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Contabilidad para PYME: una solución que va más allá de los sistemas de nivel de introducción Red Wing Software

Escrito por: Charles Chewning Jr.
Publicado: enero 21 2005

Introducción

El mercado para software de contabilidad del mercado medio abarca un amplio rango de precios, funcionalidades y tamaños de la empresa objetivo. La mayoría de las personas conocen los productos de nivel de introducción como QuickBooks, Peachtree y Simply Accounting, así como los productos de alta gama como Microsoft Great Plains Edition, MAS 90, ACCPAC Advantage Series y Navision. Desafortunadamente, existe una diferencia importante entre estas dos clases de productos y es ahí precisamente donde compiten los productos de empresas como Red Wing Software.

Historia de la empresa

Red Wing Software (http://www.redwingsoftware.com/) se fundó en 1979 con oficinas en Red Wing, Minnesota y ofrece un sistema contable fuerte para el mercado medio al igual que productos específicos para la industria, que son líderes en sus campos respectivos. En el 2001, tres empresas (Red Wing Business Systems, Champion Business Systems y FMS/Harvest) se fusionaron para crear Red Wing Software, Inc. (800.732.9464). Se trató de una fusión estratégica para consolidar dos de los principales productos agrícolas (AgCHEK de Red Wing Business Systems y Perception Accounting de FMS/Harvest) bajo un mismo techo corporativo. Además, la fusión permitió a Champion Business Systems ofrecer a su gran base de clientes DOS un producto de contabilidad de rango medio basado en Windows (TurningPoint). Red Wing Business Systems desarrolló TurningPoint desde cero pensando en sus usuarios DOS. Al irse consolidando los recursos se comprobó la capacidad de cada empresa para mejorar los servicios de soporte a la calidad para sus líneas de productos.

Productos agrícolas

La agricultura (Ag) siempre ha sido un nicho del mercado fuerte para Red Wing. Al enfocarse en herramientas de gestión financiera para los productores (granjeros y rancheros) y los negocios agrícolas, AgCHEK y Perception Accounting son específicos para la agricultura y se recomiendan más que los productos del negocio pequeños que sirven varios propósitos. Cow/Calf de Red Wing Software es una herramienta completa de gestión de los rebaños que tiene reportes analíticos que dan seguimiento a la información particular de los animales, el historial veterinario, el destete, los corderos, etc. para toros, reses y sus terneros. Crop/Chemical y Livestock Management son aplicaciones completas de gestión de la producción que se integran con la parte contable de AgCHEK.

TurningPoint

TurningPoint es el producto empresarial principal de Red Wing. Se presentó por primera vez en el 2001 y está orientado a empresas que tienen ingresos entre $1 y $25 millones de dólares americanos. Está escrito en Visual FoxPro y no ofrece el código fuente, pero proporciona tecnología de objetos COM para integrarse a las aplicaciones de terceros. Ofrece cinco campos definidos por los usuarios para cada registro maestro. Utiliza Crystal Reports como motor de reportes, pero al comprarse por separado permite crear reportes definidos por el usuario.

TurningPoint 3.0 se lanzó en julio del 2004. Gran parte del desarrollo de TurningPoint tiene base en la base de conocimientos que tiene la empresa para las solicitudes y las sugerencias de los clientes. Además, Red Wing busca desarrollar relaciones con empresas aliadas para formar integraciones como puntos de venta y servicios de despacho, con el fin de ofrecer una amplia serie de capacidades para los clientes y para desarrollar mercados nuevos.

TurningPoint es elogiado constantemente por expertos y publicaciones de la industria. Su precio estándar es de $895 dólares americanos por módulo, mientras que un sistema en conjunto de contabilidad cuesta $2,495 y una serie en conjunto de inventario cuesta $4,495 dólares americanos. TurningPoint ofrece valor a los distribuidores al por mayor gracias a una lista extensa de capacidades, como inventario en varias ubicaciones, embarques directos y hasta veinte niveles de precios por producto para los clientes que tienen métodos de distribución complejos.

TurningPoint también representa una de las principales opciones para los negocios agrícolas debido a su capacidad de exportación de 1099-Patronage a nómina, sus unidades de medida ilimitadas que pueden personalizarse, al igual que las etiquetas y su integración con el producto de nómina (Red Wing Payroll), que incluye tasas por parte, talones de pago en varias lenguas y reportes gubernamentales específicos para los trabajadores migratorios.

