciones de gestión de los activos de la empresa (EAM) y sistemas de gestión del mantenimiento (CMMS) siguen llamando la atención como una forma realista para reducir los gastos y aumentar los ingresos. Por un lado, mantener un nivel adecuado de piezas de servicio o reparación en existencia de acuerdo al pronóstico de uso del equipo puede evitar sobre asignar los fondos limitados para obtener un sentido falso de seguridad. Asimismo, un programa efectivo de mantenimiento preventivo puede mejorar la utilización y la disponibilidad del equipo, permitiendo cumplir con los programas de producción, especialmente cuando el reemplazo de equipo extremadamente caro no es una opción durante estos tiempos de crisis económica.

Por lo tanto, las empresas de la industria aeroespacial y de defensa requieren una serie más amplia de funcionalidades, que vaya desde una fuerte base de ingeniería y servicio a clientes en ventanilla hasta gestión del soporte de la demanda, todo ello con un conjunto de capacidades administrativas y de reportes y una integración al software de gestión de finanzas y de recursos humanos, para compartir la información que controla la eficiencia operativa, como control de inventario y de mano de obra. Sin embargo, una mala noticia para los pequeños vendedores de ERP orientados a MRO como Relevant Business Systems o Cincom Systems sería que algunos de sus competidores directos y probables como Oracle, IFS, Intentia, SAP y Ramco Systems ofrecen capacidades más integradas, como programación automatizada del mantenimiento, seguimiento y gestión, diagnósticos remotos, gestión centralizada de la confiabilidad (RCM); gestión y planificación del parque o las instalaciones, acceso centralizado a los datos de ingeniería, planificación de las piezas, sourcing, gestión de las categorías de gastos y valuación, reportes del rendimiento de los activos, etc.

Para obtener mayor información, consulte EAM Versus CMMS: What's Right for Your Company? y Cincom Sticks to CONTROL of ETO and MRO.

Las empresas MRO puras como Avexus, Manugistics (después de su adquisición de Western Data Systems [WDS], consulte Manugistics Indulges In The Open M&A Season), Xelux, Pentagon 2000, el producto CORRIDOR de CONTINUUM Applied Technologies, Mxi Technologies, Sinex, etc., también representan competencia. Para obtener una lista más completa de vendedores que tienen aspiraciones en este campo, consulte ERP Vendors Moving to Aerospace and Defense Markets.

Recomendaciones a los usuarios

La conclusión de lo anterior sería que únicamente algunos sistemas ERP del mercado ofrecen las mencionadas capacidades nativas críticas para la misión de las empresas MRO. Además, las empresas que son fabricantes por proyecto relacionados, ingeniería al pedido (ETO), construcción al pedido, talleres de trabajo o fabricantes por contrato deben tener cuidado al seleccionar un sistema ERP. Dada la madurez del mercado ERP, su constante consolidación y el hecho que es difícil para los fabricantes encontrar una ventaja competitiva, no deberían comprometer sus requisitos. Sobre todo las empresas pequeñas y medianas, quienes deberían hacer preguntas acerca del alcance de un sistema ERP y de la forma en que soporta las idiosincrasias basadas en los proyectos MRO. Después de todo, un sistema nuevo siempre debe mejorar el negocio y no ser una simple iniciativa tecnológica.

El vendedor que escuche sus necesidades sin decirle cuántas “cosas grandiosas” puede hacer su software, y que hable su idioma y utilice su terminología puede ser un buen vendedor que entienda su negocio. Sin embargo, a manera de prueba, pida a cada vendedor que le diga qué porcentaje de sus ventas pertenecerían a su industria. Un enfoque vertical indica que el software tiene características específicas de la industria y que los vendedores de ERP cuentan con cierta experiencia en ella. Asimismo, al implementar una aplicación específica de la industria, es importante asegurarse de que el equipo de implementación del proveedor de aplicaciones esté formado por personas que tengan conocimiento y experiencia el dicha industria. Los vendedores que se enfocan hacia ciertas industrias deben tener capacidades sólidas de integración o relaciones fuertes con integradores de sistemas que tengan experiencia relacionada con la industria. Esto debe simplificar de forma importante el tiempo de implementación al eliminar una larga curva de aprendizaje del vendedor o del integrador.

Con frecuencia, la compra de una solución completamente integrada no es una opción para empresas que ya cuentan con un sistema de gestión por proyecto o de contabilidad que no reemplazarán. Por ello, los prospectos deben valorar la flexibilidad que muestra el vendedor que compita para integrar un sistema legado y otras aplicaciones de terceros y para mantenerlo al día con las nuevas versiones o las actualizaciones de ambas soluciones. Hay que cuestionar las interfaces construidas con productos de terceros usados comúnmente como Microsoft Project, Microsoft Office, AutoCAD, Crystal Reports, etc., de ser posible durante las demostraciones de software.

 
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