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La gestión de las partes implicadas en un proyecto

Escrito por: Neil Stolovitsky
Publicado: diciembre 5 2006

En gestión de proyectos, el éxito o el fracaso de un proyecto no depende de los directores del mismo, sino de las partes implicadas. Es por ello que la razón de ser de un proveedor de gestión de cartera de proyectos (PPM) es facilitar la comunicación entre las partes implicadas y cumplir así con las expectativas del proyecto. Sin embargo, los líderes de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) y las empresas que se centran en los mismos afirman que uno de los retos más importantes en sus iniciativas de PPM es la falta de metodologías y herramientas de gestión de las partes implicadas.

Si bien algunas soluciones PPM poseen el esquema de trabajo necesario, no logran satisfacer las necesidades de gestión de las partes implicadas. Es cierto que muchas soluciones PPM ya son capaces de agrupar todos los datos que incumben a las partes implicadas en un proyecto, ya sea que se trate de realizar la gestión de los recursos y el seguimiento de inventario, o capturar los costos de alto nivel del proyecto y priorizar los proyectos. Sin embargo, dichas herramientas carecen de las plantillas, los procesos y las metodologías formales que identifican y controlan las partes implicadas en un proyecto, y los medios para transmitirlos a los líderes de las PMO y los directores de proyecto.

El primer paso lógico antes de proporcionar a las partes implicadas la información más importante, es identificar quiénes son y qué consideran como resultados satisfactorios (o intereses). El éxito de un proyecto está determinado por diferentes variables que no tienen nada que ver con la forma en que los directores de proyecto buscan hacer las cosas “a tiempo, de acuerdo al presupuesto y respetando las especificaciones”. El éxito de un proyecto depende de los intereses únicos de cada una de las partes implicadas. Por ejemplo, el interés principal de los clientes puede ser el retorno de la inversión del proyecto, mientras que para los directores generales puede ser la rentabilidad del mismo. Por lo tanto, las herramientas que proporcionan los proveedores de PPM para establecer una comunicación con las partes implicadas, son buenas en la medida en que puedan adaptarse a la dinámica de las mismas.

La gestión de las partes implicadas

Las partes implicadas en un proyecto son todas aquellas personas que tienen un interés en el proyecto en cuestión. Pueden ser los patrocinadores del proyecto, las personas que llevan a cabo las actividades del proyecto, los directores de proyecto, los proveedores, los contratistas, los consumidores y los encargados de la toma de decisiones del negocio. La gestión de las partes implicadas comprende las actividades que se realizan en las empresas para manejar estas relaciones. La gestión eficaz de las partes implicadas en un proyecto consta de tres pasos.

  1. El primer paso es identificar las partes implicadas en un proyecto y la forma en que se verán afectadas por él. Entre estas personas están aquéllas que trabajan directamente en el proyecto, los encargados de la toma de decisiones del negocio que se puedan ver afectados por el proyecto y los recursos externos (clientes, proveedores, contratistas, etc.) relacionados con el mismo.
  2. Una vez que se identificaron las partes implicadas, hay que darles importancia de acuerdo al impacto que tienen en el éxito del proyecto. Al asignarles prioridad, el líder del proyecto puede desarrollar una visión más clara de con quién hay que tratar para que el resultado del proyecto sea satisfactorio, según los intereses y la influencia de esas personas.
  3. El paso final implica delinear y comprender las motivaciones de las partes implicadas en un proyecto. Los directores de proyecto necesitan estar en contacto directo con las partes implicadas para comprender mejor sus motivos. Este paso también se enfoca en el análisis de la efectividad de la comunicación de las partes involucradas.

Por consiguiente, la gestión de las partes implicadas representa identificar quién participa en el proyecto y obtener el soporte crítico necesario para que el resultado del proyecto sea satisfactorio. Una vez que dichas partes se identificaron con precisión, es importante manejar el flujo de información entre ellas para implementar la estrategia adecuada de gestión de las partes implicadas.

Gestión de las expectativas

Para que un proyecto tenga éxito hay que saber quiénes son las partes implicadas y cuáles son sus demandas, pero también hay que definir las expectativas correctas para el mismo. Para ello, las empresas deben tener una perspectiva clara de los requisitos del proyecto que están en riesgo -donde el reto es identificar qué requisitos arriesga cada parte implicada. Es muy probable que aquellas partes como los clientes, las unidades del negocio, los directores del proyecto y el personal del proyecto, tengan objetivos diferentes en cuanto a los factores que son críticos para su éxito. Al identificar estos requisitos críticos, los líderes del proyecto adquirirán la flexibilidad necesaria para cambiar los requisitos que no son vitales, cuando sea necesario. Un ejemplo típico sería un líder de proyecto que se enfrenta al problema de exceder una fecha de entrega que es vital para las partes implicadas. Si dicho líder del proyecto reconoce los requisitos críticos que exigen las partes implicadas, podrá definir subproyectos (con requisitos que no son críticos) que puedan entregarse posteriormente y así respetar la fecha de entrega original.

Asimismo, cuando hay varias partes implicadas, la gestión del flujo de intereses adquiere tanta importancia como su identificación. Para ello, las organizaciones pueden implementar un enfoque sistemático que les permita transmitir de forma sistemática y constante los detalles del proyecto que son relevantes para las diferentes partes implicadas. Si bien la mayoría de las soluciones PPM logran capturar y analizar estos requisitos críticos del proyecto sin problema alguno, mapearlos a las partes implicadas relevantes no es una función que generalmente se incluya en la mayoría de las metodologías y las aplicaciones PPM del mercado actual.

