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Datos de los activos para una gestión precisa del ciclo de vida

Escrito por: Daryl Mather
Publicado: agosto 24 2006

Introduction

Entre las áreas donde los sistemas modernos de gestión de los activos de la empresa (EAM) proporcionan beneficios sustanciales se expulsan las ineficiencias en los procesos comerciales. A través de la captura, almacenaje, manipulación y muestra de los datos transaccionales históricos, las compañías pueden ir hacia delante en la eficiencia con la que ejecutan los programas de mantenimiento. Pueden hacer esto, por ejemplo, a través de asegurar que se capturen, analicen y resuelvan los retrasos al ejecutar el trabajo, o al ser capaces de mostrar las tendencias en el desempeño y los costos con el tiempo.

Segunda parte de la serie Capturado por los datos.

La efectividad de una tarea de mantenimiento llega de cómo maneja las formas de falla, no del nivel de eficiencia con el que se ejecuta. Los estudios originales de mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM) revelaron que varias tareas de rutina podrían contribuir al fracaso, o a una menor efectividad de costos, al no tener impacto o tener un impacto limitado en el desempeño del activo (en efecto desperdiciando el presupuesto de mantenimiento). Ejecutar estas tareas con mayor eficiencia tendría un impacto nulo en la efectividad, o posiblemente magnificaría los efectos de las tareas inapropiadas.

Por ejemplo, después de que un analista RCM ha pasado mucho tiempo trabajando con una compañía de servicio público en el Reino Unido, fue claro que el cumplimiento del programa no fue una cifra precisa. Los programas por lo general tenían un cumplimiento del 100 por ciento, mientras que en la realidad se llevaban a cabo en un 25 por ciento.

Después de investigar resultó que el personal de los talleres reconoció que la mayoría de los regimenes que salían del sistema eran contraproducentes, o no aplicaban. Así que afortunadamente se omitieron. Antes de instalar el sistema EAM, estaban trabajando con tarjetas de trabajo en sistemas separados; una vez que salió "al aire" EAM, se cotejaron y se asignaron a todos los activos similares sin importar el contexto operacional.

Aquí es donde las metodologías al estilo RCM contribuyen con el sistema EAM moderno o sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) Al proporcionar el contenido que el sistema necesita manejar, se asegura que se ejecute el trabajo correcto en la forma indicada. Es sentido común, y los practicantes de RCM han estado enfatizando este punto por varios años.

Lo que no siempre se enfatiza es que tener un programa efectivo de mantenimiento que esté integrado con el sistema EAM asegura que los esfuerzos futuros de la captura de datos se ejecuten de cierta forma que soporten los principios de una administración responsable de activos. El efecto de construir un programa de captura de datos detrás de un programa efectivo de mantenimiento es revertir, con el tiempo, la proporción de los datos con el conocimiento humano que está disponible para la toma de decisiones.

Figura 1 Integración de EAM y el mantenimiento centrado en la confiabilidad.

En el análisis del desempeño, el acercamiento estructurado dentro del diagrama de decisión conduce a los analistas RCM a desarrollar un programa de gestión de activos que sea práctico, de costo efectivo, y que esté dirigido a un nivel dado de desempeño y riesgo. Existen dos resultados principales para cualquier análisis desempeñado de forma correcta. El primero es de cambios únicos a los procedimientos, software, configuraciones de activos, tipos de activos, políticas de la compañía y diseños de activos.

La segunda área es un grupo de tareas de mantenimiento de rutina diseñado para manejar las formas de falla bajo análisis. Además de las combinaciones de políticas, RCM soporta cinco opciones diferentes de políticas de mantenimiento, que se describen a continuación. Estas conforman el volumen del contenido que el sistema EAM maneja (la estrategia u opciones de políticas ofrecidas dentro de RCM se describen en el estándar RCM SAE JA1011).

  1. Mantenimiento condicional (PTive): una tarea para predecir cuando una forma de falla está a punto de ocurrir.

  2. Restauración preventiva (PRes): una tarea para prevenir la falla a través de aplicar una tarea, a un intervalo de tiempo o basado en el uso, para restaurar la resistencia original contra falla del activo.

  3. Reemplazo preventivo (PRep): una tarea para prevenir la falla a través de reemplazar un activo o componente, a un intervalo de tiempo o basado en el uso.

