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Historia de una migración a un sistema ERP bajo demanda

Escrito por: wayne thompson
Publicado: diciembre 28 2007

La historia que les presentamos esta vez los hará preguntarse si el sistema tradicional de planificación de recursos empresariales (ERP) de su empresa está controlando sus actividades. Le contamos por qué Asahi Kasei Spandex America,, una filial de Asahi Kasei Group de Japón, pasó de una solución ERP alojada localmente a un sistema ERP bajo demanda, alojado a distancia.

La empresa estaba buscando una solución que le diera un costo bajo, simplicidad, transparencia y flexibilidad. Evaluó Sage y Microsoft, así como SAP –el sistema que estaba tratando de reemplazar- y NetSuite. Entérese de cómo NetSuite le ofreció a Asahi la funcionalidad que necesitaba, y la capacidad para acelerar su proceso de toma de decisiones al mismo tiempo que reducía los costos que implica tener personal e infraestructura de TI.

En este podcast, Wayne Thompson, director de investigación de TEC, platica con David Stover, director financiero de Asahi Kasei Spandex America, sobre los requisitos, la toma de decisiones y las condiciones de implantación que implicó pasar a un sistema ERP bajo demanda.

Este podcast examina las preguntas siguientes:

  • ¿Qué soluciones se evaluaron?
  • ¿En qué aspectos la implantación cumplió con las expectativas?
  • ¿Cuáles fueron los retos de la integración y cómo se superaron?
  • ¿Qué ventajas se obtuvieron al cambiar de una solución implantada en sus instalaciones a una solución ERP alojada?

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Transcripción del podcast:

Bienvenidos a TEC Radio. Soy Wayne Thompson.

Hoy les vamos a presentar una historia que los va a hacer preguntarse si el sistema ERP [planificación de los recursos empresariales] local y tradicional de su empresa es lo que controla sus operaciones. Les vamos a platicar cómo Asahi Kasei Spandex America, una empresa filial de Asahi Kasei Group de Japón, cambió su solución ERP alojada localmente por un sistema ERP bajo demanda, alojado a distancia.

La empresa estaba buscando una solución que le ofreciera un costo bajo, simplicidad y mayor transparencia y flexibilidad. Evaluaron Sage, Microsoft, SAP –cuyo sistema estaban queriendo reemplazar- y NetSuite. Entérense de cómo NetSuite les dio la funcionalidad que necesitaban, y les ayudó a acelerar su proceso de toma de decisiones y a reducir los costos de tener un personal y una infraestructura de TI.

En este podcast, platico con David Stover, director financiero de Asahi Kasei Spandex America, sobre los requisitos, la toma de decisiones y las condiciones de implantación que los llevaron a cambiar a un sistema ERP bajo demanda.

Wayne Thompson: David, ¿qué soluciones consideraron en su evaluación?

David Stover: Evaluamos la solución de Sage… Microsoft había empezado a hablar de una solución empresarial mediana, y de hecho en algún momento volvimos a considerar a SAP. NetSuite tomó la delantera rápidamente; tanto, que los demás se echaron para atrás probablemente en los primeros dos meses, aunque la solución de Sage se mantuvo un poco más. NetSuite realmente quería trabajar y entender lo que queríamos lograr, querían darnos una solución.

WT: ¿Cuáles crees que fueron algunos de los factores determinantes en el proceso de esta evaluación, y qué crees que podría haber hecho que estos proveedores se echaran para atrás porque podían o no cumplir con esos factores?

DS: Como somos una empresa de manufactura, preferimos operar de forma estándar. Estábamos buscando una solución que tuviera costeo estándar, y nuevamente, eso es lo que SAP hace, pero también tienen un sistema de asignación de costos estándar bastante complicado, que no necesitábamos. Además está completamente integrado con producción. Como dije, tenemos nuestro propio sistema de producción de gestión de almacenes, y no necesitábamos crear otro sistema que hiciera lo mismo. La solución de SAP que teníamos era un sistema integrado a eso, y mucha gente estaba encargándose de esa integración.

Nuestro sistema fue una de las cosas que nos guió; estábamos muy contentos con él, porque controlaba y alimentaba otro sistema, le alimentaba información. Ahora, NetSuite entendió eso desde el principio y diseñó un tipo de proceso de integración que permitió que nuestro sistema de producción y nuestro almacén, que llamamos MHCS, le alimentara la información a NetSuite, en lugar de esperar a que le dijéramos cómo exactamente queríamos que se le alimentara. Nuestros flujos de integración –los datos que pasaban- se redujeron a casi la décima parte. En esencia, podíamos organizar todos los datos que necesitábamos en sólo 30 campos –obviamente son flujos diferentes-, pero fue todo lo que hicimos; SAP tenía muchos más campos para alimentar el sistema.

