El surgimiento de ERP social, transforma la forma de trabajo de la gente (primera parte)

  • Escrito por: Ted Rohm
  • Publicado: Noviembre 15 2013



No es un secreto que las redes sociales y los medios de comunicación —Facebook, Twitter, LinkedIn, Wikipedia, etc. —tienen un gran impacto en todos los aspectos de la cotidianidad de las personas. Los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP) no son inmunes a la ola de los cambios dentro del panorama tecnológico generados por los medios sociales. Todos los grandes proveedores de soluciones ERP han o están realizando grandes inversiones para mantenerse al día con la revolución social que se está dando en toda la industria. La introducción de las funcionalidades para medios sociales dentro de los sistemas ERP es uno de los desarrollos disruptivos en el área de ERP.

En Technology Evaluation Centers (TEC) hemos tenido discusiones muy informativas con proveedores de ERP en todo el mundo y esperamos hablar con más y les traeremos su visión sobre ERP social. En este articulo divido en dos partes, les daremos un resumen sobre como un sistema ERP social es benéfico para las organizaciones, además de algunas de las tendencias que están adoptando los principales proveedores de ERP para incluir los medios sociales en sus sistemas ERP. En futuros artículos, nos adentraremos en el tema de las perspectivas de los proveedores para comprender la posición del momento y su dirección para hacer sus sistemas más “sociales”.

Esta área del mercado está cambiando rápidamente, con la mayoría de los grandes proveedores tratando de mantenerse en la competencia o a la delantera de sus oponentes. Cada semana aproximadamente, salen nuevos anuncios sobre este tema y esto continuará siendo el caso hasta que se logre la madurez en este espacio. En unos años, la colaboración social en los sistemas ERP será probablemente algo que se dará por sentado, como vemos hoy la integración de los correos electrónicos. 

Beneficios de los medios sociales en ERP

Los usuarios de los sistemas ERP con acceso a funcionalidades ERP integradas no necesitan utilizar correos desconectados o servicios de "chat" para sus comunicaciones. Al contar con un ambiente social integrado con el cual los empleados se pueden comunicar y colaborar, puede crear un gran valor para la organización. El informe del Instituto Mundial McKinsey titulado “La economía social: revelando el valor y la productividad por medio de las tecnologías sociales” (inglés) establece en su resumen que “con la completa implementación de las tecnologías sociales, las empresas tienen la oportunidad de incrementar la productividad de los empleados que interactuan continuamente…en un 20 o 25%.”

Un estudio de Aberdeen de agosto del 2013, titulado “Resolviendo los retos de la colaboración con ERP social” indica que “las organizaciones que han implementado las funcionalidades para ERP social observaron mejoras en más dos veces en los márgenes de ganancia en los últimos dos años, en comparación con las organizaciones que no tienen ERP social.” Estas ganancias no se dieron solo con la socialización de los sistemas ERP, pero muestran que las compañías que tienen sistemas ERP colaborativos están en capacidad de superar retos empresariales dinámicos y hacerse más rentable. .

Otra fuente de cambio que ha tenido impacto en todos los sistemas empresariales es la introducción de la generación Y dentro de la fuerza laboral. Gran parte de la nueva generación laboral creció utilizando sitios como MySpace, Facebook, Instagram, and Twitter. Para esta generación, el hecho de quedar atrapado con un antiguo sistema ERP para realizar su trabajo diario es como si les enviasen a la habitación de sus padres a trabajar en un viejo PC con Windows Xp para hacer sus tareas. Simplemente no lo harán. De allí que, si las empresas desean aprovechar el potencial de la esta prometedora y capaz fuerza laboral estas tecnologías sociales deben estar integradas con los sistemas ERP

Característica y capacidades de los sistemas sociales

Existe una amplia gama de características para los sistemas sociales que ayudan a que las empresas operen más eficientemente. Esta es una lista de características para darle una idea de lo que debe esperar de un proveedor de herramientas sociales, incluyendo los proveedores de ERP:

  • Conversaciones en tiempo real entre los miembros de la red
     
  • Personas internas o externas puede tomar parte en la conversación

  • Los grupos de conversación pueden ser establecidos en el camino

  • Los perfiles de los usuarios pueden incluir sus intereses, afiliaciones, etc..

