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La conferencia ECM West del 2006

Escrito por: Hans Mercx
Publicado: diciembre 15 2006

La Association for Information and Image Management (AIIM) llevó a cabo este año su primera conferencia para el área oeste de los Estados Unidos sobre gestión de contenido empresarial (EDM), en San José, California. El propósito de la conferencia fue dar a conocer a las empresas las últimas tecnologías de gestión de contenido e información y abrir un foro para fomentar la interacción entre proveedores e iguales. Esta conferencia fue una prueba para AIIM, ya que en años anteriores la asociación había organizado dos ferias comerciales de importancia: una en la costa este de los Estados Unidos y otra en Europa; nunca en la costa oeste de los Estados Unidos. AIIM definió una agenda que pretendía alentar tanto a los proveedores principales como los del nicho a montar exposiciones durante esta conferencia, pero el objetivo principal de AIIM fue atraer diversos usuarios interesados en saber cómo capturar contenido y cómo dominar tanto el contenido como las normas tecnológicas que se usan actualmente en la industria. En este artículo trataremos los temas clave y el éxito de la conferencia AIIM West.

Sobre AIIM

Esta asociación se fundó en 1943 como la National Microfilm Association, para convertirse, en la década de los sesenta, en la Association for Information and Image Management. AIIM define ECM como “las herramientas y la tecnología usadas para capturar, manejar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos de una organización. ECM habilita cuatro catalizadores clave de negocios: la continuidad, la colaboración, la conformidad y los costos”. Estos catalizadores de negocios apoyan a las empresas en la planificación estratégica del ciclo de vida de su contenido.

Actualmente AIIM es reconocida como representante global e independiente de los usuarios, los proveedores, los revendedores y las empresas de consultoría de ECM. Es una asociación imparcial y objetiva que educa a los participantes acerca de gestión de contenido e información. Para apoyar a sus miembros, AIIM ofrece educación al mercado, desarrollo profesional y apoyo a la industria.

Para educar al mercado, AIIM realiza eventos y proporciona servicios informativos que dan a los usuarios la información sobre cómo especificar, seleccionar e implementar soluciones ECM. Los siguientes son algunos ejemplos de dichos servicios:

  • E-DOC Magazine, que es una publicación impresa mensual que contiene artículos, estudios de caso y lecciones sobre ECM y que cuenta con más de 30,000 suscriptores en América del Norte.
  • Carteles que abarcan temas diferentes, como gestión de registros y conformidad, entre otros.
  • Seminarios web que ofrecen sesiones educativas sobre problemas y tendencias clave.
  • Centros de soluciones (Solution Centers) en línea, donde los visitantes pueden consultar artículos, presentaciones, estudios de investigación, etc.

AIIM se enfoca principalmente en ECM, y durante los últimos seis años ha ayudado a los usuarios y a las empresas a comprender los problemas y los retos que implica la gestión de contenido, especialmente cuando se trata de documentos y registros relacionados con los procesos de negocios. Gracias a los programas educativos que ofrece AIIM, las empresas pueden aumentar sus conocimientos acerca de los retos que deben enfrentar y lograr implementaciones de ECM exitosas.

Con su plataforma de desarrollo profesional, AIIM establece un plan educativo para la industria que cubre diversos programas, tales como un programa de certificación en ECM y gestión de registros empresariales (ERM), la conferencia y exposición AIIM y los seminarios sobre soluciones ECM. Estos eventos sirven para desarrollar normas para la industria, crear un panorama más claro para que los clientes puedan reconocer a los consultores y los implementadores expertos y ofrecer una educación más detallada al mercado.

AIIM crea oportunidades para que los iguales establezcan contactos a través de las divisiones y los socios de AIIM (AIIM Chapters y AIIM Partners). Estos foros representan la oportunidad para que los asistentes (usuarios, proveedores y consultores) compartan experiencias, aprendan de los errores de los demás y aumenten la conciencia y la tasa de éxito de los proyectos que se realizan en el mercado. AIIM Chapters es una red de 39 divisiones en América del Norte que proporcionan oportunidades educativas y de negocios a nivel local para los miembros de AIIM. AIIM Partners es una red global de empresas similares a AIIM, que están comprometidas a ayudar a aumentar el conocimiento y el éxito de la industria.