  4. Mantenimiento detector (DTive): una tarea para detectar si un artículo ha fallado o no. Esta tarea sólo se aplica a formas de falla que RCM clasifica como ocultas.

  5. Operación para falla (RTF): una política que permite que un activo falle, en lugar de aplicar cualquier forma de mantenimiento de rutina. Las formas de falla que se permiten tienen consecuencias bajas o insignificantes en términos de costos. Estas con las fallas no críticas o aceptables que se mencionaron anteriormente.

Un proceso basado en RCM selecciona estas tareas con base en su aplicabilidad y efectividad, como se define dentro de los algoritmos de decisión. Estos problemas se han comentado varias veces y por ello no se abarcarán a gran detalle en el presente artículo.

Para los analistas modernos de RCM, las tareas de mantenimiento de rutina son de interés no sólo debido al impacto que tienen sobre el desempeño del activo, sino también por la forma en que se pueden utilizar para desarrollar el portafolio de información de activos, la forma en que contribuyen al ciclo de vida de los costos y la forma en que proporcionan una herramienta adicional para el monitoreo proactivo del desempeño de activos y exposición a riesgo corporativo.

Al igual que con la lógica del diagrama de decisión, el criterio y las características de cada una de estas opciones de políticas se han detallado muchas veces, y no es necesario describirlas a detalle en el presente. Sin embargo, es necesario detallar cómo afectan la recolección, gestión y uso de los datos dinámicos de activos.

Mantenimiento condicional

Como se detalla en la figura 2, las tareas del mantenimiento condicional (PTive) se establecen para intentar detectar las señales de advertencia que indican el comienzo de una falla, por lo tanto permite que se lleven a cabo acciones para evitar la falla. Sin embargo, también existe otro aspecto de las tareas PTive que con frecuencia se pasa por alto: el de la tarea correctiva o predicha (PTed) una vez que se han detectado las señales de advertencia.

Siguiendo inmediatamente el análisis, la información establecida se puede utilizar para crear modelos proactivos de todo el ciclo de vida de los costos que están directamente ligados al desempeño y al riesgo.

Figura 2 Tareas involucradas en el mantenimiento condicional

El costo del ciclo de vida total de un activo o componente sujeto a las tareas de mantenimiento condicional, se puede representar con la siguiente ecuación:

Costo de vida total = (costo (PTive) x n) + costo (PTed),

Donde n representa el número de veces que se puede ejecutar la tarea PTive Esto también conduce los cálculos del tiempo entre la instalación y la probabilidad de falla. Se tiene que reconocer que la tarea PTed o correctiva se ejecuta a un tiempo menor al fin de vida (auque pequeño).

Conforme pasa el tiempo, la cantidad de datos que se recolecta en estas tareas crecerá, y ahora se recolectará en una forma responsable, y también se puede utilizar en modelos estadísticos con respecto a la degradación del activo y las predicciones de los requisitos del capital gastado. Al incluir estos resultados en un análisis RCM, los administradores de activos pueden utilizar los resultados con mayor confianza como predictores de perfiles de costos de toda la vida y puntos de fin de vida.

Mantenimiento preventivo

Donde las tareas del mantenimiento condicional no se pueden aplicar, por cualquier motivo, las siguientes dos opciones en cualquier lado del diagrama de decisión son tareas de mantenimiento preventivo. Estas son tareas que tienen como objetivo ya sea restaurar la resistencia a la falla (PRes) de un activo, o reemplazar el activo en un momento antes de que puedan ocurrir las fallas (PRep), y con ello prevenir las fallas. Estas tareas tienen un uso limitado y están basadas en la edad, uso o algún otro tipo de representación del tiempo.

Figura 3 Tareas involucradas en el mantenimiento preventivo

Cuando se aplican correctamente, estas tareas son parte del acercamiento al mantenimiento que, por necesidad, reduce el volumen de falla de los datos disponibles para el análisis estadístico. Sin embargo, con el componente fuera del ambiente operacional, se puede probar de forma segura para intentar establecer la extensión de su vida útil restante económicamente.

