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Evite tragedias con su almacén

Escrito por: Sherry Fox
Publicado: marzo 7 2008

Actualmente, los fabricantes y distribuidores tienen que asegurarse de que sus actividades de almacén y cadena de suministro tienen siempre los niveles más altos de desempeño.

Hay muchas circunstancias que les quitan el sueño a los propietarios de estas empresas, por ejemplo, una mayor competencia global, clientes más exigentes, una economía más dura o los aumentos en los costos de los materiales, pero la verdad es que si quieren mantener su competitividad en el mercado global actual, tienen que encontrar formas más eficaces para manejar el flujo de bienes y satisfacer a sus clientes.

Además de estas presiones, tienen que generar más negocios sin aumentar sus costos. Para estar siempre al día, los fabricantes tienen que desarrollar una estrategia que les permita trabajar de forma más eficaz e integrada, tanto dentro de la empresa como con sus proveedores.

Lo primero es identificar el origen de estas dificultades.

Factores externos

El factor global

Tome cualquier periódico actual y vaya a la sección internacional. Verá que el día de hoy hay muchos negocios que luchan por adaptarse a la economía global –y los fabricantes y los distribuidores no son la excepción.

Los países que están en vías de desarrollo ofrecen una mayor competencia y costos de mano de obra más bajos, que han hecho que los fabricantes se detengan a analizar cuidadosamente la forma en que operan. A medida que se intensifica la competencia en el panorama mundial, los fabricantes y distribuidores tienen que mejorar sus métodos para comercializar sus productos en menos tiempo y reducir así el inventario y mejorar su servicio a clientes, sin perder el control de los costos.

El factor económico

Los factores económicos externos pueden afectar directamente las actividades del almacén. Uno de estos factores es la posibilidad de una recesión en los Estados Unidos. ¿Qué significaría una crisis de este tipo para su almacén? Podría ocasionar un efecto dominó que afectaría a los negocios y sus actividades –a nivel mundial. La incertidumbre económica siempre ha sido un problema para los fabricantes y los distribuidores. Por eso, siempre es recomendable tener cierta agilidad empresarial.

El factor de los costos

Los costos del almacén afectan directamente las actividades de la cadena de suministro. Para poder hacer el seguimiento de estos costos se ha desarrollado el software de gestión de la cadena de suministro (SCM), que trata las necesidades de fabricantes, distribuidores y profesionales de los almacenes.

Todas las cadenas de suministro tienen sus propios problemas y costos. No sólo se trata de los costos relacionados con las operaciones con socios y proveedores, sino que hay costos de materiales que también hay que tomar en cuenta –después de todo, un cambio de precios en un extremo de la cadena puede generar un alza de precio en el otro. Y el sistema de gestión de almacenes (WMS) está en el centro de la funcionalidad SCM, de manera que su desempeño es débil y, naturalmente, afectará toda la cadena de suministro –generando pérdidas para la empresa.

Así, el reto para muchos fabricantes es hacer el seguimiento de los costos de la cadena de suministro –y tratar con los gastos de producción resultantes.

Influencias internas que contribuyen a generar tragedias en el almacén

Actualmente, los almacenes son muy complejos y generan requisitos únicos para las empresas. Para garantizar ciclos de producción más rápidos y mantener un flujo constante de bienes a través de la cadena de suministro, los fabricantes tienen que entender primero de dónde provienen sus problemas. Para ello, necesitan revisar las áreas internas siguientes:

  • Las prácticas del almacén, como recepción, guardado, surtido, kitting, empaques, cambios de empaque, cambios de puerto y embarques.

  • Los sistemas actuales

  • El equipo

  • El inventario

  • El personal

  • La información

Todas estas áreas pueden afectar de forma importante el desempeño del almacén. Si no se revisan detenidamente, ninguna tecnología podrá ser útil para mejorar el desempeño.

Desarrollo de una estrategia que busque mejorar la gestión del almacén

No es posible hacer mejoras si no se sabe qué factores pueden o tienen que mejorarse. Lo primero es desarrollar una estrategia que busque mejorar la gestión del almacén. Esta estrategia puede verse como un cambio de diseño de los procesos empresariales. Al evaluar las prácticas empresariales desde un punto de vista completamente nuevo, es posible equiparse mejor para determinar la mejor forma para crear –o recrear- los procesos empresariales y del almacén.

El primer paso de esta estrategia de mejoras a la gestión del almacén debe ser examinar los factores externos que pueden estar dando lugar a tragedias en el almacén, como mencionamos antes.

El paso siguiente debe ser buscar los factores que generan falta de eficiencia en la empresa o la cadena de suministro y que pueden estar afectando el desempeño del almacén. Para comprender mejor estas ineficiencias, es necesario analizar los procesos empresariales actuales.

Una forma de hacerlo es mediante métricas de desempeño, o indicadores clave del desempeño (KPI). Por lo general, los KPI se usan para ayudar a medir las áreas más importantes de las operaciones de una empresa, y pueden servir para determinar los factores que pueden –o no- afectar el desempeño de la misma. En fabricación, algunos KPI son satisfacción de los clientes, desempeño en entregas y eficiencia de la producción. Lo más difícil de este ejercicio es determinar cuáles son esos indicadores. Sin embargo, una vez que se identificaron dos o tres áreas (o problemas), se puede analizar mejor el panorama.

El paso final de la estrategia para mejorar la gestión del almacén debe ser analizar los sistemas de información que se tienen actualmente. Hay que asegurarse de que todos los departamentos de la organización, y de la cadena de suministro, tienen acceso a los repositorios donde se mantiene la información más importante. Cuando no se tiene información exacta y actualizada, es imposible determinar dónde hay problemas o retrasos con la producción.

