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La licitación sellada: lo esencial en un aprovisionamiento federal

Escrito por: Pascal PERRY
Publicado: junio 22 2006

Introducción

La regulación de adquisición federal (FAR) de Estados Unidos define los métodos y los procesos para la adquisición contractual llevada a cabo por cualquier entidad federativa de cualquier activo, ya sea material (bienes, productos o construcción) o no material (servicios). Aunque estas políticas y procedimientos difieren en esencia, comparten el mismo estándar de aprovisionamiento, es decir, la promoción de competencia en su máxima extensión: también llamada competencia completa y abierta (FOC).

Aprovisionamiento competitivo y licitación sellada

El aprovisionamiento es doble: primero se identifica el método que se va a utilizar (al calificar el nivel de competencia requerido tanto por la naturaleza de la adquisición como por el contexto) y luego se define el proceso o los procedimientos que se van a implementar para poder soportar el método elegido.

El aprovisionamiento competitivo (o FOC) proporciona diferentes métodos de contratación con distintos niveles de competencia:

Los tres métodos de contratación competitiva

  1. Licitación sellada, depende de licitaciones competitivas (también llamadas licitaciones selladas), presentadas en respuesta a una invitación para licitaciones (IFB).
  2. Contratación por negociación, depende de propuestas competitivas en respuesta a una solicitud de propuestas (RFP)
  3. Adquisiciones simplificadas, depende de cotizaciones en respuesta a una solicitud de cotización (RFQ)

La categoría de adquisiciones simplificadas se reserva para las “pequeñas” adquisiciones (FAR Parte 2.101 define esto como menos de $100,000 [USD]). La contratación por negociación se reserva para las adquisiciones en las que los factores de evaluación no están relacionados principalmente al precio sino a el valor en general. La licitación sellada tiene como objetivo seleccionar simplemente la oferta con el precio más bajo evaluado.

Licitación sellada

La licitación sellada (definida en FAR Parte 14) es un método de abastecimiento utilizado cuando se espera como resultado el mejor valor de una selección de la oferta evaluada a menor precio. Este método de contratación solicita (por medio de un documento llamado invitación a licitar [IFB]) a los proveedores prospectos presentar sus ofertas, llamadas licitaciones selladas.

Precedentes de la licitación sellada

Las normas federales de Estados Unidos dan preferencia a los procesos de abastecimiento con base en licitaciones selladas sobre las propuestas competitivas si se completan ciertas condiciones:

  1. El tiempo permite la solicitud, presentación y evaluación de licitaciones selladas;
  2. El premio se dará con base en el precio y otros factores relacionados con el precio;
  3. no es necesario conducir discusiones con los proveedores que respondan debido a la claridad y totalidad de los requisitos;
  4. Existe una expectativa razonable de recibir más de una licitación sellada.

Si alguna de estas condiciones no se cumple la contratación por negociación es el método de aprovisionamiento seleccionado.

Eficiencia comparativa de la licitación sellada
La mayoría de los proveedores prospecto consideran que la licitación sellada es el método de aprovisionamiento competitivo más rápido y menos costoso, ya que no se pierde tiempo en la discusión entre el solicitante y los proveedores prospecto (excepto en casos muy bien definidos). Por lo tanto, la licitación sellada es considerada la más justa, ya que no existe ninguna oportunidad para que un proveedor parezca más "inteligente" o más eficiente que otros (que influiría en el solicitante para fortalecer una relación especial, ya sea nueva o no=. Desde ambos lados, el compromiso está claro y es definitivo, con ningún espacio para intercambios, en especial con respecto a los factores que no están relacionados con el precio utilizados para evaluar la respuesta de las licitaciones.

Tipos de contratos de las licitaciones selladas
Sólo se puede utilizar un contrato de precio fijo de firma (FFP) cuando se selecciona una licitación sellada como método de contratación. Sin embargo, un contrato de precio fijo (FP) con ajustes de económicos de precio se puede utilizar cuando se necesita flexibilidad, que sea factible y esté autorizado (FAR 16.203).

Procedimientos de licitación sellada

Los distintos pasos que se involucran en el proceso de implementar una licitación sellada son:

El procedimiento de licitación sellada

  1. Preparación de la invitación a licitaciones
  2. Publicación de la invitación a licitaciones
  3. Recepción de licitaciones
  4. Apertura pública de licitaciones
  5. Evaluación y comparación de licitaciones
  6. Selección de la licitación de respuesta con menor precio
  7. Concesión de contrato

Preparación de la invitación a licitaciones
La licitación sellada depende de un documento de solicitud, también llamado una invitación a licitar (ITB), o invitación a presentar una oferta (ITT), que debe describir de forma adecuada, precisa y completa las necesidades, requisitos y restricciones relacionados al bien, producto, construcción o servicio requerido.