WT: ¿Hubo extensiones verticales que hayan influido en su decisión, o hubo algo que querían que era único para su industria en cuanto a funcionalidad?

DS: Lo más importante para nosotros era poder integrar el sistema fácilmente con nuestro sistema de almacén y producción. No queríamos un sistema que no lo tomara en cuenta, como nos había sucedido antes, y NetSuite básicamente logró hacer lo que queríamos. No tienen un sistema de inventario muy hambriento, así que eso permitió que nuestro sistema de inventario principal alimentara el suyo fácilmente, y no queríamos dos sistemas de inventario hambrientos como teníamos en ese momento; no lo necesitábamos. Todo lo que queríamos era alimentar un monstruo, no dos.

WT: Hablemos ahora de la implantación: ¿quién dirigió el proyecto y quién estaba en el equipo de implantación?

DS: Los integrantes del equipo éramos yo, que lo dirigí, mi controlador, y en ese momento decidimos dividir el sistema en cuatro partes. Básicamente teníamos el proceso de ventas. Entonces tenía un jefe de tesorería, una persona del tipo de crédito y cobranzas que operaba el proceso junto con el gerente de servicio a clientes. Luego tenía el proceso de aprovisionamiento, para el que traje al supervisor de cuentas por pagar, así como al gerente de aprovisionamiento, y entre los dos compartieron ese pilar. Entonces pasamos al pilar de inventario, que operó el controlador con un especialista de control de inventario, un analista de producción y un consultor que opera el sistema MHCS. Entonces pasamos a un pilar tipo TI, un pilar de integración, que opera mi gerente de TI.

DS: Dos aspectos. La implantación simple de NetSuite, poner el sistema en funcionamiento, diría que tomó tres meses. Fueron muchas horas hombre, cuatro personas dedicaron, por lo menos, el 50 por ciento de su tiempo, con la ayuda de otros, que no dedicaron tanto tiempo. Entonces la integración con el sistema de inventario que teníamos –fue un proceso un poco más largo. Por eso habríamos iniciado operaciones el 1º de enero –ese era el plan inicial-, pero el proceso de integración fue más tardado. Los principales encargados fuimos yo y mi controlador, además del consultor del sistema MHCS. Pero también contábamos con gente de servicio a clientes, así que probablemente fueron otras cuatro personas durante tres meses, cerca del 40 por ciento de nuestro tiempo.

WT: ¿Este esquema de implantación cumplió con sus expectativas tanto en cuanto a tiempo como en cuanto a presupuesto?

DS: En esencia, el lado ERP de NetSuite fue algo muy placentero. Sucedió muy rápido. Yo diría que cumplió con muchas de mis expectativas. La integración fue un poco diferente, yo creo que podría haber estado mejor. Pero para defensa de NetSuite, no creo que hayan hecho algo tan complejo antes –eso me dijeron. Probablemente el problema más grande fue entender los diferentes tipos de flujos o integraciones, y creo que tenían la motivación, o la necesidad de que cada tipo de documento o cada pedazo de información fluyeran muy rápidamente. Sólo hubo que hacer algunos ajustes. En un principio hubo pocos errores, pero desafortunadamente, con la cantidad de datos que manejamos, un error pequeño se vuelve más grande. Yo calificaría el proceso con una B.

Nuevamente, fue algo relativamente complejo para nosotros. Teníamos problemas muy similares con SAP, pero teníamos más recursos dedicados para resolverlos.

WT: Hablemos ahora de la integración. ¿Qué tipos de retos fueron los más problemáticos y cómo los superaron?

DS: Bueno, tuvimos una integración principal. Nosotros producimos probablemente más de mil cajas de bienes al día; esa es nuestra unidad de venta. Tenemos que mantener las especificaciones de los bienes que están en esas cajas, y también sus pruebas de laboratorio, y cualquier otra información de la calidad. Así que todo eso reside en nuestros sistemas de producción y nuestros sistemas de pruebas de calidad. Toda esa información sobre nuestras cajas tiene que ir a la base de datos personalizada de NetSuite. El resultado final es que cuando el cliente “X” coloca un pedido, sabemos que requiere estos tipos de parámetros y eso nos permite entrar y usar el motor de búsqueda que NetSuite diseñó para decir estos son los parámetros que queremos, o el rango de parámetros que queremos, y encontrar las cajas que satisfacen esa necesidad.

Entonces es un poco complicado en cuanto a asegurarnos de que ese parámetro que es importante para el cliente –quien necesita tal cosa dentro de cierto rango-, que obtiene el producto exactamente como lo quiere. Y en un almacén donde hay miles de cajas, el reto era encontrar las que cumplen con ese requisito. Ahora, esas características van cambiando con el tiempo, y se evalúan constantemente, así que es un proceso dinámico. No es sólo “OK, ya fabricamos los bienes y listo”. La antigüedad puede tener algún efecto. De hecho, nuestro producto –un producto antiguo en muchos aspectos- tiene características más deseables. Así que los que se vuelven a evaluar, y la información se vuelve a meter al sistema. Entonces tienes un registro de datos dinámico que cambia constantemente, pero esos cambios se tienen que ver rápidamente y con precisión, para que se puedan poner en las manos del cliente adecuado.

