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El dilema de la fabricación esbelta de calidad mundial y de la tecnología de la información. La pérdida de la conciencia corporativa

Escrito por: Ron Crabtree
Publicado: septiembre 23 2005

Introducción

Las compañías esbeltas y de calidad mundial y aquellas que se encuentran actualmente en el camino hacia un nivel de desempeño de calidad mundial por lo general son admiradas y las usan como referencia. Sin embargo, varias de estas compañías, en su búsqueda de “ser esbeltos”, han sido víctimas de lo que llamaremos pérdida de conciencia corporativa, que es el resultado de metodologías de fabricación esbelta de calidad mundial implementada y con soporte. ¿Son realmente tan malas las metodologías con implementación y soporte manual? Solamente cuando la compañía pierde la visión de las dinámicas totales del negocio y su habilidad de reaccionar rápido a los cambios en el mercado. Cuando se pierde la conciencia corporativa, hay algunos beneficios que ofrece la fabricación esbelta de calidad mundial.

El decidir si IT tiene lugar dentro de una empresa esbelta de calidad mundial depende de la complejidad del ambiente. ¿La compañía tiene un ambiente de operación estable y sencillo o uno volátil y complejo? La siguiente sinopsis revela las razones del porqué ocurre la pérdida de conciencia corporativa. Además, se verá el cómo una empresa puede incorporar herramientas de tecnología de la información, esbeltez y calidad mundial con sinergia para que se pueda lograr y mantener un dominio del mercado

Los puristas de la esbeltez y de la calidad mundial tienden a ser “anti-tecnología”

Primero es necesario considerar el por qué hay tensión y opiniones muy diferentes entre las comunidades de IT y de la esbeltez y calidad mundial.

Varios puristas de la esbeltez sostienen que las aplicaciones tradicionales de IT, como los sistemas de planificación de los recursos de la empresa (ERP), son, por definición, anti-esbeltos, que emplean una lógica de empuje para poblar el sistema de producción con inventarios, en lugar de jalar el material y las operaciones de valor agregado a través del sistema, y basar los cálculos en la demanda real del cliente manejada por el consume físico. En muchos casos el cálculo estándar de costos tradicional y la lógica del costo mínimo total llevarán a tomar decisiones al azar que resultan ser contraproducentes e incluso estar opuestas directamente con la implementación de una fabricación esbelta de calidad mundial. Con base en esto, las compañías han tomado la postura de un acercamiento de “listos, apunten, fuego” para implementar la fabricación esbelta de calidad mundial, sin evaluar por completo en qué y cómo van a contribuir las herramientas IT.

Varios puristas de la esbeltez insisten en que los legados de los sistemas IT deberían de ser abandonados para liberar a la organización de paradigmas de pensamiento múltiple y buscar nuevas pensando en la esbeltez. Se dice que en los ambientes esbeltos en donde la variedad, los cambios mixtos y la demanda son relativamente estables, un soporte de IT en la forma tradicional del sistema ERP tiene un valor mínimo. Sin embargo, se debe considerar la capacidad limitada de los seres humanos para manejar la complejidad cuando las compañías elevan la complejidad contínuum. Al incrementarse la complejidad y la cantidad de cambios por encima de un cierto nivel, las herramientas IT se pueden utilizar para marcar la diferencia en un ambiente esbelto de calidad mundial que vaya más allá de las “barreras de la información”. Considere que cuando la variedad, la mezcla y la demanda incrementan su complejidad, el valor del soporte “inteligente” de IT aumenta.

Desde el punto de vista de la base de datos de IT, cuando una compañía se encuentra en un ambiente de demanda estable con niveles bajos de variación de la producción en cuanto a los cambios de personalización y diseño, el riesgo de perder contacto con la realidad es mínimo. El panorama de la realidad del legado de sistemas de planificación, costos, cotización, y contabilidad es muy parecido a la realidad existente al implementar la fabricación esbelta. Por ejemplo, desde un punto de vista de la base de datos, en la mayoría de las plantas automotrices, donde las líneas y células están dedicadas a producir una sola pieza de la línea del vehículo, hay una buena alineación entre “lo que se cree que pasa” y "lo que realmente pasa”. Si se espera que haya un cambio en la demanda o el diseño, un escenario “qué sucedería si”, con la infraestructura IT existente, puede mostrar un panorama de los impactos en la gente, las máquinas, los materiales, los requisitos de espacio, el dinero y el gusto. Simplemente el explotar distintos patrones de demandas y rutas de planificación y cuentas que reflejen los cambios esperados puede funcionar para tener cierta visibilidad. De esta manera varios sistemas tradicionales de ERP le permiten al equipo de gestión inferir un panorama global del negocio desde un punto de vista del cálculo de costos y capacidad global. Las aplicaciones de los sistemas de planificación avanzada (APS) están disponibles para suplementar o reemplazar este tipo de funcionalidad en los sistemas ERP.

