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Gestión de devoluciones

Escrito por: Dr. Scott Hamilton
Publicado: abril 15 2009

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Microsoft Dynamics AX tiene una solución simple y directa para gestionar las devoluciones de los clientes y las autorizaciones para las devoluciones de material (RMAs1). En particular, Dynamics AX utiliza las funcionalidades estándar de órdenes de ventas para la mayoría de las variaciones RMA, haciéndolo mas fácil de manipular para aquellas personas que ya están familiarizadas con el procesamiento de dichas órdenes. Esta segunda parte del artículo, explica como Microsoft Dynamics AX procesa las variaciones de RMA y contiene parte de la información en el nuevo libro del doctor Hamilton Managing Your Supply Chain Using Microsoft Dynamics AX 2009.

Un RMA provee el punto de partida para la gestión de devoluciones, así como las reposiciones o reparaciones, y las transacciones contables relacionadas. Dynamics AX otorga a cada RMA un número identificador único y consiste en un encabezado y la línea de productos. El encabezado indica el cliente y el código razón por la cual el producto se esta devolviendo. La línea de producto indica el articulo, la cantidad, lugar al cual se devuelve el producto y la fecha en la cual se espera recibir devuelta el producto; indica además la cantidad de dinero a acreditar al cliente y el costo de los artículos. La línea de información de producto puede ser copiada del pedido inicial, copiando al mismo tiempo el precio original de venta y el costo.

El proceso de RMA agrega funcionalidades a las órdenes de ventas. Cada RMA tiene una orden de venta asociada (llamada ordenes devueltas) para la gestión de reposiciones, y una opción secundaria dentro de las ordenes de venta (llamada orden a reemplazar) para la gestión de devoluciones. Ambas ordenes de venta tienen el mismo número (pero diferente tipo de orden) el cual Dynamics AX relaciona con el número RMA de origen.

  • Orden devuelta. Todo RMA tiene una orden de venta asociada (con un tipo de orden de venta para la orden devuelta) para gestionar la llegada, recibo y nota de crédito del artículo devuelto. La creación de un RMA genera automáticamente la orden devuelta asociada, la cual es una copia del RMA. Los cambios en la información del RMA se reflejan automáticamente en la orden de devolución; usted no puede directamente conservar la información en la orden de devolución.

  • Orden de reemplazo. Un RMA puede tener una segunda orden de ventas asociada (con un tipo de orden de venta para la orden devuelta) cuando la reposición debe ser enviada al cliente. Esta orden de reemplazo puede ser creada inmediatamente al enviar la mercancía de reposición, o después de recibir el material devuelto y de que este pase la inspección. Esta orden de reemplazo tiene todas las funcionalidades asociadas a una orden de vetas normal. Por ejemplo, usted puede configurar un producto especial como un articulo de reposición; crear una orden de producción para reparar artículos devueltos; crear una orden de compra para el envío inmediato de los artículos a reponer desde el proveedor; identificar los componentes a reemplazar de un articulo manufacturado; e identificar artículos suplementarios que deben incluirse con los artículos a reemplazar.

En adelante las explicaciones incluirán los términos orden devuelta y orden reemplazo para estas dos órdenes de venta asociadas con un RMA.

Las variaciones principales en el procesamiento de un RMA reflejan el uso de una orden reemplazo, ya que se puede tener un RMA sin reemplazo, con reemplazo inmediato, o reemplazo dependiendo de la disposición. Variaciones adicionales reflejan la disposición asignada a una línea de producto RMA, como crédito, desperdicio, o devolución al cliente. La figura 1 muestra estas tres mayores variaciones a un RMA y los pasos básicos aplicables a cada una.

Handling RMA Variations in Dynamics AX
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Fig. 1

Con dos de las principales variaciones (reemplazo inmediato o sin reemplazo), cada RMA puede tener asignado solo una disposición de solo crédito, crédito, desperdicio o devolución. La figura 1 presenta estas cuatro disposiciones aplicables a la línea de artículo y cada disposición es descrita a continuación.

  • Solo crédito. Una disposición de solo crédito indica que no habrá devolución por parte del cliente para la línea de producto del RMA. Esta disposición solo puede ser asignada antes de entrar en el sistema cualquier actividad de devolución. Usted puede anunciar una nota de crédito para la línea de producto del RMA usando la orden devuelta asociada.

  • Crédito. La disposición de crédito indica que la devolución del cliente será puesta de nuevo en el inventario y acreditada. Usted asigna la disposición como parte de la transacción; que puede ser reasignada durante la inspección (opcional). Usted recibe la devolución del cliente contra la orden de devolución asociada, y subsecuentemente anuncia la nota de crédito.

  • Desperdicio. Esta disposición indica que la devolución irá a desperdicios y acreditada al cliente. Esta asignación se hace al entrar los artículos que llegaron en devolución y puede ser reasignada en el proceso de inspección (opcional). Usted recibe la devolución del cliente contra la orden devuelta y luego anuncia la nota de crédito.

