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Hay que enseñarle a su proceso de abastecimiento a competir

Escrito por: Pascal PERRY
Publicado: junio 14 2006

1. Aprovisionamiento ético

La ética dicta que los negocios se deben conducir con integridad, justicia y apertura, lo que requiere una comunicación abierta dentro y entre ambas organizaciones la compradora y la proveedora, y por lo tanto debe darle a cualquier organización la oportunidad de competir por contratos y ganar. Parece que no pasa una semana sin que se escuche una historia acerca de lapsos de demostración en las historias comerciales éticas, donde los suertudos que obtuvieron el contrato tienen amigos cercanos en lugares estratégicos, como en el caso de Halliburton, que dio miles de millones de dólares a contratos federales no licitados durante los años en que Dick Cheney fue presidente del consejo de administración (CEO).

Al reconocer este problema, el gobierno Estadounidense lanzó hace más de veinte años las reglas federales de adquisición (FAR) para ayudar a las agencias federales a manejar el abastecimiento de una manera más eficiente. FAR es un documento oficial que establece cuatro políticas y procedimientos de aprovisionamiento que las agencias federales Estadounidenses deben seguir cuando soliciten bienes, productos, servicios u ofertas de construcción de proveedores calificados (licitaciones o propuestas). Las reglas se describen en ocho capítulos:

  1. Información general, definiciones, prácticas y asuntos administrativos.
  2. Competencia y planificación de adquisición
  3. Métodos de contratación y tipos de contratos
  4. Programas socioeconómicos
  5. Requisitos generales de contratación
  6. Categorías especiales de contratación
  7. Gestión de contratos
  8. Cláusulas y formas

En respuesta a que la competencia se está convirtiendo en la excepción en lugar de en la regla en el aprovisionamiento, Parte 6 de FAR, requisitos competitivos, incorporado al Principio de competencia en contratación (CICA). Busca establecer una competencia completa y abierta (FOC) como el estándar para poder erradicar parcialmente el favoritismo, las presiones políticas y los sobornos.

Con estos escándalos corporativos a la luz y un mayor escrutinio sobre las prácticas corporativas, FAR tendrá un impacto mayor en los negocios. Contiene elementos clave que todas las organizaciones deberían saber, ya sea que dirijan un negocio con una agencia gubernamental, o con entidades privadas. Con las pólizas y los procedimientos delineados por FAR, nosotros:

  • definiremos qué exactamente es un abastecimiento competitivo, su propósito y sus beneficios;
  • presentaremos los diferentes métodos de abastecimiento competitivos y no competitivos y sus procesos de soporte, y
  • detallaremos los dos métodos de aprovisionamiento más importantes:
    1. Invitación a licitaciones (IFB) y
    2. Solicitud de propuestas (RFP)

     

2. Aprovisionamiento competitivo

Beneficios del aprovisionamiento competitivo

El propósito de la competencia es beneficiar a su empresa, y la competencia no debería promocionarse por el bien de la competencia. De hecho, en algunos casos, puede costar más entrar a un aprovisionamiento competitivo para hacer negocios directamente con el proveedor debido a la exclusividad de los productos requeridos, la insuficiencia de otras fuentes, la inmediatez de sus necesidades o la emergencia y legitimidad de las circunstancias. En otras palabras, la competencia debería promover el pragmatismo, con otros métodos para con ello convertirse en excepciones.

El aprovisionamiento competitivo es la adquisición contractual (compra o alquiler) por una organización de cualquier tipo de activo, ya sea material (bienes, productos o construcción) o inmateriales (servicios) con fondos destinados, permitiendo que todas las fuentes responsables consideradas compitan en un ambiente justo y abierto. El aprovisionamiento competitivo también se conoce como FOC, o solicitación competitiva.

Aunque se supone que el abastecimiento será justo, imparcial, transparente y adecuado para las prácticas corporativas, un proceso de aprovisionamiento competitivo asegurará el más alto nivel de apertura, por lo tanto maximiza la adecuación de los activos o servicios requeridos, y el mejor rendimiento del capital invertido (ROI).

