EAM versus CMMS: ¿cuál es la solución ideal para su empresa?




Los sistemas automatizados de gerencia de mantenimiento (CMMS) y de gerencia de activos empresariales (EAM) continúan logrando los titulares como una forma realista de reducir costos y de aumentar los ingresos. Para quien desee mantener un adecuado nivel de reparaciones e inventario de repuestos basado en pronósticos de uso del equipo, como forma de prevenir la sobre asignación de fondos escasos. También como programa efectivo de mantenimiento preventivo para mejorar el uso del equipo y su disponibilidad, permitiendo que se cumpla con el programa de producción, especialmente cuando en tiempos de depresión económica no se puede invertir en costosos repuestos para la maquinaria. Esto aplica tanto a los estándares de servicio como a la calidad del producto.

El atractivo de este tipo de software para las compañías esta en la tangibilidad y realidad de los ahorros. Por lo tanto, la ventaja que EAM/CMMS tiene sobre otros tipos de aplicaciones empresariales es que su retorno en la inversión (ROI) a menudo se alcanza razonable y rápidamente, además de ser fácilmente cuantificable. Demostrar el valor que agrega su uso optimizado, es un ejercicio relativamente concreto, pues da como resultado un mantenimiento óptimo de los equipos de producción y la localidad donde se hospeda.

Este artículo cubre la frontera entre CMMS y EAM, con énfasis particular en las características y funcionalidades de los sistemas EAM. Si busca un recoderis sobre las funcionalidades de CMMS, lea por favor CMMS: A Tutorial.

Las ofertas de dos proveedores suizos IFS AB (XSSE: IFS) e Intentia (XSSE: INT B) para grandes y medianas empresas, servirán de ejemplos para ilustrar el avance de las características de los sistemas EAM.

El resto de este documento comparara y explorara en detalle los dos puntos clave de sus diferencias: los problemas de integración y mantenimiento centrado en la confiabilidad (reliability-centered maintenance, RCM). El artículo termina con algunos antecedentes sobre Intentia e IFS y una discusión general sobre proveedores de planeación de recursos empresariales (ERP) y su incursión en la arena de EAM/CMMS.

Comparando CMMS y EAM

Mucho se refieren a EAM como un CMMS en esteroides, lo cual es una súper simplificación que no refleja la realidad. Normalmente CMMS esta confinado a las órdenes de trabajo y las actividades de mantenimiento preventivo. Algunas de sus funciones específicas son:

  • La programación de mantenimiento preventivo basado en alertas tales como horas de operación o periodos de tiempo preestablecidos como por ejemplo, cada 3 meses.

  • Asegurar disponibilidad basada en probabilidad para reparaciones y repuestos.

  • Rastreo y seguimiento por números de serie.

  • Sugerencia y creación de órdenes de compra para repuestos.

  • Seguimiento a las garantías.

  • Asegurar la disponibilidad de recursos de mano de obra con las capacidades y entrenamiento adecuados.

  • Mantenimiento de una base de datos donde estén registrados los activos y las partes para reparación, tales como nomenclatura, estructura jerárquica, lugar de uso, descripciones del soporte, etc.

  • Rastrear los costos de mantenimiento de piezas individuales del equipo.

  • Diferenciación y gestión apropiada de activos fijos, móviles y continuos.

  • Guardar o grabar eventos inesperados para análisis posterior.

  • Análisis estadístico de fiabilidad y rendimiento del equipo, además de proveer una variedad de reportes de orden estadístico y dinámico; tales como, uso del equipo, inactividad del equipo, tiempote falla del equipo (MTBF, equipment mean time between failure), tiempo invertido en la reparacion (MTTR, equipment mean time to repair).

Los sistemas EAM compensan estas funciones y, en la mayoría de casos, extienden sus capacidades pero los sistemas EAM ofrecen características adicionales, funcionalidades con valor agregado, y ahorros para su compañía. Como se ve arriba, una solución CMMS incluye usualmente compras y abastecimiento, gestión de inventario, así como de repuestos, partes, y rastreo de activos. Sin embargo, típicamente las aplicaciones CMMS no incluyen finanzas y contabilidad (solo la parte de registro) o capacidad de gestión para los recursos humanos (HHRR) –solo los requisitos de mano de obra-, además son generalmente adquiridos para ser integrados con aplicaciones que soportan las finanzas y HHRR mas profundamente. Esta aplicación interna es típicamente diseñada para ser usada e instalada en una sola planta.

La funcionalidad de CMMS es ampliada así típicamente a EAM por la adición de los módulos de la gerencia financiera, y a la gerencia avanzada de HHRR para crear la forma de gerenciar, y para grabar información y supervisar habilidades de la mano de obra que se requieren. Técnicamente, las aplicaciones EAM son también diseñadas para escalar a números más altos de usuarios y para facilitar el funcionamiento en sitios múltiples desde una sola base de datos centralizada, de tal modo que puede comunicarse mejor con toda la empresa, en lugar de satisfacer las necesidades de una sola planta o departamento.

