Industria de alimentos y bebidas: generalidades sobre los requisitos de software

  • Escrito por: Joseph J. Strub
  • Publicado: diciembre 2009



Introducción

Las características y funcionalidades básicas comunes entre los sistemas de planeación de los recursos empresariales (ERP) y de gestión de la cadena de suministros (SCM) solo serán discutidas brevemente aquí. Se asume que el lector tiene una buena comprensión sobre las actividades relacionadas con la manufactura por procesos. Sin embargo, si este no es el caso y usted desea más información al respecto, lea por favor mi artículo titulado, Process Manufacturing Software.

Resumen:

Este artículo se concentrará en las características y funcionalidades que representan problemas para los proveedores de software tradicionales que intentan entrar en la industria de alimentos y bebidas.

Específicamente, este artículo provee una visión general sobre los requisitos para las ofertas de software orientadas a los alimentos y bebidas, por medio de los siguientes temas:

  • Características y funciones de los sistemas ERP
  • Características y funciones de los sistemas SCM
  • Consideraciones adicionales

Características y funciones de los sistemas ERP

El software debe tener las funcionalidades estándares de los sistemas ERP para la manufactura y las operaciones internas. Los módulos para estas actividades incluyen la gestión financiera, y específicamente el libro mayor, cuentas por pagar (CxP), cuentas por cobrar (CxC) y activos fijos; control financiero, específicamente presupuestos, flujo de caja y costos contables estándares y reales; recursos humanos (RRHH), especialmente nómina y control de ausencias; producción y manufactura, además servicio al cliente.

Sin embargo, pueden haber módulos adicionales e integrados que no se hallan normalmente en los sistemas ERP. Estos módulos deben ser investigados para determinar si el proveedor tendrá estas funcionalidades, en el futuro o si son necesarias. Esta funcionalidades comprenden la gestión de bodegas (WMS), gestión y control del mantenimiento (CMMS), gestión de los activos empresariales (EAM), gestión del rendimiento y reportes (EPM), gestión de la logística (third-party logistics, 3PL), consolidación y reportes financieros y la gestión de las hojas de información sobre la seguridad de los materiales (MSDS). Tener la flexibilidad de incorporar estas funcionalidades extra de un solo proveedor, ayuda a evitar problemas de integración de interfaces cuando se adquieren módulos similares de otros proveedores. Miramos el modulo de mantenimiento para ilustrar el punto.

Cuando usted adquiere un sistema para la gestión del mantenimiento de un tercero, lo más probable es que solo obtenga una interface con los sistemas de inventario y compras, de manera que se pueda proveer con las partes necesarias para las reparaciones que no tiene en existencias. Con un sistema más efectivo, tendrá interfaces adicionales como la de nómina, para calcular el costo por hora invertido en la reparación; la interface de recursos humanos para identificar el empleado con las habilidades para llevar a cabo la reparación, la interface de gestión de bodegas para saber que repuestos tiene en existencias y la planeación de la cadena de suministros (SCP) para saber cuáles son los tiempos de receso planeados para la maquinaria. Adicionalmente, este tipo de integración facilita la justificación de adquirir y utilizar estos módulos adicionales.

Como es de esperar de un sistema orientado hacia la manufactura por procesos, pero específicamente para los alimentos y bebidas, una aplicación ERP debe apoyar las pequeñas diferencias necesarias para los productores de bebidas y alimentos. Las formulas deben ser graduables de forma que se puedan ajustar los lotes de producción a la mínima cantidad de ingredientes disponibles. Por ejemplo, si usted está fabricando un auto y solo tiene dos neumáticos de los cuatro requeridos, usted no puede producir medio automóvil. Inversamente, en la industria de bebidas, ¿qué sucede si usted quiere producir 1.000 galones de gaseosa y sólo tiene 500 galones de agua carbonada? Usted tiene la opción de producir la mitad de los 1.000 galones de gaseosa. Es de esperar no solo que el sistema provea este tipo de reformulación, pero que automáticamente sugiera este tipo de alternativas para mantener sus clientes, por lo menos parcialmente satisfechos.

Manteniendo separadas las formulas y embalajes de las recetas, el sistema deberá ser capaz de ajustarse para incluir la producción sobre pedido de los mayoristas que tienen sus propias marcas, uno de los requisitos normales dentro de la industria de bebidas y alimentos.

