Inicio
 > Informes e investigaciones > Blog de TEC > La gestión del contenido empresarial va más allá...

La gestión del contenido empresarial va más allá que la gestión del contenido de la Web

Escrito por: Hans Mercx
Publicado: junio 8 2006

Introducción

Cada vez más, los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM) se están convirtiendo en soluciones empresariales integradas completamente desarrolladas. Están desarrollando series de productos para cubrir las necesidades y las demandas actuales de las organizaciones usuarias.

Existen dos desarrollos significativos en este mercado. Primero, los grandes vendedores, como Microsoft y Xythos, han introducido una versión reducida a escala de las series ECM, enfocándose en la facilidad del uso, en un rendimiento del capital invertido (ROI) más rápido y en una funcionalidad limitada. Dichas soluciones están en el mercado actual y les proporcionan a las organizaciones una productividad mejorada.

Segundo, existe un segmento del mercado que necesita integrarse con capacidades que le den servicio a diversos procesos y aplicaciones comerciales, como planificación de los recursos de la empresa (ERP) y gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Esto se está logrando al introducir estándares de mercado como Java Specification Requests (JSP) 168, un portlet de especificación para las interfases del programa de aplicaciones (API), y 170, un repositorio de contenido API. Dentro de los vendedores que se enfocan en series completas se encuentran EMC/Documentum, FileNet, IBM, e Interwoven.

La segmentación del mercado de la gestión de contenido actual

Existe una gran variedad de vendedores en el mercado que tienen soluciones de gestión de contenido (CM). En un principio, puede parecer abrumador comparar y categorizar a los vendedores. Varios vendedores tienen soluciones CM que no entran dentro de la categoría de ECM, ya que les faltan ciertos componentes de un vendedor ECM. Diversos vendedores, como Tridion, Vignette, Percussion, y Fatwire, se enfocan más en la gestión del contenido de la Web (WCM).

La gestión de contenido de la Web incorpora la creación, la revisión y el proceso de aprobación del contenido para publicarlo en los sitios Web. Pueden ser sitios Web públicos (Internet), corporativos o privados (Intranet o Extranet). WCM utiliza el lenguaje extensible de marcas (XML), plantillas, y hojas de estilo para la creación del contenido. Por lo general se basa en un navegador, lo hace fácil de utilizar y les permite a los empleados que no son técnicos que contribuyan al contenido del sitio Web. Estas soluciones también tienen la funcionalidad de la gestión integrada de documentos (IDM) para organizar y administrar los documentos dentro de las organizaciones, los servicios de biblioteca (incluyendo la funcionalidad de entrada y salida, el control de versión, la colaboración y la seguridad del nivel del documento o del usuario), y las opciones de búsqueda dentro del repositorio. El flujo de trabajo, también es una parte integrada del documento y de la gestión del contenido de la Web que define el proceso de la aprobación y la publicación del documento.

Por otro lado, la gestión del contenido empresarial tiene muchos más componentes dentro de la serie. Además, las series de IDM, WCM, flujo de trabajo, ECM tienen los módulos extra que se mencionan a continuación:

Gestión de los registros (RM) para el ciclo de vida de los documentos. Los documentos se mantienen desde la creación hasta la publicación, para archivarlos e incluso para destruirlos. Los registros se pueden definir como un amplio conjunto de documentos como correos electrónicos, faxes, documentos escaneados, legados de aplicaciones y páginas Web completas.

La gestión digital de activos (DAM) para los archivos de los medios. Esto incluye texto, audio, video, gráficos, y fotos. DAM se utiliza para una gran cantidad de ambientes de video, audio y foto, por lo general en mercadotecnia o en la gestión de marca.

La tecnología de las imágenes digitales (DI) para la captura de documentos y el repositorio. Por lo general los documentos se capturan a través del escaneo por medio de vendedores como Kofax o Abode. Los faxes se pueden convertir automáticamente en documentos digitales, y los documentos en papel se pueden digitalizar.

La colaboración de los documentos para que los empleados puedan compartir documentos. Les da a los empleados o a los equipos la opción de compartir documentos y de discutir acerca del contenido. La colaboración de los documentos les proporciona a los usuarios la habilidad de trabajar juntos en el mismo contenido, sin bloquear los servicios de biblioteca como el servicio de entrada/salida.