Por lo general, las compañías que se encuentran en ambientes sencillos se dan cuenta de que las hojas de análisis y las herramientas manuales son un medio efectivo para ayudar a la planificación y ejecución. Se pueden construir modelos de demanda en hojas de análisis y explotarlos con itinerarios y nomenclaturas para tomar decisiones rudimentarias de la línea de balanceo y calcular las cantidades del kanban (la señal de reaprovisionamiento y extracción) Las hojas de análisis y los modelos manuales también son útiles en el heijunka básico (modelo mixto) balanceo de carga para suavizar la demanda por un periodo dado sobre materiales y recursos restringidos. Una hoja de análisis relativamente sencilla se puede crear para demostrar como funciona. La figura 1 muestra cómo la dinámica de los crecientes cambios en la demanda junto con los niveles más altos de variación del producto, en diseño y mezcla, crea un mayor riesgo.


Figura 1. La complejidad contínuum.

¿Cuándo hay un alto riesgo de pérdida de conciencia?

Los problemas pueden y se incrementan en la gestión de los negocios esbeltos y de calidad mundial en ambientes más complejos y dinámicos que deciden utilizar herramientas manuales o basadas en hojas de análisis. Como se explicó en el contexto de entidades con baja complejidad, los ambientes complejos pueden crear un escenario de evaluación adelantado de demandas y mezcla/variación de la base de datos para deducir las respuestas de preguntas, si es que las hay. Esto es, se puede determinar si la información en el sistema realmente refleja “lo necesario” para hacer los productos.

La pérdida de conciencia corporativa ocurre cuando el mantenimiento de la información detallada con precisión de “cómo se hace” en la fabricación migra al manual o a las herramientas de las hojas de análisis en la búsqueda de implementar rápidamente la esbeltez y la calidad mundial. El acercamiento de “listos, apunten, fuego” de los puristas consecuencia de la necesidad de resultados rápidos rara vez deja tiempo o recursos para actualizar la información de la que depende la conciencia corporativa. Como resultado, la funcionalidad y la relevancia de adelantarse del ERP APS se debilita o se elimina por completo.

Aunado al dilema, la información detallada con precisión necesita realizar varias de las tareas para adelgazar procesos que no tengan soporte de parte del legado de las aplicaciones IT. Considere un proceso cuando hoy en día quince componentes son ensamblados en una estación de trabajo por una sola persona. Como los procesos son adelgazados y racionalizados, se puede descubrir que varios productos deberían construirse en una célula o línea que tenga más trabajadores y una mezcla de equipo debería ensamblar una larga variedad de productos con menor número de máquinas, personas y espacio totales. Ahora se necesitan romper los pasos de cada parte, detallando el tiempo, el material y el equipo que se requiere para añadir cada parte al ensamblaje de cada componente.

Con esta información, el equipo de mejoras continuas esbeltas y de calidad mundial en una organización puede llevar a cabo cálculos de línea y balanceo y balancear el flujo de trabajo entre la gente, las páginas y las herramientas para eliminar los desperdicios. El reto recae en alguien que decida si esta información detallada con precisión será actualizada o no al sistema de legado de IT. Una posibilidad sería que las aplicaciones del legado de IT sean incapaces de definir a todos los elementos nuevos. Si sí puede manejar estos detalles, es probable que sea difícil de utilizar y mantener, que las actualizaciones necesarias simplemente no ocurran debido a la falta de recursos. En estos casos es difícil el reembolso por mantenimiento de la información detallada, si no es que imposible de medir.

Mientras que la compañía todavía puede realizar tareas de soporte de decisión de alto nivel, el proceso se vuelve muy largo y costoso para completarlo en un corto periodo de tiempo o requiere actualizaciones frecuentes que manipulen el modelo para reflejar la realidad actual en las operaciones.

