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Cuidado con SAP

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: mayo 13 2005

Los antecedentes de las soluciones GTM

E-business promete hacer del mundo una “aldea global” a medida que la gente obtiene los productos a través de la omnipresente Internet. Actualmente, se utilizan distintos sitios de comercio electrónico para comprar y vender productos y servicios y software interactivo e intercambios comerciales para administrar las cadenas de suministro internacionales. Sin embargo, aunque gracias a una terminal de cómputo podemos traspasar las fronteras, el e-business debe enfrentar los retos del cumplimiento con el comercio mundial y cubrir las necesidades de los clientes y los socios comerciales internacionales. En pocas palabras, casi todos los vendedores de gestión de la cadena de suministro (GCS) y planificación de los recursos de la empresa (ERP) carecen generalmente de fuertes capacidades de logística de comercio internacional (ITL) y gestión del comercio mundial (GTM).

En realidad son muy pocos los negocios que están preparados para las dificultades que implica realizar negocios por Internet. Las grandes empresas operan sus negocios internacionales mediante una variedad de filiales autónomas extranjeras, pero no cuentan con la gestión de logística mundial y operan como negocios separados que tienen sus propios sistemas. Además, en la misma empresa, los silos funcionales empeoran un enfoque uniforme a la gestión de la logística mundial. Por ejemplo, los departamentos de cumplimiento dependen del departamento legal, compras se encarga de las importaciones y ventas de las exportaciones. Mientras tanto, los departamentos de transporte se enfocan en obtener las mejores tarifas. Con frecuencia, estos silos crean pérdidas o ganancias contra los otros y nadie cuestiona por qué la empresa es eficiente al realizar los embarques en todo el sistema.

La planificación de la cadena de suministro (SCP), el cumplimiento comercial, el sourcing y otras tareas estratégicas no pueden administrarse en una escala mundial cuando los datos clave no son uniformes y no pueden ser compartidos fácilmente. Así, los costos de la logística de cada etapa por la que pasan los bienes –desde materia prima hasta el producto terminado que es embarcado- pueden corresponder a la mitad del costo total. El problema es que rara vez se asigna contabilidad a cada etapa. Por ejemplo, si usa únicamente el precio unitario, una empresa puede deducir que se ha ahorrado millones de dólares mediante la expansión de su base de proveedores globales, sólo para darse cuenta después de que sus costos totales de logística se aumentaron del doble de los supuestos ahorros porque los bienes se enviaron en embarques al detalle económicos.

Para implementar las soluciones GTM satisfactoriamente, es necesario que las empresas integren los elementos de sus cadenas de suministro física y financiera. Para ello, deben compartir los datos y colaborar entre los silos funcionales y los socios comerciales externos. Por supuesto que lograr que distintas soluciones funcionen uniformemente es un reto para cada aspecto de GCS. La logística mundial es probablemente la disciplina más difícil de administrar mediante una plataforma, ya que tiene un gran universo de usuarios que se encuentran en todo el mundo, además de que los sistemas y las capacidades de los usuarios varían enormemente. Por otro lado, como ha sucedido con los recientes reglamentos de seguridad comercial del Departamento de aduanas, están aumentando los mandatos que exigen una mayor funcionalidad y serán expandidos dentro de poco tiempo.

Para tener éxito en una economía mundial altamente competitiva, donde la competencia puede provenir desde Arkansas o Argentina, las empresas deben aprovechar la capacidad global de los bienes y servicios de bajo costo y calidad relativamente alta, las tasas de mano de obra a bajo costo y el transporte eficiente y confiable. Si no se hace, la competencia seguramente lo hará. Al tener esto en cuenta, resulta evidente que el embarque de estas piezas y estos bienes de un país a otro es una tarea realmente laboriosa. Cada país tiene sus propios requisitos de importación y exportación de bienes. Los aranceles, los derechos, las preferencias entre países, las leyes antidumping y el aumento en las medidas de seguridad que han surgido a partir del 11 de septiembre, han magnificado los riesgos de tener penalizaciones por no cumplimiento y costos generales. Los importadores y los exportadores deben someterse a una gran lista de requisitos que pretenden mejorar la seguridad comercial y evitar el terrorismo. De acuerdo al Brookings Institute, el costo que implica reducir por un día la velocidad de la entrega de bienes importados debido a revisiones adicionales de seguridad podría llegar a $7,000 millones de dólares anuales. Por consiguiente, es más importante que nunca que las empresas usen software GTM y un proveedor de servicios que tenga un conocimiento del campo del comercio mundial, procesos comprobados y prácticas de excelencia en comercio internacional.

