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Gestión de documentos y gestión de activos digitales ¿Existe alguna diferencia, cuál es?

Escrito por: Hans Mercx
Publicado: diciembre 19 2005

Introducción

Dondequiera que vea dentro de las organizaciones, hay contenido. Todo este contenido necesita ser administrado. En un principio era información estática, y documentos publicados en Internet necesitaban soluciones de gestión. Como resultado surgió la gesión de documentos (DM) como mecanismo o proceso para crear, capturar, manejar, almacenar y entredar dichos documentos a los departamentos y a los individuos adecuados.

Activos digitales

Hoy en día, los medios electrónicos es más que sólo texto en línea. Las organizaciones están utilizando archivos de imágenes, video y audio y otros formatos digitales dentro de las organizaciones que también necesitan ser administrados. En los activos digitales por lo general se lleva mucho tiempo en su creación, pero son muy valiosos para las organizaciones porque los activos digitales atraen más la atención de los clientes, ya sean internos o externos a la organización.

Los activos digitales requieren un proceso de formato y gestión que permite su utilización. Al buscar una solución, una pregunta a la que se enfrentan las organizaciones es si un sistema DM es capaz de soportar sus necesidades o si una solución de gestión de activos digitales (DAM) es más adecuada.

Para responder a esto, una organización debe entender la diferencia entre las dos funciones. Esta es una tarea difícil porque en el mercado hay confusión entre las soluciones DM y DAM. El presente artículo investigará qué es único en una solución DAM y por qué las organizaciones necesitan una DAM para manejar otro tipo de datos en lugar de sólo documentos de texto.

Gestión de documentos

Las organizaciones utilizan la gestión de documentos para ayudar con la gestión, la creación, el flujo de trabajo y el almacenaje de los documentos dentro de los distintos departamentos. Una solución DM utiliza bases de datos para almacenar y motores de flujo de trabajo para diseñar y soportar los flujos de trabajo, incluyendo las reglas comerciales y los metadatos.

Por lo general, los sistemas de gestión de documentos se utilizan en industrias donde un gran volumen de documentos, como en la industria de los seguros, de salud y del gobierno. Cada vez más las soluciones DM están evolucionando a sistemas de gestión de contenido (CM) de la Web.

Gestión de activos digitales

A las soluciones de gestión de artículos digitales (DAM) también se les conoce como gestión de activos de los medios de comunicación (MAM), gestión de los activos de los medios de comunicación de entretenimiento (EMAM), gestión de los recursos de marca (BRM), gestión del contenido de mercadotecnia (MCM) y gestión de activos (AM). DAM se enfoca en las organizaciones en especial en las que cuentan con activos digitales, tales como las de la industria del entretenimiento y publicidad, y se utiliza en situaciones dónde la reproducción de activos es importante. Con frecuencia las organizaciones combinan una solución DAM con una solución CM para mantener su sitio Web. Por consiguiente, los vendedores de DAM y CM adquieren una o la otra para combinarla con sus soluciones y hacer una solución integrada.

Diferentes puntos de vista en DM y DAM

A pesar de todo existe una variedad de acrónimos para DAM, y existen pequeñas diferencias en la funcionalidad de cada categoría. Sin embargo, el presente artículo se enfoca solamente en la función normal de DAM, incluyendo los archivos de los medios de comunicación.

Magan Arthur de Arthur Consulting Group, explica que las organizaciones pueden tomar tres acercamientos distintos al contrasta DM y DAM:

  • Herramientas y procesos
  • Archivos y tipos de contenido
  • Uso comercial

El presente artículo fortalecerá estos acercamientos para explorar la diferencia entre DM y DAM.

Herramientas y procesos

Tanto DM como DAM utilizan una funcionalidad común para las soluciones de gestión de contenido. Estas funcionalidades incluyen el repositorio, el índice de los metadatos, las capacidades de búsqueda, la accesibilidad definida por usuario o por roles y el flujo de trabajo.

