El proceso de selección de software; aceleración de la identificación del vendedor

  • Escrito por: Jeff Gusdorf
  • Publicado: septiembre 2006



Introducción

En Alicia en el país de las maravillas, Alicia se pierde y se detiene a preguntarle al gato de Cheshire qué camino tomar. EL gato le pregunta “¿A dónde vas?” Alicia contesta “No lo sé”; el gato responde “Entonces cualquier camino te llevará”. La misma lógica se puede aplicar al proceso de selección de software: sin un plan claro la tarea puede ser intimidante, abrumador y llevarse mucho tiempo.

El proceso de selección

Cada aspecto de su operación comercial se ve afectada por el software que está en uso. La interrupción causada por la implementación de un software empresarial, incluso si es el mejor para su negocio, es importante, y necesita que un equipo dedicado al proyecto y el vendedor del software sean exitosos. El costo de una mala implementación es tan importante que puede poner en riesgo a su negocio, o retrasarlo años en lograr sus metas comerciales. No hay duda de que seleccionar un sistema computacional puede ser un proceso intimidante.

Es imperativo que siga un plan disciplinado para conducir su proyecto de selección. El proceso requiere un compromiso de la compañía en cuanto a tiempo y recursos, varias compañías dedican a una sola persona a manejar un proyecto de tal importancia. Los proyectos de selección se pueden dividir en cinco fases.

  1. Planificación del proyecto e inicio, donde se definen las metas y limitaciones, se reúne al equipo del proyecto y se conduce el inicio del proyecto.
  2. Documentación de la situación actual, donde se documenta su infraestructura y aplicaciones existentes, y se analiza y se documentan los procesos comerciales.
  3. Evaluación de necesidades, donde se decide hacia dónde se dirige, al identificar oportunidades inmediatas de ahorro, conducir lluvias de ideas y priorizar los requisitos.
  4. Identificación del software del vendedor, donde se identifica una lista de candidatos que utilizan determinantes simples, se evalúan los candidatos utilizando requisitos priorizados, se inicia el proceso de ventas con los vendedores, se prepara un RFP y se solicita y evalúan las respuestas.
  5. Evaluación del software, donde se preparan los textos para la demostración, se conducen y se evalúan las demostraciones, se llevan a cabo análisis de los faltantes, se define el precio, se conducen visitas al sitio y revisiones de referencia, se lleva a cabo una planificación previa a la implementación, y se negocian y ejecutan contratos.

Un análisis de la duración promedio para cada fase de los proyectos de selección del software que condujimos produjo los siguientes resultados:

Identificación del vendedor de software

Varias compañías cometieron el error de saltarse todos los pasos necesarios para construir la base de su decisión y comenzaron con este paso. ¡No lo haga! Al seguir la metodología antes descrita, habrá completado primero la investigación en su proceso comercial, su equipo del proyecto y compañía estarán muy involucrados y tendrá un estándar para juzgar y comparar los paquetes de software. Pero ¿cómo identificar y calificar los paquetes de software que considera en su proceso de selección?

Internet

Resista la urgencia de buscar en la Web como su primer paso. Si busca ERP en la Web obtendrá 133 millones de páginas. Intente ser más específico y utilice ERP para la fabricación y obtendrá “únicamente” 30 millones de páginas. Siga refinando su búsqueda al añadir calificativos adicionales como de la industria y seguirá obteniendo una gran cantidad de información. En lugar de eso, comience por utilizar un directorio de software.

Directorios de software

Un directorio de software es un sitio Web o publicación que se especializa en la búsqueda y organización de información acerca de varios productos de software. Estos directorios pueden tener un enfoque funcional, como soluciones de contabilidad, un enfoque industrial, como una distribución al mayoreo; un amplio enfoque del software en todos los software de aplicación comercial; e incluso un acercamiento con hardware, herramientas de programación, aplicación y software de especialidad.

Comience su búsqueda al utilizar dos determinantes primarios:

  • ¿El vendedor de software tiene experiencia en su industria y mercado vertical (por ejemplo, fabricación discreta para electrónicos, distribución al mayoreo para sujetadores y sostenes, etc.)? Un vendedor de software sin la experiencia en el “dominio” puede no entender los requisitos únicos de los procesos comerciales de su negocio o proporcionar la profundidad de funcionalidad necesaria para manejar el tipo de transacciones específicas para su negocio.

  • ¿El tamaño de su compañía, medido por el número de usuarios y locaciones, entra dentro de la base de clientes del vendedor? Comprar un paquete de software diseñado para compañías más pequeñas podría significar que no tenga la funcionalidad necesaria para manejar las complejidades de su negocio. Comprar un paquete de software diseñado para compañías más grandes puede significar que tenga que comprar una complejidad mayor (características que no necesita), y su organización gastará mucho dinero y energía intentando implementarlo.

Varios sitios de directorio también conducen su propia investigación en la funcionalidad de los paquetes de software. Estas “bases de conocimientos” de características pueden priorizarse con base en sus propios requisitos. Varios generan un análisis que clasifica los resultados para que se puedan identificar los paquetes que "mejor" cubran sus necesidades. La calidad de estos sitios varía, así que asegúrese que el sitio valide los datos proporcionados por los vendedores.

Una vez que tenga una lista manejable de vendedores de software con quienes trabajar, está listo para proceder con la siguiente fase de su proyecto de selección.

Compromiso del vendedor de software

Compromiso del vendedor de software Varias tecnologías de selección de software recomiendan escribir una solicitud de propuesta (RFP) y presentársela a la lista de los vendedores de software. Eso solía funcionar, pero en el mercado competitivo de hoy en día, las compañías de software no tienen el staff ilimitado que les permita responder a cada solicitud de ERP que reciben. Estas son muy caras de completar, en especial aquellas que solicitan una respuesta enciclopédica de noventa páginas.