Es común que los procesadores de alimentos tengan existencias de producción para ser empacadas con las marcas de otras empresas. Por ejemplo, las grandes cadenas de supermercados, venden productos como sopas, carnes, etc. con sus propias marcas. Pero, ello no significa que los supermercados tienen plantas de producción de alimentos. Las cadenas de supermercados contratan la producción de estos bienes. En el caso de la sopas (para dar un ejemplo), los procesadores de alimentos producen y almacenan latas de productos sin etiquetas a las cuales llaman existencias iluminadas (en inglés les llaman brite stock, ya que se empacan en aluminio). Una vez se ha confirmado el pedido, estos enlatados son etiquetados con las marcas privadas de los supermercados. Se puede hacer una analogía similar en el escenario de producción bajo pedido (MTO, ) Normalmente, se espera la confirmación del pedido antes de terminar el proceso de fabricación.

Como es de esperar de las aplicaciones para la industria alimenticia, el sistema debe tener la funcionalidad para controlar por medio del peso de los productos. El control por peso, contiene la información sobre el peso de los productos. Por ejemplo, en el caso de que 50 libras de carne que están listadas a $100, entonces el precio por libra es de $2 descontando el peso del empaque. Por consiguiente, la información sobre los pesos reales, que se utilizan para los precios, es el control por el peso de los productos. El sistema debe poder usar el peso para calcular el costo de la producción. El uso de esta funcionalidad es importante para determinar los costos, ya que provee un mejor panorama sobre los costos reales de producción. La falta de control por peso en el cálculo de costos es el equivalente de comprar zapatos sin suelas. Pueden verse bien, pero su ausencia le impedirá caminar.

El sistema debe apoyar la gestión de atributos por el lado de los ingredientes e igualmente, por el lado de los productos terminados. Para la producción, se deben conservar los atributos para poder definir los ingredientes utilizados en una formula específica. Por ejemplo, una consideración fundamental en la producción de jugo de naranja es la acidez de las naranjas. Dependiendo de la acidez, se agregaran otros ingredientes como agua o azúcar, para sacar un producto dentro de los estándares aceptables. Por lo tanto, la información sobre los atributos de acidez de las naranjas le permitirá modificar la fórmula como corresponde. Así mismo, un cliente puede pedir productos cárnicos con ciertos niveles de grasa. Por medio de los atributos de varios cortes de carne, usted será capaz de determinar si tiene los productos con las características que su cliente desea, y si no es así, podrá ofrecerle alternativas. Finalmente, los componentes subyacentes en el software deben ser lo suficientemente amplios para establecer precios por promociones, volumen, o región, lo cual es común en la producción de alimentos y bebidas. Aunque esto es común en la producción por procesos, las industrias de bebidas y alimentos llevan estas prácticas a sus límites, y por lo tanto se requiere especial atención e investigación.

Características y funciones de los sistemas SCM

Normalmente, los sistemas ERP para la industria de alimentos y bebidas tienen en cuenta los ingredientes utilizados y los productos resultantes de ellos. Respectivamente, las funcionalidades SCM le asisten en la racionalización de las operaciones para mayor eficiencia y rentabilidad. Desde la perspectiva de SCM, el sistema debe incluir los módulos tradicionales para los pronósticos de la demanda (qué tanto se requiere de un producto), planeación donde producir) y programación (cuales procesos son los necesarios para la producción).

Sin embargo, dada la estrecha integración con otros módulos, el sistema debe proveer visibilidad no solo dentro de los muros de la planta, pero además sobre todos los rincones y grietas. Por ejemplo, la integración interna con un sistema CMMS permite tener visibilidad hacia los recursos y equipo que no esté en funcionamiento o que estén programados para parar sus operaciones, y que por lo tanto, influenciarán la decisión de selección la ruta más adecuada. Se pueden dar casos similares con la integración con los sistemas de gestión de bodegas y de gestión de atributos.

El sistema debe además integrarse con otros submódulos, para crear mayor flexibilidad y eficiencia. Algunos de ellos son: ubicación de lotes y sublotes, logística de entrada, transferencia en tránsito del cargamento y planeación de la vida de los productos en estanterías. Saber que cargamento está entrando, da mayor exactitud al proceso de planeación. Así, el sistema podrá aprovechar y utilizar los ingredientes que "pronto estarán disponibles." Este tipo de información se puede incorporar en los cálculos de planeación y programación.

Los tanques son contenedores donde normalmente se almacena el trabajo en proceso en la industria de alimentos y bebidas. Sin embargo, los tanques crean retos particulares. Normalmente, los tanques requieren manejos especiales como el control de temperatura y de presurización. Por consiguiente, los sistemas SCM deben ser capaces de conocer la disponibilidad de los tanques, sus volúmenes, manejos y controles especiales y el estado actual de cada tanque. El software debe poder dar respuesta a las siguientes preguntas relacionadas con los tanques:

  • ¿Puede el sistema gestionar los productos almacenados en tanques, y si es así, puede incluir la información sobre requisitos para la programación de capacidad, limpieza y cambios?
  • ¿puede el sistema manejar el flujo simultáneo y continuo de productos hacia los tanques y desde ellos?
  • ¿Puede el sistema grabar y utilizar las cantidades de lotes mínimas y máximas para cada tanque? ¿Los niveles mínimos y máximos para cada tanque?
  • ¿puede el sistema incluir el tiempo de almacenamiento de los productos en proceso almacenados en los tanques? ¿Tiempo máximo de espera en los tanques por producto?