Ambas aplicaciones EAM, IFS e Intentia pueden programar mantenimientos preventivos y gestionan estas actividades, así como, mantenimientos no planeados. Sin embargo, estos productos pueden extraer y actualizar continuamente información en Microsoft Project workplans, una herramienta popular de administración de proyectos. Adicionalmente, el EAM de Intentia es integrable con Movex Advanced Production Planner (APP), su herramienta de optimización de la producción. Consecuentemente, los pedidos de producción y de mantenimiento para la misma cadena de producción se pueden planear simultáneamente, proporcionando así la posibilidad de programar el trabajo de mantenimiento en ventanas de tiempo disponibles dentro de la producción. Por otra parte, el producto fue diseñado para planear el trabajo de la producción alrededor de cualquier problema de mantenimiento y poder optimizar la producción.

EAM ofrece más

El software EAM ofrece una metodología más robusta para documentar el equipo y sus piezas e incluir garantías, esquemas, y dibujos de diseño de ayuda automatizada (CAD). Con los módulos de diseño de planta de IFS, una vez se ingresa la información en la base de datos, estará disponible para todos los otros módulos IFS. Consecuentemente, la información se puede reciclar, sigue siendo consistente, actualizada, y no tiene que ser ingresada dos veces. La planta de diseño también provee a los diseñadores con herramientas de dibujo para el diseño del proceso y de la instrumentación. Los formularios predefinidos y la conveniente función de búsqueda son otros ejemplos de las características que benefician todas las disciplinas del diseño.

El sistema EAM provee con mejores y concluyentes alternativas de análisis de mantenimiento, reparación y servicio (MRO). El modulo de diagnostico de Intentia, que se usa para funciones de RCM, calcula los costos de fallas basados en los costos de inactividad multiplicados por los tiempos de inactividad y cualquier otra reparación. También provee análisis adicional, prevención de costos, que se basa en los costos de servicio de mantenimiento, incluyendo mano de obra y repuestos, en el mismo periodo de tiempo como el MTBF.

¿Que significa para su empresa tener los recursos disponibles, basado en las tendencias pasadas y un programa de mantenimiento preventivo? O puesto de otra manera: ¿cuesta más el mantenimiento del recurso que el valor que aporta? Por otro lado, IFS a través de su interfaz con un modulo para activos fijos, le da una característica interesante a la alternativa de servicio y mantenimiento (overhaul). Su EAM considerará el emprender un servicio de mantenimiento importante, como un reemplazo del motor, si esta actividad da lugar a una extensión significativa de la vida útil del activo para generar suficiente gasto de depreciación para autorizar el servicio.

Ambos productos EAM, IFS e Intentia proporcionan herramientas excelentes con las cuales se puede modificar el acceso al software. Esta personalización incluye la apariencia de la pantalla, consultas de la base de datos, y la disposición de los informes. Los portales personalizados cubren las funciones y las características más comunes requeridas por los técnicos de mantenimiento. El resultado final es una asimilación y un uso más fáciles del software y puede disminuir la curva aprendizaje. Como será discutido más adelante en esta serie, un diferenciador importante del software EAM es el concepto de RCM, el cual esta incluido por IFS e Intentia.

Con la ayuda del articulo de Daryl Mather, The Total EAM Vision Strategic Advantages in Asset Management, el diagrama siguiente resume las características y funciones esperadas en los sistemas CMMS y EAM.

Functions and Features

Typically Found in

 

CMMS

EAM

Estructura y jerarquía de la base de datos

Disponibilidad de repuestos

Disponibilidad de mano de obra

Requisitos de compras

Programación de mantenimiento preventivo

Acumulación y rastreo de costos

Inicio de grabación y rastreo

Reportes estándares y especiales

Vida útil de los activos

 

Administración de manteniento

 

Análisis de mantenimiento preventivo

 

Análisis de alternativas de mantenimiento

 

Gestión de riesgo de los activos fijos

 

Mantenimiento centrado en confiabilidad

 

Análisis de causas de raíz

 

Análisis financiero costo/vida útil

 

Gestión de cambios para documentos técnicos

 

Análisis de uso estratégico

 

Planeación estratégica para la gestión de activos

 

Diagrama 1: Funcionalidades esperadas en los sistemas CMMS y EAM.

Sobre los autores

Predrag Jakovljevic es analista principal de Technology Evaluation Centers (TEC), con enfoque en el mercado de las aplicaciones empresariales. Cuenta con cerca de veinte años de experiencia en la industria de la manufactura, incluyendo varios años como usuario experimentado de TI/ERP, así como consultor/implementador y analista del mercado. Es ingeniero mecánico de la Universidad de Belgrado (en la antigua Yugoslavia) y tiene un certificado en gestión de producción e inventario (CPIM) y en gestión integrada de los recursos (CIRM) de APICS.



Joseph J. Strub cuenta con una vasta experiencia como gerente de proyecto mayor y consultor para planeación y realización de proyectos ERP para sistemas de fabricación y distribución en empresas medianas y grandes de las industrias de procesos de menudeo, alimentos y bebidas, química y de bienes de consumo. Ha desarrollado programas de mercadotecnia y comunicación para empresas de TI y ha realizado consultoría para oportunidades de subcontratación en el exterior para empresas multinacionales. Además, fue consultor y auditor de sistemas de información para PricewaterhouseCoopers y director de desarrollo de aplicaciones y soporte para varias empresas Fortune 100. Actualmente es consultor independiente. Se le puede contactar en JoeStrub@WriteTechnologyPlus.com.

 
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