TurningPoint puede usarse fácilmente ya que su diseño sigue la jerarquía de carpetas de Microsoft Explorer. Debido a la naturaleza modular de TurningPoint, los usuarios pueden personalizar su solución comprando únicamente las partes necesarias y pueden ir aumentando a una solución más avanzada de acuerdo a sus necesidades.

Actualmente, TurningPoint soporta las aplicaciones siguientes:

  • Administrador del sistema
  • Libro mayor
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Órdenes de compra
  • Inventario
  • Introducción de órdenes
  • Red Wing Payroll (integrada o como opción autónoma)

Lo más interesante de TurningPoint

TurningPoint se diseñó para cubrir las necesidades de empresas que tienen entre 5 y 100 empleados, ganancias entre $1 y $25 millones de dólares americanos y que buscan un software que $5,000 dólares americanos o menos. Por todas estas características, no esperaríamos que se tratase de un software con funcionalidades sofisticadas. Sin embargo, no tiene que ser así. El producto está bien diseñado y tiene menús y pantallas que hasta un usuario novato puede comprender. Aunque la capacitación es necesaria, los usuarios deben poder moverse rápidamente para obtener el mejor uso del sistema.

Otras de sus características son las ventanas de recordatorios que se pueden crear para avisar a los usuarios sobre reuniones, tareas y excepciones que requieren su atención. Aunque dichas alertas no son tan sofisticadas, seguramente serán suficientes para la mayoría de las empresas del mercado medio. Asimismo, se puede usar Document Manager para enlazar los archivos a los registros maestros y se puede abrir Microsoft® Office desde el interior del sistema para fusionar documentos creados para los anuncios o hasta recordar a los clientes acerca de cuentas pendientes. TurningPoint también puede integrarse con el administrador de contactos GoldMine.

También es posible personalizar los menús o crear menús definidos por el usuario como alternativa al menú principal para funciones específicas del usuario. Estas listas de tareas personales pueden mostrar únicamente las funciones para las que se han asignado derechos a un usuario. Se pueden personalizar los movimientos cambiando las etiquetas de los campos y saltándolos.

Asimismo, los reportes que se creen en TurningPoint se pueden guardar o enviar por correo electrónico en varios formatos, imprimir para cualquier periodo y se puede exportar la información en varios formatos, incluyendo Excel. Las pantallas de introducción de órdenes tienen un diseño que permite a los usuarios ir de una sección a otra fácilmente. Los usuarios pueden aceptar depósitos desde una pantalla de introducción de órdenes.

TurningPoint también tiene características de planificación de la producción y la fabricación que son superiores a otros productos que se encuentran en el mismo rango de precios. Por ejemplo, muchos productos dan soporte a los ensambles, pero TurningPoint lleva este concepto más lejos. Permite que los usuarios creen planes de producción que contengan una lista de la secuencia de eventos que debe seguirse. Esto resulta especialmente útil cuando una orden requiere la creación de un conjunto de artículos, como mesa y sillas. Los usuarios también pueden crear un solo plan de producción que combine operaciones de ensamble. Finalmente, TurningPoint permite a los usuarios incluir costos de mano de obra en un ensamble, reflejando el costo verdadero de cada ensamble (piezas y mano de obra). Este es el único ejemplo dentro de este rango de precios que yo conozca que permite a los usuarios controlar la producción sin tener que pasar a lo que sería una aplicación MRP extremadamente compleja.

Además, TurningPoint tiene características que no soportan otros productos de menor gama. Por ejemplo, permite tener varios sustitutos para cada artículo de inventario y dar seguimiento a las identificaciones de los artículos del vendedor, además de que imprimirá el número de pieza del vendedor en la orden de compra.

Sin embargo, lo más notable es que TurningPoint tiene características que no soportan muchos productos de extremo superior, como varias ubicaciones, incluyendo asignación de costos y precios por ubicación. También crea una orden de compra sugerida de acuerdo a un pronóstico o al punto de orden dentro del inventario. Además, los usuarios pueden crear una orden de compra a partir de una pantalla de introducción de órdenes para artículos que no están en inventario o para embarques directos.

Aunque TurningPoint no soporta esquemas de precios altamente sofisticados, soporta asignación de precios a la línea de productos, a las unidades de medida (es decir, caso y artículo) y a las ubicaciones. Los usuarios pueden definir veinte precios distintos para un artículo en cualquier punto de precio por cantidad. Con ello, los usuarios pueden asociar un cliente a uno de estos puntos de precios y construir una matriz bastante sofisticada.

