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Controle la información más importante de su organización

Escrito por: Lyndsay Wise
Publicado: enero 14 2008

Hola. Bienvenidos a TEC Radio. Mi nombre es Lyndsay Wise y soy analista de investigación en inteligencia de negocios [BI] en Technology Evaluation Centers. El día de hoy estoy con Daniel Teachey, director de comunicación corporativa de DataFlux. DataFlux es una empresa que se enfoca principalmente en calidad de la información y que ha usado su experiencia en implantación de soluciones para desarrollar un modelo de madurez de gobernabilidad de la información. Hoy vamos a hablar de la importancia de la gobernabilidad de la información, las ventajas y los retos relacionados con su implantación y la forma en que se desarrolló este modelo.

Lyndsay Wise: Hola Daniel, gracias por acompañarnos.

Daniel Teachey: Gracias.

Lyndsay Wise: ¿En qué radica la importancia de la gobernabilidad de la información?

Daniel Teachey: Hay muchos factores que contribuyen a impulsar la gobernabilidad de la información. Uno de los principales es que la cantidad de información –terabytes, gigabytes- que tienen las empresas está aumentando exponencialmente año tras año. Así que sólo la cantidad de datos sobre materia prima que tienen que manejar, es cada vez mayor.

Otro factor es el cumplimiento con normas y reglamentos. Las empresas están empezando a entender que para apegarse a la ley Sarbanes-Oxley, tienen que entender bien la información subyacente antes de que su director financiero o su director general firmen algunos de esos reportes. Si la información detrás de todos estos reportes no es válida, entonces existe la posibilidad de que alguien termine en la cárcel, de que la organización tenga que pagar multas –el hecho de no adoptar un enfoque más estricto a la gestión de la información puede tener consecuencias negativas. Y creo que esos son dos factores de vital importancia, especialmente dentro de los grupos de empresas con los que trabajamos actualmente.

Lyndsay Wise: Daniel, ¿cuáles son algunos catalizadores para la gobernabilidad de la información?

Daniel Teachey

Lyndsay Wise: ¿Cuáles son los retos únicos de implantar gobernabilidad de la información?

Daniel Teachey: Hay empresas que nos dicen que tienen problemas ya sea en el área de clientes o en el área de productos o cadena de suministro. En el área de clientes, se trata de cuestiones que tienen que ver con pérdida de clientes de mucho tiempo. Por eso, hay muchas empresas de gobernabilidad de la información –al menos las que están a la vanguardia- que trabajan en industrias como servicios financieros o telecomunicaciones.

Cuando hay muchos proveedores en el mercado, generalmente los consumidores tienen muchas opciones diferentes. [Estos proveedores] entienden que para lograr una mejor interacción con los clientes, tienen que hacerles mejores ofertas y proporcionarles mejores servicios. La mejor forma de hacerlo es entender la información que tienen sobre sus clientes y trabajar para tener una visión holística de cada uno de ellos. La única forma de hacerlo es contar con principios que rijan la información de control que se vaya acumulando con el tiempo.

Ahora, en las áreas de productos y cadena de suministro sucede algo similar, ya que las empresas no entienden qué productos tienen o qué productos venden, qué productos van a recibir de los proveedores, qué productos tienen en existencia… Hay muchos problemas relacionados con las áreas de productos y cadena de suministro. Por eso, [las empresas] están tratando de optimizar su cadena de suministro, pero si no cuentan con una reserva de información que puedan utilizar, es realmente difícil.

La gobernabilidad de la información es la columna vertebral de ese principio, de las políticas que puedes establecer para controlar y administrar mejor esa información y de promover decisiones más positivas y productivas en toda la cadena de suministro.

Lyndsay Wise: ¿Por qué creyeron en DataFlux que era necesario desarrollar un modelo de madurez de gobernabilidad de la información al principio, y qué lo hace diferente a lo que hay en el mercado?

Daniel Teachey: En realidad hay dos formas de verlo. Básicamente, las empresas abordan la gobernabilidad de la información desde arriba hacia abajo o viceversa.

