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La unificación de la gestión del comercio mundial

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: junio 20 2005

Los requisitos complejos controlan el desarrollo futuro

Las empresas que tienen operaciones mundiales ya no pueden manejar sus necesidades de transporte con aplicaciones genéricas de sourcing e e-procurement. Necesitan sistemas más astutos para tratar sus requisitos cada vez más complejos. También deben mejorar constantemente la funcionalidad de sus sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM) para administrar las relaciones del negocio, las transacciones y la comunicación de la cadena de suministro.

No cabe duda de que aunque la externalización de la cadena de suministro está explotando debido a la fabricación en el extranjero, la fabricación subcontratada y los proveedores externos de logística, demasiadas empresas siguen estrategias adversas de “demandas subsiguientes” debido a una información incompleta y de mala calidad. El día de hoy, el promedio de los costos de logística en varias industrias es el doble de los porcentajes por ingresos, además de que existen varios factores que provocarán más aumentos en la logística, como el incremento de los costos de combustible, la escasez de conductores, las políticas comerciales, las fronteras y las medidas de seguridad. De cualquier forma, son pocas las empresas que consideran cuidadosamente el costo de la logística mundial en sus decisiones de externalización. Las decisiones tienen base casi exclusivamente en los costos de fabricación nominal por unidad y no toman en cuenta los datos más profundos de los costos de logística.

Por lo tanto, además de las soluciones de gestión del comercio mundial (GTM), las empresas deben considerar soluciones que den soporte la toma de decisiones estratégica y táctica, como la asignación de costos por actividad logística, que ofrecen empresas como Acorn Systems; el diseño estratégico de redes de suministro de i2, SSA Global, Insight, LogicTools, Manugistics, Oracle etc. y el sourcing estratégico optimizado, como lo ofrecen MindFlow o TradeStone.

La situación puede complicarse más con la decisión que tomó la US Federal Maritime Commission (Comisión federal marítima de los Estados Unidos), que permite que los Non Vessel-Owning Common Carriers (Transportistas comunes que no sean propietarios de buques, NVOCC) negocien contratos privados con sus clientes. Esta decisión, que deja de regular la industria marítima estadounidense, pretende nivelar el campo entre las líneas de embarque y la comunidad de transportistas, y pone fin a la ventaja de seis años que las líneas de embarque propietarias de buques tenían sobre las demás. En otras palabras, las empresas de embarque que tienen menos flete que las grandes corporaciones, que durante muchos años han realizado contratos privados con empresas de transporte marítimo, tendrán ahora la misma oportunidad.

De la misma forma en que la Ocean Shipping Reform Act (Ley de reforma del embarque marítimo, OSRA) de los Estados Unidos, que se aprobó en 1996, liberó el transporte marítimo para crear contratos privados con clientes independientes, ahora los NVOCC tendrán el mismo poder. Sin embargo, esta libertad tiene un costo para los expedidores: muchas alternativas de planificación y ejecución. Además, hace énfasis en la necesidad de contar con registros más complejos de la información de los contractos de los NVOCC y de tomar medidas con respecto a los mismos.

A principios de los 80, el gobierno de los Estados Unidos tomó una medida similar al eliminar los reglamentos para la industria de tráileres. Esto produjo una categoría nueva de aplicaciones empresariales –sistemas de gestión del transporte (TMS)- que ha ayudado a optimizar las decisiones en el campo de los servicios de tráileres. La decisión con respecto a los NVOCC debe ayudar y dar opciones nuevas a los expedidores pequeños. Por consiguiente, debemos esperar que se creen soluciones de software similares para la planificación y la gestión de alternativas de flete marítimo. Dichas soluciones podrán ser muy parecidas a la solución TMS e incluir el transporte marítimo y oceánico. Así, las empresas que sigan dependiendo de los procesos que implican mucho papel y la participación de muchas personas, podrán perderse de una gran cantidad de ahorros potenciales si no hacen el cambio.

