Inicio
 > Informes e investigaciones > Blog de TEC > Gestión del portafolio de proyectos para organiz...

Gestión del portafolio de proyectos para organizaciones de servicio: La unión entre la gestión de proyectos y las operaciones

Escrito por: Neil Stolovitsky
Publicado: enero 2 2006

Introducción

En los últimos años, la industria de planificación de los recursos de la empresa (ERP) ha cambiado el territorio del mercado de la gestión del portafolio de proyectos (PPM). Los vendedores ERP, como SAP, Oracle y Microsoft, han reconocido el valor de los servicios de entrega y desarrollo para las organizaciones de servicios profesionales (PSO) Enfrentándose a esta realidad, los vendedores de soluciones de excelencia que alguna vez dominaron el mercado de PPM deben cambiar su enfoque o defender su participación en el mercado de los gigantes de ERP que están entrando al mercado. Como resultado, la industria PPM está dividida en dos grandes campos:

  1. Vendedores que le dan servicio a las PSO
  2. Vendedores que le dan servicio a los departamentos internos de tecnología de la información (IT)

El presente artículo examinará PPM para las PSO y los vendedores que le dan servicio a este segmento del mercado.

El lado operativo de PPM

Los mensajes mixtos de la industria PPM se deben en gran parte a la idiosincrasia que separa a las PSO de los departamentos internos IT. Aunque la mayoría de los vendedores PPM ofrecen funcionalidad para ambos tipos de organizaciones, la mayoría de las soluciones PPM no dirigen los dos conjuntos de necesidades en su totalidad. Por consiguiente, un gran número de vendedores competentes en el manejo de la cartera y la gestión de proyectos se han reempaquetado a sí mismos para los departamentos IT, mientras que un gran número de vendedores que se originaron en el mercado de facturación y finanzas han enfocado sus esfuerzos en el sector de servicios facturable, donde pueden proporcionar una funcionalidad ERP para cubrir las necesidades únicas de las PSO.

Las PSO quieren completar las soluciones PPM que dirigen sus negocios como un todo. Para las organizaciones de servicio, un tiempo de captura eficiente, la facturación y los datos de gastos es un componente clave para la unión de los proyectos y las operaciones. Por lo tanto, las PSO buscan que los vendedores PPM proporcionen ya sea soluciones completas o aplicaciones de nichos que manejen y distribuyan los datos a lo largo de toda la organización. De hecho, Peoplesoft (adquirido por Oracle) y Epicor han adoptado la etiqueta “automatización de los servicios empresariales (ESA)” para describir mejor las necesidades tecnológicas de las PSO. ESA se enfoca en las necesidades operacionales de las organizaciones de servicios facturables y en la gestión de los recursos internos y externos que entregan contratos de servicio.

Componentes PPM para las organizaciones de servicio

Además de los componentes centrales para la gestión de portafolios, proyectos y recursos, las soluciones PPM para las PSO tienen una funcionalidad extendida para manejar el ciclo de la propuesta a la facturación, los recursos externos y las demandas de los clientes. Los representantes más importantes de ERP que están entrando a este espacio están intercambiando los componentes de su manufactura y distribución para la funcionalidad y la gestión de portafolio y proyecto para poder afirmar su lugar en el mercado PPM. En respuesta, los representantes de nicho que continúan dándole servicio a este segmento del mercado PPM están interesados en los negocios pequeños y medianos (SMB) al proponer más soluciones PPM asequibles que se integran perfectamente con la infraestructura IT existente de la organización (ERP, gestión de las relaciones con los clientes [CRM], recursos humanos [HR], y sistemas financieros). En cualquier caso, las PSO demandan los siguientes componentes centrales.

  • Gestión de portafolio. Esta funcionalidad les permite a las organizaciones de servicio monitorear la rentabilidad y el bienestar de los proyectos. Para las firmas de servicio, la gestión de portafolio es crítica para maximizar los ingresos al mejorar los mejores recursos para los proyectos más rentables. Por otro lado, las organizaciones de servicio no demandan el mismo nivel de análisis detallado como los departamentos IT internos, y pueden prever una gestión de riesgos extensiva y capacidades de gestión del valor adquirido.