Las iniciativas de seguridad impulsan el software GTM

Para poder asegurar el comercio y promover el crecimiento, muchas leyes e iniciativas nuevas pasan de los sistemas tradicionales de comercio en papel a los nuevos formatos electrónicos. Se está haciendo énfasis en reunir la información de comercio en una etapa más temprana de la cadena de suministro, con el fin de integrar la conciliación de las facturas y los sistemas de financiamiento comercial con mayor facilidad, logrando reducir las fronteras con mayor eficacia.

Así, las principales razones que hacen que los exportadores, los importadores, los embarcadores, las instituciones financieras y empresas similares se interesen cada vez más en el software GTM son el ahorro en los costos y el tiempo y, ahora, la seguridad. Las empresas exigen que sus paquetes de software empresarial y sus proveedores ofrezcan más funcionalidades, y al mismo tiempo gastan con más cuidado en tecnología nueva. Por eso, muchos productos GTM incluyen módulos para revisar las órdenes contra las listas de partes negadas, dando seguimiento a las actividades de los proveedores y los usuarios finales y revisando el cumplimiento con los reglamentos que controlan las exportaciones. Algunos embarcadores están usando el software para crear avisos de embarque anticipado (ASN) electrónicos, como lo exige ahora la US Customs and Border Patrol (CBP) y para cumplir con C-TPAT, el programa CBP que requiere que los importadores y sus proveedores documenten los procesos para garantizar un nivel aceptable de seguridad.

No ignoremos la esencia de ERP

La importación y la exportación están íntimamente relacionadas con las finanzas internas de la empresa y la capacidad de integrar GTM con ERP es una de las principales prioridades para muchas compañías. Muchos embarcadores usan software de importación/exportación para crear infraestructuras uniformes de información global y prácticas en todas las filiales de la empresa. Para cualquier empresa que tenga un sistema de procesamiento de órdenes por ERP a nivel mundial, la capacidad para ligar directamente el cumplimiento con las exportaciones al procesamiento de las órdenes y eliminar la doble introducción de datos puede representar un atractivo importante.

De preferencia, el software debe reunir información y alimentarla a la empresa madre, permitiendo tener una visibilidad en las acciones y los procesos de las divisiones remotas. Sin embargo, los proveedores de software deben encontrar el equilibrio entre la consistencia global y las necesidades locales (consulte Standardizing on One ERP System in a Multi-division Enterprise). Al trabajar con algunos expertos en ley comercial y aduanas de distintas partes del mundo, muchos proveedores de software y servicios GTM están incluyendo adaptaciones para los requisitos locales, mientras mantienen la consistencia de los procedimientos. Los sistemas de logística mundial también deben equiparse correctamente para clasificar los embarques, identificar las partes negadas, reunir o difundir los datos de forma electrónica y proporcionar la visibilidad necesaria para garantizar la seguridad de los embarques.

A pesar de esta necesidad, la gran mayoría de vendedores de ERP y GCS siguen sin tener funcionalidades nativas de GTM. La excepción es SSA Global, gracias a la adquisición que acaba de realizar de Arzoon (consulte SSA Global Forms a Strategic Unit with an Extended-ERP Savvy). No obstante, si tomamos en cuenta el aumento constante del sourcing global, es muy probable que los vendedores traten de llenar este vacío mediante adquisiciones o alianzas estratégicas con los proveedores de contenido. Sin embargo, el antiguo PeopleSoft puede ser la excepción a la regla. Desde mediados de los 90, ha ofrecido capacidades incluidas de cumplimiento comercial que revisan el cumplimiento cada vez que pasa una orden por el sistema. Con este sistema, una empresa de fabricación, por ejemplo, no puede aceptar una orden legítima y después descubrir, gracias a un cambio subsiguiente del nombre del cliente, la dirección, el transportista o el país de destino, que ha desacatado la ley sin darse cuenta.