3. Diferentes métodos de aprovisionamiento

Existen varios métodos de aprovisionamiento que se pueden utilizar para completar una adquisición. Definamos la diferencia entre los métodos de abastecimiento y sus procesos de soporte. Un método de aprovisionamiento es la manera seleccionada para llevar a cabo la acción contractual. Los métodos de aprovisionamiento pueden ser cualquiera de los tres que se presentan a continuación:

  1. Adquisición simplificada, como micro-compras, compras pequeñas;
  2. Competencia abierta y completa (FOC), como licitaciones, propuestas,
  3. Otros métodos que no sean de competencia abierta y completa (OFOC), como única fuente.

Los procedimientos de adquisición simplificados son los métodos de abastecimiento utilizados para las adquisiciones cuya cantidad no excede de los $2,500 dólares como límite de la micro compra, y $100,000 dólares para el límite de compra pequeña (FAR 2.101). Las adquisiciones simplificadas están distribuidos de forma equitativa entre los proveedores calificados en el área local, y las compras no deben dividirse para evitar que los requisitos para la competencia sobrepasen los límites respectivos. Por lo general se requiere una documentación mínima, incluyendo una determinación de que el precio es justo y razonable; y material acerca de cómo se derivó esta determinación.

Competencia completa y abierta (FOC)

¿Cuándo se tiene que llevar a cabo un proceso de solicitación formal con base en la competencia? Puede ser que le pidan, dependiendo de las políticas de compra de la organización, utilizar procesos de selección y solicitación formal para las adquisiciones cuyas cantidades excedan un cierto límite, en nuestro caso el límite de adquisición simplificada.

Los métodos de aprovisionamiento competitivo disponibles para utilizar al cubrir los requisitos para la competencia completa y abierta en el proceso de adquisición son:

  1. licitación sellada, depende de licitaciones, también llamadas licitaciones selladas.
  2. abastecimiento negociado, depende de propuestas competitivas; y
  3. licitación sellada de dos pasos, una combinación de licitación y negociación.

Licitación sellada

La licitación sellada es un método de abastecimiento utilizado cuando se espera como resultado el mejor valor de una selección de la oferta evaluada a menor precio. Depende de un documento de solicitación llamado invitación a licitaciones (IFB) (también conocido como la invitación a la licitación [ITB], o invitación a presentar una oferta [ITT]) e involucra los siguientes pasos:

  1. Preparación para la invitación a licitaciones
  2. Publicación de la invitación a licitaciones
  3. Recepción de licitaciones
  4. Apertura pública de licitaciones
  5. Evaluación y comparación de licitaciones
  6. Selección de la solución con el precio más bajo técnicamente aceptable
  7. Ganancia de contrato

Las licitaciones selladas normalmente se solicitan si:

  1. El tiempo permite la solicitud, presentación y evaluación de licitaciones selladas;
  2. El premio se dará con base en el precio y otros factores relacionados con el precio;
  3. no es necesario conducir discusiones con los proveedores que respondan a sus licitaciones;
  4. Existe una expectativa razonable de recibir más de una licitación sellada.

Abastecimiento negociado (propuestas competitivas)

El abastecimiento negociado es un método de abastecimiento utilizado cuando se espera como resultado el mejor valor de una selección de propuestas técnicamente aceptables, con precio más bajo evaluado, en otras palabras, cuando el costo no es el factor más importante de la evaluación.

El método de reabastecimiento negociado depende de un documento de solicitud llamado solicitud de propuestas (RFP)

Este proceso involucra los siguientes pasos:

  1. Preparación de solicitud de propuestas
  2. Lanzamiento de la noticia pública de las selecciones.
  3. Junta previa a la propuesta, obligatoria u opcional
  4. Recepción de propuestas, se mantienen cerradas en un lugar seguro hasta la fecha límite.
  5. Adenda o modificaciones al RFP y, eventualmente, extensión de la fecha de recepción de propuestas
  6. Modificación del RFP inicial, modificación y recibo de propuestas y, eventualmente, extensión de la fecha de recepción de propuestas
  7. Descalificación de propuestas, regreso de propuestas sin abrir
  8. Apertura de propuestas en la fecha límite de recepción de propuestas
  9. Clasificación, puntuación y sorteo de propuestas en un matriz de decisión
  10. Selección de las mejores propuestas
  11. Contacto con los proveedores y solicitud de su mejor oferta final (BAFO)
  12. Selección de las mejores propuestas
  13. Notificación de la concesión

Las propuestas competitivas normalmente se solicitan cuando:

  1. el uso de licitaciones selladas no se considera apropiado; o
  2. es necesario conducir discusiones con los proveedores, debido a las diferencias en áreas como leyes, normas y mejores prácticas, especialmente para contratos en el extranjero.