Aplicaciones de terceros

Actualmente TurningPoint no soporta una gran cantidad de productos de terceros, pero Red Wing agregará integraciones estratégicas. Actualmente se soportan los productos siguientes:

  • Gestión de contactos: Goldmine (http://www.frontrange.com/goldmine/)

  • Punto de ventas: Acme Point of Sale (http://totalbusinessware.com/). Acme Point of Sale se integra estrechamente con cuentas por cobrar, control de inventario y libro mayor de TurningPoint. Acme es un software avanzado de gestión de las ventas al por menor que contiene impresión de códigos de barras, procesamiento de tarjetas de crédito y características de comercialización para asignar precios a las ventas por fechas, etiquetas publicitarias de envío basadas en compras pasadas, cupones de recibos y mucho más.

  • Gestión del servicio: Dynamite Service System (http://www.southbysouthwest.com). Se trata de un sistema completo de despacho computarizado que da seguimiento a las llamadas de servicio posventa y a las instalaciones, las reparaciones internas al equipo de los clientes, los contratos de servicio, el calendario de los técnicos, la rentabilidad de los clientes, las rentas de equipo y mucho más.

  • Herramienta de instalación: Applianz (http://www.applianz.com/turningpoint.htm). Applianz Data Vault permite a los usuarios de TurningPoint empezar a funcionar inmediatamente con cualquier PC o computadora portátil con rendimiento mejorado del sistema y con un costo de propiedad inferior a otras opciones de reemplazo o actualización de hardware. Además, los usuarios pueden acceder a TurningPoint desde cualquier PC en segundos. La tecnología plug-and-play de Data Vault lo permite sin problemas de instalación, compatibilidad o mantenimiento.

  • Herramienta de impresión: PDFBlaster (http://www.datafabrication.com/main_content.asp?pageid=45) PDFBlaster es un driver nuevo “inteligente” para impresora que reduce el espacio entre sus clientes y proveedores y los documentos que requieren para el éxito de su negocio. PDFBlaster simplifica el proceso de creación, impresión y entrega de documentos del negocio que son críticos para la misión sin los problemas de hardware relacionados con los módems análogos.

Análisis competitivo

Aunque desde el punto de vista académico resulta relativamente fácil colocar a TurningPoint dentro de la competencia (entre productos de nivel de introducción como QuickBooks y Peachtree y productos de precio medio como MAS 90, ACCPAC Pro Series y AccountMate), la mayoría de los usuarios ven uno u otro extremo del espectro y no aprecian los productos en el medio, como TurningPoint.

En realidad, el producto es bastante poderoso para su punto de precio, pero Red Wing debe seguir agregando funcionalidades para dar a los usuarios algo más que una ventaja de precio. El reto más grande de Red Wing es posiblemente el reconocimiento de su nombre. Las empresas pequeñas como Red Wing han sobrevivido porque han podido atraer revendedores leales, aunque el número sea reducido. La comercialización es cara, además de la cantidad relativamente pequeña de publicaciones y otras salidas de mercadotecnia, que dificultan la comercialización. En pocas palabras, el crecimiento no es una cosa fácil. La estrategia de crecimiento más efectiva es a través de una mayor contratación de revendedores, al igual que una campaña de mercadotecnia a la comunidad CPA, que puede ser de gran influencia en este mercado.

Recomendaciones a los usuarios

A diferencia de otros vendedores pequeños de software contable, Red Wing Software sirve a una gama sorprendentemente amplia de industrias: contabilidad general, distribuidores pequeños, punto de ventas, gestión del servicio, agricultura, granjas, ganado y municipios pequeños. El producto principal de Red Wing, TurningPoint, es un sistema contable poderoso y de precio razonable que resultará atractivo para muchas empresas que estén buscando software en ese rango difícil entre los sistemas de introducción y productos más grandes y caros. De hecho, algunas de las funciones que soporta TurningPoint ni siquiera están disponibles en estos productos de gama más alta (por ejemplo, planes de producción y creación automática de órdenes de compra). TurningPoint es un producto excelente que probablemente obtenga ventaja de esta relación entre precio y funcionalidades.

Acerca del autor

Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma de consultoría que tiene oficinas en Richmond, Virginia y que se especializa en la selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en la selección de software. Ha escrito varias revisiones de software contable y da pláticas acerca de la selección de software de contabilidad, al igual que de ventas y mercadotecnia. Es editor de The Accounting Library (http://www.AccountingLibrary.com). Se le puede encontrar en cchewning@accountinglibrary.com.

 
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