Existen algunos otros pequeños componentes que están incluidos en las series ECM, pero no son tan importantes para el mercado. Entre los cuales se encuentran las formas electrónicas, las cuales les permiten a los clientes llenar formas en la Web a través de modelos de datos XML. Otra característica es el archivo de correo electrónico, que copia los correos electrónicos, incluyendo los archivos adjuntos, en un repositorio con etiquetas meta, las cuales son importantes para la funcionalidad de búsqueda dentro de las series ECM. Las etiquetas meta categorizan los correos electrónicos, para que la información se almacene en un orden conocido, y sea fácil de recuperar en una fecha posterior.

Las áreas de enfoque en ECM

En los últimos años, los vendedores de ECM han expandido la funcionalidad y las capacidades al asociarse con representantes de nichos en el mercado; ellos mismos desarrollan las características o adquieren e integran las capacidades de los vendedores de nichos.

Cuando se ve al futuro y se ve qué es lo que el mercado está pidiendo y cuáles son los vendedores que se están enfocando en esto, se piensa en varias cosas. Aquí se presentan algunos temas que son ámbitos del mercado. Un ámbito del mercado es una visión del mercado en la que los vendedores se enfocan actualmente. Se utilizará la categorización de Donald Norman para identificar la fase en la que cada tema se encuentra dentro del ciclo de vida del mercado.


(Norman, Donald A. The Invisible Computer. The MIT Press: 1998)

  • Los servicios Web se están utilizando cada vez más. Consisten en componentes y en recursos que las series ECM utilizan para comunicarse e integrarse con otras aplicaciones ricas en contenido. Por lo general, los servicios Web, los cuales se están convirtiendo en el estándar del mercado, se utilizan para los portales y portlets de terceros y les pueden permitir a los negocios integrarse más fácilmente con los terceros. Los servicios Web se encuentran en una de las últimas etapas dentro del ciclo de vida de ECM.


    La asociación para la gestión de la información y de las imágenes (AIIM), la autoridad internacional en ECM, inició la gestión del contenido empresarial interoperable (iECM). AIIM inició un espacio de trabajo de colaboración para crear un estándar internacional compuesto de la arquitectura orientada al servicio (SOA) y los servicios Web, con la cooperación de organizaciones como EMC, Adobe, y US Federal Aviation Authority (US FAA). El objetivo de AIIM es producir un sólo conjunto de requisitos funcionales para los servicios Web orientados a procesos que permitan que interoperen las funciones y los sistemas de gestión de contenido dispares, los portales y las aplicaciones empresariales. Esto permite que se intercambie, se integre y se administre de manera segura el contenido (datos semi-estructurados y sin estructurar) entre sistemas. Esta estandarización todavía se encuentra en el ciclo de innovación.

  • La extracción de la información es el proceso de recuperar elementos de datos de datos no estructurados, por lo general texto. En un futuro, los vendedores se enfocarán en esta característica para permitirle al usuario final hacer un mapa y consolidar los datos, dar un acceso a la información más sencillo, e incluso proporcionar una inteligencia competitiva. Verity, uno de los líderes en el mercado del software de búsqueda, ya ha integrado esta capacidad en su tecnología. Esta característica se encuentra en el ciclo de los primeros adaptadores.

  • La recuperación de la información y la búsqueda avanzada se está convirtiendo en una necesidad mayor para las organizaciones ya que gran cantidad de contenido se divide entre distintas aplicaciones y repositorios, lo que hace que sea más difícil encontrar la información a tiempo. Los vendedores, como Verity y Autonomy, están abordando esto al ofrecer la capacidad de buscar repositorios múltiples utilizando palabras clave y preguntas semánticas y sintácticas. Una taxonomía sofisticada, que es una clasificación jerárquica de los componentes de la información, es una parte muy importante al hacer que sirva esta funcionalidad. La recuperación de datos y la búsqueda avanzada también se encuentran en el ciclo de los primeros adaptadores.

  • La integración del contenido es la capacidad de combinar (parte de) el contenido de varios repositorios que se encuentran a lo largo de la organización, para poner tal contenido en un repositorio utilizado por las series de ECM Ofrece una mejor interoperabilidad entre las organizaciones, los departamentos y los procesos. Por lo general este concepto es utilizado por los vendedores que tienen arquitecturas de integración como IBM y Day. Esto se encuentra en la etapa de la primera mayoría, es probable que pronto pase a la de la última mayoría.

