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Gestión de bodegas para fabricantes: por qué un ERP ampliado puede ser la opción indicada

Escrito por: David Barks
Publicado: julio 2 2008

Cualquier fabricante que haga un número substancial de envíos de una facilidad de distribución ha considerado probablemente darle un grado de automatización a las funciones de su bodega y sus envíos. Para algunas compañías, un verdadero sistema de gerencia de bodegas (WMS) es una necesidad, particularmente si su operación confía en un sistema automatizado de rastreo, quizás contenido en una estructura mecánica de almacenamiento con su propio sistema de almacenamiento y manejo de materiales.

Sin embargo, para la mayoría de fabricantes— incluso aquellos que manejan una gran cantidad de envíos diarios— un WMS diferente y separado de sus otros sistemas empresariales será contraproducente. Incluso una integración completa de WMS con un sistema de planeación de recursos ERP, diseñado para eliminar la entrada de los mismos datos en dos sistemas diferentes, dará lugar a sistemas redundantes y a costos substancialmente mayores que un sistema único. Por otra parte, las integraciones entre WMS-ERP que confía en actualizaciones por lotes crean oportunidades para inexactitud en la información y retardan a menudo las operaciones, en lugar de apresurarlas.

Este artículo explora las desventajas de integrar sistemas independientes de WMS y ERP, y justifica el hecho de que para muchas compañías, tiene más sentido ampliar la aplicación usada por la organización, en lugar de integrarla con otra aplicación nueva. También se ofrece consejo sobre seleccionar e implementar una solución para la automatización de las bodegas que funcione apropiadamente con su solución para la manufactura empresarial.

Gestión básica de bodegas versus WMS

En algún punto del desarrollo organización manufacturera, la gerencia comenzará a buscar maneras de automatizar el movimiento de materiales entre la fabricación, la distribución, y el cliente. Un amplio espectro de WMS puede de hecho ayudar a los fabricantes a optimizar el uso su mano de obra automatizando la colecta, el almacenamiento, y los procesos despacho. El objetivo final, es por supuesto, aumentar la velocidad y reducir el coste de entregar el producto correcto, al cliente adecuado en el tiempo apropiado.

El motivo por el cual la gerencia de una empresa puede considerar una solución independiente de WMS, es generalmente el número creciente de envíos que la compañía debe manejar diariamente. Mientras que el número de envíos aumenta, se hace más atractivo cambiar el proceso de "orden por orden" hacia otro que optimice el uso de la mano de obra de la bodega. En lugar de enviar a alguien a la bodega por una orden individual, la tecnología de gestión de bodegas posibilita a empleados para:

  • En un solo viaje a la bodega, recoger múltiples ordenes
  • Transportar esas ordenes a la plataforma de carga
  • Crear los topes de carga por contenedor, camión, etc.
  • Asegurar que las ordenes estén en el lugar adecuado al momento de la carg

La gerencia de la bodega puede también ayudar a automatizar el trabajo de los empleados que deben escoger diversos artículos como parte de una misma orden. Con la automatización, estos trabajadores pueden ser redirigidos con confianza hacia la zona de envíos para asegurar que la orden combinada se lleve a cabo apropiadamente.

Por otra parte, el objetivo del gerente de planeación debe ser el de crear un proyecto de gerencia de la bodega donde los empleados tengan dispositivos móviles o maquinaria automatizada a la cual dar instrucciones sobre qué elegir y recoger. El uso de tales dispositivos elimina la necesidad ir de un lado a otro de la estación de envíos, donde las listas de la selección se imprimen y se distribuyen.

La mayoría de los fabricantes producen bienes que deben ser llevados a un sitio cercano o área de almacenamiento o de envío. Si su solución existente es IFS, por ejemplo, tienen acceso a funcionalidades preexistentes de logística, que esta integrada con funcionalidad y la información del inventario sobre los pedidos a llenar.

ERP ampliado

Ampliar la solución existente con tecnología simple diseñada para dirigir a los empleados la bodega se puede lograr fácilmente sin una solución independiente de WMS. Por otra parte, la opción de un ERP extendido puede generar una aproximación más razonable al proceso de gerencia de bodega, incluyendo lo siguiente:

  • Recoger cargas por lotes y olas. La carga por lotes implica combinar los requisitos para varias órdenes, clasificar de los materiales para las órdenes individuales mientras llega el recogedor. El despacho por olas exige acumular de una gran cantidad de órdenes para su despacho por lotes.

