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El horizonte de planeación del sistema de administración de personal técnico

Escrito por: Juan Francisco Segura
Publicado: agosto 19 2005

Introducción

Las aerolíneas luchan día a día para reducir sus costos, cumplir con el servicio ofrecido al cliente y tener procesos más eficientes, lo que aumenta la presión sobre los supervisores y los ingenieros encargados del mantenimiento en línea. Es aquí donde el sistema de administración de personal de mantenimiento puede ser de utilidad. En la primera parte de esta serie, hablé de las características que debe tener dicho sistema. Ahora, me enfocaré en su horizonte de planeación y en sus posibilidades.

El horizonte de planeación

El sistema no sólo ayudará a la parte del “día a día”, sino que también deberá brindar información para que un gerente o subdirector del área de mantenimiento pueda tomar decisiones que ayuden a solucionar problemas a corto plazo o ayude a generar estrategias para mejorar el proceso actual. Es aquí donde el sistema de administración de personal de mantenimiento puede brindar información útil.

Supongamos que uno de los indicadores clave de desempeño es mantener la operación por arriba de un 85 por ciento de puntualidad, o bien, evitar mantener un avión en tierra más allá de un 5 por ciento con respecto a las horas de vuelo promedio de la flota, por cuestiones de mantenimiento. Desde luego, estas no son tareas sencillas y el sistema debe ayudar con toda la información necesaria al respecto, por ejemplo:

  1. Si el tiempo normal para la atención de trabajos iguales, en aviones del mismo tipo, es demasiado o tiene muchas variaciones. El sistema podría generar una estadística en rango de tiempo, de cuánto tiempo toma hacer un mismo trabajo, con diferentes técnicos.

  2. Si hay desviaciones frecuentes del personal esperado contra el personal disponible. El sistema debe alertar y generar una estadística de las horas hombre pronosticadas en un lapso de tiempo y compararlas con los registros de los técnicos que sí estuvieron disponibles.

  3. Si existe una frecuente apertura de trabajos no rutinarios o no contemplados por el sistema. Es muy útil saber si los trabajos no rutinarios rebasan una cantidad límite, ya que ayuda a generar una investigación para determinar las causas de esos reportes.

  4. Si se requiere más personal técnico para satisfacer la demanda de mantenimiento. El sistema es capaz de asignar con anticipación los trabajos y de enviar alertas si la cantidad de trabajo rebasa a las horas hombre disponibles para ejecutarlo, por lo que se puede analizar la contratación de personal o el pago de horas extra.

  5. Si se requiere saber el presupuesto del personal. El sistema aportará datos reales acerca de las horas hombre disponibles y el lugar en que fueron utilizadas, además del personal técnico extra que fue requerido. Si se alimenta el sistema con los costos, entonces puede realizar un cálculo muy preciso del presupuesto y ayudar a los propósitos de la planeación; etc.

La información anterior podrá ayudar a la planeación del personal técnico, brindando elementos para poder sustentar las respuestas a las preguntas:

  • ¿Cuántos técnicos necesitamos?
  • ¿De qué especialidad los necesitamos?
  • ¿Cuándo los necesitamos?
  • ¿Dónde los necesitamos?
  • ¿Cuál será el presupuesto para el personal técnico requerido?

Si se cuenta con argumentos para responder a las preguntas anteriores, se pueden generar escenarios a mediano y corto plazo, que permitirán contar con el tiempo necesario para analizar lo que se tiene que hacer y ayudarán a desarrollar un comportamiento de prevención y a reducir el comportamiento reactivo.

Así pues, el sistema aportará información para que los niveles gerenciales tomen decisiones respecto a las estrategias a seguir, y proporcionen a los supervisores el personal técnico suficiente para ejecutar los trabajos de mantenimiento línea.

Por otra parte, el sistema podrá realizar la asignación de trabajos al técnico o a los técnicos adecuados para ejecutarlo, incluso, el sistema podrá realizar una re asignación de personal a partir de ciertas prioridades o contingencias, ayudando a los supervisores a conocer con anticipación los trabajos que deben ejecutarse y el grupo que se hará cargo de ellos, liberando así parte de su tiempo y permitiéndoles supervisar los trabajos en ejecución directamente en el avión, para que todo se realice a tiempo.