Global Trade Services (GTS) de SAP

SAP siempre ha sido un líder de las aplicaciones empresariales. Para comprobar su liderazgo en la entrega de productos internos, sólo es necesario ver su enfoque a otros mercados ERP adyacentes, como identificación por radio frecuencia (RFID) o sistemas de gestión de las ventas al por menor (consulte SAP's Approach to the Retail Market). Para mantener el paso con las tendencias pasadas, en febrero SAP presentó una solución actualizada de comercio mundial que debe ayudar a las empresas a realizar negocios de acuerdo al Tratado de libre comercio de América del Norte (TLCAN) y los acuerdos comerciales de la Unión europea (UE) con costos más bajos y un cumplimiento más fácil con los reglamentos. Se han agregado nuevas capacidades de procesamiento de las preferencias comerciales a la última versión de SAP Global Trade Services (SAP GTS), que es una aplicación compuesta que permite que los negocios normalicen y simplifiquen sus procesos de importación y exportación para acelerar sus cadenas globales de suministro. Parece que son más de 125 las empresas que están logrando más eficiencia y un cumplimiento con las leyes gracias a STP GTS. Algunas de ellas son Advanced Micro Devices (AMD), uno de los principales diseñadores y productores de microprocesadores innovadores, ASML, un fabricante de semiconductores y Teekanne Group, una empresa comercializadora de té.

SAP GTS, que funciona gracias a la plataforma tecnológica SAP NetWeaver, ofrece a las empresas un enfoque holístico para administrar sus actividades de comercio mundial en sus heterogéneos horizontes tecnológicos. Esta nueva versión también ofrece integración con las capacidades de business intelligence (BI) de SAP NetWeaver, y ofrece a los clientes una mayor flexibilidad y nueva información del negocio. SAP GTS se desarrolló con el enfoque por servicios de Enterprise Services Architecture (ESA) de SAP y funciona encima del ambiente de tecnología de información (TI) de una empresa y jala loa datos de los sistemas y las aplicaciones subyacentes para completar y cerrar el ciclo de los procesos de importación y exportación.

SAP GTS se presentó por primera vez en 2002 para dar a las empresas funcionalidades diseñadas para cubrir directamente los retos del ambiente actual de los negocios, donde la seguridad, la velocidad y el comercio mundial son obligatorios. Una de las capacidades clave de su producto nuevo es la gestión del cumplimiento. SAP Compliance Management automatiza la vigilancia de la lista de partes sancionadas y controla las importaciones y las exportaciones mediante gestión de las licencias y vigilancia de los embargos. Inmediatamente vigila los socios comerciales de una empresa durante los procesos de gestión de compras y ventas, comparándolos con las listas de partes sancionadas más recientes que publican las agencias gubernamentales. Esta función da soporte a reglamentos de seguridad nacional más estrictos y ayuda a que las empresas administren el cumplimiento y eviten pagar grandes multas debido a violaciones comerciales.

En el lado de las exportaciones, el software revisa si es posible exportar un producto específico de un país a otro, qué licencias y documentos son necesarios y revisa si hay partes negadas o embargos. Entonces envía la declaración de exportación directamente a aduanas. En el lado de las importaciones, compara el producto con la base de datos de números armonizados para encontrar la clasificación y los derechos adecuados y determina si se pueden aplicar acuerdos comerciales, estado de país favorecido y otras reglas especiales. Sin embargo, la capacidad para reclamar una suspensión de los derechos sigue en etapa de planificación. Esta capacidad logrará aprovechar la información de importaciones, productos y exportaciones para ofrecer toda la documentación que requiere una empresa para reclamar los derechos de importaciones que se han vuelto a exportar.

