Detenga la pérdida de capital de conocimiento en la industria de la fabricación




Los fabricantes corren el peligro de sufrir pérdidas importantes de capital de conocimiento. La reducción natural del número de empleados, debida a factores como renuncias o despidos y jubilaciones, sumada a la fuga de cerebros, están generando un éxodo de conocimientos. Es importante que los fabricantes establezcan estrategias de gestión de conocimientos antes de que sea demasiado tarde. Una de las opciones que tienen es crear un repositorio de capital de conocimiento que les permita usar los conocimientos que han ido adquiriendo con el tiempo para aumentar su productividad, mantener su ventaja competitiva y mejorar la atención que dan a sus clientes.

Las consecuencias comerciales de la pérdida de capital de conocimientos

Actualmente, los fabricantes se ven en la necesidad de reducir sus costos. Pensemos en un equipo de ingenieros y ensambladores que han dedicado tiempo y esfuerzo a diseñar y producir un proyecto complejo, y que un día se dan cuenta de que en el pasado se llevó a cabo un proyecto similar. Pensemos en el desperdicio de procesos repetidos, las oportunidades que se dejaron pasar y el costo que implica repetir el trabajo de diseño y fabricación. Es un hecho que la productividad aumenta cuando se reutiliza lo que ya se ha aprendido. En un ambiente de ingeniería bajo pedido (ETO), esto es especialmente importante porque el conocimiento que se tiene reduce los ciclos de diseño y producción, de manera que el desarrollo se puede hacer en menos tiempo. Disminuye las iteraciones y la repetición del trabajo de fabricación.

Un sistema de gestión de conocimientos puede eliminar la necesidad de tener prototipos físicos, ya que el diseño se hará bien desde el principio. Esto simplifica el proceso de diseño y aumenta la eficacia de la automatización y la producción. Es muy probable que una estrategia eficaz de gestión de conocimientos le dé al fabricante una ventaja competitiva importante, porque puede eliminar la redundancia en el diseño y agilizar el proceso de comercialización del producto. Después de todo, en los ambientes de fabricación ETO que trabajan por proyecto, la rentabilidad depende de que no se cometan errores en el trabajo y se reduzcan en los tiempos de diseño y producción.

Los clientes exigen que los fabricantes respondan mejor a sus necesidades durante el proceso de licitación. Los proyectos ETO suelen ser complejos e involucran grandes cantidades de materiales y equipo componente. Sin embargo, para no dejar pasar los negocios, hay que dar a los clientes cotizaciones precisas. Así, es aconsejable que los fabricantes conozcan las estimaciones que se han hecho para proyectos similares, porque esa información les permitirá responder a más licitaciones, volver a usar la información para mejorar sus cotizaciones y ofrecer a sus clientes y prospectos información más precisa. Si les dan a sus clientes más calidad, en menos tiempo y dentro de los límites la estimación, estarán ofreciéndoles un mejor servicio a clientes y, al mismo tiempo, mantendrán sus costos dentro de los límites. Si además utilizan la gestión de conocimientos, pueden mapear la información de los clientes a los proyectos y las ofertas alternativas que desarrollan para mejorar el servicio que les ofrecen. Los fabricantes tienen que hacer que sus métricas del rendimiento de la inversión se centren en los clientes, no en los productos.

Uno de los factores que impide que los fabricantes reduzcan sus ciclos de producción y que pone en riesgo su competitividad, son los silos de información. La falta de colaboración en el flujo de trabajo de las unidades empresariales ha generado una ruptura en la comunicación. Por ejemplo, muchas veces el taller y los ensambladores trabajan en silos, es decir, no se comunican con el equipo de diseño, así que surge la necesidad de mejorar la comunicación de los procesos. Se desperdician tiempo y esfuerzo cuando los procesos viajan de un departamento a otro, que probablemente están en ubicaciones diferentes y trabajan de acuerdo a prioridades distintas. Cuando se tienen equipos dispares, la transmisión de conocimientos se vuelve un factor que determina si los proyectos de ETO tendrán éxito; después de todo, los ingenieros y los gerentes de planta ven las cosas de manera distinta. Además de equipos dispares, pueden existir sistemas dispares que manejen enormes cantidades de hojas de cálculo y procesos manuales que se han acumulado durante años.

