Estudio de caso: Una pequeña cadena minorista se prepara para crecer

  • Escrito por: Christina Park
  • Publicado: octubre 24 2007



El cliente: Elephant Pharm, una cadena joven del sector de menudeo de salud y bienestar naturales.

El reto: Encontrar una solución para menudeo que pudiera crecer con la empresa y ayudarla a convertirse en una cadena multinacional.

Los problemas operativos: Falta de visibilidad del inventario en toda la empresa, la necesidad de que la empresa opere de forma centralizada y descentralizada y la necesidad de tener una función que les permita generar reportes de ventas más detallados.

La solución: Un paquete de software para comercio minorista de Aldata-Solution.

Descargue este podcast a su computadora y entérese de cómo Elephant Pharm, una cadena minorista joven que cuenta con cuatro sucursales, encontró el software para comercio minorista que necesitaba para lograr un crecimiento sostenible y competir con las empresas más grandes del mercado de menudeo de salud y bienestar naturales.

En este podcast, Christina Park, analista de comercio minorista de Technology Evaluation Centers (TEC), platica con Tim Millen, vicepresidente de tecnología de la información (TI) de Elephant Pharm. Tim, que cuenta con más de 20 años de experiencia en TI para comercio minorista, nos relata cómo Elephant Pharm enfrentó los retos y encontró la solución correcta para sus necesidades.

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Transcripción

Bienvenidos a TEC Radio. Mi nombre es Christina Park, soy analista de investigación en Technology Evaluation Centers y el día de hoy voy a hablar del estudio de caso de un cliente del sector del menudeo. Nuestro invitado de hoy es Tim Millen, vicepresidente de TI de Elephant Pharm, una empresa joven dedicada al comercio minorista de productos naturales para la salud y el bienestar, que cuenta con cuatro sucursales. Vamos a explorar algunos problemas y dificultades que tuvo que enfrentar Elephant Pharm, y el proceso que siguió para explorar las soluciones tecnológicas para comercio minorista que tenía a la mano y que podían resolver su problema. Finalmente, vamos a ver cómo Elephant Pharm seleccionó Aldata-Solution. Tim Millen cuenta con 20 años de experiencia en TI. Antes de unirse a Elephant Pharm como vicepresidente de TI, fue vicepresidente de tecnología y servicios de información en Bebe Stores, el minorista mundial de vestido. En los últimos 18 años ha ocupado otros puestos, como vicepresidente de sistemas de información de BCBG y jefe de desarrollo de productos de Contempo Casuals.

Christina Park: Tim, muchas gracias por acompañarnos. Para empezar, quisiera hablar de lo que llevó a tu empresa a evolucionar y después a invertir en la implantación de una solución de software para comercio minorista. ¿Podrías decirme cuáles eran algunos de los problemas que querían resolver?

Tim Millen: Claro. Estábamos un poco obligados. El software que habíamos instalado en nuestra primera tienda no era capaz de evolucionar con nosotros para convertirnos en una empresa de varias tiendas, así que tuvimos que buscar una solución que (1) pudiera crecer con nosotros y (2) pudiera hacerlo a largo plazo hasta convertirnos en una cadena multinacional.

CP: En tu opinión ¿cuáles fueron los problemas empresariales específicos que representaban el mayor reto al tratar de encontrar la solución correcta que les permitiera adaptarse a ese crecimiento que habían proyectado?

TM: Sí. Sería en relación con la visibilidad de nuestro inventario y nuestra capacidad de generación de reportes. De hecho, con Aldata podemos operar nuestra empresa desde un ambiente centralizado o descentralizado. Así, en el [ambiente] centralizado, tenemos a nuestros comerciantes que están colocando pedidos y manejando el inventario y ordenando producto para la tienda. En realidad, nuestras tiendas ordenan producto ellas mismas, y también tenemos productos que se van a nuestro almacén y de ahí se distribuyen a la tienda.

Aldata también ha podido hacer todo lo que no habíamos podido hacer antes. El segundo punto es la generación de reportes de ventas y la capacidad para ver nuestro negocio en segmentos más chicos. Nuestro antiguo sistema únicamente daba seguimiento a niveles altos, para el total acumulado, y para nosotros era muy difícil manejar las tendencias particulares y ciertas actividades que podían estar ocurriendo en cada tienda. Con Aldata, realmente podemos ver cualquier nivel que queramos.