Como consecuencia, la validez de las herramientas del sistema de planificación y de gestión de decisiones se quiebra rápidamente debido al descontento entre lo que se piensa que toma un producto en hacerse y lo que realmente está pasando en la planta o en la cadena de suministro. Muy seguido la realidad de las compañías esbeltas cambia, casi diario, debido a los continuos progresos y las actividades de mejoras incrementales. Al mismo tiempo que la conciencia disminuye se pierde la capacidad de evaluar con rapidez una empresa basada en el impacto de un ambiente cambiante, y con ello, se pierde la agilidad –un pilar de la fabricación esbelta. La paradoja resultante ha llevado a varias compañías a abandonar su búsqueda de fabricación esbelta o de establecerse en un acercamiento por debajo del óptimo y de modos mixtos. Por lo tanto, ocurre una pérdida de conciencia corporativa.

Sopesando la propuesta de IT en apoyo a la esbeltez y la calidad mundial

El desarrollo del proyecto para usar las herramientas de IT para darle soporte a la empresa esbelta de calidad mundial debe consistir en un minucioso examen pragmático de los hechos y las oportunidades. Suponiendo que los acercamientos tradicionales en la implementación de la esbeltez y la calidad mundial con acercamientos convencionales apoyados en las hojas de análisis le han dado algunas ganancias positivas para el negocio. Lo que se necesita para pasar al siguiente nivel es una forma para romper la barrera de información para atacar a los desechos restantes.

Considere que incluso un sistema adelgazado tiene un desperdicio considerable. Este desperdicio puede tomar forma de recursos de memoria intermedia que se añaden al manejo de variaciones esperadas en la demanda. Es muy común que los puristas de la esbeltez y la calidad mundial pongan un exceso del 10 por ciento o más en recursos e inventario a que lo pongan en lo que realmente se necesita para manejar las variaciones esperadas. Si se espera que las variaciones excedan el 10 por ciento, entonces se deben incrementar las memorias intermedias. Esto es más obvio en los inventarios vistos en las señales kanbans/de extracción que tienen de 30, 50 o hasta 100 por ciento o más memorias intermedias por encima del promedio esperado en el tiempo de avance incorporado en las cantidades.

El inventario promedio de un kanban puede representar el suministro de una semana o de tres meses, dependiendo de cómo se instaló y qué día del mes lo revise. En una planta, el gerente de materiales revisaría periódicamente la historia transacción en las tarjetas de kanban y ajustaría en ese momento la cantidad, la aumentaría o disminuiría, basado en conjeturas ya que no hay una información disponible. Perseguir la cantidad adecuada en las kanbans se muestra como un inventario excesivo para kanbans de mayor tamaño y un flete de primera calidad para kanbans de menor tamaño.

Indicaciones adicionales en donde el tamaño de los recursos es problemático son la presencia de “festín y hambruna” ciclos de de suspensiones y cambios cortos alternados con consumos de tiempo extra. No hay indicios de que el acercamiento esbelto y de calidad mundial sea malo, o ya sea que esa información no está fluyendo, o que la capacidad de hacer algo al respecto (como cambiarle el tamaño a las kanbans) es una tarea muy larga para desempeñarla con la frecuencia suficiente para cubrir la cambiante demanda de los clientes.

Todos estos intervalos son cuantificables como desperdicios, y dependiendo de la complejidad del ambiente, puede ser sustancial –en dólares reales y en clientes infelices que no entienden o no les importan esos problemas.

La asignación del valor de los intervalos en el desempeño

Es necesaria una evaluación pragmática del estado de desempeño. ¿Cuál es el promedio de la rotación de las existencias? ¿Obsolescencia? ¿Tiempo extra no planificado? ¿Costos expedidos? ¿Oportunidades de compra perdidas? ¿Clientes molestos? ¿Y qué pasa con la gente en la organización que está totalmente frustrada con “el festín y la hambruna”? ¿Cuánto valen estos desperdicios?