Las organizaciones que se integran alrededor de un solo sistema que abarca toda la empresa y que tienen una base común de información y procesos empresariales bien definidos, simplificarán la comunicación y podrán conectar el diseño con la producción y los ingenieros con los ensambladores, de manera que podrán comercializar sus productos en menos tiempo y ayudarán a sus clientes a controlar sus costos.

Las consecuencias de la pérdida de capital de conocimientos en la organización

No tiene sentido implantar una estrategia de gestión de conocimientos si no se manejan las partes involucradas, tanto internas como externas. Los fabricantes tienen que invitarlas a que participen. La captura de conocimientos implica cambios tanto internos como en la estrategia corporativa, así que es necesario reunir información sobre lo que los usuarios esperan del sistema y sobre cómo este último maneja el conocimiento. De esta forma se garantizará que el arranque del sistema será un evento positivo. La gestión de las partes involucradas incluye aceptación por parte de los ejecutivos (que incluye, a su vez, la justificación del costo), los usuarios, los diseñadores y los ingenieros de la organización. También abarca los participantes externos, como los asociados, los proveedores y los clientes. Después de todo, un sistema de gestión de conocimientos no es estático; implica un intercambio activo y constante entre las partes involucradas.

El éxito de un sistema de gestión de conocimientos dependerá de la forma en que se introduzca en la organización. Los fabricantes tienen que manejar los cambios inherentes a las políticas, los procedimientos y los métodos nuevos. Los usuarios finales involucrados tienen que comprender que la gestión de conocimientos es tan valiosa para ellos como lo es para la empresa. Ellos pueden ayudar a identificar los retos que pueden presentarse a dicho sistema. Al mismo tiempo, pueden ayudar a mitigar los problemas desde el principio y a determinar cuáles serán los riesgos aceptables.

Por todo esto, hay que manejar los cambios en todos los niveles jerárquicos de la organización. Para que el proceso de captura de conocimientos sea eficaz y para lograr un éxito sostenible, las empresas deben de crear y fomentar comunicaciones interdependientes y constantes. Para superar la resistencia, hay que definir una estrategia de integración desde el principio y después hacer todo lo posible para completar cada paso del proceso. Después de todo, son los usuarios quienes dictan si la estrategia de gestión de conocimientos tendrá éxito.

Aún cuando el éxito de un sistema de gestión de conocimientos dependa de los usuarios finales, para que una estrategia sea eficaz tiene que involucrar toda la riqueza de conocimientos que está fuera de la organización. Un equipo interfuncional de proveedores y asociados que contribuyan al funcionamiento de un sistema abierto de gestión de conocimientos, unido a la información que se recibe de los clientes, dará lugar a un escenario que permita tener retroalimentación y preguntas en tiempo real. Al abrir el sistema de gestión de conocimientos a estas partes externas, los fabricantes pueden anticiparse a los proyectos de los clientes y resolverlos aún antes de caer en la primera repetición del diseño. Este tipo de gestión de conocimientos hace que el fabricante se vuelva más fuerte con respecto a la competencia global, y lo hace superar sus preocupaciones sobre el periodo de comercialización de los productos, para que se concentre en generar ingresos de las ventas convertidas. Cuando los fabricantes obtienen información de los clientes y los proveedores antes de iniciar el proceso de fabricación, pueden cerrar ventas antes de que el primer producto salga de la línea de producción. De esta forma, el periodo de cierre ventas se vuelve más importante que el periodo de comercialización.

