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El camino hacia la gobernabilidad de datos saludables

Escrito por: Jorge Garcia
Publicado: noviembre 16 2011

Este artículo esta basado en la presentación realizada por Jorge Garcia sobre “Calidad y gobernabilidad de los datos”, en la conferencia  ComputerWorld Technology Insights que tuvo lugar en Toronto, Canadá, el 4 de octubre de 2011.

Las organizaciones modernas reconocen que los volúmenes de datos que generan crecen día a día. Mas importante aún, se han percatado de que la complejidad de procesar estos datos ha crecido y sigue creciendo de manera importante. Muchas empresas finalmente han comenzado a administrar sus datos mediante el empleo de los procesos necesarios para garantizar su calidad, pero ello también significa que los deben alinear desde distintas perspectivas de negocio para obtener una panorámica corporativa más compleja. Es así que, con un marco de trabajo de políticas concernientes a su gestión y uso ayudarán a explotar la utilidad de los datos. El proceso de la información debe mantener  conformidad con los distintos factores esenciales que llevan a una mejor ejecución, un mayor rendimiento y el incremento de los beneficios económicos.

En la realidad corporativa moderna, la información es una guía vital de negocio. La información es un elemento esencial para la toma de decisiones a todos los niveles (ejecutivo, estratégico y operacional). Cuando una compañía realiza proyectos orientados a mantener la seguridad, confiabilidad y actualidad de los datos, consideramos que la compañía cuenta con una estrategia para la administración de sus datos.

Una de las características esenciales de la administración de datos es el desarrollo de procesos para controlar su calidad y asegurar que estos tienen la integridad necesaria para que la organización los utilice de manera confiable. Entonces, desde la perspectiva de la administración de datos, la calidad comprende todas las características requeridas por los datos para satisfacer un propósito específico. Para garantizar la calidad de los datos es posible utilizar una estrategia para mantener y elevar su calidad, la cual hace uso de procesos, tecnología y por supuesto, recursos humanos y materiales. En términos más sencillos, los procesos de calidad de datos deben asegurar que estos son:

• Precisos, es decir, reflejan de forma correcta el valor de los objetos de negocio a o las transacciones que describe.
• Confiables, los datos son consistentes a lo largo de distintas transacciones.
• Completos, se cuenta con los datos necesarios para realizar una específica.
• Apropiados, la información es relevante para cada propósito.
• Oportuna, la información está disponible cuando es requerida.
• Verosímil, los datos son congruentes y proporcionan información valiosa.
 
La planeación y ejecución de una estrategia exitosa para asegurar la calidad de los datos requiere de esfuerzos importantes y la aplicación de la tecnología y metodología apropiadas. Respecto a la mejora de la calidad de los datos, las organizaciones pueden estar en diferentes niveles de madurez.  Existen varias formas de evaluar la madurez, pero un modelo básico de madurez para la calidad de los datos describe los siguientes pasos (Fig. 1):

• Calidad de datos incidental: las organizaciones resuelven sus problemas de calidad de datos por casualidad, es decir, cuando se presentan.
• Análisis básico de datos: las empresas tienen estrategias básicas para recopilar, limpiar, transformar y cargar los datos en dispositivos específicos de almacenamiento. La calidad de los datos es administrada mediante procesos específicos.
• Análisis causa-raíz: resolver los problemas en la calidad de los datos desde sus sistemas de origen.
• Prevención proactiva: las organizaciones tienen una estrategia establecida para desarrollar proyectos de control de calidad de datos.
• Optimización: las empresas tienen procesos maduros para la calidad de sus datos, los cuales involucran tareas de mejora continua.

De acuerdo con estos puntos, usted puede realizar una autoevaluación del nivel de madurez de la calidad de la información en su organización.

Fig. 1. Fases comunes del proceso de madurez en la calidad de datos

Un gran porcentaje de las organizaciones están aún en las fases de análisis limitado de datos y en la etapa de análisis causa-raíz. Pero es poco el número de organizaciones que ha logrado pasar a la etapa de prevención u optimización. Una de las razones principales en el retraso del desarrollo es que las organizaciones se percatan de que los procesos generales de gestión incrementan en complejidad al evolucionar de una fase a otra. La necesidad de administrar los datos y su seguridad involucra una mayor cantidad de personas e incrementa la actividad en toda la organización.

Desde la gestión hacia la gobernabilidad
El proceso de  control de calidad de datos tiene que ver con un proceso de aadministración, el cual normalmente forma parte de una estrategia corporativa para la gestión de datos. Esta última  proporciona los complementos necesarios para asegurar que la información tiene la calidad indicada. Pero durante la evolución del proyecto para la calidad de sus datos, el proceso se hace más complejo, porque se da una interacción mas intensa entre los usuarios de los datos y las unidades de negocios, además del incremento de los temas de seguridad relacionados con la necesidad de mover y compartir información entre las personas involucradas. Entonces, como lo menciona the Data Governance Institute:

La gobernabilidad entra en el juego cuando los administradores individuales se percatan de que no pueden, o no deben, tomar decisionesde manera  independiente.