Otras posibilidades del sistema

Cuando se cuenta con instalaciones amplias, como una base de mantenimiento de aviones, o las plataformas de los aeropuertos, los minutos de traslado adquieren una importancia enorme. Desde luego que los supervisores y algunos técnicos cuentan con dispositivos de radiocomunicación que les permiten permanecer en contacto entre ellos y con la oficina de mantenimiento línea. Sin embargo, estos dispositivos no son capaces de enviar información al sistema, ni el sistema puede enviar información en forma de voz o audio a los supervisores (al menos no todavía). Por ello, se podrían agregar redes inalámbricas y dispositivos conocidos como asistentes personales digitales (PDA) como extensión al sistema.

Esta solución permite asignar un trabajo al técnico a través de su PDA, la cual está conectada al sistema, para que éste lo ejecute. Si los datos que tiene el sistema indican que el técnico puede terminar el trabajo antes de que termine su turno, el sistema le asignará otra tarea que podrá ejecutar al terminar la anterior. El técnico también puede confirmar con el sistema la conclusión de su trabajo, firmar electrónicamente, consultar el siguiente trabajo asignado, solicitar material, documentar hallazgos, generar reportes no rutinarios, solicitar apoyo al supervisor, consultar procedimientos del manual del fabricante, observar diagramas sencillos, etc. Con esto se automatiza parte del proceso y coadyuva a un incremento de productividad.

Por otra parte, el supervisor puede saber, en el momento que lo requiera, la ubicación física de cada técnico. La buena noticia es que tener una infraestructura como esta es totalmente factible y resulta más económico de lo que muchos gerentes y ejecutivos podrían suponer.

Beneficios

Un sistema como el que se describió tiene varios beneficios operativos y de proceso, pero los más representativos son los siguientes:

Asignación automática. Una vez que el sistema cuenta con todos los parámetros, el supervisor puede validar o corregir las asignaciones en tan sólo unos minutos; ya no tiene que preocuparse por formar equipos de trabajo o por conocer la disponibilidad de sus técnicos, pues las asignaciones contendrán sólo aquéllos que estén disponibles en ese momento.

Rapidez en las soluciones. El sistema podrá realizar cambios a las asignaciones mucho más rápido de lo que lo haría un supervisor y podrá mostrar propuestas con más de dos combinaciones posibles. La rapidez será palpable tanto en las asignaciones del turno, si el sistema se alimenta constantemente con los registros del personal técnico, como en los trabajos a asignar, ya que a través del mismo, se podrá observar el estado real e instantáneo de la situación del personal de mantenimiento.

Apoyo a la toma de decisiones en la operación. El sistema deberá alertar cuando no haya personal suficiente para la carga de trabajo programada, cuando un técnico tenga que renovar su licencia, cuando determine que sólo se asignará personal a trabajos prioritarios, etc. Desde luego, todo lo anterior deberá haber sido alimentado al sistema para establecer los criterios de cuándo se debe emitir un aviso de alerta. Así, el supervisor podrá concentrarse en la solución y no en el problema.

Emisión de información para la planeación. El sistema deberá emitir información que sea útil para la operación “día a día”, así como para la planeación de personal técnico a corto, mediano y largo plazo. En el “día a día”, podrá generar propuestas de asignación, las cuales mostrarán escenarios al supervisor en donde él deberá decidir cuál será la mejor forma de distribuir trabajos y personal y, con información histórica muy reciente, podrá generar escenarios para el turno, el día o la semana siguiente, que le permitan saber cuáles deberán ser sus movimientos de manera anticipada. En el caso de la información para la planeación a corto, mediano y largo plazo, el sistema podrá emitir reportes, basados en registros precisos, que permitirán a los gerentes o los subdirectores del área de mantenimiento calcular la cantidad de horas hombre requeridas y el presupuesto. En otras palabras, tendrán información que sustente las respuestas a las preguntas ¿cuántos?, ¿de qué especialidad?, ¿cuándo? y ¿dónde?; para diferentes horizontes de planeación.

