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El punto ideal de un proveedor de ERP

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: diciembre 10 2007

En abril de 2007 fuimos testigos de la fusión de CMS Software y XKO Software, dos de los proveedores más pequeños de soluciones de planificación de los recursos empresariales (ERP). Ahora se les conocerá como Solarsoft Business Systems y Solarsoft Business Systems Limited, en los mercados canadiense y británico, respectivamente. Habrá quienes duden de la importancia de esta fusión a pequeña escala, sin embargo el impacto que puede tener en el mercado es bastante importante, al menos para ambos proveedores. En particular, CMS ha estado experimentando un crecimiento y un desarrollo notables y ha podido penetrar con éxito en mercados nuevos en países como Turquía y China (consulte los detalles de la fusión en el artículo Una fusión discreta en el área de ERP).

Los productos ERP de Solarsoft ayudan a más de 450 clientes que se encuentran repartidos en más de 2,500 sitios en el mundo. Ellos esperan que Solarsoft se adapte a su segmento vertical y les dé, por un lado, la funcionalidad particular que necesitan, siempre en un ambiente estrechamente integrado, y, por el otro, un buen servicio y atención a clientes. En respuesta, Solarsoft ofrece todos los servicios de implantación, educación, mantenimiento y soporte. Estos fabricantes pequeños y medianos que forman parte de ciertos ambientes de fabricación discreta repetitiva (por ejemplo, proveedores de piezas automotrices, productores de bienes de consumo, talleres de estampado en metal, fábricas de moldes de plástico, etc.) cada vez tienen más clientes poderosos que les exigen que les entreguen a tiempo, que sus pedidos sean precisos y que puedan llevar a cabo la trazabilidad completa de los productos. De manera que estos proveedores tienen que satisfacer todas las exigencias de sus clientes, con un equipo de personal interno y TI que sean poco costosos.

Estos fabricantes tienen que usar sus soluciones ERP poco costosas (que usan menos recursos) pero funcionales para llegar a una colaboración inmediata y constante con sus asociados comerciales a través de un intercambio electrónico de datos (EDI) que les permita garantizar la precisión de sus pedidos y la puntualidad de sus entregas (EDI es el intercambio electrónico –sin papel- de documentos comerciales, como órdenes de compra, autorizaciones de embarque, avisos de embarque anticipado [ASN], facturas, etc., de un sistema informático a otro, a través de formatos normalizados).

Esta situación se aplica especialmente a la industria de piezas automotrices, donde cuando no se hace un embarque o sucede algo que hace que el fabricante de equipo original (OEM) imperioso retrase –o cierre- su línea de producción, se obliga al proveedor a que pague multas importantes o simplemente se le incluye en una lista negra (que eventualmente puede ser el fin de sus operaciones). Muchas veces, los OEM necesitan recibir el ASN antes de que pase media hora de que el conductor (o la tercera persona que se contrate) firme el conocimiento de embarque en el puerto del proveedor, porque buscan eliminar el riesgo de afectar las calificaciones del proveedor y, por consiguiente, los negocios que puedan hacer con ese cliente en un futuro. En la industria automotriz, los proveedores dependen completamente del EDI, de las estrictas etiquetas de códigos de barras que imponen los OEM y de los requisitos avanzados de gestión de contenedores con número de serie.

El EDI incluido

Si bien hay quienes prometen una normalización de EDI, pero la realidad es que tiene que ser flexible y se tiene que adaptar a las necesidades de cada asociado comercial, y esto no es una tarea fácil. Es por eso que ambos productos ERP de CMS (que ahora se conocen como Solarsoft CMSi5 y Solarsoft CMSm5) soportan conjuntos de transacciones EDI para miles de empresas, incluidos algunos OEM importantes y algunas cadenas de tiendas, distribuidores y fabricantes del área automotriz. El módulo de contabilidad de EDI tiene funciones de EDI para colocación y liberación de pedidos, facturación, gestión de embarques, historia y análisis de ventas y liberación de proveedores, entre otras, en un solo sistema EDI integrado.

En cuanto a las tareas relacionadas con el cliente, las funciones EDI de liberación de pedidos y gestión de embarques forman el procesamiento de las transacciones entrantes y salientes, la asignación de códigos de barras y números de serie, el control de los embarcadores y el escaneo por radio frecuencia (RF). En relación con las actividades de los proveedores, la solución integra la generación y la transmisión de los programas de embarques de los proveedores y las liberaciones de materiales, así como la recepción de ASN. La función de liberación de proveedores crea automáticamente liberaciones de materiales y programas de embarques con base en la demanda que se genera en el módulo de planificación de los recursos de materiales (MRP), los envía a los proveedores usando EDI, correo electrónico o fax, o los publica en un portal web (en lenguaje extensible de marcas [XML]) y resume las posiciones de embarques netos y acumulados a medida que avanza la liberación. El sistema puede distribuir las cantidades de la demanda con base en las capacidades de los proveedores, y puede definir intervalos de liberación diarios, semanales o quincenales, o una combinación de ellos.