Definitivamente, dicha tecnología debe ayudar a que los expedidores naveguen el laberinto de alternativas de proveedores, tarifas y servicios, al igual que de los más amplios sistemas de gestión de los recursos de la logística (LRM) que requieren los NVOCC para administrar la gran cantidad de contratos privados. También surgirá la necesidad de optimizar el aprovisionamiento del transporte multimodal, las bases de datos de tasas y servicios, los programas de navegación, la gestión de embarques y las funciones de liquidación, cuando los expedidores analicen y predigan la demanda del flete y negocien contratos con sus transitarios con el fin de mantener controlados los aumentos de las tasas. También representará una capacidad segura en los canales correctos, especialmente durante las temporadas críticas. Estos sistemas deben permitir que los expedidores creen y emitan ofertas normalizadas, optimicen las diversas respuestas de los transitarios, conviertan los resultados en contratos digitalizados en línea y creen planes detallados que evalúen el precio, el servicio y los niveles de compromiso en toda la red de transitarios selectos del expedidor. Actualmente, GT Nexus y Management Dynamics son algunos de los vendedores que están cerca de completar estas tareas.

Sin embargo, al igual que con cualquier aplicación SCM, las ventajas que representa un plan optimizado no pueden concretarse si no se cuenta con un sistema de ejecución que supervise y garantice el cumplimiento diario con los contratos negociados y los compromisos (consulte SCP and SCE Need to Collaborate for Better Fulfillment). Por consiguiente, estos sistemas TMS multimodales también deberán supervisar ambos lados del contrato, ya que el expedidor o el transitario pueden no cumplir con sus compromisos. Es decir que los expedidores deben seguir el plan, asegurarse de que sus transportistas lo siguen también y dar seguimiento continuo a la situación real comparada con la planeada, para garantizar que se cumplen las promesas y se logran los ahorros en flete marítimo que se desean. Parece haber más opciones para los vendedores que lo que hay en la etapa de planificación, ya que existen soluciones ofrecidas por vendedores como G-Log, i2, TradeBeam y Descartes.

Esta es la sexta de seis partes que conforman esta nota.

La primera parte definió GTM; la segunda habló de los compromisos; la tercera trató la gestión de los flujos del comercio mundial; la cuarta presentó a los líderes de GTM y la quinta habló de la forma para enfrentar la complejidad de GTM.

Los expedidores rechazan un sistema “unitalla”

Actualmente, no cabe duda de que TradeBeam está lejos de adoptar un sistema LRM, ya que se está aventurando a proporcionar algunas capacidades GTM intrínsecas, como monedas extranjeras, precios de transferencia, gestión de contratos, auditoría del cumplimiento u órdenes entre empresas. Por otro lado, es posible que algunas soluciones de punta tengan rasgos funcionales excepcionales que atraen a los clientes que se inclinan por comprar software por piezas, debido a sus restricciones financieras.

Algunas personas creen que las funciones tecnológicas están demasiado aisladas como para que un vendedor maneje todos los aspectos de la logística mundial, por lo tanto, es posible que muchas empresas decidan adquirir paquetes distintos para cumplimiento comercial, TMS, pronósticos u otras tareas. Debido a que gran parte de la logística y la fabricación se externalizan, las empresas también necesitan la tecnología para trabajar con los sistemas que usan sus transportistas y proveedores externos de logística. Resulta complicado, hasta incorrecto, tratar de acumular todas estas capacidades en una sola aplicación de acuerdo a un conjunto universal de estándares para los datos. Sin duda, tratar de integrar estos sistemas dispares siempre ha sido un reto, pero la emergencia de arquitecturas basadas en los servicios web puede aliviar algunos de estos problemas de integración, al menos en un modo alojado y acoplado con soltura. Por ejemplo, un agente aduanal o un transportista comprará módulos que lo ayuden a realizar investigaciones de las partes negadas y reunir las cotizaciones de los costos de importación, de acuerdo a como los clientes soliciten su ayuda con esas actividades específicas. Normalmente, el software empieza a funcionar cuando la automatización puede satisfacer las solicitudes de los clientes con mayor rapidez y eficiencia que las capacidades existentes.

No podemos ignorar el eje ERP

Sin embargo, la importación y la exportación están íntimamente ligadas con las finanzas internas de la empresa, y hacen de la facilidad de integración con los sistemas ERP una prioridad mayor para muchas empresas. Una empresa que ya ha desplegado un sistema de procesamiento de órdenes basado en ERP en todo el mundo, puede usar la capacidad para enlazar el cumplimiento de las exportaciones en el mundo directamente con el procesamiento de órdenes y eliminar la doble introducción de datos como un punto de venta. Asimismo, muchos expedidores están usando software de importación y exportación para crear infraestructuras mundiales y uniformes de información y para imponer prácticas uniformes a todas sus filiales.