  • JSR 168 y 170 son especificaciones definidas por la comunidad de Java. Java Specification Requests (JSR) 168 y 170 se enfocan principalmente en el mercado de ECM. JSR 168 permite la interoperabilidad dentro de los portales y los portlets. Esta especificación define a un conjunto de API para los portlets y abarca la estandarización para las preferencias, la información del usuario, las preguntas y las respuestas de los portlets, los paquetes de despliegue y la seguridad. JSR 170 especifica un API estándar para accesar a los repositorios de contenido en Java de manera independiente a la implementación.


    Estos estándares los están adaptando la mayoría de los vendedores ECM, los cuales incrementarán la funcionalidad para integrarse entre aplicaciones. A pesar de que más usuarios han adaptado JSR 168 más que JSR 170, los dos se pueden clasificar dentro de la fase de primera mayoría.

  • El resumen rico en contenido del sitio, o la agrupación realmente simple (RSS) es un método de proporcionar noticias y otro tipo de contenido a través de los alimentadores de RSS que evitan el navegador Web. RSS es una aplicación que utiliza la tecnología XML y normalmente se utiliza en la Web para los contenidos que no son tan importantes pero que es bueno conocer. Es muy adaptable y fácil de utilizar en ambientes en donde el contenido cambia rápidamente. El mercado de los medios, en especial, estará interesado en utilizar esta tecnología para darles las noticias a sus lectores.

  • La personalización, a través del software del portal, proporciona contenido adaptado con base en el rol del usuario, de acuerdo a las visitas anteriores del usuario o a otras estadísticas. A través de esta tecnología, las organizaciones son capaces de tener un contenido más específico de acuerdo a las necesidades y los intereses de los empleados y los visitantes. Los vendedores como BEA, Plumtree, BroadVision, y Hummingbird ya han incluido esto dentro de sus soluciones. La personalización se encuentra el la etapa de mayoría, pero varios vendedores de ECM todavía se encuentra en la etapa de primera mayoría con respecto a incluirla en las soluciones.

  • El archivo de los documentos integrados y los sistemas de recuperación (IDARS) es una combinación de sistemas de gestión de documentos y sistemas de gestión de registros. Proporciona un sistema de almacén, manejo, recuperación y distribución de contenido en cualquier forma, desde documentos hasta imágenes digitales. Esta tecnología ha estado presente por una década, y al principio, las bases de datos se guardaban en discos láser. Actualmente, la Web se utiliza como una fuente común de acceso a bases de datos. Esto les proporciona a las organizaciones la habilidad de recuperar información y de almacenar un gran volumen de contenido de una manera más eficiente y en un orden conocido, lo cual es crítico para cumplir con los requisitos de regulación para las legislaciones como el principio de Sarbanes Oxley en Estados Unidos. Actualmente IDARS está en la fase de la última mayoría, pero sigue siendo muy demandado en el mercado.

  • La gestión del conocimiento no es realmente un módulo de ECM, pero utiliza la información que proporcionan las series ECM. La gestión del conocimiento es una solución separada que se utiliza a nivel comercial para proporcionar una visión de la información de una organización. Es más que simple contenido, de hecho, es la información que les es útil a la compañía. Esta tecnología ha estado presente por varios años, y se está convirtiendo en una parte importante de la integración de las series ECM. Se convertirá en un módulo adicional para las series ECM, que estará disponible por medio del vendedor o por medio de integrarse con una solución de terceros.

Conclusión

Aunque las series ECM son cada vez más maduras, siguen existiendo varias áreas en donde los vendedores actuales como FileNet, EMC/Documentum, IBM, e Interwoven no tienen una funcionalidad profunda. En un futuro cercano, veremos que estos y otros vendedores harán crecer las capacidades y ofrecerán series completas.

Los grandes vendedores de ECM adquirirán más vendedores de nichos para complementar las soluciones actuales, para expandir las capacidades y para proporcionarles a los clientes una solución más integrada. Los clientes escogerán series ECM completas en lugar de las soluciones best of breed, a pesar de los métodos estándares, de las tecnologías y de los servicios, ya que la integración entre varios componentes de las soluciones best of breed es más frágil y requiere de una mayor adaptación que las soluciones ya integradas

 
comments powered by Disqus
Popular Searches