  • Es posible establecer comunidades entre quienes tienen intereses en común

  • Es posible incluir comentarios y anotaciones en documentos dentro de una conversación

  • Es posible unir conversaciones para crear otras más amplias

  • Es posible iniciar conversaciones sobre objetos empresariales (órdenes de venta, de trabajo o en proyectos)

  • Las conversaciones pueden guardarse en la base de datos para recuperarlas más tarde y analizarlas

  • Con solo un clic desde la conversación es posible crear tareas

  • Los miembros pueden recopilar comentarios de retroalimentación por medio de encuestas y análisis de pros y contras

  • Los usuarios pueden realizar lluvia de ideas sobre mejoras para los procesos, etc.

  • Es posible integrar los datos de medios sociales externos (Facebook, Twitter, etc.) dentro del sistema

  • Los usuarios pueden enviar mensajes en canales externos de medios sociales

  • Los miembros pueden realizar análisis en el contenido, interno y externo para generar una perspectiva completa del cliente

  • Los usuarios pueden aprovechar la capacidad de “escuchar” y supervisar las conversaciones sociales y analizar los sentimientos


La adopción del usuario es crítica


A pesar del gran potencial de las funcionalidades de los medios sociales, la clave para cosechar los beneficios de estas herramientas proviene de la generalización de su adopción. Solo cuando todos en la organización dejen atrás los correos y comiencen a comunicarse solo dentro del la herramienta social de colaboración se podrá lograr su beneficio total. Para la debida adopción, es posible que la organización deba ofrecer algunos incentivos para ganar momento. Los productos ofrecidos por los proveedores de ERP pueden contribuir a su adopción con excelentes interfaces, lo cual ayuda a los empleados a realizar mejor su trabajo o incluso con herramientas tanto para el trabajo como para su casa. Pero como cualquier otra tecnología, una organización debe realizar el esfuerzo de hacer de la herramienta prometida, una realidad.

Desafortunadamente, la gran variedad de herramientas sociales para la colaboración que ofrece el mercado, dificulta la posibilidad de mantener todos los hilos sociales sincronizados. Entre Facebook, LinkedIn, Yammer, Jam, Jive y de pronto otra cuenta social corporativa en el sistema ERP, un usuario puede terminar cerrando todas estas fuentes de información para poder volver al trabajo. Probablemente veremos más herramientas e interfaces de programación que contribuyan a manejar todas estas fuentes sociales y ayuden a que estas herramientas interactúen más eficientemente. Por otro lado, es posible que otra empresa se convierta en un tipo de Facebook para la colaboración corporativa y todas las empresas terminen adoptando dicha herramienta con el estándar de la colaboración social corporativa, o es posible que sea el mismo Facebook.

Otros elementos a tener en cuenta: las políticas organizacionales y de gobernabilidad 

Las funcionalidades de la empresa 2.0 (de Web 2.0) y de los medios sociales cambiarán la forma en que la gente trabaja, pero todo este cambio tendrá otras consecuencias en la organización. Al abrir estos canales de comunicación se abre también una caja de Pandora con comportamientos en línea posiblemente no muy productivos o incluso abusivos. Por ejemplo, un representante de ventas quien envía constantes notas al departamento de despachos preguntando cuando se enviaran sus órdenes puede ser contra productivo para dicho departamento. En un ambiente menos social, el representante no tiene más opción que esperar el corroe del departamento de despachos o llamar para que le den una actualización del estatus. Un departamento de despachos con sabiduría será capaz de ignorar a los “delincuentes’ recurrentes y continuar trabajando en un ambiente menos sociable. El departamento de despachos puede terminar inundado de mensajes que lo hará menos productivo.

Toda esta información almacenada en el sistema ERP corporativo debe ir acompañada de políticas de comportamiento en línea emitidas por el departamento de HR determinando lo que es aceptable. Adicionalmente, las notas tomadas por ejemplo por un representante de servicio al cliente sobre la orden de un producto deben ser ahora almacenadas, gestionada y notificada para ser utilizadas en situaciones como las pesquisas electrónicas (eDiscovery con fines legales). Aunque es similar al correo electrónico, el contenido social es más fluido y conectado, por lo que requerirá una revisión de las políticas legales y de HR antes de encender el interruptor.

Esto concluye la primera publicación de esta serie. Espere la siguiente publicación, donde hablaremos de algunos de los jugadores ERP y sus esfuerzos para ofrecer la colaboración social como parte de sus soluciones.
Traducido del inglés por Claudia Gómez  
 
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