En las organizaciones modernas, es un hecho bien sabido que la información nos esta llegando de muchas más fuentes, esta siendo compartida con un mayor número de personas, y trae consigo necesidades especiales de seguridad y almacenamiento en la medida en su volumen incrementa (Fig. 2.).

Fig. 2. De la calidad a la gobernabilidad de los datos

Las organizaciones en todos sus niveles se han percatado de que el uso de la información debe estar alineado con los procesos de negocio para poder convertirlos en activos que generen valor real para la organización. Mientras mejor trate estos datos, más valor podrá obtener de ellos.

Cuando una organización ha alcanzado el punto de alinear la calidad de los datos con los procesos empresariales, las personas que los utilizan y la tecnología involucrada en su gestión, se crean mecanismos para gobernar todos los aspectos de la información desde diferentes perspectivas: administración, calidad, uso, conformidad y por supuesto, la seguridad.

Una estrategia para la gobernabilidad de los datos es un marco de trabajo para establecer los sistemas necesarios para administrar, regular y asegurar el uso de información dentro de una organización. Como lo afirma el Data Governance Institute,

La gobernabilidad de los datos es un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para los procesos relacionados con la información.

Una estrategia de gobernabilidad de datos va más allá del uso de aplicaciones empresariales como los sistemas de almacenamiento de datos o de gestión de cambio, o incluso la instalación de una aplicación para gestionar la gobernabilidad de los datos, ello involucra la creación de las políticas necesarias para el uso de la información dentro de la organización.
El despliegue de un proyecto para la gobernabilidad necesita la creación de políticas que alinean todos los factores necesarios para que los datos sean un valioso activo corporativo y para explotar su uso (Fig. 3.):

• Calidad de datos, reglas de datos
• Procesos de negocio, reglas de negocio
• Personas, políticas de operación

Fig. 3. El papel de las políticas en la gobernabilidad de los datos

Según los participantes y usuarios involucrados en la ejecución del proyecto de gobernabilidad de datos, se pueden poner en efecto políticas por medio de una iniciativa de asignación de personal para la custodia y administración de datos. Lo cual  básicamente se refiere a la asignación de funciones y papeles especiales para personas clave llamados administradores de datos, quienes estan a cargo de mantener y asegurar la ejecución de todas las políticas.

Una estrategia de administración y custodia de datos puede ser llevada a cabo por una o mas personas clave dentro de la compañía, pero es importante que este sea un papel fundamental dentro de la organización, con la autoridad apropiada y con la habilidad para tomar decisiones en cuanto a los datos y su uso adecuado, ya que el rol de la administración de datos se relaciona con asuntos importantes de seguridad, calidad y capacidad de compartir.

Algunos aspectos de la adopción de la gobernabilidad sobre los datos
En la actualidad, mas organizaciones y personas responsables en la toma de decisiones estan prestando mas atención a la importancia de la calidad de los datos y las formas de mejorar su uso y administración, según los amplios principios corporativos.

Según los recursos de TEC, las organizaciones de todos los tamaños consideran que los asuntos de la administración de los datos ocupan el segundo lugar en importancia en su escala de temas a resolver, por debajo del rendimiento empresarial, y ambos temas estan estrechamente relacionados con la necesidad de obtener la óptima calidad de los datos. Igualmente, según el documento Initiate Data Governance Survey Report, los programas o proyectos para la calidad de los datos son prioridades fundamentales que forman la base de la estrategia de gobernabilidad sobre los mismos.

Aunque son las grandes empresa las que estan adoptando la mayoría de las estrategias de gobernabilidad, especialmente en los sectores de servicios financieros y manufactura, el interés en este tipo de proyectos esta creciendo en los segmentos medianos y pequeños; las empresas modernas estan experimentando los mismos problemas que las empresas más grandes, tales como lidiar con grandes cantidades de datos y el incremento de la complejidad de sus procesos empresariales. 

A pesar del hecho de que las organizaciones estan adoptando proyectos de gobernabilidad sobre los datos, la tasa de adopción es lenta y la práctica y ejecución de tales proyectos esta aún en las fases de inmadurez. Pero existen señales de crecimiento, ya que las unidades empresariales, en oposición a los departamentos de TI, se estan involucrando más en los procesos que se relacionan con un mejor uso y mantenimiento de la información.