Los usuarios potenciales de un sistema como el que se ha descrito, podrán pensar en que el sistema pueda ayudarles en más cosas. Sin embargo, aquí sólo se mencionan aquellos aspectos en donde la ayuda es significativa y el sistema “se paga a sí mismo”

Queda claro que si el sistema funciona para un mantenimiento tan dinámico como lo es el mantenimiento en línea de los aviones, en donde los problemas se tienen que resolver en ese preciso momento para mantener la operación, también tendrá utilidad en el mantenimiento programado y en otros tipos de mantenimientos que también son dinámicos y que se realizan en otro tipo de empresas. Por lo tanto, podemos decir que este sistema podría usarse en toda el área de mantenimiento.

Aspectos a considerar

Resulta evidente que una aerolínea pequeña tendrá un número reducido de técnicos, por lo que un sistema de este tipo representaría sólo un gasto sin sentido. Quizá en estos casos resulte útil un sistema de control para toda la empresa, pero con otros fines. Un sistema como el que se ha descrito está pensado para aerolíneas medianas y grandes, en donde la cantidad de técnicos es importante y el mantenimiento se vuelve una tarea compleja debido a la cantidad de aviones y la cantidad de operaciones y eventualidades de diferente tipo, que son de diferente naturaleza y se tienen que resolver de modo distinto.

Por otra parte, hablando en términos de programación, una de las partes más importantes, y posiblemente la más complicada de resolver, del sistema es la comunicación que pueda tener con otros sistemas, pero eso dependerá de los desarrolladores del mismo. La asignación de los técnicos no parece ser un problema complejo para los desarrolladores, siempre y cuando se use información del mismo sistema; la problemática estriba en cómo transmitir, desde el sistema principal de mantenimiento, la información de los trabajos a ejecutar. Hay que tomar en cuenta que los sistemas de mantenimiento para la aviación no son muchos y a veces parecen ser “únicos”; afortunadamente, ya se están desarrollando sobre plataformas más conocidas y usadas por otro tipo de sistemas.

Al respecto, quienes están interesados en un sistema como el que se ha descrito podrán preguntarse: ¿es conveniente que se desarrolle la programación necesaria para que se integre a nuestro sistema actual o deberá adicionarse un sistema nuevo al existente? La respuesta dependerá del sistema principal de mantenimiento, ya que se tendrán que evaluar varios aspectos del sistema en uso, especialmente si el desarrollo de interfases es complicado, lo que representa dinero y tiempo.

El desarrollar un módulo de administración de personal de mantenimiento para el sistema principal de mantenimiento puede resultar muy costoso, aunque tendría la ventaja de compartir la información en una misma plataforma. Por el momento, todo parece indicar que la tendencia es evaluar sistemas “add on”, pero ¿es posible que alguna empresa desarrolle este módulo a un bajo costo? Probablemente será así en el futuro, cuando se incluyan estos módulos como parte de una “suite” o solución integral.

¿Actualmente existen sistemas como el que se ha descrito?

La respuesta, en concreto, es no. Sin embargo, es bueno considerar algunas opciones al respecto. Recordemos que no se está buscando un sistema típico de administración de recursos humanos, conocidos como RMS, que nos proporcione información de nóminas, contrataciones, aptitudes, etc., ni un sistema que permita saber a quién se contrato, ni sus funciones dentro de un proyecto. El objetivo es encontrar una solución que brinde ayuda de manera rápida y dinámica a un trabajo de mantenimiento que se está desarrollando continuamente y que está regulado por autoridades.

Anteriormente se mencionó a Groundstar como una buena alternativa, aunque esta empresa debe desarrollar la solución para funcionar dentro de las áreas de mantenimiento. Este software tiene la ventaja de contar con experiencia en la operación de los aeropuertos, y esto se acerca mucho a las situaciones que se presentan en el mantenimiento en línea.

Staffsmart es otra solución que podría ser evaluada, no sólo por las aerolíneas. Esta solución es otra alternativa, sin embargo, también debe desarrollar parte de los requerimientos que han sido descritos en este artículo.