Si se entienden todos los factores (tanto internos como externos) que afectan el desempeño del almacén, es posible crear una estrategia completa que lleve a determinar cuál es la solución de gestión de almacén que mejor satisfaga las necesidades específicas de la empresa –que trate los problemas y ayude a solucionarlos.

La tecnología como guía para mejorar la gestión del almacén

Uno de los problemas más grandes que tienen las empresas actualmente es que no siempre tienen acceso a la información en tiempo real. Muchos fabricantes y distribuidores carecen de un repositorio central en el que puedan almacenar los datos de su cadena de suministro. Si no se tiene acceso a actualizaciones del inventario en tiempo real, es prácticamente imposible determinar con precisión los niveles de inventario. Es esencial que haya transparencia en cada departamento, y la mejor forma de lograrlo es usar el mismo sistema de gestión en toda la empresa.

Justamente aquí es donde un WMS puede ser de gran utilidad. Los WMS están diseñados para ayudar a mover y almacenar bienes –ya sea que se trate de bienes terminados o productos semiterminados, como componentes o piezas-, transfiriéndolos a y de la ubicación física a un destino final. Estos sistemas están diseñados para dirigir y optimizar el guardado de existencias con base en información que se obtiene en tiempo real sobre el uso de los contenedores, la disponibilidad de las existencias, las entregas entrantes o salientes y otros datos de inventario del almacén. Cuando se tiene acceso a información en tiempo real, todos los departamentos tienen conocimiento de lo que está sucediendo en el almacén.

Antes se pensaba que los WMS tenían menos importancia que otras funciones de la empresa, como planeación de la producción, procesamiento de pedidos o facturación. Sin embargo, ahora, muchos fabricantes dependen de estas soluciones para reducir los niveles de existencias y los tiempos de procesamiento, mejorar la satisfacción de sus clientes y optimizar el desempeño del almacén.

En un mundo ideal, un WMS puede representar grandes beneficios para una empresa:

  • Mayor visibilidad del inventario

  • Mejor uso del espacio del almacén

  • Mayor rotación de inventario y de activos

  • Mayor calidad en el soporte y el servicio

  • Menos errores (gracias a la capacidad para identificar, rastreas y resolver los problemas entre fabricantes y proveedores)

  • Mejor desempeño en las entregas y la satisfacción de pedidos

La empresa también puede aprovechar tecnologías como la identificación por radio frecuencia (RFID), los códigos de barras (cuando el surtido y el empaque toman menos tiempo, es posible distribuir los bienes más rápidamente) y opciones de informática portátil (como terminales de datos portátiles [PDT], que ayuden a priorizar el surtido y el procesamiento de pedidos).

¿Por dónde empezar?

Para determinar qué WMS refleja con precisión el alcance de las operaciones de una empresa, es necesario evaluar varias soluciones de gestión de almacén para determinar qué sistema podrá satisfacer mejor las necesidades de la red del almacén.

El WMS que se seleccione tiene que tener herramientas para bases de datos y para los usuarios, para que la organización pueda optimizar sus instalaciones de almacenamiento y orientar a los usuarios en cuanto a sus tareas y soporte en cuanto a sus actividades. Un WMS tiene que permitir que los operadores del almacén optimicen las funciones de surtido, guardado y reaprovisionamiento mediante una lógica del sistema que les ayude a seleccionar las ubicaciones y las secuencias más adecuadas.

El dilema de WMS

Es importante que las empresas que están automatizando sus operaciones del almacén por primera vez, o que buscan actualizar su sistema a un WMS más nuevo y robusto (o si desean integrar un WMS a su infraestructura de planificación de recursos empresariales [ERP] o SCM), comprendan completamente sus requisitos antes de empezar a hacer su investigación.

Cuando se trata de WMS –como sucede con otras soluciones de software empresarial-, no hay una solución que sirva para todos. Además, hay tantas opciones, que encontrar el sistema correcto puede ser una aventura llena de confusión y dificultades. Si bien muchos proveedores de servicios ofrecen soluciones orientadas a las empresas que tienen almacenes o que se dedican a la importación y distribución, muchas veces, estas soluciones carecen de las funciones de back-end necesarias para la empresa y la cadena de suministro.

Los WMS están diseñados para administrar el almacén y todas sus actividades, no necesariamente los aspectos financiero y contable del mismo. La buena noticia es que la mayoría de los WMS se pueden integrar con otros sistemas empresariales que sí ofrecen funciones de back-end (como ERP), para crear un sistema empresarial más amplio y sólido.

Conclusión

Seleccionar el sistema de gestión de almacenes adecuado para su empresa no es una tarea fácil. Hay muchos factores que afectarán la decisión, tales como el volumen de unidades que produce, la dimensión de su operación de fabricación, la ubicación geográfica de su cliente, etc. Pero cuando encuentre el WMS correcto que sea capaz de satisfacer sus necesidades de fabricación, sin duda verá cambios positivos en los resultados netos de su empresa.

Acerca de la autora

Sherry Fox es analista de investigación de TEC y cuenta con más de diez años de experiencia en el sector privado. Antes de unirse a TEC, trabajó cinco años como administradora de cumplimiento de los proveedores en una gran cadena de venta de ropa canadiense. No sólo tiene experiencia en redacción de artículos, contenido web, guías y manuales, sino que ha trabajado en las áreas de menudeo, fabricación, cumplimiento normativo y tecnología. Asimismo, cuenta con experiencia en diferentes segmentos de la empresa, como nómina, recursos humanos, prevención de pérdidas, logística y cumplimiento normativo.

Visite el Centro de evaluación de WMS de TEC.
 
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