Beneficios, retos y oportunidades

Los beneficios
Para sacar el mayor beneficio posible de los datos, algunas de las funciones generales de la gobernabilidad de los datos deben incluir:

• Definir y monitorear como se debe administrar la información
• Definir todos los requisitos necesarios de información
• Determinar las interacciones entre unidades de negocio
• Documentar exhaustivamente todas las políticas de gobernabilidad de los datos

Los beneficios posibles derivados del despliegue y ejecución de un proyecto de gobernabilidad son muchos:

• Reducir la cantidad de tiempo para recopilar la información
• Reducir la redundancia de los datos
• Promover el control responsable de la información  confidencial y los activos de información
• Mejorar los procesos de administración y seguridad para el uso de la información
• Mejorar el proceso de toma de decisiones empresariales
• Incrementar la confiabilidad en los datos

Los retos
El despliegue de un proyecto de gobernabilidad sobre los datos puede ser un esfuerzo desafiante en términos de la coordinación de todos los componentes, es decir, las personas, los proceso empresariales, datos, etc., para lograr el máximo beneficio. Algunos de los desafíos mas importantes son:

• Tomar el proyecto de gobernabilidad como un programa continuo en toda la organización y no como un proyecto aislado con un marco de tiempo determinado.
• Fomentar el compromiso con mantener el programa vivo y evolucionando
• Lograr una comunicación efectiva entre los usuarios y participantes
• Lograr una ejecución efectiva del programa que toma en cuenta su naturaleza compleja y de la interacción entre unidades de negocio

Según el documento Initiate Data Governance Survey Report, los programas de gobernabilidad son percibidos aún como programas con un alto grado de ineficiencia, especialmente en la definición  y ejecución de las políticas de gobernabilidad. Los programas de este tipo pueden caer fácilmente en una zona gris de indiferencia corporativa si las organizaciones no son capaces de definir, entregar y ejecutarlas eficientemente.
 
Las oportunidades
Las organizaciones que han superado los retos de establecer la gobernabilidad sobre sus datos, donde estos operan con una tasa eficiente de confiabilidad, pueden obtener beneficios de varias oportunidades, la gobernabilidad de los datos puede generar la habilidad de asegurar que los datos no son solo confiables y que estén basados en hechos operacionales, pero manipulados y administrados según el criterio general acordado por todos los niveles administrativos. Esto tiene además la posibilidad de mejorar el rendimiento organizacional, al evitar comunicaciones y usos redundantes de información, así como la conformidad con las normas de la empresa.
 
Un llamado a la acción
Cualquier organización puede dar sus pasos hacia la gobernabilidad de los datos:

• Priorizar un proyecto de gobernabilidad de datos
• Crear conciencia
• Confiar en el apoyo y compromiso de ambos grupos, tanto TI como las unidades empresariales
• Desarrollar los conocimientos en la gobernabilidad de datos
• Medir y planear cuidadosamente
• Pensar en grande, pero comenzar por lo pequeño

Estos pasos le aseguraran el 100 por ciento del apoyo en todos los niveles de liderazgo y con los demás participantes. Note que el mapa y la cuidadosa planeación de su programa pueden ser determinantes para incrementar su oportunidad de éxito. Al resolver primero los problemas pequeños, puede posicionarse desde un punto de vista más confiable para evaluar el alcance de su programa.

Notas finales
Coincido con la perspectiva de Data Management International, en cuanto a que las necesidades empresariales conllevan a las necesidades de información, y unidas crean las perspectivas e innovaciones tecnológicas y la adopción apropiada de la tecnología. Para que un proyecto de gobernabilidad de datos sea exitoso, debe ser considerado como un motor empresarial importante, y no simplemente como una mejora tecnológica. Un programa de gobernabilidad sobre datos esta regido por tres facetas importantes:

• Negocios: definiendo las necesidades de información y participando en el análisis de datos
• Tecnología: ejecutar el programa eficientemente y en conformidad
• Información: en la forma de un concejo para la gobernabilidad sobre los datos establecido por una organización para definir y ejecutar las políticas apropiadas para monitorear, gestionar y medir la calidad de los datos y su conformidad, así como proveer parámetros, estándares y documentación para el uso de los datos.

Pero incluso los programas ya establecidos deberán enfrentar nuevos problemas. Tanto las nuevas plataformas tecnológicas, como la computación en nubes, así como otras perspectivas nuevas en la gestión y análisis de datos, tales como las funcionalidades de autoservicio disponibles en ciertas aplicaciones de BI, forzarán los proyectos viejos y nuevos sobre la gobernabilidad a adaptarse a las nuevas formas de asegurar y manejar los datos, bien sea dentro o fuera del firewall de la organización.

Cualquier proyecto de gobernabilidad sobre los datos deberá ser tratado como “trabajo en proceso”, que requiere del apoyo evolutivo de recursos humanos y tecnológicos.

 
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