CP: Bien, como mencionaste, los retos de implantar una solución nueva deben haberles parecido enormes en varios niveles de tu empresa, como lo que habías mencionado: la falta de visibilidad en toda la empresa, la complejidad del sistema, una implementación y un soporte que pueden resultar costosos y aún requisitos de integración dispares, debido a la cantidad de tiendas que manejan, a las distintas soluciones de punta. Entonces, en relación con estos retos ¿qué factores tomaron en cuenta al evaluar el universo de proveedores, y cómo llegaron a la solución correcta?

TM: La verdad es que fue un proceso guiado. Yo había estado siguiendo a Aldata desde que llegaron a los Estados Unidos –creo que los conocí en su primera feria- y había podido ver su sistema. Entonces, aunque en ese momento estaba trabajando para otra empresa, siempre me había impresionado la forma en que estructuraron su software y la base de datos que lo respalda. Empecé a investigar un poco más y con los años pude darme cuenta de cómo crece su producto y cómo tratan el mercado estadounidense. Cuando llegó el momento de que nosotros compráramos, de que una empresa pequeña –actualmente tenemos cuatro tiendas- como nosotros adoptara un sistema tan grande como el de Aldata, empecé a preocuparme.

Estábamos tratando de competir con los grandes y queríamos tener el mismo nivel de control que ellos tienen, pero con nuestra pequeña cadena de tiendas y los pocos empleados que tenemos para operar el sistema. Al evaluar Aldata, pudimos segmentar la cuestión y comprender qué necesitábamos exactamente para usar Aldata, y en realidad resultó ser una buena decisión.

La segunda parte fue la implantación. Hay implantaciones que pueden tomar años y costar millones de dólares, y nos preocupaba mucho terminar en una situación así, porque simplemente no podíamos permitírnoslo. Entonces Aldata tuvo que proponernos una implantación rápida que abarcara, en total, seis meses. Y nos funcionó muy, muy bien. Esto casi nunca sucede –en mi carrera lo he visto muy pocas veces-, terminar en poco tiempo. Nosotros terminamos la implantación dos semanas antes de lo planeado.

CP: Entonces la implantación no sólo estuvo dentro de presupuesto, sino dentro del tiempo especificado. Es más, tomó menos tiempo del que habían planeado.

TM: Lo que pasó fue que íbamos a abrir nuestra cuarta tienda al mismo tiempo que íbamos a iniciar el funcionamiento del sistema, y para poder manejar esto, tuvimos que acelerar la implantación con Aldata para que la cuarta tienda pudiera abrir ya con el sistema en funcionamiento. Afortunadamente funcionó y pudimos terminar todo antes de tiempo.

CP: Parece que finalmente la implantación fue todo un éxito. En cuanto a los demás problemas que querían resolver –los retos de los que hablamos antes- ¿diría que Aldata fue de ayuda? Si lo fue, ¿realmente fue gracias a su solución de software para menudeo?

TM: Sí, sin duda. Durante la etapa de exploración de su proyecto de implantación, realmente analizaron nuestra empresa y definieron exactamente cómo debíamos usar su software y lo que éste podría darnos. Entonces desde el principio sabíamos lo que esperábamos de ellos, y como somos una empresa bastante chica, y flexible, pudimos cambiar algunos de nuestros procedimientos operativos para que correspondieran con su software. Fue algo así como llegar a un punto medio que nos dio una mejor impresión del software porque al terminar el proyecto, correspondía mejor con nuestra empresa.

TM: Sí, sin duda. Durante la etapa de exploración de su proyecto de implantación, realmente analizaron nuestra empresa y definieron exactamente cómo debíamos usar su software y lo que éste podría darnos. Entonces desde el principio sabíamos lo que esperábamos de ellos, y como somos una empresa bastante chica, y flexible, pudimos cambiar algunos de nuestros procedimientos operativos para que correspondieran con su software. Fue algo así como llegar a un punto medio que nos dio una mejor impresión del software porque al terminar el proyecto, correspondía mejor con nuestra empresa.

TM: Desde luego. Quedamos muy satisfechos.

CP: Hasta aquí llega este episodio de TEC Radio. Si están interesados en conocer más de las soluciones para menudeo de Aldata, pueden visitar http://www.technologyevaluation.com/research/audio/7449/case-study-small-retail-chain-gears-up-for-rapid-growth-7449.html.

Si desea obtener más información o iniciar su propia comparación de soluciones, visite el

Centro de evaluación de sistemas para mercaderías de TEC

 

 
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