El sendero hacia un ERP para la pequeña empresa -tercera parte: la selección del sistema ERP




La primera y segunda parte de esta serie describieron los procesos de investigación y evaluación de sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP). Al final de estas dos fases, usted deberá tener una buena idea sobre el tipo de sistema que puede satisfacer las necesidades de su organización y sobre los proveedores que ofrecen dicha solución. La tercera parte describe el paso final: la selección del sistema que mejor satisface sus necesidades específicas.

Usted comenzó definiendo las principales actividades y flujos de trabajo en su empresa, luego usted creó una detallada lista de criterios, comparó diferentes productos, y probablemente utilizó un sistema para el apoyo en las decisiones (DSS) para crear una lista de proveedores finalistas (lista de proveedores que ofrecen productos ideales para su empresa). Aún utilizando el más complejo DSS, algunos aspectos de su empresa pueden ser pasados por alto, de allí la importancia de complementar su comparación con demostraciones de los productos, verificando referencias y revisando otro tipo de información relacionada.

Principales pasos en la selección de un sistema ERP

El beneficio de un sistema empresarial solo se da cuando usted hace la elección correcta. Por medio del uso de criterios actualizados y relevantes sobre las funcionalidades del sistema empresarial, usted estará mejor informado sobre sus opciones. Utilizando un proceso de análisis adecuado, su equipo de selección puede realizar una valoración precisa sobre la idoneidad de cada proveedor para satisfacer sus necesidades, lo cual debe asegurar que usted elije el sistema empresarial más apropiado.

Los principales pasos a realizar en la fase de selección son las actividades relacionadas con la creación de escenarios guías, basados en los requisitos empresariales más importantes:

  • Utilizar una petición de información (RFP) (incluyendo información de costo)

  • Invitar a los proveedores a visitar su empresa

  • Programar demostraciones y pruebas con los proveedores

  • Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores

  • Realizar un análisis sobre el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés)

  • Identificar la solución idónea

  • Desarrollar un informe de auditoría para el proceso de selección

  • Obtener la aprobación de los ejecutivos

  • Notificar a los proveedores perdedores y al ganador

  • Realizar verificaciones sobre las referencias

  • Negociar el contrato

1. Demostraciones de los productos por los proveedores

El aspecto más importante durante las demostraciones de los proveedores es tomar control del proceso. Para lograrlo, deberá crear una guía con los procesos que usted quiere ver y así el proveedor podrá mostrarle paso a paso como maneja el sistema sus principales requisitos. Ello le dará control sobre la demostración y el proveedor tendrá que demostrar como cubre el sistema las funcionalidades que son más importantes para usted. Dependiendo de la complejidad de su empresa, prepárese para invertir una porción de tiempo significativa en las presentaciones de los proveedores.

Por supuesto, la guía para las demostraciones deberá incluir los procesos más importantes. Pregunte por detalles del sistema, solo cuando la funcionalidad que se está presentando es esencial para su empresa. La demostración es igualmente una oportunidad para evaluar los aspectos cualitativos de cada producto, como la facilidad de uso. Por otro lado, no olvide calificar el producto –idealmente en cada funcionalidad demostrada- de forma tal que usted podrá comparar los resultados al fin del proceso. He aquí un ejemplo de una guía típica para ver las funcionalidades de la entrada de órdenes:

Demuestre por favor lo siguiente:

Criterio Contenido (S/N) 
Ventas  
1.1 Órdenes de venta  
1.1.1 Cree rápidamente y desde cero una orden de ventas (sales order, OS)  
1.1.2 Cree rápidamente una orden de ventas de una cotización   
1.1.3 Cree rápidamente una orden de ventas desde una orden de ventas existente (duplicado)  
1.2 Preparación de pedidos  
1.2.1 Verifique la disponibilidad antes de preparar el pedido  
1.2.2 Convierta una orden de ventas en una lista de pedidos a preparar  
1.2.3 Convierta esa lista en una factura  
1.3 Facturación  
1.3.1 Modifique los descuentos y los precios en la factura  
1.3.2 Alerte a los usuarios cuando existan problemas con el crédito  
1.3.3 Opción para imprimir la lista de artículos empacados cuando se genere la factura  
4 Evaluación cualitativa  
4.1 Facilidad de uso  
4.2 Ajuste a sus procesos  
4.3 Grado en el cual el sistema puede mejorar el proceso  

Una vez concluida esta parte, recuerde que la demostración solo cubre las funcionalidades, de allí que debe tener en cuenta los factores técnicos para la solución, como por ejemplo los sistemas operacionales, soporte de la base de datos, modelo de entrega (instalado, por demanda, software como servicio, integración con otros sistemas (como los de contabilidad, relaciones con los clientes, etc.), administración de múltiples localidades, seguridad, gestión de los dispositivos de la interfaz y las herramientas de la aplicación (los programas que permiten administrar o desarrollar el software).