Los ejecutivos quieren que cada aplicación justifique su presencia en la organización mediante un rendimiento de la inversión que se pueda medir. Para reducir los costos, muchos fabricantes usan herramientas de gestión de conocimientos personalizadas que han desarrollado a nivel interno. Pero estos fabricantes tienen una gran desventaja: están estancados con sistemas heredados y mecanismos de almacenamiento de datos antiguos y complicados. Los fabricantes que quieran ser competitivos tienen que dejar las hojas de cálculo Excel y otros sistemas manuales, ya que es difícil mantener los viejos lenguajes de programación, además de que no sirven para mantenerles el paso a los cambios en la empresa. El día de hoy, tanto la lógica como la integración de las aplicaciones en la empresa han mejorado. Los ejecutivos involucrados deben diseñar un plan para reducir su dependencia en las infraestructuras anticuadas, y deben pensar en implantar una de las soluciones de gestión de conocimientos más conocidas.

Sin embargo, en la gestión de conocimientos hay una paradoja de la creatividad con la que hay que tener cuidado. Si bien puede parecer que usar los conocimientos que ya se tienen es un método más eficaz, puede resultar un obstáculo a la creatividad o el pensamiento innovador de los ingenieros. Los diseñadores involucrados pueden percibir la captura de conocimientos como una amenaza que puede impedir que se hagan las cosas de otro modo –que puede producir mejores resultados. Pero la realidad es que sucede exactamente lo contrario: un sistema de gestión de conocimientos fomenta la creatividad y abre todo un abanico de posibilidades. La ventaja de usar los conocimientos que ya se tienen –es decir, evitar cometer los mismos errores, volver a usar los conocimientos, aumentar la productividad y mejorar la atención a clientes- es mucho mayor que cualquier desventaja de la captura de conocimientos.

Conclusión

Una estrategia eficaz de gestión de conocimientos puede traer ventajas importantes a los fabricantes que manejan ambientes de ETO, como reducción en los costos y aumento de la productividad; mejor capacidad de respuesta a los clientes y una ventaja competitiva, además de una comunicación más clara y directa tanto dentro como fuera de la organización. Sin embargo, tienen que dejar atrás el proceso dispar y fracturado de captura de conocimientos y enfrentar la situación con una visión más estructurada. El cambio no será fácil, y en muchos casos implicará un cambio total de pensamiento sobre cómo capturar y almacenar los conocimientos –un enfoque que haga énfasis en la cooperación entre los departamentos de la organización y promueva la aceptación en toda la empresa, desde el nivel ejecutivo hasta el taller. Los usuarios tienen que conocer la simplicidad funcional del sistema, porque sólo así se podránderribar las barreras del proceso de captura y la gestión de datos.

Hay que recordar que si bien las cabezas de los proyectos ejecutivos son quienes deciden si se financiará un repositorio de gestión de conocimientos, son los equipos interfuncionales y los usuarios quienes se asegurarán de que la gestión de conocimientos sea tan valiosa para ellos como lo es para la empresa. Es necesario promover la participación de los usuarios y sumarla a un sistema abierto que permita capturar la información de los asociados, los proveedores y los clientes.

Además, las empresas tienen que aprovechar mejor las tecnologías de gestión de conocimientos, como las aplicaciones que usan un repositorio central de datos para almacenar la información de ingeniería o las reglas de diseño de productos y proyectos. Las aplicaciones más reconocidas ofrecen una funcionalidad sólida y tienen interfaces de usuario similares que buscan mantener la familiaridad de los usuarios. Una empresa que adopta un enfoque estándar a la captura de conocimientos se expone a impedir la creatividad, aún cuando esa no sea su intención. Pero cuando la gestión de conocimientos se usa de la mejor manera posible, promueve la creatividad, y seguramente los ingenieros de diseño apreciarán un repositorio de conocimientos dinámico. La clave para que la gestión de conocimientos tenga éxito es lograr que todas las partes involucradas participen de forma activa.

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