Un enfoque proactivo a PPM

La mayoría de las organizaciones implementan una aplicación o una metodología de PPM para reaccionar con rapidez a los cuellos de botella del proyecto y mejorar la colaboración entre las partes implicadas. Sin embargo, una metodología de PPM puede ir más allá de una colaboración reactiva entre las partes implicadas y convertirse en un enfoque proactivo de identificación de las mismas, sus necesidades y su importancia en relación con los proyectos de la cartera. La incorporación de una estrategia de gestión de las partes implicadas en la iniciativa de PPM de una organización acepta este enfoque proactivo al diseño de un esquema que se anticipe al tipo de información que se requiere y la forma que se entrega a las partes relevantes. De hecho, la gestión de las partes implicadas debe abrir el camino a la información necesaria para maximizar la colaboración entre ellas. Es posible diseñar esquemas de PPM diferentes de acuerdo a la estructura de las partes implicadas de una organización. Es necesario tomar en cuenta las preguntas siguientes:

  1. ¿Cuáles son los intereses? ¿Qué datos se necesitan para soportarlos?
  2. ¿Quiénes son las partes implicadas? ¿Se trata de gente de negocios o de TI, clientes o directores de proyecto?
  3. ¿Qué determina el éxito de un proyecto? ¿Su costo? ¿El respeto de las fechas de entrega? ¿El valor?
  4. ¿Qué partes implicadas e intereses son prioritarios?

La gestión de las partes implicadas debe ser un elemento crítico de un esquema de PPM, pero el mercado actual lo presenta como una metodología que alinea el negocio con los objetivos del proyecto sin proporcionar necesariamente una solución que permita a las organizaciones identificar quién corresponde a dichos objetivos. Por consiguiente, la experiencia en el mercado vertical y una profunda comprensión de los proyectos de una empresa son clave para que un proveedor implemente una solución PPM satisfactoriamente.

Comprender los intereses

Lynda Bourne, directora de la empresa australiana Stakeholder Management Pty Ltd., desarrolló la metodología del círculo de partes implicadas que muestra lo importante que es el impacto que tienen en los proyectos y la PPM. Su metodología pretende categorizar con eficacia la influencia y las expectativas de las partes implicadas en un proyecto. Los líderes de los proyectos usan la herramienta del Stakeholder Circle™ para definir los procedimientos que involucran a todas las partes implicadas y afectan el proyecto en cuestión. Esta metodología incluye la idea de dirección de influencia, con la que los líderes del proyecto manejan a sus partes implicadas de acuerdo a los componentes direccionales siguientes:

  1. La gestión hacia adelante implica anticipar y planear.
  2. La gestión hacia atrás implica mantener datos históricos y un conocimiento explícito de las partes implicadas.
  3. La gestión hacia arriba implica mantener y apoyar a los directores y los ejecutivos que influyen directamente los compromisos de la empresa con los proyectos.
  4. La gestión hacia abajo implica manejar el equipo del proyecto.
  5. La gestión hacia afuera implica obtener el soporte de las partes implicadas externas (como los clientes).
  6. La gestión hacia adentro implica buscar retroalimentación de las partes implicadas, con respecto a las actividades y los procesos del proyecto.
  7. La gestión lateral implica promover la colaboración entre iguales.


Fuente: “Project Relationships and the Stakeholder Circle™,” Lynda Bourne, 2006

Una metodología de PPM que pueda incorporar un proceso formalizado (tal como el que se menciona aquí), podrá garantizar que se entrega puntualmente la información más relevante a las partes implicadas correctas. Asimismo, los proveedores de PPM que acepten este enfoque podrán lograr el objetivo final: entregar una solución que le muestre a la gente correcta la información correcta en el formato correcto.

Resumen

La aceptación de las partes implicadas determina el éxito de la iniciativa de PPM de una organización, ya que juega un papel vital en la definición del éxito (o la idea de éxito) de los proyectos. La identificación de las partes implicadas y la comprensión de sus expectativas críticas para la misión y relevantes para los proyectos agregarán valor al desarrollo y la implementación de una solución o una metodología de PPM en una organización. Las implementaciones de PPM que han tenido éxito dan una gran importancia a las necesidades de las partes implicadas y derriban las barreras típicas de comunicación entre las diferentes partes, como el departamento de TI, el departamento de operaciones, los clientes y la dirección. Si bien las metodologías y las soluciones de PPM facilitan la comunicación entre las partes implicadas, en realidad la mayoría de ellas no cuenta con un componente de gestión de las mismas.

Actualmente los proveedores de PPM ofrecen soluciones sólidas que capturan todos los datos relevantes de un proyecto en un solo depósito, agilizando el acceso y permitiendo una toma de decisiones estratégica. Gran parte del reto de implementar una solución PPM es definir qué datos son relevantes para cada una de las partes implicadas en el proyecto. Las organizaciones que implementen una metodología o una solución de PPM deberán determinar concienzudamente su estrategia de gestión de las partes implicadas. Con ello se asegurarán de que éstas tengan acceso a la información relevante, dando lugar a que sus proyectos produzcan los mejores resultados. Además, los proveedores de PPM que guíen al grupo en la entrega de procesos, metodologías y plantillas formales para la gestión de las partes implicadas obtendrán una ventaja competitiva, ya que ofrecerán soluciones más enfocadas y eficientes que se adapten a las necesidades únicas de los clientes.

 
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