Los sistemas ERP de CMS pueden reunir la información de EDI mediante algunos conjuntos de transacciones EDI (es decir, X.12, EDIFACT y documentos XML), como liberaciones de materiales, programas de embarques, documentos de inline vehicle sequencing (IVSL) y órdenes de compra. Las soluciones de CMS también sirven para manejar avisos de pagos a bancos, avisos de inventario, facturas, ASN entrantes, confirmaciones funcionales y avisos de actualización o cambio.

CMS ha rediseñado algunos de sus módulos ERP tradicionales, como libro mayor general, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, para adaptarlos a estos requisitos de EDI. El archivo maestro de los asociados comerciales es una extensión de los archivos maestros regulares de los clientes y los proveedores que se encuentran en la base de datos ERP, que se usan en las actividades relacionadas con EDI. En este archivo maestro se definen los detalles de los conjuntos de transacciones conforme a las especificaciones de los asociados comerciales, además de que se manejan y se mapean las definiciones de los números de piezas de los clientes y los proveedores, y se da soporte a todas las transacciones entrantes y salientes, que después se relacionan con los requisitos comerciales específicos. En este sentido, las capacidades EDI de CMS son muy similares a las de su competidor, IQMS.

La función de contabilidad EDI usa EDI para recibir automáticamente los documentos de los clientes, como órdenes de compra y programas just-in-time (JIT), y procesarlos conforme a las especificaciones de cada asociado comercial. Hace el seguimiento de los pedidos acumulativos (CUM) o anual a la fecha (YTD) y los compara con los embarques, y alimenta las demandas de requisitos netos al módulo MRP. En MRP, los requisitos netos para una pieza o un ensamblaje se derivan después de aplicar los requisitos brutos y las asignaciones a las existencias, las recepciones programadas y el inventario de seguridad. Entonces los requisitos netos, adaptados al tamaño del lote y desplazados para el tiempo de procesamiento, se convierten en órdenes planeadas.

La solución clave trabaja con el resto de los módulos ERP de CMS para comparar estos requisitos nuevos con la disponibilidad de las existencias de bienes terminados, con el fin de determinar automáticamente los requisitos y los programas de compras, producción y embarques. Entonces actualiza el inventario ERP de CMS, y los módulos de cuentas por cobrar y libro mayor general, y da mantenimiento a su propio módulo de análisis de ventas. Las liberaciones de material y los programas de embarques se pueden descargar de un buzón electrónico para que los usuarios puedan procesar los documentos EDI que sea necesario. CMS apoya las interfaces directas de las aplicaciones con el software de transformación EDI TrustedLink de Inovis para Microsoft Windows o IBM iSeries.

Las capacidades EDI que acabamos de mencionar vienen agrupadas con una función que trata la necesidad de estos fabricantes de hacer el seguimiento de los recursos y los materiales en tiempo real para poder contener los gastos de todo el proceso, desde la recepción de la materia prima hasta el embarque de los bienes terminados, y para optimizar sus recursos humanos, su maquinaria y sus procesos. Estas funciones también tienen que permitirles mediar y hacer el seguimiento de la calidad, incorporar las notas de cambios de ingeniería (ECN) y rastrear la materia prima desde su fuente hasta su destino final. Estos fabricantes quieren tener etiquetas con códigos de barras en serie en sus embarques, y quieren poder escanear esos embarques con un lector de identificación por radio frecuencia (RFID), a fin de integrar esa información a una transmisión EDI (para incluir los números kanban y JIT por cliente, ubicación y pieza). Sus necesidades son similares a las de los productores de alimentos y medicamentos en el sentido de que quieren una trazabilidad completa, para que cuando surja un problema puedan identificar la causa y saber qué productos pueden verse afectados. La serialización y el etiquetado de los contenedores permiten simplificar el control del inventario y la generación de reportes, gracias a la trazabilidad.

La trazabilidad y la serialización de etiquetas

Así, el módulo de serialización/etiquetado de códigos de barras puede mantener y compilar varios formatos de etiquetas si se seleccionan las variables en el software de diseño de etiquetas. Entonces se pueden imprimir automáticamente, con la frecuencia que se desee y en el formato que se especifique. El módulo soporta el software de Crystal Reports, Bartender Label Printer, TL Ashford Barcode400 y LabelView, e integra creación de etiquetas, vistas preliminares e impresión. Ahora, las etiquetas para los contenedores en serie pueden ser específicas para cada pieza, para cada contenedor, para cada carga de la mezcla o cada carga maestra, de forma que el usuario puede crear, mantener e imprimir las etiquetas en serie que desee el cliente. Además, con la impresión de etiquetas automatizada y controlada por diferentes eventos, los usuarios pueden generar reportes de producción en tiempo real con mayor facilidad, y congelar una etiqueta en serie (desde luego que se pueden crear números de serie sin etiquetas).