  • Cargas dirigidas por vos o luz. Las alertas por medio de vos o luz pueden orientar a los trabajadores sobre qué recoger, y las estrategias ampliadas de ERP pueden incluir cada uno de estos métodos.

  • Despacho por medio de una empresa de transporte. Para algunas compañías, tiene sentido despachar las mercancías por medio de una empresa de transporte, sobre todo si tienen una gran cantidad de envíos pequeños que necesiten ser empaquetados según especificaciones la empresa de transporte (UPS o FedEx, por ejemplo), mientras que envíos más grandes tienen un trato diferentemente, puesto que deben ser enviados por palet o por el camión.

  • Comunicando información de despacho a los trabajadores de la bodega en varias lenguas. Incluso las compañías domesticas emplean probablemente a gente para quien el inglés es su segunda lengua, y pueden beneficiar de tener otros idiomas disponibles en el bodega. Las empresas globales obviamente requieren de un soporte amplio en cuanto a las opciones de lenguaje en su aplicación empresarial y en sus soluciones de bodega.

  • Ajustar los requisitos para recoger la mercancía de acuerdo al primero que entra, primero en salir (first-in, first-out, FIFO) o dependiendo de la fecha de expiración.

  • Los productos recogidos se deben someter a niveles de revisión. Los niveles de revisión permiten verificar que lo que parece como un mismo articulo, no sea en realidad otro totalmente diferente, al mismo tiempo que el sistema conserva información detallada de estas revisiones. Mientras que estas revisiones se documentan en los expedientes del inventario, pueden no ser visualmente obvias. Validar los requisitos a nivel de revisión elimina los errores potenciales.

Creemos que muchas compañías se pueden beneficiar más ampliando las funcionalidades de logística y de envío que implementando un verdadero WMS. Después de trabajar con un número de compañías que han integrado un verdadero WMS con su sistema de ERP, hemos encontrado que hay una brecha entre las capacidades de logística de la distribución de ERP y la logística de distribución de WMS. Además, un verdadero WMSs duplica muchos de los sistemas dentro del ambiente de ERP con numerosas capacidades que la mayoría de los fabricantes no utilizarán. La mayoría de los fabricantes necesitan simplemente algunos piezas clave de automatización, de logística, y de productividad laboral; mas no todas las arandelas de un WMS completo.

En nuestra experiencia, hemos tenido éxito ampliando las capacidades de bodegaje de los sistemas ERP mezclándolos con la automatización de la productividad de la mano de obra, que incluye la colección de datos, los dispositivos móviles y la capacidad de redirigir los trabajadores hacia la tarea siguiente. Este acercamiento contiene la funcionalidad para la colecta y la automatización de la bodega, llevando a la eficacia y automatizando el trabajo de la gente que realiza esas funciones. Un WMS puede lograr algunas de las mismas cosas, pero trae el costo adicional de licencias adicionales para su uso y la base de datos, hardware adicional, los honorarios adicionales de capacitación y del mantenimiento, y tiempo adicional del personal para su capacitación en dos sistemas dispares. Por otra parte, la integración de los sistemas ERP y WMS agregará costos no sólo en la puesta en práctica inicial, pero durante cada mejora también, puesto que la integración necesitará ser "revisada" para acomodar el nuevo software para ambos sistemas ERP y WMS.

Además, integrar una tecnología WMS con un sistema preexistente puede retrasar con los procesos y sabotear las iniciativas de inventario magro. Los medios típicos de integración de un WMS y un sistema ERP son restaurando periódicamente por lotes de datos en el WMS desde el software de fabricación. En situaciones cuando el producto se debe enviar literalmente inmediatamente después de que salga de la fabricación, esa integración por lotes no es a menudo bastante rápida. En estas situaciones, un sistema por fotografía al minuto, es esencial.

Además, muchas compañías están rotando los inventarios demasiado rápidamente como para acomodar una actualización por lotes de los procesos en un WMS, y pueden experimentar aún más problemas con su visibilidad del inventario real en fabricación. En un ambiente de fabricación para almacenar, los fabricantes están intentando siempre producir suficiente y tener la cantidad adecuada de mercancías terminadas en inventario. Careciendo de una visibilidad actualizada de la mercancía en la bodega, es más duro para el fabricante manejar un inventario magro, y puede terminar fabricando demasiado de un producto. Por otra parte, un producto que se muestra como disponible según el sistema de fabricación, puede realmente haber sido enviado, haciendo imposible cumplir con los plazos de expedición prometidos.