Las especificaciones o los requisitos de la licitación sellada no pueden restringir, o limitar de forma innecesaria el número de organizaciones que presenten una licitación. La invitación debe incluir o hacer referencia a cualquier documento necesario para el licitador para la licitación.

Cuando se utiliza la licitación sellada como método de aprovisionamiento, el formato uniforme de contrato que se describe en la tabla a continuación se debe utilizar en su máxima extensión para la preparación de invitaciones a licitaciones y contratos. El uso de este formato facilita la preparación de la solicitud y del contrato, al igual que la consulta y uso de aquellos documentos de los licitadores y de los contratistas.

Licitación sellada – Formato uniforme de contrato

Parte I El programa

A. Forma de contrato y solicitud (SF 33)
B. Bienes o servicios y precios
C. Descripción y especificaciones
D. Empaquetado y marcado
E. Inspección y aceptación
F. Entrega y desempeño
G. Datos de administración del contrato
H. Requisitos especiales del contrato

Parte II Cláusulas de contrato

I. Cláusulas de contrato

Parte III – Lista de documentos, exhibiciones y otros anexos

J. Lista de documentos, exhibiciones y otros anexos

Parte IV – Representaciones e instrucciones

K. Representaciones y certificaciones
L. Instrucciones, condiciones y avisos para los licitadores
M. Factores de evaluación para la concesión

No obstante, cuando se necesita flexibilidad, que sea factible y que esté autorizado (FAR 16.203) se puede utilizar un formato de contrato simplificado en lugar de el formato de contrato uniforme:

Licitación sellada – Formato simplificado de contrato

Parte I El programa

A. Forma de contrato y solicitud (SF 1447)
B. Número de artículo de línea de contrato
C. Descripción y especificaciones
D. Cantidad y unidad de emisión
E. Precio unitario y cantidad
F. Requisitos de empaquetado y marcado
G. Inspección y aceptación
H. Entrega y desempeño
I. Requisitos especiales del contrato

Parte II Cláusulas de contrato

J. Cláusulas de contrato

Parte III – Lista de documentos, exhibiciones y otros anexos

K. Lista de documentos, exhibiciones y otros anexos

Parte IV – Representaciones e instrucciones

L. Representaciones y certificaciones
M. Instrucciones, condiciones y avisos para los licitadores
N. Factores de evaluación para la concesión

Hay que hacer notar que dependiendo del tipo de contrato varía la sección A de la programación. De hecho, la forma estándar (SF) 33, también llamada la forma de solicitud, oferta y concesión, se utiliza cuando se requiere un formato uniforme de contrato, que es el caso por defecto. La forma de solicitud y contrato SF 1447 se utiliza en lugar de SF 33 cuando se requiere un formato simplificado de contrato.

Sin importar el tipo de contrato que se seleccione, los licitadores deben llenar y firmar la forma relacionada y presentarla. Luego, a partir de la aceptación de la licitación de respuesta, la organización que solicita firma la forma y establece un contrato de licitación entre ambas partes.

Paso 2: publicación de la invitación a licitaciones El proceso de licitación sellada entonces requiere que se publiquen las invitaciones, por todos los medios adecuados, con suficiente tiempo de anticipación antes de la apertura pública, para permitirles a los licitadores prospecto y presentar las licitaciones.

Los medios de publicación pueden incluir la transmisión directa a los licitadores prospecto, o la diseminación en lugares públicos (en especial en el punto de entrada gubernamental (GPE). El GPE es un punto donde el público puede accesar electrónicamente a las oportunidades comerciales federales mayores a $25,000 dólares.

Se puede utilizar una conferencia previa a la licitación, generalmente en una adquisición compleja, como un medio de informar a los licitadores prospecto y de explicar especificaciones y requisitos complicados para ellos lo más pronto posible después de que se ha publicado la invitación y antes de que se abran las licitaciones. La conferencia debe conducirse en acuerdo con el procedimiento preescrito en FAR 15.201.

Paso 3: recepción de licitaciones
Los licitadores deben presentar las licitaciones selladas para que se reciban en el lugar y en el tiempo (no después) indicado en el documento de solicitud, de otra forma las licitaciones tardías no se tomarán en cuenta para la evaluación.

Todas las licitaciones recibidas antes del tiempo para la apertura de las licitaciones se deben guardar en un lugar seguro.

Paso 4: apertura pública de licitaciones
Las licitaciones se abren públicamente en el tiempo y el lugar predeterminado.