El costo de vida total de un activo o componente sujeto a las tareas de mantenimiento preventivo, se puede representar con la siguiente ecuación:

Costo de vida total = (costo (PRes) o costo (PRep)

Esta es una tarea adicional, una que no se generaría de un análisis RCM. Sin embargo representa otro aspecto de la captura de datos responsable, y es un elemento importante del negocio donde la confianza en la predicción de vida estadística y los modelos de costo de toda la vida son sumamente importantes. Esto teóricamente podría ser adecuado para todas las compañías que necesitan manejar activos físicos. Sin embargo, tiene una importancia especial para las instituciones financieramente reguladas y las compañías que necesitan probar el caso para su financiación.

Mantenimiento detector

Al igual que con las tareas del mantenimiento condicional, existen dos tareas que se están implementando en el mantenimiento detector: primero, la tarea de mantenimiento detector (DTive), y segundo la tarea de mantenimiento detectado (DTed). El resultado de esto es el mismo que el de las tareas de mantenimiento condicional. Es decir, proporciona mayor información acerca de la posibilidad de falla, recolectada en forma responsable, que se puede utilizar para informar decisiones con respecto a la optimización de la frecuencia de esta tarea.

Figura 4 Tareas involucradas en el mantenimiento detector

El costo del ciclo de vida total de un activo o componente sujeto a las tareas de mantenimiento detector, se puede representar con la siguiente ecuación:

Costo de vida total = (costo (DTive) x n) + costo (DTed),

Donde n representa el número de veces que se puede ejecutar la tarea DTive Esto también conduce los cálculos del tiempo entre la instalación y la probabilidad de falla. Se tiene que reconocer que la tarea DTed o correctiva se ejecuta a un tiempo mayor al fin de vida debido a las características de la tarea. Conforme pasa el tiempo, los datos recolectados se pueden utilizar para informar decisiones y modelos de toda la vida con mayor certidumbre.

Esto es particularmente relevante para las fallas ocultas o funciones ocultas, como se les llama algunas veces. Al implementar los resultados de un análisis RCM, algunas de las tareas son tareas DTive. Esto es, que son tareas colocadas para detectar si ha ocurrido alguna falla. Con frecuencia los artículos que se prueban no se han probado por un largo periodo de tiempo, a veces en años. Y con frecuencia ¡nadie sabe si están funcionando o no!

Por lo tanto al establecer las frecuencias iniciales de la tarea DTive la información utilizada no es muy confiable, y se respalda únicamente por las experiencias y memorias de aquellos involucrados en el ejercicio. Afortunadamente, los fabricantes con frecuencia tienen un buen nivel de información con respecto a las tasas de falla en este tipo de dispositivos. Pero el resultado es bastante conservador, y no es adecuado para el clima operacional específico. Desempeñar las tareas DTive ayudará inmediatamente a la compañía a establecer alguna información de base con respecto al índice de fallas del dispositivo.

Operación para falla

La última opción de política, además de rediseñar y combinar las tareas es la de operación para falla. Esta opción es para las fallas detalladas en la figura 1 (de la primera parte de este serie), para las que el costo es aceptable o bajo (o insignificante). El EAM permitirá que se capturen estas fallas para análisis y para informar los modelos de costos de vida y los pronósticos de gastos y para su uso en la revisión de las políticas de mantenimiento cuando sea relevante

Figura 5 Tareas involucradas las políticas de operación para falla.

Junto con la captura de datos responsable forzada por estas opciones de políticas, configurar y manejar el EAM alineado con el pensamiento RCM también permitirá visibilidad de las fallas excepcionales.

Debido a la forma en que se lleva a cabo RCM (por necesidad), existe la posibilidad de que algunas fallas pasen desapercibidas. Los métodos modernos de ejecución han expandido el método original de los análisis basados en equipos para incluir fuentes expertas de análisis fuera del equipo, pero siempre permanece la posibilidad de que el análisis no vea una falla crítica a pesar de los mejores esfuerzos de los analistas y todos los involucrados.

En estas circunstancias, los datos registrados en estas fallas excepcionales proporcionarán el ímpetu para que los analistas revisen el análisis al factor en este modo de falla, y para colocar una política relevante de gestión. No es un área que se utilice para la captura de datos para análisis estadísticos y es, como su nombre lo indica, la excepción en lugar de la regla.