  • Devolución. Esta disposición indica que los artículos entraran de nuevo en el inventario y que serán enviados nuevamente al proveedor, independientemente de la condición. Usted asigna la disposición como parte de la entrada de la mercancía y ella puede ser modificada en la inspección. Una vez entrada la mercancía, el sistema Dynamics AX crea automáticamente una línea de producto extra en el RMA y en la orden de devolución asociada, la cual será usada para enviar de nuevo la mercancía al cliente. Usted recibe la devolución contra la orden devuelta asociada. Luego, anuncia la nota de crédito para el artículo devuelto, la información de reenvío y la factura para enviar la mercancía al cliente. La nota de crédito y factura se pueden gestionar separadamente o en el mismo documento.

La tercera variación principal: Las reposiciones. Esto se ilustra en la figura 1, segundo cuadro, y se explica a continuación.

  • Reemplazo y desperdicio. Indica que el artículo será considerado como desperdicio y acreditado al cliente, emitiendo automáticamente una orden de reposición. La disposición se asigna al entrar la información y puede ser reasignada en la inspección. Usted identifica el articulo en reemplazo para la línea de articulo una vez se han completado los pasos de recibo e inspección. Luego puede tomar la devolución, asociarla a la orden de devolución, generando automáticamente una orden para los artículos que sirven de reemplazo. Finalmente, se puede facturar, crear una nota por los artículos devueltos y enviar la mercancía de reposición.

  • Reemplazo y crédito. La disposición en este caso es la misma que en el caso anterior, la única diferencia es que la mercancía devuelta vuelve al inventario, en lugar de al desperdicio.

Los pasos básicos pueden cambiar un poco cuando se reasigna el código de disposición durante el paso opcional de inspección. Por ejemplo, una disposición de desperdicio se puede modificar cuando llega la mercancía devuelta, por una disposición crédito y desperdicio (sin involucrar cambios en los pasos) o puede darse el caso de cambiarla por reemplazo y desperdicio (lo cual involucra pasos adicionales). El paso de inspección permite igualmente realizar pruebas contra evaluaciones predefinidas. El estado de un RMA y su línea de producto son actualizados automáticamente en la medida en que usted realiza los pasos básicos. El estatus de una línea de producto RMA, por ejemplo, que inicialmente estaba en espera, puede ser cambiado a registrado, en cuarentena y recibido; dependiendo de los pasos que se tomen para el articulo o mercancía devueltos.

Las opciones para procesar las devoluciones pueden ser analizadas utilizando varios reportes predefinidos y sus parámetros. Por ejemplo, el reporte de volumen de devoluciones provee un conteo de la frecuencia de los códigos de razones RMA, o de los códigos de disposición de la línea de producto RMA, en términos de incrementos mensuales sobre un periodo de tiempo especifico. El reporte de clasificación estadística creado por Dynamics AX provee una clasificación de clientes o productos basados en el conteo de la frecuencia de RMAs sobre un periodo especifico. El reporte de ciclo de devoluciones calcula los días transcurridos en la gestión del RMA (incluyendo el código razón) o las líneas de producto RMA (con sus códigos de disposición) sobre un intervalo especifico.

Las variaciones en el procesamiento de RMA pueden prevenir otros problemas, como acuerdos de servicio y operaciones comerciales (donde los clientes y los proveedores representan compañías afiliadas).

  • Clientes de compañías afiliadas para un artículo devuelto RMA. La creación de un RMA y su orden de ventas asociada al artículo devuelto, creará automáticamente una orden de compra entre ambas compañías. Una segunda orden de compra entre las compañías, es generada cuando se crea una orden de reemplazo para el RMA.

  • Proveedor de compañías afiladas para el envío directo de artículos reemplazo de un RMA. Una línea de producto de una orden de reemplazo puede involucrar una compra de un proveedor afiliado y el envío directo de la mercancía al cliente. La creación de la orden de compra crea automáticamente una orden de venta en la base de datos de la compañía proveedora afiliada.

  • Acuerdos de servicios. Dynamics AX permite los acuerdos y ordenes de servicio para el mantenimiento y reparación de artículos. El servicio se puede dar en las facilidades del cliente o pueden ser devuelto a la empresa para la realización del servicio.

El objetivo de este articulo ha sido la revisión de las variaciones en la devolución de artículos y el proceso RMA, además de hacer un resumen sobre como Microsoft Dynamics AX lleva a cabo dichas variaciones. Cada paso dentro del proceso RMA involucra variaciones que dentro de un proceso de múltiples pasos, puede llevar a complejos procesos empresariales y funcionalidades de los sistemas ERP. La identificación de las variaciones RMA en una compañía en particular, son el punto inicial para determinar que debe ser simplificado o cambiado en un sistema ERP.

El punto importante es si las funcionalidades estándares del ERP son simples y substanciales para manejar las variaciones comunes. Por otro lado, la gestión de variaciones únicas debe ser fácilmente adaptable con un modelo simple. La aproximación de Microsoft Dynamics AX emplea funcionalidades estándar de órdenes de venta que pueden moldear la mayoría de las variaciones RMA. La personalización de estas funciones se puede usar para gestionar variaciones únicas.

Sobre el autor

Scott Hamilton es consultor y profesor de temas relacionados con SCM y ERP. Es el autor de Maximizing Your ERP System y otros libros como Dynamics AX y NAV. Scott ha ganado un premio raramente otorgado por Microsoft MVP para Dynamics AX, y el premio de excelencia en la innovación de Microsoft. Se le puede contactar por medio de: ScottHamiltonPhD@aol.com







1 Del inglés returned material authorization.
2 Del inglés Enterprise Resource Planning

 
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