  • Gestión de proyectos. Este es el motor que corre una PSO. Las firmas de servicio se centran por naturaleza en el proyecto. La entrega exitosa de servicios depende de las metodologías y herramientas de gestión de proyectos adoptados. Las características clave de la gestión de proyectos incluye la programación de proyectos, la gestión de tareas y la gestión de presupuestos. La integración bidireccional con Microsoft (MS) Project también es altamente recomendada, ya que aproximadamente el 80 por ciento del mundo de la gestión de proyectos todavía lo utiliza como la herramienta estándar de elección.

  • Gestión de recursos. La gestión de recursos es otro componente central para las organizaciones de servicio. Las PSO necesitan ser capaces de manejar los recursos internos y los contratistas a lo largo de los proyectos y portafolios múltiples. Gestión de contratistas, gestión de contratación, y planificación, programación y utilización de recursos son características clave de este componente.

  • Tiempo y rastreo de gastos. Este une las operaciones y la gestión de proyectos. Asegura que los detalles de un trabajo del usuario final, capturados por el módulo de gastos y tiempo, actualizará el estatus del trabajo completado en los proyectos, así como la información de facturación en contabilidad. Para varias organizaciones de servicio, la habilidad de someter detalles de gastos y tiempo de forma remota (por medio de dispositivos Web, fuera de línea e inalámbricos.

  • Costo y facturación de los proyectos. Las firmas de servicio requieren opciones de costos y facturación flexibles para el proyecto. El rastreo de la información facturable y no facturable, y la generación de facturas adaptables son características clave. Además, la integración de la asignación de costos por y la facturación con contabilidad de proyectos es necesaria para proporcionar la solución integrada que requieren las PSO.

  • CRM Las firmas de servicio profesional lo emplean mucho. Las organizaciones de servicio requieren capacidades de soporte del cliente completo, gestión de demanda y gestión de oportunidades y del curso de ejecución y analizar los detalles del cliente y del contrato antes del hacer el compromiso del proyecto. La funcionalidad CRM también les permite a las organizaciones prioritizar las oportunidades y pronosticar el curso de ejecución.

  • Gestión de conocimiento. Estas capacidades sirven como centro de una PSO. Las firmas de servicio demandan la colaboración y el análisis de los datos por los partidos internos (la administración y el staff) y por los partidos externos (clientes y socios). Las PSO demandan capacidades sólidas de la gestión de conocimiento que tienen acceso a todos los componentes del negocio.

Aunados a estos componentes, las capacidades de flujo de trabajo y los sistemas de integración para la oficina de gestión (HR y finanzas) son componentes críticos de la solución PPM completa para PSO.

Vendedores: Soluciones integradas frente a soluciones de excelencia

Existen esencialmente dos tipos de soluciones de vendedores PSO: Las soluciones de excelencia y las soluciones integradas (una revisión más profunda de estas soluciones se hará más adelante en futuros artículos).

La mayoría de los vendedores de las soluciones de excelencia ofrecen soluciones para SMB in el sector de servicios profesional. Las firmas de consultoría puede beneficiarse del rápido despliegue y del costo total de propiedad viable propuesto por dichos vendedores. Además, los vendedores de soluciones de excelencia proporcionan integraciones sólidas listas para utilizarse con sistemas conocidos de gestión de proyectos, contabilidad, HR, nómina, y CRM, por lo que se adaptan fácilmente a la infraestructura IT actual. Las PSO que consideran un acercamiento de soluciones de excelencia deberían tener en mente a los vendedores PM que se mencionan a continuación:

Compuware’s Changepoint es un vendedor de soluciones de excelencia que tiene funcionalidad competitiva para firmas de servicios profesionales y para departamentos IT internos. Para las firmas de servicio, Changepoint PSA ofrece un producto maduro que ha estado presente desde los primeros días del mercado de automatización de servicios profesionales (PSA) (conocido hoy en día como PPM) Desde que Compuware lo adquirió, Changepoint ha cambiado su enfoque en la normatividad del mercado IT. Sin embargo, como un vendedor PPM que todavía le da servicio a las firmas de servicio, Changepoint proporciona una solución de excelencia muy madura con características completas de CRM, de compromiso y de gestión de recursos, así como del tiempo y de módulos de facturación que se integran perfectamente con paquetes como Great Plains, Oracle Financials, ADP Payroll, y MS Project.

