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¿Cuál es la situación de la información de su empresa?

Escrito por: Bob Gallagher
Publicado: mayo 23 2005

Introducción

Los errores de información son extremadamente costosos para los vendedores y los fabricantes. De acuerdo a un estudio realizado por A. T. Kearney en el 2002, se estima que se desperdician 40 mil millones de dólares debido a errores ocasionados por datos incorrectos en las facturas.

La mayoría de la gente está de acuerdo en eliminar los errores de información de los productos representaría un ahorro, pero algunas de estas personas no tienen prisa por resolver el problema. ¿Por qué?

Existen muchos pretextos, como la evolución de las normas de intercambio de datos y la falta de presupuesto, pero el secreto detrás de este problema es que los datos de los productos se han administrado de forma incorrecta y ahora el problema parece no tener solución. Muchos directores de TI preferirían pasar por una cirugía dental que enfrentar este problema. La realidad es que no existe una solución rápida, pero una estrategia bien diseñada de gestión de la información de los productos representaría una base sólida para el futuro.

Descripción del mercado

El estudio que mencionamos, que se realizó para la Asociación de fabricantes de comestibles, también hace énfasis en los hechos siguientes sobre la información de los productos:

  • 3.5 por ciento del total de las ventas se pierde cada año debido a ineficiencia en la información de la cadena de suministro

  • 30 por ciento de la información sobre los artículos que se encuentra en los catálogos de los vendedores al por menor es incorrecta, y cada error puede costar entre 60 y 80 dólares

  • Se necesitan 25 minutos al año por cada SKU para limpiar la información de los productos

  • 60 por ciento de todas las facturas contienen errores

  • 43 por ciento de todos los errores en las facturas resultan en deducciones que pagan los fabricantes

  • Debido a que el proceso de transmisión de la información es tan lento, se necesitan en promedio cuatro semanas para que los vendedores al por menor actualicen sus sistemas con la información más reciente

Un director comercial de una gran empresa fabricante de bienes de consumo nos dijo que “distintas personas deben crear la información de cada producto y almacenarla en sus computadoras, y que no hay una persona responsable de la integridad de esos datos”.

Wal-Mart, ACE, The Home Depot, Wegmen’s, Shaws y otros grandes vendedores al por menor del mundo necesitan esta información para poder vender con eficiencia los productos que obtienen de los fabricantes. Estos vendedores mundiales al por menor manejan miles –hasta millones- de SKU, de las cuales el 35 por ciento cambian cada año. Este es un problema crítico de gestión de la información de los productos y representa un obstáculo para la optimización de la cadena mundial de suministro.

La organización European Article Numbering (EAN) y el North America’s Uniform Code Council (UCCnet) están trabajando para superar este problema, y han realizado un esfuerzo conjunto para obtener una solución el primero de enero de 2005. Esta fecha límite implica que al amanecer del 2005, todos los vendedores al por menor y fabricantes, no obstante su país, empezarán a usar el nuevo número global de identificación de productos (GTIN) de 14 cifras y sincronizarán los datos usando normas EAN/UCCnet.

Este plan de amanecer de 2005 y GTIN cuenta con un enorme soporte debido al potencial que tiene para retirar costos de sus cadenas de suministro, administrar mejor la introducción de productos nuevos y promociones y dar soporte a la integración de las cadenas globales de suministro.

A medida que los fabricantes se preparan para cumplir con las solicitudes de los vendedores al por menor, se han dado cuenta de que la sincronización de los datos es sólo la punta del iceberg, y que una solución a largo plazo exige contar con gestión de la información de los productos.

Gestión de la información de los productos

Un bien de consumo típico tiene cientos de atributos que lo describen. Una parte de esta información es creada por el departamento de mercadotecnia, otra arte por logística y otra por ingeniería y otros grupos. La mayoría del tiempo no existe una persona o un grupo que consolide estos datos y administre su actualización. Si un fabricante tiene cientos o miles de productos, el trabajo de asegurar la calidad de la información de los mismos puede volverse una tarea enorme.

Gestión de la información de los productos (PIM) es el nombre que se aplica al grupo de procesos que permiten que los creadores de información de una empresa introduzcan y modifiquen dicha información y que la usen para optimizar la venta de sus productos.

Una solución PIM debe ser el sistema de registro para la gestión de toda la información de los productos que se crea después de la fabricación y debe integrarse con todos los sistemas que mantienen una parte de dicha información. Debe contener los componentes funcionales de alto nivel siguientes:

  • Una sola interfaz que permita que todos los dueños de la información de los productos introduzcan, modifiquen y retiren los datos y las promociones relacionados con los productos

  • Un flujo de trabajo que asegure que se ejecuta cada paso del proceso de aprobación

  • Reglas del negocio que automaticen el proceso de las aprobaciones del flujo de trabajo y se deshagan de las excepciones de los datos

  • Un mecanismo que sincronice la información de los productos a través de todos los canales de distribución y hasta llegar al cliente

Acerca del autor

Bob Gallagher es presidente de RW Gallagher & Associates LLC, una firma de consultoría en comercialización estratégica que se especializa en negocios relacionados con tecnología. Ha trabajado de cerca con muchas empresas, como Intuit, Sybase, PC Week (ahora eWeek), QAD, HAHT Commerce y DataEase International.

Se le puede localizar en bobg@rwgallagher.com.

 
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