SAP GTS es un producto completamente nuevo que desarrolló SAP (aunque algunas partes se usan dentro del antiguo producto de GTS llamado SAP Foreign Trade). Cubre las necesidades de sus clientes, incluyendo las visualizaciones globales de las actividades comerciales y las normas de los procesos de importación y exportación en varias unidades del negocio. También extiende la empresa para que funcione con mayor eficiencia con terceras partes, como corredores aduanales, transportistas y agencias gubernamentales. Debido a que la capacidad de interoperación es de gran importancia, SAP GTS usa normas abiertas y aprovecha la plataforma tecnológica SAP NetWeaver para ofrecer a las empresas un enfoque más holístico para manejar las actividades de comercio mundial. Se integra con los procesos logísticos de oficina de gestión para permitir que las empresas funcionen de forma local y mantengan una administración central. SAP GTS tiene normas abiertas, como XML y servicios web, además de que es capaz de interactuar con sistemas que pertenecen o no a SAP, permitiendo que descanse entre varios sistemas empresariales, como ERP, CRM, SRM o gestión del ciclo de vida de los productos (PLM).

La integración con SAP MDM

SAP GTS también se convertirá en una oferta única cuando se integre con otros módulos tanto de SAP como externos –esta función sigue en desarrollo. Dicha integración administrará los datos maestros de los productos y permitirá tener una mayor visibilidad de la cadena de suministro. Por consiguiente, el módulo de gestión de datos maestros (MDM) de SAP ofrecerá eventualmente una gran cantidad de información sobre los productos que también dará soporte a las capacidades de cumplimiento comercial en el módulo SAP GTS. Esto resulta particularmente interesante, ya que los importadores estadounidenses tienen responsabilidades importantes de cumplimiento y querrán tener un mayor control sobre lo que almacenan. Por ejemplo, los grandes importadores querrán una descripción de los productos y su número de clasificación armonizado en un sistema central para tener más control.

El módulo SAP MDM (consulte SAP Bolsters NetWeaver's MDM Capabilities) administra los datos de los productos de una empresa de usuarios y su relación con las reglas del módulo SAP GTS. Ambos módulos ligan la descripción de los productos con las reglas adecuadas de licencias, clasificación de los aranceles, origen de los productos y las partes involucradas. Así, las empresas de usuarios pueden realizar compras y ventas en todo el mundo de acuerdo únicamente a la pieza, el producto y los números armonizados, ya que SAP administrará esa información con precisión tras bambalinas.

Por lo tanto, SAP GTS resolverá dos problemas comunes de cumplimiento comercial, Primero, el módulo comercial siempre estará actualizado, ya que no depende de la base de datos interna de cumplimiento comercial. Así, para cada transacción, el sistema enviará consultas a una base de datos de referencia de SAP, que revisará los datos del producto y el embarque contra las reglas comerciales más recientes. Por lo tanto, SAP será responsable de asegurarse de que su base de datos centralizada de cumplimiento comercial se actualiza constantemente. En segundo lugar, el producto ofrecerá una solución para las empresas mundiales que tienen varios sistemas ERP. SAP MDM puede ayudar a las empresas a crear una instancia de los datos de los productos, que será compartida por todos los sistemas ERP de la empresa mundial.

La integración con SCEM

Asimismo, la versión de gestión de los eventos de la cadena de suministro (SCEM) de SAP también será parte del paquete SAP GTS en las próximas versiones, ya que las empresas deben conocer siempre la ubicación de sus productos, con todos los transportistas a través de los sistemas de transporte fragmentados. Para hacer esto, la información de GTS y SCEM se entregará en toda la cadena de suministro mediante la aplicación SAP Enterprise Portal, para que todas las partes, no obstante su tamaño, tengan acceso a la información mediante su navegador web. Debido a que todas estas funciones se integrarán con el sistema mySAP ERP, otras funciones de la empresa, como el sistema de gestión del transporte (TMS), que es parte de la serie SAP LES (Logistics Execution System), podrían integrarse automáticamente con el sistema.