Se puede ver que parte del papel de analista moderno de RCM no sólo es minimizar el volumen de datos de fallas que se recolecta para análisis posteriores, sino también maximizar la calidad y la utilización de los datos que se captura por medio de métodos de recolección que soportan los principios de una administración responsable de activos. También se puede ver que los avances en la tecnología moderna, junto con la creciente necesidad de compañías de activos, han permitido que esta información se utilice en formas más completas y nuevas de lo que se concibió en un principio, y por ello esta información no se menciona en trabajos previos acerca de RCM.

En especial, mueve el cambio de la compañía fuera de métodos estáticos de costos del ciclo de vida, hacia métodos proactivos del costo de toda la vida. Este es un paso que les permite a las compañías establecer técnicas de captura de datos y prácticas requeridas para impulsarlo hacia el modelo de probabilidad de los costos de toda la vida.

Medida del desempeño de mantenimiento

Vale la pena mencionar la medida dentro de el presente artículo debido a que los datos se generarán al aplicar un programa de mantenimiento efectivo y les permitirá a las compañías ver cómo funciona su programa más allá de lo que antes podían hacer. Es otro ejemplo de la importancia fundamentan de las políticas de mantenimiento efectivo.

Al aplicar programas de medidas para la gestión de activos o mantenimiento, las compañías por lo general buscan dirigir medidas de desempeño. Esas son cosas como índices de falla, tiempo de reparación, disponibilidad, calidad y una lista completa de otras medidas de cómo una máquina opera en un tiempo dado (con frecuencia con tendencia a dar una vista de la mejora o el deterioro).

Estas son medidas perfectamente razonables, y le dan a una compañía una visión instantánea de cómo se desempeña una máquina con respecto a los estándares establecidos para la misma. Sin importar cómo se seleccionan o se generan estas medidas, casi siempre existen indicadores de recubrimiento Es decir, son indicadores que dicen cómo se desempeña la máquina después del hecho.

Figura 6 Áreas cubiertas con las tarjetas de puntuación RCM

Sin embargo los datos recolectados a través del establecimiento de un programa de mantenimiento efectivo le permite a la compañía generar un rango de indicadores guía (son medidas que guían el desempeño, o que le dicen que es probable que algo comience a desempeñarse mal antes de que realmente lo haga).

El diagrama en la figura 6 muestra el impacto relativo de estas áreas de indicadores guía, y el impacto más pequeño de medidas de desempeño establecidas en los acercamientos tradicionales de revestimiento. Estas son las áreas clave de la tarjeta de puntuación RCM, una herramienta primero publicada en el libro The Maintenance Scorecard (Mather, Daryl. 2005. The Maintenance Scorecard: Creating Strategic Advantage. New York: Industrial Press), y descrita en otro artículo.

Sin embargo, la idea principal de la tarjeta de puntuación RCM es permitirles a las compañías medir la efectividad de sus iniciativas de políticas de mantenimiento. A través de aplicar medidas a los datos capturados en el curso del trabajo diario, los analistas RCM son capaces de responder a varias preguntas:

  • ¿Es más efectivo al costo manejar el activo sobre su perfil de toda la vida, o no? (Esto lleva a la gestión incorrecta de toda la vida, y no sólo de los costos).
  • ¿La tarea realmente fue más efectiva al costo que los cálculos de falla? (Esto lleva a costos incorrectos de toda la vida).
  • ¿El costo de la falla realmente fue más efectiva al costo que los costos estimados de la póliza de mantenimiento? (Esto lleva a costos incorrectos de toda la vida).
  • ¿Las tareas realmente predicen o previenen las fallas?
  • ¿Cuál es el aumento en el riesgo debido al desempeño tardío de las tareas DTive? (Esto conlleva a niveles más altos de lo aceptable de exposición de riesgo)
  • ¿Cuál es el aumento en el riesgo debido al desempeño tardío de las tareas PRes o PRep? (Esto conlleva a niveles más altos de lo aceptable de exposición de riesgo)
  • ¿Cuál es el aumento en el riesgo debido al desempeño tardío de las tareas PTive ? (Esto conlleva a niveles más altos de lo aceptable de exposición de riesgo)

Las medidas reales contenidas dentro de la tarjeta de puntuación RCM se detallan completamente en el libro antes mencionado. Proporciona un nivel más fuerte de beneficio para una compañía que las medidas directas, debido a que les permite utilizar los resultados de los indicadores guía, y con ello eliminar el mal desempeño antes de que aparezca en el reporte de gestión. Sin importar las medidas reales utilizadas, el punto sigue siendo que esto sólo es posible debido a la creación, en primera instancia, del programa de mantenimiento efectivo.