Uno de los miedos más terrible de los procesadores y distribuidores de alimentos es una llamada de un restaurante a las cuatro de la tarde un viernes, justo cuando el personal está listo para salir de fin de semana, diciendo que uno de sus clientes dijo: " sabes, esta comida tiene un sabor raro." Las olas horror de retirar un producto retumban en la organización. Se empieza a dar una parálisis anticipada. Cumpliendo con los requisitos de entidades como la Unión Europea, Food and Drug Administration (FDA) e International Organization of Standardization (ISO), el motor de seguimiento del software deberá proveer información actualizada y exacta sobre la retirada de los productos del mercado para sus clientes, proveedores y consumidores. Por lo tanto, el sistema puede acelerar y simplificar el proceso de retirada. Y por otro lado, reduce el efecto, el impacto y costo de tales eventos, sin mencionar la minimización de la mala publicidad. Esta funcionalidad puede ser particularmente apreciada hoy en día con los recientes brotes de las "vacas locas" y otras preocupaciones de los consumidores.

El sistema deberá ofrecer la optimización del rendimiento de los procesos. Los componentes de planeación son herramientas de apoyo que se enfocan en el cálculo de la mejor forma de procesar las materias primas e ingredientes, para satisfacer la demanda. El aporte para la optimización del rendimiento incluye proveer cantidades y precios, cantidades demandadas y precios de venta, costos de producción y capacidad, costos del inventario y capacidad. El resultado es una programación de la producción diaria optimizada, con respecto a qué y cómo producir. Los niveles de inventario al final de cada día y cualquier requisito para el transporte de las materias primas o productos semiterminados entre diferentes sitios y/o tanques son igualmente calculados. El beneficio final se logra por medio de una estrecha integración y completa visibilidad dentro de los muros de la planta de producción y la bodega.

En la industria de alimentos y bebidas, existen normalmente múltiples formas de cortar el pastel (un juego de palabras no intencional). Por ejemplo, cada pieza de carne puede ser una pieza completa o puede estar cortado en pedazos. Así mismo, puede ser vendido con diferentes niveles de procesamiento o crear otros productos con mayor valor agregado. Ello puede además estar diferenciado por tamaños de paquetes y precios, así como co-productos y subproductos. Cuando se evalúa la optimización del rendimiento del sistema, usted puede esperar que el sistema tenga en cuenta y analice la entrada y salida formularizada, los requisitos de capacidad y los costos de cada proceso alternativo. Por otro lado, los pronósticos de demanda para cada tipo de producto cárnico, además de los inventarios entrantes y existentes, deben ser tenidos en cuenta al momento de generar el primer corte (carne) y la programación de los procesos secundarios. Esta técnica utiliza definitivamente los inventarios y recursos disponibles y maximiza la rentabilidad.

Consideraciones adicionales

Busque el proveedor de software que tenga la suficiente flexibilidad para un modelo de precios donde usted paga por lo que necesita. Esto es particularmente valioso para las empresas pequeñas y medianas que no requieren todas las funcionalidades que las grandes empresas necesitan. Por ejemplo, una empresa con una sola división y una sola planta de producción tendrá poca necesidad de funcionalidades como la consolidación financiera. Si esta funcionalidad está incluida con los módulos de finanzas y contabilidad, su empresa estará pagando por un software que no tiene intensión de usar. Determine cuales módulos pueden ser removidos de la ecuación de software vía la configuración de los parámetros de los interruptores, e igualmente importante, removidos de los costos del software. Los módulos de gestión de bodegas, gestión computarizada del mantenimiento, gestión de habilidades del personal y otros, deben ser evaluados selectivamente para determinar cuáles benefician la organización y estructurar el contrato del sistema.

Como con cualquier aplicación, el software debe tener una plataforma independiente para mayor flexibilidad en la formulación y negociación de la solución. Por medio de ambientes de desarrollo como Java, se puede independizar la apariencia del software del hardware. Consecuentemente, los proveedores de software pueden crear mayor independencia del hardware con combinaciones de middleware y hardware como: DB2 de IBM con eServer iSeries de IBM; Sun Solaris de Sun Microsystems y Oracle 9i con el Fire Server de Sun Microsystems; o SQL Server de Microsoft y Windows con Hewlett Packard (HP) y servidores Dell. Con ello un cliente tiene mayores opciones para negociar la reducción del precio del software, hardware o ambos.