Una vez que se ha identificado la "larga o corta lista" de vendedores de software, necesitará pasar por el proceso de ventas del vendedor. Como cualquier organización de ventas, los vendedores de software clasifican a los prospectos y dedican la mayoría de los recursos a los más calificados. Al establecer un presupuesto, crear un equipo de proyecto y definir un marco de tiempo para tomar una decisión de compra, será clasificado como un prospecto “cualificado” que los vendedores de software pondrán al principio de su lista.

Llame al vendedor de software o complete una forma en su sitio Web. Proporcione la información necesaria para que pueda subir la “cadena alimenticia” lo más rápido posible. Espere una llamada del grupo de telemercadeo, su trabajo es el de recolectar la mayor información acerca de usted y de la oportunidad. Preguntarán acerca de su industria y tamaño de su compañía, qué software utiliza ahora y la plataforma, su posición y papel en el proceso de selección, el marco de tiempo para tomar una decisión y su presupuesto.

El grupo de telemercadeo pasará su información al personal de ventas. Si los vendedores de software utilizan revendedores, se le pasará la información a un revendedor con base en su locación geográfica e industria. Una vez que tenga un contacto, programe un momento para ver a la persona de ventas para presentarle a la compañía y sus requisitos. Servirán como porteros para otros recursos que necesitará para obtener una respuesta de su RFP, como una demostración del producto, respuestas a preguntas técnicas, y similares.

Le recomendamos utilizar este contacto inicial de ventas para calificar a los vendedores del software, y eliminar a los que no cubren los requisitos o cultura de su compañía. Para la mayoría de las compañías se deben considerar tres o cuatro vendedores para el proceso de demostración y evaluación. Dependiendo del número de compañías en su lista, necesitará asignar por lo menos uno o dos meses para este paso en el proceso.

Aceleración del proceso

Una forma de acelerar este proceso es visitar una feria de tecnología o exposición donde estén representados todos los vendedores de software en su lista. Esto proporciona una oportunidad para emprender el proceso de ventas de múltiples vendedores de forma eficiente. Pero no todas las industrias hospedan un evento de este tipo; no todos los vendedores de software pueden estar presentes, y el tiempo de la exposición puede no coincidir con este paso en su proceso de selección, o puede no tener el presupuesto o el tiempo para aprovechar dicho evento.

Una fácil forma para acelerar este paso del proceso es asistir a una exposición virtual. Durante el auge de Internet en los años 1998 y 1999, se desarrolló el software de exposición en línea. Concebido como una forma de replicar la exposición física y entregar la experiencia utilizando Internet, este software hizo mas que crear múltiples sitios Web dentro de una página frontal de una exposición. Varios de estos proveedores salieron del negocio cuando reventó la bomba de Internet, pero los sobrevivientes han desarrollado aplicaciones robustas que permiten la entrega de contenido e interactividad que puede soportar a miles de asistentes de forma simultánea.

Existen varios beneficios de este nuevo formado de exposición en línea:

No existe logística que manejar: Una exposición virtual incorpora los elementos más exitosos de la exposición en vivo y los traduce al mundo virtual de Internet. Los asistentes tienen acceso a demostraciones de productos, redes de eventos y presentaciones educacionales de los líderes de la industria sin ningún costo y desde su oficina.

Acceso interactivo con los vendedores: Al igual que el evento en vivo, una exposición virtual le brinda la oportunidad de recolectar literatura del producto, ver demostraciones del producto e iniciar "conversaciones" en vivo con los exhibidores participantes. También es posible programar sesiones interactivas con las compañías cuyos productos y servicios son de su interés.

Participación de todo el equipo del proyecto: Sin las limitaciones de tiempo y los gastos de viaje, se pueden involucrar a más miembros de un equipo de proyecto de selección en el proceso de selección inicial. Se pueden asignar miembros del equipo de proyectos para visitar vendedores de software específicos y reunir información. Después de la exposición, se puede compartir la información entre el equipo para acelerar el proceso de calificación y clasificación de los productos de software.

La exposición virtual tiene algunas limitaciones: Las demostraciones del producto se limitan en tiempo y profundidad, ya que los recursos de los exhibidores se dividen entre varios asistentes; los locales cuentan con un staff de representantes del vendedor que pueden ser del personal de ventas o preventa sin la experiencia para contestar una pregunta acerca de una funcionalidad específica, y por su puesto, nada puede reemplazar establecer una relación personal con el vendedor. La exposición virtual no puede reemplazar todos los pasos del proceso de selección, y es imperativo que complete la fase de evaluación del software de su proyecto.

Resumen

El proceso de selección de un software puede ser complejo y llevarse mucho tiempo. Si se toman atajos o se saltan pasos en el proceso, aumenta significativamente el riesgo de seleccionar un paquete de software que no cubra las expectativas de la administración y de la comunidad usuaria. Varios directores técnicos de la información (CIOs) han perdido su trabajo después de haber fracasado con una implementación.

El proceso de comprometer a un vendedor puede llevarse mucho tiempo en ejecutarse, en especial cuando se incluyen varios vendedores en un estudio de selección. Sin embargo, es posible utilizar nuevas tecnologías disponibles para acelerar este proceso.

Acerca del autor

Jeff Gusdorf, CPA es director de Brown, Smith, Wallace Consulting Group, con un enfoque en aplicaciones empresariales para el mercado de distribución al mayoreo. BSW Consulting publica investigaciones, proporciona un directorio de software para su distribución en el mercado, hospeda su propia feria tecnológica virtual y les proporciona a sus clientes servicios de consultoría en la selección del software. Se le puede localizar en el correo electrónico mailto:%20jgusdorf@bswc.com.

 
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