Conclusiones

Debido a la complejidad que tiene el mantenimiento en línea de los aviones, es necesario desarrollar un sistema de administración de personal técnico con características específicas y que sea diferente a lo que hoy existe en el mercado.

Dicho sistema debe contar con una arquitectura abierta que le permita comunicarse con otros sistemas o crear interfases que no representen ningún problema desde el punto de vista de plataformas y programación; debe ser capaz de identificar a los técnicos a partir de sus registros de entrada y salida de su turno y debe agrupar a los técnicos por especialidad, experiencia y preferencia que les dé el grupo de supervisores para poder ser asignados a determinados trabajos. Con estos parámetros, el sistema será capaz de proponer equipos de trabajo que podrán ser consultados tanto en pantalla como en un documento impreso para que el supervisor correspondiente los avale o modifique; podrá estar actualizado en todo momento para mostrar el estado del personal de mantenimiento de una forma instantánea, como si fuera una fotografía, y a partir de esto, deberá generar soluciones de manera rápida y confiable, las cuales podrán ser modificadas rápidamente. Para lograr todo esto, deberá ser un sistema sencillo de manejar para el trabajo “día a día” y generar información histórica que pueda usarse en escenarios de corto plazo y en diferentes horizontes de planeación, permitiendo presupuestar tanto gente como dinero.

Si el sistema funciona correctamente, los supervisores y los demás empleados que lo utilizan, confiarán en él y lo usarán para consultas anticipadas de lo que puede ocurrir en un turno, un día o quizá hasta una semana próxima, ayudando a reforzar el comportamiento preventivo y evitando un comportamiento reactivo. Sin embargo, para ello es necesario que se dé un cambio de cultura, alentado por los buenos resultados que pueda producir el sistema.

Las posibilidades del sistema se pueden ampliar con el uso de redes inalámbricas y PDA, permitiendo consultar manuales, observar diagramas sencillos, confirmar el inicio o el fin de un trabajo, solicitar asistencia de un supervisor, o bien, localizar geográficamente el personal técnico.

Los beneficios se pueden resumir en una asignación automática de trabajos y personal técnico y una mayor rapidez en la generación de escenarios y soluciones y en la toma de decisiones en la operación diaria, basada en información precisa, así como en la planeación del recurso técnico a corto, mediano y largo plazo.

Aunque en el mercado no existen soluciones que cumplan con los requerimientos que aquí han sido planteados, es necesario evaluar los sistemas que ya existen y que cumplen parcialmente con dichos requerimientos, a fin de saber si es más conveniente adquirir un sistema “add on” o solicitar el desarrollo del mismo con desarrolladores locales o empresas establecidas.

Se prevé que un sistema de este tipo ayude a la operación del mantenimiento en línea, no sólo de aerolíneas, sino también de las industrias que tienen un mantenimiento dinámico. En la medida en que esto suceda, el uso de este tipo de sistema se extenderá más y podrá ser incorporado como módulo a los sistemas de mantenimiento que existen en el mercado, y aunque no representa un ahorro de dinero, propiamente dicho, si ayudará a que los itinerarios y la producción se cumplan sin contratiempos y a que se resuelvan los problemas que aún no han acontecido. En otras palabras, ayudará a evitar las pérdidas económicas y coadyuvará a la optimización de los procesos a través de la administración óptima del personal técnico.

Acerca del autor

El Ing. Juan Francisco Segura Salas es ingeniero industrial con especialidad en procesos y automatización. Ha trabajado para la Universidad Iberoamericana como asesor de tecnología de cómputo en el área de física y ha instrumentado equipo electrónico y de cómputo para sus laboratorios. Ha sido instructor de computación y ha trabajado en el medio de la aviación durante seis años, en la planeación del mantenimiento de aviones, en donde participó en la selección del software de planeación de mantenimiento; fue líder del proyecto de código de barras para mantenimiento y recientemente en el análisis y desarrollo de procesos de una aerolínea.

Se le puede encontrar en jfsegura@avantel.net

 
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