Naturalmente, es posible generar las etiquetas de códigos de barras a partir de los requisitos de EDI y se pueden escanear para crear o verificar un embarque y los ASN u otros documentos de embarque y facturación que se generen automáticamente. Asimismo, es posible enviar y recibir números de serie (o maestros de números de serie) en los ASN. Al usar etiquetas de códigos de barras en serie junto con contenedores de materiales (ya sea materia prima o ingredientes, trabajo en progreso [WIP] o bienes terminados) en toda la empresa, es posible lograr los resultados que se desean en cuanto al seguimiento, sin tener que asignar más personal o recurrir a desarrollo de software personalizado. Los movimientos de las etiquetas en serie ayudan a que se registren en tiempo real los movimientos de materiales, de manera que se pueden vincular las etiquetas de cargas maestras y de mezclas a las etiquetas en serie, y esto facilita el seguimiento. Asimismo, es útil en la recepción de las devoluciones que hacen los clientes, porque se puede contar el número de veces que se escanea un conocimiento de embarque y los usuarios pueden decidir si escanean las recepciones en lugar del número de pieza del proveedor o un número interno.

En resumen, el sistema de etiquetado/serialización de CMS está diseñado pensando principalmente en empresas que tienen que asegurar la precisión de su inventario, pero que también se preocupan por lo que le piden a su personal del taller. Requisitos de seguimiento más estrictos pueden significar una carga adicional para estos trabajadores, y los pueden distraer de sus tareas de producción. La serialización de contenedores, cuando se utiliza correctamente, puede ser un apoyo a los requisitos de backflushing completo (un método de teneduría de libros de inventario que reduce las existencias de un componente automáticamente después de terminar una actividad) de lotes, resortes de acero, resinas de plástico y subensambles, y esto hace que el sistema sea útil también en algunos segmentos esotéricos de la industria.

Lógicamente, la serialización dominante abarca operaciones de cadena de suministro, gestión del inventario físico, registro de calidad, generación de reportes de producción, gestión de salidas o liberaciones y atención a clientes, ya que los gerentes pueden ver en una sola pantalla toda la información sobre la producción o el uso de un lote específico de material. Es gracias a todas estas funciones y características que CMS logró certificarse hace poco como Intermec Honors Partner.

ERP de CMS tiene otras capacidades que vale la pena mencionar, por ejemplo, sus sólidas funciones de mantenimiento preventivo y de almacenamiento y distribución. Algunas de estas funciones son embarques JIT, mantenimiento (actualización) de tasas de embarques, transportistas, derechos y corredores y armonización de conocimientos de embarque a nivel internacional, que los productos ERP mucho más grandes por lo general no tienen.

Eso es lo que sucede con el módulo CMS Time and Attendance (T&A, puntualidad y asistencia), con el que los usuarios pueden capturar la información de asistencia de los empleados, gracias a que pueden incluir clases y grupos de empleados que les permiten definir programas y asignaciones especiales para cada turno, y a que pueden establecer códigos de razón para las ausencias. También les permite hacer programación avanzada con el fin de cumplir con los requisitos de los pronósticos de mano de obra (porque permite programar con anticipación las vacaciones, los días festivos y las ausencias con permiso) y soporta las transferencias entre departamentos y la acumulación de horas por número y clase de trabajo.

Además, con el módulo es posible hacer listas de los vínculos entre supervisor y empleados, y se puede establecer una interfaz con varios programas de software y servicios. Este módulo alberga un archivo maestro central de empleados que intercambia información pertinente con los módulos ERP de CMS de gestión de inventario, control de la producción, mantenimiento preventivo, colocación de pedidos y compras, entre otros.

Finalmente, pero no menos importante, recientemente se agregó la herramienta White-Board Scheduler para talleres, que imita el pizarrón blanco con imanes de colores que tienen los talleres. Así, CMS reunió los conceptos de hojas de cálculo y pizarrones blancos en CMSi5, de forma que el programa basado en Java permite que los supervisores del taller evalúen el impacto que pueden tener situaciones de producción alternativas en la disponibilidad de materiales y la capacidad, y utilicen códigos de color para hacerlo.

Con esto termina la segunda parte de la serie Una fusión discreta en el área de ERP. La tercera parte trata los retos que significa fusionar los aspectos administrativos y los productos de dos empresas de software pequeñas.

Si desea obtener más información o llevar a cabo su propia comparación de soluciones, visite el

Centro de evaluación de ERP de TEC

 
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