Ese no es un RFI ordinario. ¿Por qué BPM y el RFI de TEC son tan importantes para su proyecto de selección de software?




Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso.  Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante. 

Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones.

¡Nuevamente, no es una hazaña fácil!  

Muchas organizaciones empiezan con frecuencia sus selecciones de software, eligiendo primero un proveedor, para luego trabajar simultáneamente con el proveedor en la identificación y modelado de los procesos empresariales dentro de las posibilidades que permite el sistema. Esto es excelente y esta bien, pero ¿quién conoce mejor su empresa que las personas que llevan a cabo todos los días sus tareas y realizan los procesos?Usted, los jefes de departamento y su personal TI. Pero ¿por qué dejarle esta responsabilidad al proveedor y no estar seguro de haber identificado todo lo que se requiere en el nuevo sistema? ¡Sin mencionar el costo de este tipo de servicio por parte de los proveedores! 

Entonces ¿qué debe hacer un gestor de proyectos de selección?Demos una mirada a la forma en la cual usted puede construir una extensiva petición de información (RFI, request for information) por medio de una revisión básica a los principios de modelado empresarial (BPM, Business Process Modeling) y como se correlaciona con el RFI. 

Simplificación de BPMRevise sus procesos empresariales y su sistema actualEste proceso empieza con la documentación del flujo de trabajo en los procesos empresariales, a través de todos los departamentos y áreas de la empresa. Conocer exactamente lo que su sistema actual puede hacer, es importante para saber donde necesita añadir y mejorar la capacidad del software. Además, este proceso es importante para evaluar si vale la pena actualizar el sistema que esta usando en el momento, en oposición a adquirir uno completamente nuevo. Al mismo tiempo, la revisión de sus procesos empresariales le permitirá identificar áreas donde puede remplazar prácticas ineficientes, por mejores prácticas que el nuevo sistema debe incluir.  

Liste y priorice sus requisitos técnicos y funcionales 

Los requisitos funcionales se refieren a las diferentes funciones que el sistema puede llevar a cabo. La metodología de BPM asegura que todos los criterios funcionales requeridos estén incluidos en su RFI y eventualmente en su RFP (request for proposal). Ello le permite identificar sus necesidades de adaptación del sistema desde el comienzo del proyecto, para incluir esos requisitos dentro de su decisión. Esta información le permite además, mapear sus procesos empresariales dentro de un conjunto de funciones y características de tal forma que el proveedor puede comprender sus necesidades y responder con precisión a su petición de información. 

Los requisitos técnicos son las características que el nuevo sistema debe tener, para poder integrarlo con sus procesos empresariales y su actual infraestructura TI. Asignando prioridades iniciales a los requisitos técnicos y funcionales, le permitirá elegir los que son importantes y los que no lo son. 

Creando su RFIAhora es el momento de mapear sus procesos en un modelo defunciones y características de software que le permitirá comunicar sus necesidades con claridad a los proveedores de software. ¡Excelente! Pero ¿cómo explicar sus procesos empresariales a los proveedores en un lenguaje que ellos puedan comprender? 

¿RFI? 

El proceso de crear un RFI debe ser meticuloso para cualquier compañía. Un RFI tradicional, se usa primordialmente para recoger información que apoye la decisión sobre el estado actual y cual será el siguiente paso a seguir dentro del proyecto de selección. Además de recopilar información básica, el RFI se usa con frecuencia para solicitar información de parte de los probables proveedores, para desarrollar una estrategia, crear una base de datos, para preparar las peticiones de cotización (RFQ, request for quotation). 

Por qué le puede ayudar un RFI de TECLas plantillas RFI y RFP de TEC realizan una gran cantidad de trabajo tedioso por usted. Ellas están creadas de forma que le permite a las compañías determinar fácilmente cuales son las características y funcionalidades que desean del sistema, y además, les permite determinar el nivel de importancia de cada una de estas características, para la empresa. 

Estas plantillas RFI y RFP estándares de la industria, ayudan a obtener respuestas precisas de los proveedores. Las plantillas RFI contienen miles de criterios funcionales y técnicos que han sido verificados por los analistas de TEC. Los RFIs de TEC cubren en promedio alrededor del 75 a 80% de los requisitos funcionales de una empresa. Estos documentos RFI pueden ser adaptados para incluir los requisitos específicos y únicos de su compañía.  

Las plantillas RFI y RFP le ayudan a obtener información precisa de los proveedores, que puede ser comparada luego con sus requisitos empresariales.  

Haciendo más fácil su evaluación de software 

Una vez ha terminado su RFI, e incluido las características especiales y priorización de las diferentes características y funciones, según su empresa; es tiempo de ir donde los proveedores y ver que tan bien pueden sus productos, satisfacer las necesidades de sus procesos empresariales. 

El envío de su RFP priorizada a una gran lista de proveedores y recoger sus respuestas, puede tomar varios meses. ¿Tiene usted tanto tiempo? Probablemente, no. 

TEC ha desarrollado una metodología estructurada que, dentro de un complejo proyecto de selección, disminuye la lista de proveedores potenciales hasta llegar a aquellos que pueden satisfacer su modelo empresarial, prioridades y requisitos especiales. ¿Cómo? Cos el sistema DSS para apoyo a las decisiones de TEC, ebestmatch™. Aprovechando nuestras bases de conocimientos para comparar los proveedores de su lista, usted puede rápida y fácilmente observar que tan bien estos proveedores pueden satisfacer sus requisitos. Usted también puede usar ebestmatch para crear escenarios hipotéticos, que le permiten evaluar que tan bien el sistema de cada proveedor, puede satisfacer sus necesidades futuras de crecimiento.  

La decisión es suya 

El tiempo es esencial cuando se trata de seleccionar software. El proceso puede ser largo y puede salirse de las manos, entonces ¿por qué no armarse de métodos y herramientas que le permitirán realizarlo más fácil y rápidamente? La elección es suya. ¡Buena suerte! 

Nota: La anterior información no intenta cubrir el proceso entero de selección, como usted puede saber, hay mucho más que sólo esto. Este blog, no es más que un vistazo a algunos pasos iniciales de gran importancia dentro de la recolección o definición, priorización, documentación de sus procesos empresariales y su conversión en características y funciones que los proveedores de software puedan comprender. 

Referencias 

  1. Servicios de selección de TEC (Primera fase: investigación)


http://www.technologyevaluation.com/es/selection-services/Methodology/meth-phase1.asp 

2. Guía de selección de software empresarial: Segunda parte.
Bill Carson - January 04, 2008 http://www.technologyevaluation.com/es/Research/ResearchHighlights/TechnologySelections/2007/12/research_notes/es/TU_TS_BC_12_28_07_1.asp

3. Servicios de selección de TEC (Segunda fase: evaluación) http://www.technologyevaluation.com/es/selection-services/Methodology/meth-phase2.asp
 
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