Al crear normas en la industria y redactar reportes de investigación sobre las tendencias y las percepciones que tienen los usuarios a lo largo del año, AIIM actúa como promotor de la industria de ECM. La asociación es una organización de desarrollo de normas que tiene la acreditación de la American National Standards Institute (ANSI). Asimismo, tiene el secretariado del comité de la International Organization for Standardization (ISO), que se enfoca en temas de cumplimiento con gestión de la información, TC171.

La conferencia ECM West

ECM se ha convertido en una serie de productos compuestos que AIIM trata de dar a conocer durante sus conferencias. La ECM West Conference & Expo (que se llevó a cabo del 6 al 8 de noviembre del año pasado en San José, California), al igual que su equivalente de la costa este, la AIIM Conference and Expo, presentó tecnología de vanguardia para captura de datos, almacenamiento y gestión. La AIIM logró crear un programa de presentaciones que educaron al público sobre varios temas, desde normas y conformidad hasta integración de la información, conveniencia y accesibilidad dentro del universo de ECM, que es cada vez más amplio y complejo. Desafortunadamente, la asistencia no alcanzó los niveles esperados.

La conferencia ECM West subrayó elementos clave de ECM, tales como imágenes digitales, gestión de activos digitales y almacenamiento y mantenimiento de contenido. A medida que se consolida el mercado para las series completas ECM, los proveedores deben distinguirse en los diferentes nichos. El mercado está viendo el nacimiento de las mejores soluciones. Estas valiosas empresas del nicho, como Kofax, docHarbor o Crownpeak, pueden unir sus esfuerzos para ofrecer toda la funcionalidad de ECM que necesitan los clientes para competir con gigantes como EMC/Documentum, IBM/FileNet e Interwoven. John Mancini, presidente de AIIM y uno de los oradores principales de la conferencia, confirmó estos fenómenos cuando habló del futuro de ECM y de la confusión que se crea a medida que la industria de ECM vuelve a cambiar y a transformarse. Además, la mayoría de los proveedores de series ECM son el resultado de adquisiciones y fusiones de empresas más pequeñas, que muchas veces no han logrado integrar por completo sus productos y soluciones o cuyos productos no funcionan tan bien como ellos quisieran. Por consiguiente, las empresas usuarias están pensando en recurrir a los proveedores de las mejores soluciones, o están encargándose de la integración ellos mismos o a través de terceras personas.

Con respecto al contenido y la funcionalidad, la evolución de la Internet sigue estando en etapa temprana. Habrá quienes crean que la Internet ha progresado mucho en la última década, pero sus capacidades y oportunidades parecen ser infinitas. Las empresas y los usuarios podrán obtener más ventajas de la Internet en un futuro, tanto a nivel social como económico. John Patrick, presidente de Attitude LLC y antiguo vicepresidente de Internet Technology de IBM, repitió en su discurso principal cómo la tecnología actual de la Internet parece primitiva comparada con la rápida evolución que va a experimentar próximamente. Para anticiparse a dichos cambios, las empresas deben invertir en tecnologías ECM que les permitan cubrir los cambios tecnológicos y sociales que están por ocurrir ahora que la Internet se está convirtiendo en una tecnología “por pedido”, que cubre las expectativas de los usuarios y mejora la experiencia de los clientes, y que puede darles a los conocedores ingresos y ganancias mayores.

Los mecanismos de búsqueda en línea han dejado de ser la última fuente de información para los usuarios y han pasado a primer lugar. Matthew Glotzback de Google Enterprise explicó que el concepto de “búsqueda”, tanto a nivel empresarial como a nivel personal, ha adquirido una gran importancia. Debido a este cambio, las empresas deben reorganizar la forma en que almacenan contenido y deben derribar los silos de contenido empresarial para permitir capacidades de búsqueda más amplias. Un buen ejemplo de ello es Oracle, cuyo concepto revolucionario de permitir almacenar todo el contenido, incluyendo los metadatos, en una base de datos y no en depósitos distintos (como hacen todavía la mayoría de los proveedores de ECM), permite realizar búsquedas más directas y eficaces. Estas tecnologías nuevas mejorarán los resultados de las búsquedas y les darán importancia en un futuro cercano.