El repositorio almacena el contenido y puede ya sea ser una base de datos racional o un simple sistema de archivo. Incluye características estándares, como de entrada y salida, control de versión y taxonomía. También permite definir metadatos, por lo que incluye todas las descripciones relevantes de los distintos documentos y archivos. Estos metadatos pueden ser utilizados por la búsqueda para el índice. El flujo de trabajo cuida las distintas tareas y roles involucrados dentro del proceso, ya sean seriales o paralelos.

Además de las similitudes, hay diferencias esenciales en las herramientas y procesos respectivos de DM y DAM.

Por un lado, DM se enfoca en capturar el contenido del texto a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), se integra con herramientas de procesadores de texto y es capaz de definir distintos elementos dentro de un documento como contenido. DM es capaz de reutilizar este contenido ya sea en partes o como un documento completo. En el repositorio, DM puede almacenar elementos de documentos en diferentes formatos como en lenguaje extensible de marcas (XML).

Por otro lado, DAM se integra con herramientas que se enfocan en diseños creativos de activos como Quark, AutoCAD, Flash y la animación tridimensional. Las soluciones DAM son capaces de enlazar, desarmar y rearmar activos complejos y combinados. DAM también es capaz de cambiar imágenes directamente ya sea cambiando el tamaño o cambiando el color, y puede manejar archivos grandes, en especial archivos de video. Sus capacidades de búsqueda van más allá de la búsqueda estándar para permitir búsquedas visuales utilizando el reconocimiento de imagen. Además del índice de texto, que también proporcionan las soluciones DM, DAM es capaz de indexar videos de voz a texto, videos con subtítulos, y más.

Archivos y tipos de contenido

Las herramientas descritas permiten almacenar diferentes tipos de archivos, que es otra forma para diferenciar DM de DAM. Los archivos DM son en su mayoría de texto, como documentos en papel, archivos de las herramientas de office, archivos PDF y HTML, etc. Los sistemas DAM capturan archivos de los medios de comunicación que pueden ser imágenes, logos, audio, video, CAD, animación (incluyendo archivos GIF y Flash) y archivos de diseño.

Los sistemas DM también son capaces de almacenar esta clase de archivos, pero únicamente proporcionan el almacenaje, lo cual no es suficiente para las organizaciones que manejan grandes cantidades de archivos de activos digitales.

Uso comercial

Cada solución puede utilizarse para distintos tipos de procesos comerciales. Los procesos comerciales son automatizados por estas soluciones que ayudan con la creación, la colaboración, la revisión y la aprobación del contenido a lo largo de diferentes departamentos dentro de la organización. A continuación se presentan algunos ejemplos de los procesos comerciales en los que se puede utilizar DM y DMA.

Por lo general DM se puede utilizar en negociaciones de contratos, en la creación de documentos, pólizas y procedimientos, artículos, reportes o procesos de estado.

Las soluciones DAM se enfocan en la colaboración y la gestión de material de mercadotecnia o de publicidad, en multimedia, en presentaciones corporativas o en la demanda de videos. Las librerías creadas por el sistema incluyen librerías de imágenes, de video, de fuente y de logo.

Resumen

Las soluciones DAM y DM se pueden diferenciar con base en las herramientas, los tipos de archivos y el tipo de procesos comerciales en los que se utiliza la solución. Con frecuencia las organizaciones buscan implementar ambas soluciones ya que es mejor integrar el contenido basado en texto y en los medios para una estrategia a largo plazo.

Al administrar los archivos de texto y los activos digitales, las organizaciones buscan cómo integrar las soluciones CM. Como resultado, los vendedores están empezando a integrar las soluciones DAM con las soluciones CM. Para hacer esto, los vendedores tendrán que trabajar en la integración entre los productos y necesitan compensar los diferentes acercamientos tecnológicos entre una solución DAM, una DM o una CM.

Algo positivo es que los vendedores están cambiando su enfoque y reconocen que su mercado quiere un acercamiento más modular dentro de estas soluciones, y la industria se está enfocando en arquitecturas abiertas o en arquitecturas orientadas al servicio (SOA).

Sobre todo se ve que los vendedores DM y DAM seguirán mejorando sus soluciones e integrándolas para proporcionarle al mercado demandante una solución sólida e integrada.

 
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