Póngale un valor a estos desperdicios en dólares o en participación en el mercado. La diferencia entre el desempeño actual y el posible es efectivamente el intervalo que IT puede y debe cerrarse. Se debe evitar el desperdicio de información. Muy seguido, si no es que demasiado, las compañías se encuentran inundadas con información, sin embargo, todavía asiéndose de la información relevante para el soporte de una decisión. En muchos casos la información recolectada no es la correcta desde una perspectiva de esbeltez y calidad mundial.

La creación de una matriz de herramientas y aplicaciones de IT

Para remediar esto, se debe crear una matriz para herramientas de IT que debe atacar a los desperdicios. La profundidad de detalle requerido para esta matriz es muy grande, y mientras que los detalles de un análisis de matriz van más allá del presente artículo, es importante reconocer que cada una de estas áreas debe ser identificada. Se sugiere hacer un análisis de la siguiente manera:

  • Empezar por una minuciosa lista de todas las funciones que requieren de información (a tiempo y precisas) para darle soporte a la empresa esbelta de calidad mundial. Empezar con el cliente y seguir trabajando hacia atrás con los proveedores.

  • Explicar, en cada una de las características y funciones, el criterio que se genera para el valor esbelto.

  • Determinar, para cada uno, a cuál de los ocho desperdicios esbeltos ataca de manera directa o indirecta.

    1. Sobreproducción
    2. Inventario
    3. Transporte
    4. Pausa
    5. Moción
    6. Sobreprocesamiento
    7. Corrección
    8. Recursos humanos sin utilizar

Hay puntos extra por identificar el noveno desperdicio esbelto de calidad mundial: la información, que no son específicamente los datos. La información son los hechos procesables relevantes y la correlación en los datos, o “las diferencias que marcan la diferencia”. El desperdicio de la información puede presentarse de forma de datos irrelevantes o de datos perdidos o inexactos empleados para el soporte de decisión.

  • Para cada herramienta de IT, se debe hacer otra correlación para las métricas esbeltas (crédito de Toyota):
    • S – Seguridad (S)
    • C – Calidad (Q)
    • E – Entrega (D)
    • C – Costo (C)
    • P – Productividad (P)
    • M – Moral (M)
  • Prepare una lista de posibles fuentes de solución necesarias para cada herramienta que hace “un corte”, y que promete una mejora tangible en el desempeño. Los candidatos son ERP, ASP, sistema industrial de ejecución (MES), software de flujo/esbeltez, aplicaciones desarrolladas para el cliente y otros.

La evaluación de la infraestructura existente, la selección y la implementación

En la evaluación de la infraestructura IT existente y de los parámetros de operación se identificará dónde existen oportunidades de influir en las inversiones existentes y en las mejoras que hay como objetivo para el futuro soporte de la búsqueda de la empresa esbelta con calidad mundial de eliminar los desperdicios.

Entonces y sólo entonces, se debe desarrollar un plan de implementación de IT. Todas las intervenciones IT deberán medirse para verificar la efectividad, para evitar la trampa de “tecnología bajo su propio riesgo”. Se debe seguir un acercamiento pragmático al campo, a la definición y al programa para definir las aplicaciones nuevas. Esto se debe probar con cada una de las soluciones potenciales y sopesar el valor que le dan a la empresa a corto y largo plazo.

Conclusión

La información, y la aplicación apropiada de la tecnología para darle apoyo a la gente de la organización literalmente toca cada aspecto del negocio –y con el tiempo el alcance será mayor. El unir la esbeltez y la calidad mundial con IT puede restaurar la conciencia corporativa y permitir que los resultados sinérgicos sean posibles al aprovechar lo mejor de ambos acercamientos.

Hay que reconocer que la esbeltez, como muchas otras herramientas de mejoras continuas, incluyendo Six Sigma, es víctima de no tener acceso a la información (en especial a los datos), o de las “diferencias que marcan la diferencia." Cada compañía debe sopesar conscientemente la importancia de tener la información adecuada, a tiempo y precisa –para todas aquellas que necesitan tener éxito en la esbeltez y la calidad mundial.

Acerca del autor

Ron Crabtree, CPIM, CIRM, es director en jefe del Greater Detroit Chapter de APICS, y es presidente de RSC Consulting. Ofrece consultoría, da conferencias y escribe para una multitud de organizaciones profesionales con excelencia operacional, así como en enlaces esbeltos para sistemas ERP e IT. Se le puede localizar en su celular al (248) 568-6484, o por correo electrónico ron@rscbusiness.com

 
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