Autotask proporciona una opción central para las organizaciones de servicio SMB. Se considera una plataforma PSA que ofrece una solución modular que se puede encender y apagar de acuerdo a los requisitos comerciales de la organización. Autotask, que se interesa específicamente en las organizaciones pequeñas, proporciona una solución PPM que incluye CRM, la gestión de los recursos, La gestión de proyectos, y la funcionalidad de tiempo y facturación para organizaciones más pequeñas, al igual que la integración básica con la contabilidad de Quickbooks.

Openair también proporciona una solución central. Sin embargo, se posiciona como una aplicación de oficina media (por ejemplo, el grupo de empleados en una compañía que maneja riesgos, calcula pérdidas y ganancias y está a cargo de IT) que integra CRM de ventanilla con funcionalidades de oficina de gestión. Actualmente, Openair ofrece integraciones listas para utilizar con Salesforce.com y Quickbooks. Openair es un competidor sólido para las pequeñas firmas que demandan capacidades inalámbricas para ingresar a los datos de manera remota. La opción central también asegura un despliegue rápido para organizaciones más pequeñas con infraestructuras IT limitadas.

La solución de Tenrox PPM para organizaciones de servicio se construye en una tecnología Microsoft .NET. Tenrox, que tiene como principal objetivo al sector SMB, ofrece una funcionalidad completa de tiempo y facturación y ha desarrollado integraciones sólidas listas para utilizarse con soluciones de Microsoft, como MS Project, MS Great Plains, y Sharepoint. Aunado a esto, Tenrox soporta integraciones con SAP, ACCPAC, y Quickbooks. Para firmas de servicio más pequeñas que no quieren necesariamente una solución central, Tenrox también ofrece una funcionalidad de oficina media que soporta múltiples bases de datos y aplicaciones.

QuickArrow ofrece un modelo central PPM en demanda diseñado específicamente para organizaciones de servicios facturables. QuickArrow proporciona integración lista para utilizarse con Salesforce.com, MS Great Plains, y Quickbooks. QuickArrow entrega funcionalidades de planificación de proyectos, distribución de recursos, rastreo de tiempo y reporteo de gastos, así como la funcionalidad de facturación para múltiples industrias verticales que ofrecen servicios facturables.

Unanet Technologies le ha dado servicio a un nicho en el sector de contratistas del gobierno. Unanet ofrece una integración bidireccional con MS Project, así como también las funcionalidades de gestión de recursos, reporteo de gastos y tiempo y de colaboración entre la fuerza de trabajo. Unanet también proporciona una funcionalidad adicional para el cumplimiento de las reglas. Las áreas de cumplimiento cubiertas incluyen la agencia de auditoria de defensa de contratación (DCAA), Principio de Sarbanes-Oxley (SOX), Corporación federal del seguro de depósito (FDIC), y la administración federal de drogas (FDA)

Cuando se trata de soluciones PPM integradas, varias han surgido del espacio de ERP, y proporcionan los sistemas completos de la oficina de gestión (finanzas, HR, reabastecimiento, etc.) que prefieren las PSO medianas y grandes. Las PSO que buscan un acercamiento de solución integrada deben considerar los siguientes vendedores:

SAP proporciona una funcionalidad PPM para las firmas de servicio a través de su oferta xRPM, que les suministra a las grandes PSO la gestión de portafolio y de recursos. xRPM, patrocinado por SAP Netweaver, trabaja con infraestructuras de SAP e infraestructuras que no sean de SAP. Proporciona capacidades de tiempo y facturación, asignación de costos del proyecto y planificación de recursos. Actualmente, xRPM se utiliza en los sistemas integradores de SAP para el tiempo, la facturación y la colaboración.

Oracle ofrece una solución PPM que se adhiere a su estrategia de “fusión”, que integra PeopleSoft, JD Edwards, Oracle Projects (los cuales se encuentran bajo la banderilla de Oracle). El middleware Fusion de Oracle proporciona estándares y protocolos para asegurar que sus aplicaciones estén integradas de la misma forma. La serie Oracle Projects de las aplicaciones originalmente la adoptaron las grandes organizaciones de servicio que requerían capacidades de proyectos en la gestión de proyectos, planificación de los recursos, CRM y finanzas. Sin embargo, con la adquisición de PeopleSoft, Oracle intenta migrar a sus clientes de servicios profesionales de Oracle Projects a PeopleSoft ESA.

