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Gestión de efectivo, curso básico

Escrito por: Leslie Satenstein
Publicado: marzo 18 2009

La administración del efectivo es una necesidad común a todas las empresas, grandes y pequeñas. En los más simples términos, la gestión del efectivo es la seguridad de que las entradas de hoy y sus balances son mayores que las cuentas por pagar del día. La incapacidad de realizar esta práctica en los procesos empresariales, garantiza la quiebra.

Toda organización grande tiene un grupo que gestiona el efectivo, llamado en ocasiones tesorería. Además del manejo del flujo de efectivo, las funciones de este equipo incluyen la gestión de inversiones, préstamos, etc. En las empresas pequeñas y medianas, el jefe de finanzas, el presidente o el dueño, realizan generalmente dicha tarea.

Independientemente del tamaño de la empresa, lo importante es que la gestión del efectivo se lleve a cabo con regularidad y con suficiente atención a los detalles. Incluso cuando los tiempos son difíciles y la liquidez es minima, esta tarea se debe llevar a cabo diariamente.

Los acuerdos con las instituciones financieras para inversiones de corto plazo y préstamo de fondos, son cruciales para las organizaciones. A diferencia de otros países, en los Estados Unidos, los depósitos a una cuenta solo empiezan a recibir intereses después de tres días hábiles. Adicionalmente, una cuenta empresarial norte americana no puede ser sobregirada, lo cual hace del flujo de caja una actividad realmente importante que debe ser monitoreada a diario.

Para todas las compañías, particularmente las que están en la bolsa de valores, los estados financieros incluyen los balances de entradas, el balance general, y de flujo de caja; que deben ser compartidos con el departamento de contabilidad, inversores, prestamistas, directores, etc.

Es sorprendente como la mayoría de las organizaciones ven las hojas de cálculo como una herramienta para la gestión del efectivo. Las facilidades de la gestión de caja sirven como bases para las entradas en la hoja de cálculo. Estas hojas de cálculo son de fácil manipulación y permiten escenarios hipotéticos y predicciones. Aún así, la gestión de efectivo es para muchas compañías, una combinación de software financiero y hojas de calculo, pero la mayoría de las decisiones se toman de los resultados de manipular dichas hojas.

Operaciones de gestión de efectivo

La administración del efectivo requiere que la empresa trabaje en las dos siguientes áreas:

  1. Entrada de efectivo:
    1. Monitoreo diario de entrada de dinero desde la Automated Clearing House (ACH1 ). En la mañana se monitorean las entradas de bancos locales y en la tarde las entradas de los bancos de otras zonas. Las notificaciones de transferencias de información electrónica o por correo electrónico, son bien importantes.
    2. Pronóstico de depósitos por día, generados por medio del software para la gestión de efectivo. Este pronóstico esta basado en depósitos confiables tomados de las fechas de las facturas, teniendo en cuenta los días de pago reales, y los descuentos por pagos tempranos. Ejemplo: 2% neto 10 días, etc.
    3. Cheques recibidos por correo.
    4. Recibos de tarjetas de crédito.
    5. Recibos por efectivo.
    6. Pronóstico de depósitos basado en facturas en litigios, extensión del crédito, pagadores morosos, etc.
    7. Entradas por inversiones.
  2. Salidas de caja:
    1. Cuentas por pagar
    2. Comisiones, impuestos, seguridad social, etc.
    3. Otras responsabilidades en pagos como: seguros, gastos de representación, arriendos, hipotecas, etc.
    4. Proveedores que dan buenos descuentos por el pronto pago.
    5. Todos los balances de las cuentas bancarias.
    6. Fechas de vencimiento de pago de préstamos.
    7. Pago de intereses o vencimiento de pagos.

El precio de la mala gestión del efectivo

Cuando el efectivo es escaso, su gestión ayuda a la compañía a decidir a quien debe pagarse en la semana y a quien se le puede posponer el pago. Los malos manejos pueden llevar a la iliquidez, y por lo tanto a tener que recurrir a préstamos de corto plazo y fácil aceptación, que tienen en general un interés más alto y un costo más alto para la empresa.

Estos son ejemplos de malas decisiones y prácticas en cuanto al manejo de efectivo:

  • Transferir demasiado capital líquido a la compra de capital fijo como maquinaria o propiedad raíz. Los compromisos mensuales manejados con propiedad ayudan a obtener un financiamiento de largo plazo para las grandes inversiones de capital
  • Presupuestar inapropiadamente. Para evitar problemas al respecto, cree una hoja de cálculo con columnas representando el tiempo (semanas, meses, etc.) y filas representando las entradas y salidas de efectivo. Hacia el final de la hoja entre el flujo de efectivos menos seguro (aquel cuyo pago puede ser dudoso). Cada total por periodo, debe ser el balance con el cual comienza el siguiente periodo.
  • Exceder o usar inapropiadamente la línea de crédito para terminar en el refinanciamiento por medio de instituciones prestamistas. Estas instituciones proveen fondos a las empresas usando el inventario como garantía, o futuras entradas de dinero confirmadas, etc. Su tasa de interés es generalmente más alta que la de los bancos.
  • Incapacidad de manejar los riesgos empresariales: algunos ejemplos son la prorroga de crédito a los clientes pobres, sobre o subestimar las ventas, etc.
  • Incapacidad de mantener la diferencia entre dinero personal y empresarial. Obtenga tarjetas de crédito empresariales y haga seguimiento a toda las transacciones
  • Incapacidad de recuperar pagos de cuentas retrasadas, etc.
  • Incapacidad de prestar atención a los inventarios y a su rotación. Su rotación se mide por el número de veces en un periodo, en el cual se vende el inventario. A mayor rotación, menor su costo de almacenaje, etc.
  • En periodos de baja liquidez, la incapacidad de posponer pagos. Pagar a los 60 o 90 días en lugar de 30. No es recomendable hacerlo con el mismo proveedor siempre.

La Web es un vehiculo directo hacia un vasta información sobre la gestión de flujo de caja. Una fuente altamente recomendada es el seminario Web de Hancock Bank: Cash Flow Management. Otra fuente es el artículo de Business Development Bank de Canadá: Techniques for Better Cash Flow Management. La Treasury Management Association of Canada (TMAC) ofrece capacitación en sitio o en el Internet para la gestión del efectivo. Su sitio Web contiene temas de sus cursos y resalta las áreas que usted debe seguir, como estándares en la práctica de la gestión del efectivo

Una herramienta interesante: Planeación de los recursos empresariales (ERP2) basado en la gestión del efectivo

Todos los sistemas ERP ofrecen algún tipo de funciones contables. Para comenzar en la gestión del efectivo, algunos reportes incluidos en todo sistema ERP son: ordenes de ventas abiertas, cuentas por cobrar vencidas, ordenes de compra abiertas y cerradas, reportes de envíos, evaluaciones de inventario, activos fijos y balance general.

Importe esta información a su hoja de cálculo, al igual que cualquier otra información financiera. Cree un programa para el análisis del flujo de efectivo. Mire todas la áreas de la empresa y analice donde se pueden hacer mejoras. Trabaje en las áreas que mejor rendimiento le pueden dar, a partir de su mejoramiento. Averigüe cuanto gastan en estas áreas compañías similares a la suya. Pida colaboración de su agencia contable. Infórmese sobre la optimización de los procesos empresariales para ver si esta usted haciendo demasiado papeleo o si tiene procesos de trabajo ineficientes.

La gestión del efectivo es un proceso analítico llevado a cabo por seres humanos, usando el conocimiento de la industria, su sentido vísceral, y conocimiento de los diferentes niveles de riesgo. Las aplicaciones de software que nutren las decisiones empresariales no piensan y no tienen sabiduría. En su lugar, ellas aplican la lógica necesaria, por ejemplo, para comparar .001 con .0001. Ellas no pueden hacer lo que la mente humana puede hacer, y ello es pensar. Son los seres humanos quienes finalmente toman las decisiones, no las maquinas.

Algunas aplicaciones ERP tienen mejores funciones financieras que otras; incluyendo aplicaciones analíticas que van más allá de las herramientas para cuentas por pagar o por cobrar. Ellas realizan fusiones automatizadas e inteligentes de cuentas como las listadas arriba. Permiten también las siguientes funciones para crear un panorama de la situación de la empresa:

  • Un reporte del efectivo mostrando los balances de bancos, entradas y salidas de efectivo, y las fluctuaciones del dólar.
  • Los sitios Web de los bancos para monitorear en la mañana y en la tarde el estado del efectivo, antes de autorizar el pago de órdenes de compra.
  • Un diario del efectivo para verificar entradas y salidas de gastos, inversiones, etc.
  • Reportes de nominas
  • Alertas de inteligencia empresarial.
  • Archivos bancarios.
  • Presupuestos.

Algunos proveedores a considerar para una aplicación ERP que incluya herramientas de gestión de efectivo pueden ser: Agresso, Flexi, SAP, Lawson y IFS. Estos proveedores son conocidos por su enfoque en finanzas y gestión de efectivo. Para saber más sobre ellos y sus ofertas presiones aquí.

Conclusión:

La gestión del efectivo es crucial para la sobrevivencia de toda organización. Tenga en cuenta que al comprar un sistema ERP con funciones especializadas en finanzas, no significa que usted se puede relajar con dichas prácticas; usted deberá prestar atención a las áreas criticas mencionadas en este articulo.

Aprenda sobre su negocio, sobre su mercado, sobre los proveedores, competidores y clientes. Complemente esta información con una gestión efectiva del efectivo, y estar usted en posición para hacer crecer su negocio.

 
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