Planeación del proyecto de implementación para la automatización de la bodega

Cuando se esta preparando un implementación para la automatización de la bodega, independientemente de si es una extensión del ERP o si es una solución WMS independiente, se debe considerar un numero de preguntas importantes. Las decisiones para diseñar el camino a seguir en dicha implementación, no debe ser forzado, ya que los resultados de estas decisiones tendrán impacto en su negocio en los años venideros.

1. ¿Cómo satisfacer las diferentes necesidades de mis clientes?
Entienda claramente lo que su cliente requiere. Muchas organizaciones tienen un solo proceso estático que siguen al servir a sus clientes. Aun así, la mayoría de los clientes tienen necesidades y requisitos que varían. Entender y categorizar dichas necesidades d pueden permitir la implementación de una solución más flexible, en comparación con una solución rígida para el bodegaje que satisfaga100 por ciento de las necesidades de solamente el 50 por ciento de sus clientes.

Considere por un momento que un negocio tiene grandes cantidades de clientes, clientes con altos rendimientos financieros, clientes exigentes, y clientes de poco volumen. Un fabricante puede tener clientes en diversas industrias, creando la necesidad de llevar a cabo el proceso de una forma un poco diferente. En algunos casos, las expectativas de las necesidades reguladoras de los clientes de sus clientes puede afectar el proceso del envío. En dichas situaciones, la integración puede ser crítica no sólo con los sistemas de la fabricación y del inventario, pero también con el sistema de la gerencia de relación con el cliente (CRM).

La diversidad de tamaño de órdenes puede requerir sistemas paralelos de colecta y envío: algunos clientes pueden ordenar por gruesas de 100, mientras que otros ordenan por docena. En este caso, 50 por ciento de órdenes se puede empaquetar para el envío por UPS, mientras que otros se pueden empaletar y preparar para un transporte ínter modal.

2. ¿Se respeta la naturaleza de la fuerza de trabajo?
En la planeación de un proyecto de automatización de bodega, es crítico que la gerencia entienda las capacidades de su mano de obra. ¿Pueden los empleados manejar la curva de aprendizaje de las varias soluciones de automatización, y estarán receptivos al cambio? Recuerde que los empleados pueden necesitar una descripción muy concreta de cómo la automatización los afectará y beneficiará a compañía, particularmente si el personal de bodega está realizando actualmente procesos manuales.

3. ¿Se logra cooperación?
Mientras se permite la automatización de la bodega por medio de la tecnología, no es una iniciativa conducida por TI. La solución última se debe conducir no sólo por necesidades de cliente, pero por 1) los requisitos de la inteligencia de negocio de la fabricación, que incluyen la necesidad de saber que hay en bodega en cualquier momento dado, y 2) la gerencia mayor necesita conocer los niveles del inventario y supervisar el funcionamiento del negocio.

La gerencia mayor debe estar implicada directamente en los primeros pasos de un plan de implementación, para establecer metas y entregables. Una vez que se identifiquen las metas, es esencial que los miembros clave y los expertos de los departamentos de fabricación, de distribución, y de TI trabajen juntos para alcanzar esas metas. En la mayoría de los casos, mucha de la información necesaria para alcanzar la automatización de la bodega reside en la fabricación y en los sistemas de CRM, así que una auditoria cuidadosa de los sistemas y las funcionalidades existentes se debe realizar antes de seleccionar tecnologías adicionales para agregar a la mezcla.

Sobre el autor

David Barks es vicepresidente de Radley Corporation. Durante sus 16 años en dicha posición, sus responsabilidades han incluido la gestión de investigación y desarrollo (R&R), operaciones y ventas. Barks ha escrito múltiples documentos técnicos (white papers) y artículos sobre la automatización de la fabricación y como conferencista en eventos especiales. Antes de unirse a Radley, Barks trabajo para una empresa pionera en sistemas de telecomunicaciones, en pruebas de integración y soporte, antes de moverse hacia el grupo de ventas en Federal Systems Group.

 
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