Si es práctico, la licitación se lee en voz alta para las personas presentes y se anuncia públicamente su cantidad. Luego se registra la original de cada licitación y se guarda de manera segura.

Paso 5: evaluación y comparación de licitaciones
Las licitaciones se evalúan sin ninguna discusión con los licitadores. Debido a que la evaluación y la comparación de la licitación se limita al precio y otros factores relacionados con el precio, el ciclo de decisión es más corto que otros métodos de aprovisionamiento competitivos (que tienen que lidiar con factores de evaluación más complejos que no están relacionados con el precio).

La evaluación de las licitaciones es doble. Primero, se debe determinar que la licitación responda a lo que se pide. Si lo es, entonces el licitador debe ser considerado responsable.

Determinación de la respuesta de licitación

Para considerarse que da respuesta, una licitación debe cubrir tres condiciones:

  • Se recibe, se abre, y no se rechaza en el momento y en el lugar establecido anteriormente en la invitación para las licitaciones;
  • Está conforme a las especificaciones, términos y condiciones estipuladas anteriormente en la invitación para las licitaciones;
  • Es la más ventajosa, considerando sólo el precio y otros factores relacionados al precio establecidos anteriormente en la invitación a licitación (en otras palabras, ofrece un precio justo y razonable).

Determinación de la responsabilidad del licitador

Para ser considerado responsable, un licitador debe demostrar conformidad con un cierto número de condiciones:

  • Recursos financieros adecuados para llevar a cabo el contrato, o la habilidad para obtenerlos.
  • Habilidad de cumplir con la entrega requerida o propuesta o con la programación de desempeño, tomando en cuenta todos los compromisos comerciales gubernamentales existentes.
  • Un registro de desempeño satisfactorio (un contratista prospecto no debe determinarse como responsable o no responsable únicamente debido a la falta de una historia relevante de desempeño, excepto cuando se especifica en el estándar de adquisiciones especiales).
  • Un registro satisfactorio de integridad y éticas comerciales, incluyendo el cumplimiento satisfactorio con leyes relacionadas a impuestos, mano de obra y empleo, ambiente, defensa de la competencia y protección del consumidor.
  • La organización, experiencia, controles operacionales y de contabilidad necesarios, y habilidades técnicas, o la habilidad de obtenerlas.
  • La producción, construcción y equipo técnico e instalaciones necesarias o la habilidad para obtenerlas.
  • Las aptitudes y admisibilidad de recibir una concesión bajo leyes y regulaciones aplicables.

Paso 6: selección de la licitación de respuesta con menor precio
El método de licitación sellada conlleva a la selección de un licitador que esté calificado como responsable, y cuya licitación sea considerada (1) como que puede dar respuesta (es decir, que va conforme a la invitación a licitación), y (2) como la más ventajosa, considerando sólo el precio y los factores relacionados al precio establecidos en el documento de solicitud.

Paso 7: concesión del contrato
Con la prontitud razonable, se hace la concesión al licitador responsable seleccionad, y se les envía una nota de concesión a los licitadores no exitosos cuya licitación no fue aceptada (ya sea debido a que se les declaró como no responsables, debido a que su licitación se consideró como que no da respuesta o porque su precio no fue el más bajo).

Conclusión

Venderle al gobierno puede darle una nueva vida a los ganadores de contratos, en especial a los negocios pequeños y medianos que dominan las reglas de contratación federal. De hecho, las organizaciones que entienden y fortalecen los procesos y los métodos de adquisición federal pueden crecer desde cero hasta un resultado neto rentable sin importar su tamaño.

La solución no miente al intentar eludir las reglas de abastecimiento que pueden parecer muy estrictas para los futuros contratistas. Como un amigo (llamémoslo Norm) que viene del linaje directo de Buda solía decir, su mayor arma es la mente de su enemigo. De hecho, su mejor activo en el proceso de aprovisionamiento consiste en conocer las reglas con las que juega su enemigo (en concreto, su futuro cliente). Por lo tanto, al hacer exactamente lo que se le pide, o de manera más precisa, al hacer lo que se espera que haga, está tomando el camino de la menor resistencia: esto es el camino hacia el éxito. Esta situación mejora todavía más cuando se le presta una atención especial a los miríadas de programas especiales que le dan acceso privilegiado a la mina de oro de contratación a los negocios que son propiedad de mujeres, minorías y veteranos.

Asimismo, todo esto está escrito en la piedra de Roseta de la adquisición contractual federal, FAR. Léala, y estará en el negocio: es tan simple como eso.

Recursos Web relacionados:
Licitación sellada, regulación de la adquisición federal (FAR) parte 14.

 
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