El ECM West Exhibit Hall reforzó los temas que se investigaron durante los distintos cursos. Las presentaciones que se hicieron durante los cursos profundizaron en temas como conversión, almacenamiento y búsqueda de archivos de respaldo, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y problemas de búsquedas y conformidad, dieron a los asistentes experiencia práctica en la forma en que la tecnología habilita dichos temas mediante demostraciones y pláticas con los proveedores. En general, el Exhibit Hall fue una gran oportunidad para que los usuarios compararan, contrastaran y evaluaran las diferentes soluciones ECM.

Cursos de la conferencia

Durante ECM West se llevaron a cabo varias sesiones de conferencias en las que se trataron diferentes temas. Los cursos sirvieron para presentar a los asistentes el panorama general de las diferentes tendencias de la industria, así como estudios de caso y las mejores prácticas. El programa se dividió en sesiones que abarcaron siete cursos llenos de información:

  1. Las bases,
  2. Conformidad,
  3. Búsquedas y acceso a la información,
  4. Gestión de procesos de negocios,
  5. Gestión e integración de datos maestros,
  6. Gestión de correo electrónico y
  7. Normas.

Los dos cursos que más destacaron fueron Conformidad y Búsquedas y acceso a la información. En cada uno de ellos se realizaron presentaciones de calidad que trataron los problemas que enfrenta actualmente el mercado.

La popularidad del curso de Conformidad demuestra que las empresas todavía se preocupan por las diferentes leyes reguladoras, tales como la ley Sarbanes-Oxley (SOX), la Health Insurance Profitability and Accountability Act (HIPAA) o la Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (DoD 5015.2-STD). La falta de conformidad sigue presentando la amenaza de posibles demandas contra empresas y la terminación de los contratos de los empleados. Durante los cursos de Conformidad, se hizo énfasis en la importancia de la gestión de registros en las empresas. La gestión de registros se enfoca en la creación de índices, las clasificaciones y el descubrimiento, particularmente con respecto a las capacidades de búsqueda. Las empresas que mantengan su contenido y controlen el acceso a él podrán apegarse a los reglamentos y las leyes con mayor facilidad.

El curso de Búsquedas y acceso a la información sirvió para demostrar la forma en que las empresas y las personas dan prioridad a encontrar la información correcta. La mayoría de los usuarios empieza con búsquedas individuales, ya sea que busquen documentos internos o cierto tema de forma externa en la Internet. El que la primera acción de los usuarios sea realizar una búsqueda indica la importancia que las búsquedas tienen para las empresas y los proveedores. Además, las organizaciones deben enfrentarse al problema del exceso de información y la falta del conocimiento adecuado. Es necesario optimizar las búsquedas y la clasificación de datos tanto estructurados como no estructurados para mejorar la gestión del ciclo de vida de la información. Las presentaciones que se realizaron no trataron el tema de la reducción de la productividad y la pérdida de ingresos que sufre una empresa cuando no se pueden encontrar la información correcta rápidamente. Dicha discusión habría sido buena para los asistentes y para los directores de sus empresas.

Conclusión

La conferencia ECM West fue una prueba para AIIM. Si bien la cantidad de asistentes y expositores no fue la esperada, en general la conferencia tuvo un buen recibimiento. Dio a los asistentes un panorama general del mercado de ECM y de sus tendencias (como las consolidaciones de Oracle y Stellent, IBM y FileNet y OpenText y Hummingbird). También se vio la emergencia de varias empresas del nicho, como Sitecore para gestión de contenido web y Upside para gestión de contratos. La presencia de Hyland Software y Adobe demuestra que empresas como éstas están trabajando fuertemente para adquirir mayor impulso en el mercado. ECM es considerado uno de los tres temas más importantes de las tendencias de tecnologías de la información (TI) estratégicas que tendrán mayor relevancia para las empresas en el 2007. Esperemos que AIIM, los usuarios de ECM y los expositores se esfuercen más en las ferias ECM West que vendrán, para que se conviertan en la tercera ubicación equivalente para conferencias.

 
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