WT: Entonces ¿cómo superaron el reto de asegurase de tener la información y los parámetros correctos?

DS: Bien, lo primero fue diseñar la base de datos inicial, la base de datos de las cajas, que es un registro especial en NetSuite, que es verdaderamente fantástico. Lo hemos usado un par de veces. Es la capacidad para poner un registro especial y personalizado que se puede usar en cualquier otro punto, y para hacer ese diseño, nos reunimos con la gente de producción o del almacén para asegurarnos de que se hiciera desde un principio.

Vimos todos los posibles movimientos de bienes, y básicamente tomamos algo del trabajo que habíamos hecho con SAP e identificamos las transacciones con esos bienes –no sólo la producción, las repeticiones de las evaluaciones, los movimientos entre almacenes, cosas de ese tipo- y diseñamos el esquema de “estos son los posibles movimientos de los bienes, estas son las consecuencias que pueden tener”, y después le mandamos esa información a la gente de NetSuite para que hiciera la programación.

Después nos fuimos a la etapa de evaluación, en la que hubo que hacer algunas modificaciones. Luego se volvió a evaluar y pasamos a la etapa de funcionamiento en vivo, donde pasó la cantidad. Tuvimos un pequeño problema con eso porque la producción era mucho más alta de lo que habíamos pensado, pero pudimos ajustarlo rápidamente.

WT: David, ¿qué ventajas crees que obtuvieron al cambiar a NetSuite?

DS: Lo primero es transparencia; era lo más obvio desde el principio. Sobre todo en el aspecto de administración, la cantidad de datos y la manera de organizarlos fue más fácil. Teníamos toda la información frente a nosotros –no había que rascarle, rascarle y rascarle a la información para ver los detalles. También era una forma para hacer presentaciones muy personalizadas para los equipos de administración, y darles su propio menú para que generaran estos reportes.

También, a nivel electrónico, es muy fácil usar NetSuite, porque puedes enviar reportes por correo electrónico a diario. Y ahora lo hacemos mucho, por ejemplo, el jefe de producción –el vicepresidente de operaciones, que se sienta junto a mí- lo hace cada mañana, obtiene su serie estándar de cinco o seis reportes. No tiene que entrar al sistema. Ahí están, los ve –es la actividad de ayer- y puede medir el impacto.

WT: ¿Hubo alguna ventaja que no esperaban?

DS: Otra cosa que nos sorprendió fue lo fácil que es para los empleados. Este es un sistema basado en Internet, así que si alguien tiene que estar fuera de la oficina, la gente se siente mucho más cómoda porque si hay algo que arreglar, pueden hacerlo desde donde estén. No tienen que ir corriendo a la oficina para poder acceder al sistema.

WT: Si tuvieran que hacerlo otra vez ¿qué cambiarían?

DS: Yo creo que lo bueno fue el diseño del equipo de implantación. Entendimos que era una solución financiera, no de TI. Yo cambiaría la secuencia de los hechos durante la implantación del sistema.

Lo que pasa normalmente es que pasas, en primer lugar, por un proceso de rediseño. Yo creo que eso fue un defecto. Creo que tendría que haber sido un proceso de capacitación para aprender qué puede hacer el sistema y después hacer un análisis de diferencias y dejar que éste sea tu proceso de rediseño, en lugar de hacer un proceso de rediseño y después ver qué puede hacer el sistema y después oír “por cierto, el sistema no puede hacer esto” o “el sistema lo hace así” y tener que hacer otro rediseño.

Un pequeño problema, por ejemplo, fue el impuesto de ventas. Normalmente este es un proceso bastante fácil o común, pero nosotros usamos un permiso de pago directo en este estado, y NetSuite tenía una forma tradicional para procesar el impuesto de ventas. Es algo que no tomamos en cuenta durante el proceso de diseño, así que cuando vimos cómo opera, fue algo que tuvimos que reconsiderar. Así que habría preferido recibir capacitación desde un principio, para conocer realmente el sistema, y después cambiaría el proceso de diseño para eliminar las diferencias o las lagunas del sistema.

WT: David, muchas gracias por hablarnos de tu experiencia con NetSuite.

DS: Con gusto.

Gracias por escuchar TEC Radio. Si quieren obtener más información sobre evaluación y selección de soluciones ERP en instalaciones o alojadas, visiten www.technologyevaluation.com. Si quieren saber más sobre NetSuite, visiten www.netsuite.com.

Gracias por acompañarnos.

 
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