Lawson Software proporciona una solución PPM integrada al combinar su funcionalidad de excelencia de la oficina de gestión (ofrecida en el espacio de ERP) con su funcionalidad de excelencia de la ventanilla (ganada a través de su adquisición de Account 4 en el 2001). A pesar de darle servicio a una amplia gama de PSO, Lawson tiene como objetivo principalmente al mercado medio con su serie Service Process Optimization (SPO). Las características de SPO incluyen la gestión de recursos; gestión de tiempo, facturación y gastos; gestión de portafolio; y capacidades de flujo de trabajo completas. Además, Lawson proporciona una funcionalidad completa de la oficina de gestión y de igual manera la integración de dos formas con MS Project.

Unit 4 Agresso (U4A) es un vendedor PPM que dirige principalmente las necesidades de las firmas de servicio en los sectores de salud, educación y gobierno en Europa. U4A proporciona una oferta del producto modular llamado Agresso Business World, que se enfoca en las organizaciones de entrega de servicio. La asignación de costos y la facturación de proyectos están al centro de esta solución PPM; mientras que las funcionalidades adicionales incluyen finanzas y HR.

Epicor es un vendedor ERP de mercado medio que ofrece su solución PPM bajo la banderilla de Epicor ESA. El producto de PPM de Epicor, creado en una plataforma de Microsoft, ofrece una solución completa que cubre todo desde el CRM y la planificación de los recursos hasta la gestión de compromiso, las operaciones financieras y los análisis comerciales. Además, Epicor proporciona una integración bidireccional con MS Project, y se integra con Sharepoint para la colaboración.

Deltek es un vendedor de mercado medio ERP que ofrece una solución PPM que tiene como objetivo principal las PSO pequeñas y medianas. El producto PPM de Deltek, Deltek Vision, ofrece una solución completa que proporciona funcionalidades CRM, de gestión de tiempo, de reporteo de gastos, de planificación de recursos, de planificación de proyectos, de finanzas, de HR, de nómina y de inteligencia comercial (BI) Deltek también ofrece los módulos adicionales para servir a los contratistas del gobierno.

Microsoft ha posicionado Solomon como su solución PPM para el mercado de SMB. Solomon, construida en una tecnología Microsoft, ofrece una combinación de funcionalidad robusta de la oficina de gestión y la integración estrecha con Sharepoint y MS Project. Aunado a esto, la interfase del usuario es conocida para aquellos acostumbrados a trabajar con MS Outlook.

Recomendaciones para el usuario

Las PSO deben evaluar las soluciones PPM con base en sus requisitos comerciales únicos. Para aquellos que ya implementaron una solución de uno de los vendedores ERP más importantes (por ejemplo, SAP u Oracle), seleccionar el mismo vendedor para sus necesidades PPM puede reducir potencialmente su costo total de propiedad en términos de entrenamiento, implementación e integración. Además, una relación existente con el vendedor puede mejorar los procesos de negociación.

Para las PSO más pequeñas que tienen soluciones múltiples que cubren CRM, HR y finanzas, vale la pena considerar las soluciones PPM más pequeñas y medianas. Las PSO más pequeñas prefieren conservar sus sistemas existentes de oficina de gestión, y varios de estos vendedores pueden proporcionar integración lista para utilizarse para los paquetes conocidos de software, así como los grupos de desarrollo de software (SDK) que ayudan a dirigir los requisitos únicos de PSO a través de la adaptación y la integración. Estas soluciones de excelencia actúan como un núcleo que integra y maneja los datos para el ciclo de la propuesta hasta la facturación, también proporciona capacidades basadas en la Web que son efectivas y asequibles para proporcionar solamente las piezas PPM que le falten a una organización. Además, para dichas organizaciones con recursos mínimos IT, en demanda, con soluciones PPM centrales puede reducir significativamente el costo inicial y la cantidad del soporte requerido para implementar una solución PPM de forma interna.

 
comments powered by Disqus

Búsquedas recientes:
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Others