Desde arriba hacia abajo es cuando un ejecutivo empieza a darse cuenta de que está en riesgo la reputación de su empresa, o de que él puede terminar en la cárcel, debido a que la organización tiene una enorme cantidad de información sobre sus clientes y sus productos. Así que cuando un ejecutivo le dice al equipo administrativo “Tenemos que iniciar un programa de gobernabilidad de la información o algo así”, ¿qué hay que hacer para lograrlo? En este enfoque de arriba hacia abajo, los gerentes tienen que buscar equipos de administración y otros equipos que verdaderamente se encarguen de implantar la gobernabilidad de la información en toda la empresa, y más adelante, la tecnología necesaria para agregar reglas empresariales al ambiente de TI que deberán cumplirse, y que se aseguren de que hay un repositorio para las políticas empresariales que de alguna manera establece lo que para la organización era información buena, sin importar de qué aplicación o fuente provenga.

El enfoque de abajo hacia arriba es mucho más difícil porque no se tiene el patrocinio de los ejecutivos. Por eso, hay que pensar “Bien, voy a empezar a buscar fundamentos en el nivel administrativo o de administración de la información, para orientarnos a la gobernabilidad de la información. Tengo que ayudar a los ejecutivos a que entiendan por qué es importante y después tengo que buscar más apoyo”. Pero creo que el único reto en este caso es que puedes adoptar varias estrategias. Al principio de este enfoque, nadie cuenta con seguidores, políticas, tecnología. Puede ser que ya exista un componente o dos que reúnan gente, políticas y tecnología –algo así como una solución- en la organización. Actualmente, esto está ocasionando muchos problemas.

Lyndsay Wise: Gracias, Daniel.

Daniel Teachey: Fue un esfuerzo orientado a los clientes. Se trataba de descubrir qué estaban haciendo los clientes con nuestra tecnología, y entender cómo la estaban usando. En los últimos diez años, DataFlux se ha enfocado en la calidad de la información, en normalizar y estandarizar la información que tiene una empresa sobre sus productos, sus clientes y sus proveedores, y cosas así. Por eso, es muy adaptable. Había quienes usaban este tipo de tecnología para detectar fraudes, para relacionar el registro de un cliente con una lista de transacciones. Hay quienes están haciendo implantaciones de ERP [planificación de recursos empresariales] y CRM [gestión de las relaciones con los clientes] de transición, y que están usando la calidad de la información para ello.

Nos dimos cuenta de que la forma en que se estaba usando la tecnología de calidad de la información no tenía pies ni cabeza, que la gente la usaba porque tenía algún problema. Y cuando lo analizas… es que las organizaciones no contaban con una sola política [de gobernabilidad] relacionada con calidad de la información. Tenían políticas para las prácticas de RRHH [recursos humanos] y financieras y de viajes, pero no tenían políticas que les ayudaran a entender “¿Cómo controlas lo que necesita un cliente? ¿Lo hace la casa matriz o también las filiales?” Y generalmente todas las empresas tienen estas políticas en alguna parte. Puede ser en cada entidad empresarial; es posible que cada división tenga su propia opinión del asunto.

Pero empezamos a entender que el problema más grande era que no había una lógica dominante en la organización sobre lo que significa tener información de calidad. Por eso, empezamos a crear este modelo de información y de madurez de la información, basado en los tipos de gobernabilidad que hay. La diferencia es que la gobernabilidad de la información es el área de mayor crecimiento para nuestra organización, y creo que esto es atractivo para las empresas que han visto el modelo y han empezado a implantar componentes de él. Entienden que puedes hacer cosas como gestión de los datos maestros y gestión de las relaciones con los clientes, y todos los acrónimos y las siglas que están de moda en el mundo de las TI. Pero la gobernabilidad de la información… si lo haces bien, es más probable que tengas éxito –mucho éxito- porque cualquier aplicación, cualquier infraestructura que adquieras, se basará en información que puede llevar a una mejor toma de decisiones empresariales.

Si desea conocer más sobre inteligencia de negocios, Technology Evaluation Centers o los temas que se trataron en este podcast, visite www.technologyevaluation.com.

Para obtener más información o hacer su propia comparación de soluciones, visite el Centro de evaluación de BI de TEC.

 
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