La consideración más importante de los administradores de mantenimiento

El presente artículo se comenzó con la discusión de tres conductores importantes de mantenimientos que con frecuencia dirigen los sistemas EAM. Sin considerar los distintos ambientes operativos de las distintas compañías, estos cubren los conductores básicos de la mayoría de los departamentos de mantenimiento:

  • Desarrollar políticas de mantenimiento diseñados para minimizar el costo total de manejar y operar los activos en todo el ciclo de vida para un nivel dado de desempeño y riesgo.
  • Obtener la máxima eficacia de los recursos utilizados para llevar a cabo las políticas de mantenimiento, conduciendo costos de unidad hacia el nivel más óptimo.
  • Construir el portafolio de datos de los activos para permitir decisiones futuras con respecto a la base de activos con niveles crecientes de confianza.

Se puede argumentar que los métodos basados en el pensamiento al estilo RCM podrían satisfacer solos los tres de los conductores principales de la gestión de mantenimiento. Pero el proceso comercial que se requeriría sería oneroso, y restringiría la habilidad de la compañía de manipular y analizar los datos eficazmente (al igual que sería una carga para aquellos que intentan manejar la carga de trabajo del mantenimiento).

También se puede argumentar que implementar EAM o CMMS sin implementar una iniciativa guía o paralela para crear políticas de mantenimiento efectivas producirá resultados limitados, posiblemente exacerbando la situación actual al permitirle a la compañía llevar a cabo un trabajo incorrecto. Y también puede crear potencialmente un ambiente donde los activos se manejan de tal forma que es contrario a los principios de la administración responsable de activos.

Esta línea de pensamiento puede llevar sólo a una conclusión. El desarrollo de políticas de mantenimiento efectivo es la consideración más importante para los administradores modernos de activos. Cuando se realiza correctamente, proporciona la base para los procesos comerciales, las técnicas y métodos para la gestión de inventario, las configuraciones y selección de software y el número de requisitos de habilidades de la mano de obra.

Además de estas ventajas tácticas, también ofrece las ventajas estratégicas de mejorar la gestión de toda la vida y entender la base de activos físicos, y la forma en que se monitorea y se maneja a través de medidas de desempeño. Sin embargo una vez que se crea el programa, intentar manejar la base de activos sin fortalecer los avances en el software moderno de mantenimiento priva a la organización de una tremenda oportunidad de mejora.

Este punto de vista no es nuevo, ni tampoco es especialmente complejo. Es un acercamiento de sentido común, y es una extensión de la forma básica que los administradores de mantenimiento realizaban antes de descubrir la tecnología y de ser llevados por el camino de la creciente funcionalidad, gráficas, dispositivos móviles y otros artefactos. Parece haber estado perdido en el laberinto de herramientas a las que nos enfrentamos hoy en día.

De especial importancia en el presente artículo es el creciente papel de los analistas de RCM. Una vez que un facilitador separado o un simple analista, el analista RCM es un papel que por necesidad se a convertido en más amplio, ahora tiene que cubrir un rango de áreas adicionales de experiencia. Un facilitador del siglo veinte era conducido para aplicar un método basado en equipo para completar el análisis. Los analistas del siglo veintiuno son propietarios de un programa de su área o región. Son responsables de su mantenimiento, implementación para asegurar que es efectivo, para establecer los enlaces para los costos de toda la vida y para capturar el conocimiento de la organización a través de la aplicación del método en una forma flexible. ¡Un nuevo papel para un nuevo conjunto de retos!

Con esto concluye la serie Capturado por los datos.

Acerca del autor

Daryl Mather le ha ayudado a las compañías a aumentar la rentabilidad de su base de activos físicos en más de veintitrés países y regiones, incluyendo Estados Unidos, Europa, Asia y Latinoamérica. Es autor de The Maintenance Scorecard: Creating Strategic Advantage. Actualmente trabaja con Knowledge Based Management, con sede en Londres (Reino Unido) y se le puede localizar en el correo electrónico daryl.mather@wspgroup.com.

 
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