Licitación sellada de dos pasos

licitación sellada de dos pasos es una combinación de los dos procedimientos competitivos antes mencionados y está diseñado para obtener:

  1. los beneficios de la negociación para ayudar a que la organización solicitante complete o defina especificaciones sin ninguna consideración de precios; y
  2. los beneficios de la licitación sellada para obtener el mejor precio para una solución técnicamente aceptable.

Las licitaciones selladas de dos pasos se pueden utilizar preferiblemente para negociar el abastecimiento cuando se presentan las siguientes condiciones:

  1. Las especificaciones no son definitivas o completas, o quizás, sin mayor evaluación o discusión técnica, también son restrictivas para asegurar el entendimiento mutuo entre cada fuente y la organización solicitante.
  2. Existen criterios definitivos para evaluar propuestas técnicas;
  3. Se espera que esté disponible más de una fuente técnicamente calificada.
  4. Habrá suficiente tiempo para el uso del método de licitación sellada de dos pasos; y
  5. Se utilizarán un contrato firme de precio fijo o un contrato de precio fijo con ajustes del precio económico.

Otro método que no sea el de la competencia completa y abierta (FOC)

Debido a que la parte 6 de FAR, antes el principio de competencia en la contratación (CICA), define la competencia como el estándar para el abastecimiento, otros métodos no competitivos se consideran como excepciones, y por lo tanto se deben utilizar únicamente bajo ciertas condiciones bien definidas y deben de estar cuidadosa y minuciosamente justificados y documentados. La contratación sin la proporción de una competencia completa y abierta se llama otro método diferente a la competencia completa y abierta (OFOC). OFOC no puede justificarse debido a una falla en la planificación por adelantada, o preocupaciones acerca de la disponibilidad de los fondos o del presupuesto relacionado

La fuente única es un ejemplo del proceso de compra o aprovisionamiento no competitivo logrado después de solicitar y negociar con una fuente, también llamada fuente única, por lo tanto limitando la competencia completa y abierta. La solicitación de fuente única constituye una violación a la CICA a menos de que se justifique bajo una de siete circunstancias específicas:

Estas circunstancias, que se pueden invocar como justificación de fuente única, se describen en FAR 6.302 como sigue:

  1. Sólo una fuente responsable y ningún otro suministro o servicio satisfacerá los requisitos.
  2. Urgencia inusual e imponente
  3. movilización industrial; creación, desarrollo, o capacidad de investigación; o servicios expertos
  4. Acuerdo internacional
  5. Autorizado o requerido por estatuto
  6. Seguridad Nacional
  7. Interés público

Aunque sólo una de estas condiciones puede justificar el dejar a un lado la competencia, cada una de ellas presenta límites que se supone limitan o dificultan su abuso.

Si una sola fuente de adquisición es ética, se puede acortar el proceso de adquisición y brindar varios beneficios:

  • un ciclo de decisión reducido (en otras palabras, se requiere menos tiempo para conceder contratos);
  • costos administrativos más bajos (el proceso de abastecimiento se reduce al mínimo);
  • precios que reflejan mejor el valor;
  • mejor promoción de la participación de pequeños negocios; y
  • entrega mejorada de productos y servicios.

Conclusión

Como Terence dijo en su obra, homo sum, humani a mi nihil alienum puto (soy un ser humano, por lo que nada humano es extraño a mí). La humanidad, por encima de todo, nuestra naturaleza, y el comercio y el intercambio siempre han estado acompañados de cierto grado de faltas a la ética comercial. Sin embargo, FAR ha sido exitoso, y está inspirando a más y más empresas privadas a ejercer la debida diligencia en sus prácticas de aprovisionamiento. Al mantener un nivel saludable de competencia, se beneficiará tanto la organización compradora como la organización proveedora.

 
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