2. Lista de finalistas

Antes de la revisión de las demostraciones de los productos usted probablemente tenía una lista de 10 o más proveedores quienes afirmaban que sus productos podían realizar la mayoría de las tareas necesarias para su compañía. Si se ha realizado apropiadamente, las demostraciones y los criterios técnicos mencionados con anterioridad deberán reducir la lista a no más de tres o cinco proveedores.

Existen otros factores que pueden acortar su lista aún más, y algunos de ellos están relacionados con la capacidad de entrega del proveedor:

  • Implementación: el producto puede ser muy bueno, pero si su implementación toma un año y usted los necesita funcionando en seis meses, el proveedor será descalificado. Además, si usted no está satisfecho con la metodología de implementación del proveedor o si las referencias son malas, deberá pensarlo más detenidamente antes de decidir trabajar con esa empresa.

  • Capacitación y apoyo post-implementación: si su empresa está ubicada en América del Norte y el proveedor solo tiene oficinas en Europa y Asia, puede ser difícil que este responda a sus peticiones y que no le preste buenos servicios de capacitación y soporte.

  • Precios competitivos: este aspecto puede tener una gran influencia en la selección de los proveedores finalistas. El mejor sistema en el mundo no será suficiente como para justificar un precio exorbitante, pero usted debe ser cuidadoso cuando el precio que ofrece un proveedor es demasiado bajo y debe estar seguro de comprender cuánto va usted a pagar una vez el proceso haya concluido.

  • Servicio de asesoría: la gestión de cambio, el desarrollo de los procesos empresariales, la auditoria post-implementación, pueden ser realizados por el proveedor o un tercero que tiene sociedad con el proveedor. Dependiendo que la cantidad de asesoría que necesita su empresa, este puede ser un factor importante cuando se está eligiendo entre varios proveedores que ofrecen funcionalidades similares.

3. El ganador

Después de haber incluido todos los tipos de criterios (funcionales, técnicos financieros, etc.), usted debe hallar un proveedor que pueda no solo ofrecerle la mejor solución de software para sus necesidades, pero que además pueda realizar la implementación a tiempo, que pueda arreglar los problemas del sistema, responder preguntas con prontitud y que además le pueda ayudar a redefinir sus procesos empresariales.

Si al final del proceso aún tiene dudas entre varios productos, deberá revisar algunos de los pasos que realizó u observar más detalles sobre lo que es realmente importante y que no ha sido satisfactoriamente estudiado (ejemplo: usted necesita importar datos de otro sistema cada semana, usted realiza respaldos cada 12 horas, sus socios necesitan acceso a un portal de intercambio de información con su empresa, etc.).

Pero aún cuando usted piensa que ha encontrado la mejor solución, hay algunas cosas que debe realizar para asegurarse:

  • Instale una versión demo del producto que los empleados puedan usar antes de que la nueva versión entre en funcionamiento, evitando poner en funcionamiento el nuevo sistema cuando aún se está utilizando el viejo.

  • Recoja los comentarios de los usuarios sobre los elementos que le faltan al sistema y los aspectos que pueden ser mejorados en el nuevo sistema e infórmelo al proveedor.

  • Mantenga un cronograma de los pasos necesarios en la implementación y tome acciones correctivas cuando no se realicen a tiempo aspectos importantes.

  • Asegure que todos los datos necesarios para funcionar apropiadamente son importados antes de pensar en poner en funcionamiento el sistema -en ocasiones, es mejor retrasar la puesta en marcha del sistema en lugar de arreglar problemas más tarde.

Conclusión

No hay sistemas buenos o malos, pero solo unos de ellos serán ideales para usted. Esta es la razón por la cual todas las fases descritas en esta serie de artículos son sumamente importantes para su investigación, evaluación y selección de la mejor solución para las necesidades de su empresa.

Con frecuencia, la selección de una solución ERP es un compromiso, pero usted debe asegurarse de no comprometer las funcionalidades o características de la solución que pueden generar un gran impacto sobre su empresa en el futuro y llevarle a perder dinero si la inversión en el sistema no genera los resultados esperados.

Y por último, recuerde que estas tres fases del proceso solo le darán buenos resultados cuando se utilizan en conjunto. Si alguna de ellas es tratada con ligereza, puede afectar el proceso y su resultado final (por ejemplo, el sistema seleccionado) puede no ser lo que usted buscaba.

 
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