El beneficio adicional de utilizar el ambiente Java es que el software es casi automáticamente habilitado en la Web. Con una conexión de alta velocidad al Internet, usted tiene una forma fácil de implementar una solución para conexión a distancia hacia el sistema central. En adición a proveer una interfaz para el usuario basada en el navegador y un portal, se dispone de oportunidades de colaboración con los clientes, cimentando por lo tanto, la relación. Hoy en día, usted puede esperar las funcionalidades habilitadas para la Web como parte del producto estándar. En la industria de alimentos y bebidas dicha funcionalidad permite fácilmente ubicar los pedidos o los incrementos en los pedidos existentes, y por consiguiente obteniendo nuevos oportunidades de negocios que de otra manera se pudiesen perder.

Otro módulo que cabe dentro de la categoría de "sería bueno tener, pero no es necesario: es el módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Además de las funcionalidades tradicionales de automatización del mercadeo y fuerza de ventas dentro del módulo de CRM, este debe incluir el seguimiento a las promociones, televentas proactivas, apoyo a la cadena de negocios de los clientes, y apoyo a la gestión del inventario por parte del proveedor.

El software deberá incluir un número limitado de modelos preconfigurados para medir el rendimiento de la empresa, que incluyan los indicadores de rendimiento claves para la industria de alimentos y bebidas. Los modelos estándares de ventas, producción, cumplimiento de pedidos, distribución, mantenimiento y almacenamiento, deben estar incluidos. No siendo un factor importante inicialmente al establecer el ambiente ERP y SCM y familiarizarse con su cuidado y entrada de información, estas herramientas de análisis ayudan a sincronizar las operaciones y acelerar los procesos de producción.

Otro módulo o subsistema de importancia en esta industria es el sistema para la ejecución de la producción (MES, manufacturing execution system). Los sistemas MES guardan la información y el rendimiento en cada paso del proceso de producción. Tales interfaces tienen la gestión de relaciones con los agricultores y criaderos para tener visibilidad sobre los cultivos y la madurez del ganado así como la integración del SCM con los agricultores y criaderos. De estos esfuerzos, el último –la integración con SCM, es la más fascinante. Tal integración provee control sobre el proceso de producción de principio hasta la puesta en el mercado. En lugar de esperar a que los tomates estén maduros para hacer sopa de tomate, los procesadores de alimentos y bebidas podrán planear sus recursos basados en el rendimiento y tiempo de espera.

Resumen

La industria de alimentos y bebidas tiene necesidades básicas que pueden ser satisfechas con los sistemas ERP y SCM. Pero lo más importante es que estas empresas tienen necesidades especiales que presentan un reto único para los proveedores de software. Tales requisitos y retos requieren una detalladas investigación de los compradores potenciales de software. Los retos incluyen, pero no se limitan a: formulización del producto, categorización y fuentes de los ingredientes, controles de calidad para efectos de conformidad normativa gubernamental, trazabilidad de lotes y sublotes, procedimientos efectivos para el eventual retiro de productos, estrategias para la selección de los pedidos en la bodega y la posibilidad de trabajar con 3PL.

Además de reemplazar sus sistemas antiguos o actualizar sus funcionalidades e integrar los sistemas, las empresas de alimentos y bebidas deben trascender las aplicaciones básicas de ERP y SCM. Las empresas deben planear por anticipado que tres o cinco años después de la implementación del sistema ERP y SCM, posibles necesidades futuras de añadir módulos como CRM, EAM, WMS o EPM. Debe preferir la opción de continuar con el proveedor de ERP/SCM en lugar de tener que integrar los módulos adicionales de otros proveedores. Mientras la falta de dichas funcionalidades puede no ser un problema, su disponibilidad es ciertamente un desempate.

Para mayores detalles sobre los requisitos para la industria de alimentos y bebidas como la reformulación rápida, sucesión de lotes y sublotes, estrategias de colecta, entre otros, le recomendamos mi artículo complementario: Process Manufacturing: Industry Specific Requirements.

Sobre el autor

Joseph J. Strub tiene una gran experiencia como administrador y consultor principal en la planeación y ejecución de proyectos ERP para sistemas de manufactura y distribución para empresas medianas y grandes en el área de menudeo, alimentos y bebidas, químicos y bienes de alto consumo. Adicionalmente, Mr. Strub fue consultor y auditor de sistemas de información para PricewaterhouseCoopers y desarrollador de aplicaciones y administrador auxiliar de empresas de Fortune 100. Se le puede contactar en JoeStrub@writecompanyplus.com.

 
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