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El control de inventario es quizás la herramienta más importante que tiene para contener los costos de almacén

Escrito por: René Jones
Publicado: noviembre 25 2005

Un inventario inexacto cuesta mucho

¿Qué activo tiene que sea más valioso que su gente? ¡El inventario! Sin el inventario, ¿en qué negocio estaría su compañía?

Año tras año se trata de manejar esta “cosa” llamada inventario. Se elige un fin de semana, se pide el almuerzo, se discute quién será el responsable de traer las donas, se asegura que alguien traiga suficientes lápices y marcadores, se toma nota en los papelitos y se escucha a la gente dar cualquier cantidad de excusas de por qué no lo pudieron lograr. Luego, se habla acerca ¡del inventario! “¿Acaso soy sólo yo, o hay demasiada preparación para el fin de semana y no la suficiente preparación que indique por qué tenemos que estar en el trabajo este fin de semana en primer lugar?”

Piénselo, ¿cuánto le cuesta a su compañía tener un inventario inexacto? Primero conteste la pregunta ¿en qué afecta un inventario inexacto? Le afecta a sus ganancias, a sus turnos, a sus precios, a sus niveles de servicio y a la satisfacción del cliente, por mencionar algunos. Pero lo más importante es que afecta la productividad de las operaciones de su almacén. Su gente pasa un promedio de una hora al día buscando inventario que se ha colocado mal, que no se recibió bien, que se desechó, que lo robaron o que lo devolvieron por equivocación. El departamento del servicio al cliente va constantemente al almacén para revisar y ver si lo que dice el sistema que hay en los estantes realmente está en los estantes. ¿Quizás les deberían pagar por kilómetros recorridos! El departamento de compras está buscando constantemente productos que cubran las órdenes detenidas por artículos que se acaban de recibir pero que ahora no los pueden encontrar. ¿Cuántas veces ha escuchado, “en la computadora decía que lo teníamos, pero cuando vimos los estantes no estaba ahí"? ¿Cuánto le está costando un inventario inexacto? ¡Le está costando miles si no es que millones de dólares!

El seleccionar los artículos para una orden se lleva por lo general el 50 por ciento del total del trabajo del almacén. Perder una hora de trabajo debido a un inventario inexacto significa dinero perdido. Los costos físicos anuales son ¿de cuánto? Pizzas y refrescos ($100 dólares), artículos de papelería como lápices, plumas, tarjetas, marcadores, etiquetas ($100 dólares), tiempo extra del personal de cincuenta personas contando sábados y domingos a $10 dólares la hora ($12,000 dólares). ¿todo el personal de inventario gana $10 dólares la hora? Piense en esto: asuma que su compañía tiene un 4 por ciento de ganancias netas antes de los impuestos. Esto significa que se lleva $2500 dólares en las nuevas ventas por cada $100 dólares en productos perdidos. Si su almacén pierde $100 dólares a la semana, el departamento de ventas necesita $130,000 dólares en nuevas ventas cada año para quedar tablas. Nuevamente le pregunto ¿cuánto le cuesta a su compañía tener un inventario inexacto? Usted diga el número

Valor del material perdido Net Profit Before Tax
  4% 1%
$50 $1,250 $5,000
$100 $2,500 $10,000
$1000 $25,000 $100,000
$10000 $250,000 $1,000,000

Control del inventario

El control de su inventario es vital para el éxito continuo de su compañía. Cuando un agente de compras o un comprador pide un producto del almacén, están invirtiendo dólares con la esperanza de que haya ganancias futuras. Ya sé qué es lo que va a decir, “si es un distribuidor o un fabricante, esa es la forma en la que su compañía gana dinero”. Pero, ¿qué pasa cuando su departamento de recepción recibe el producto recién adquirido? Una parte se va para una orden, otra parte se daña, otra parte se da como muestras (sin ninguna documentación para actualizar el sistema), otra parte se queda en el escritorio o en la cajuela del auto de alguien, y otra parta el almacén simplemente no lo encuentra. Las ganancias que esperaba tener menguaron con cada “parte”, y esto no se contempla para cumplir con la orden del cliente.

Citando la doceava encuesta anual en logística "Gigantes del envío" por James Cooke (editor ejecutivo de la gestión de logística), publicada el 1 de septiembre del 2003: "Cuándo se les pidió que le dieran un valor al desempeño de las unidades comerciales durante el último año, la mayoría de los encuestados dijeron que las cuentas por cobrar, el rendimiento sobre la inversión y el ciclo de efectivo cumplieron y excedieron los objetivos corporativos. Sin embargo, solamente se reportó que la ganancia general y el rendimiento del capital invertido no cumplieron con los objetivos.”

El almacén está provocando que su ganancia erosione ya que no se pueden procesar las órdenes de manera eficiente con un inventario inexacto. Se preguntará: ¿Qué es la precisión? Si cuenta con 100 artículos imaginarios el domingo y no puede encontrar 20 de los mismos el lunes en la mañana, ese artículo es 80% preciso. Para el momento en que el personal de control de inventario busca los artículos, en la tarde, se recibió una orden de 2000 artículos. La orden se completó y todos están contentos. A parte de eso, ya que dicho artículo es 99% preciso, tienen otros artículos que tienen que revisar. ¿Qué pasó con los 20 artículos imaginarios que no se han encontrado? La ganancia general y el rendimiento del capital invertido, el inventario en sí, y los dólares invertidos otra vez no cumplirán con los objetivos. ¿Qué tan preciso es su inventario?

Conclusión

El éxito de su compañía no sólo depende de las ventas, sino también de la habilidad de su compañía de decir “sí, sí tenemos ese artículo en existencia”. El problema es que el control del inventario por lo general entra en un segundo plano. Una vez que el cliente hace el pedido y usted no lo tiene, es cuando comienza a pensar en esto.

“Hoy en día, sabemos un poco más acerca de la distribución que lo que sabían acerca del interior de África en la época de Napoleón” dice Peter Drucker. Si esto no es cierto, entonces ¿por qué nos afectan los giros económicos? ¿Por qué las ganancias no se van al cielo cuando la economía se recupera? Porque finalmente afectamos todo excepto lo que necesita ser afectado: la exactitud de nuestro inventario. Ahora es el momento de aprender acerca del interior del continente oscuro “su almacén”, y empezar a hacer algo al respecto.

Acerca del autor

René Jones fue el fundador y el presidente de Total Logistics Solutions, Inc. (http://www.logisticsociety.com/). Ahora tiene un nuevo papel como presidente y presidente del consejo de administración (CEO) de AHN Corportation (http://www.ahninc.com/). Con más de dieciocho años de experiencia en capacitación, almacén y logística, ha empleado su conocimiento para ayudar y darle un giro a compañías grandes y pequeñas, haciéndolas más eficientes y rentables. Ha publicado en varias revistas de la industria es autor de This Place Sucks (What Your Warehouse People Think About Your Company) (Este lugar apesta [lo que piensa su personal de almacén acerca de la compañía]) y de Warehouse 101 (A Complete Guide to Operating Your Warehouse) (Almacén 101 [una guía completa para operar su almacén]).

Se le puede localizar al teléfono (1) (818) 353-2962 o al correo electrónico rene.jones@ahninc.com.

 
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