En 2003, SAP anunció la disponibilidad de SAP Customs Management, un nuevo componente de SAP GTS que debe ayudar a los clientes a acelerar el paso de los bienes por aduana, reduciendo los riesgos de falta de cumplimiento y los costos generales del comercio internacional. El módulo facilita los mensajes electrónicos con varios sistemas gubernamentales de comercio, como Automated Export System (AES), New Computerized Transit System (NCTS) y Automated Tariff Classification and Local Customs Clearance System (ATLAS). Las empresas que usen SAP Customs Management deben obtener ventajas de un paso más rápido por aduanas y una mayor eficiencia al vender y comprar bienes mundialmente. Al usarlo, las empresas también pueden clasificar los productos para calcular los derechos aduanales y los impuestos con mayor precisión. Entonces pueden imprimir la documentación pertinente de comercio de importación y exportación y reducir el tiempo de espera en la frontera. SAP Customs Management también debe ayudar a las empresas a cumplir con las estrictas normas de comunicación electrónica con los sistemas comerciales para acelerar el paso por aduanas.

Las capacidades recientes de SAP GTS se desarrollaron para ayudar a que las empresas aprovechen las ventajas de los acuerdos comerciales, como el TLCAN y la UE, entre otros. Aunque estas ventajas son numerosas, el proceso es verdaderamente complejo y tardado, ya que los proveedores deben escribir declaraciones acerca del origen de los productos para calcular si son candidatos a preferencias y a la satisfacción de los requisitos de los documentos, como certificados de movimientos cuando los bienes pasan por aduanas. SAP Risk Management es el último componente que será lanzado como parte de SAP GTS. Automatiza este proceso solicitando a los proveedores las declaraciones de los vendedores, calculando y publicando la información de los candidatos en los documentos de ventas y proporcionando reportes detallados. Todo esto deberá ayudar a que las empresas cumplan con los acuerdos comerciales regionales, eliminen los riesgos mediante la documentación y las auditorías y aseguren su competitividad mediante tasas reducidas de derechos que podrán reclamar sus clientes. SAP Risk Management enlaza estas nuevas capacidades junto con los otros componentes de SAP GTS, incluyendo SAP Customs Management y SAP Compliance Management.

Con el fin de seguir ayudando a que las empresas obtengan mayor eficiencia internacional, a mediados de 2004, SAP anunció un nuevo acuerdo con FedEx Trade Networks, una filial de FedEx Corp., por medio del cual las empresas de usuarios pueden integrar y usar datos de derechos e impuestos mundiales de FedEx Trade Networks usando SAP GTS. FedEx Trade Networks y SAP han estado trabajando juntos para ayudar a que las empresas automaticen, normalicen y mejoren los procesos de comercio internacional. La integración entre FedEx Trade Networks, SAP GTS y el sistema ERP del cliente (ya sea de SAP o de algún competidor) debe ayudar a reducir los riesgos y permitir una mayor transparencia en la cadena de suministro. Los gerentes de cumplimiento comercial podrán revisar y calcular las importaciones y las exportaciones con precisión, ya que el flujo de bienes está visible en SAP GTS. Las actualizaciones automáticas también incluyen números HTS y derechos. También se encargará de:

  • Mejorar el cumplimiento de la cadena de suministro al tener acceso a las clasificaciones precisas de los productos y a la información correspondiente de derechos e impuestos en una ubicación central

  • Realizar una auditoría de las clasificaciones de los productos en los mercados extranjeros, asegurando que las filiales paguen la tasa de derechos legal más baja

  • Ahorrar dinero en las compras mundiales al seleccionar el vendedor con los precios más bajos de acuerdo al costo total de importación, que incluye precios, impuestos y costos de embarque

FedEx Trade Networks ha estado ofreciendo a los clientes de SAP GTS una ventaja competitiva mediante la información actualizada de los derechos y los impuestos aduanales de más de 118 países del mundo. Asimismo, los importadores y los exportadores podrán aprovechar los programas arancelarios que continuamente se reúnen, simplifican, normalizan y traducen al inglés para ser cargados en SAP GTS. Por lo tanto, los clientes de SAP GTS podrán comprar y usar los datos de FedEx Trade Networks para planificar, licitar, operar y auditar los datos de derechos e impuestos con mayor eficiencia.

 
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