De preferencia, el software debe reunir información y reenviarla a la empresa madre, proporcionándole visibilidad de lo que hacen las divisiones en otras partes del mundo y de la forma en que lo hacen. Sin embargo, los proveedores de software deben lograr el equilibrio correcto entre la uniformidad mundial y las necesidades especiales de cada región (consulte Standardizing on One ERP System in a Multi-division Enterprise). Muchos proveedores de software GTM y servicios, que trabajan con expertos en aduanas y leyes de comercio en el mundo, han estado creando adaptaciones para los requisitos locales mientras mantienen una uniformidad en sus procesos.

Por ejemplo, Arzoon, que hace poco fue adquirido por el dignatario de ERP, SSA Global, fue una de las primeras empresas punto com de TMS que se convirtió en lo que podría ser el primer vendedor de software en proporcionar una solución TMS/GTM integrada. Arzoon, que tiene oficinas en América del Norte y Europa, logró esta hazaña al adquirir en marzo de 2001 From2, Inc. un proveedor de contenido de cumplimiento comercial y software de automatización. Esta medida le dio las capacidades ITL/GTM por Internet para gestión del transporte y aprovisionamiento e inventario, la asignación de costos de importación internacionales y la generación de documentos de comercio mundial que tiene ahora. También logró la excelencia en opciones para ferrocarriles, un área en la que los vendedores de TMS y LMR se encontraban limitados. Antes de la adquisición de SSA Global, la empresa había desarrollado una tecnología de transporte por Internet (intercambio de logística) que ayudaba a las empresas en el aprovisionamiento, la supervisión y la gestión de servicios que implicaba uno o más modos de transporte: ferrocarril, terrestre, aéreo o marítimo.

Además de dicha funcionalidad, los sistemas de logística mundial deben estar bien equipados para clasificar los embarques, identificar las partes negadas, reunir y difundir los datos de forma electrónica y proporcionar la visibilidad necesaria para garantizar la seguridad de los embarques. La serie de software Arzoon LIFE toma los datos del nivel de los artículos de una orden de compra y registra cada movimiento del embarque para documentar con exactitud quién lo ha tocado. El sistema, que incorpora una base de datos de reglamentos de comercio, aranceles y derechos de más de 25 países, evita los posibles problemas al cruce de la frontera permitiendo que las empresas de usuarios corrijan las imprecisiones de los documentos de embarque antes de que los bienes lleguen a la frontera. El sistema también permite que las empresas den seguimiento a los embarques mediante varios números de referencia en un sólo canal de cargamento, proporcionando una mayor visibilidad del estado de los embarques. Esta visibilidad de cada embarque (mediante inspección preliminar de las órdenes de compra) también permite que las empresas asignen prioridades y procesen las órdenes de flete urgentes antes.

Sin embargo, la gran mayoría de vendedores de ERP y SCM, salvo por SSA Global, siguen sin tener funcionalidades GTM nativas. Pero si tomamos en cuenta el aumento constante de sourcing mundial, es muy probable que llenen este vacío adquiriendo proveedores o estableciendo alianzas estratégicas con proveedores de contenido. La adquisición preliminar de PeopleSoft (actualmente parte de Oracle), es la excepción a esta tendencia. Hacía tiempo que PeopleSoft ofrecía una capacidad de cumplimiento comercial incluida (desde mediados de los 90). Por ejemplo, siempre que una orden se moviera a través del sistema o cambiara de estado, se revisaría su cumplimiento. Así, una orden legítima no podría ser objeto de excepción para después descubrir que la empresa había violado la ley sin darse cuenta debido a los cambios hechos al nombre y el domicilio del cliente, el transitario o el país de destino.

Conclusiones y recomendaciones a los usuarios

Las medidas que han tomado las principales empresas de GTM comprueban que existe una necesidad de contar con una categoría de software que maneje los reglamentos incomprensibles, las cadenas de suministro complejas, las inevitables interrupciones (debido al clima, a eventos geopolíticos, etc.), etc. A medida que las empresas mueven la producción y siguen buscando un aprovisionamiento en otras partes del mundo, con el fin de reducir los costos de los artículos, la cadena de suministro se volverá sin duda más compleja y provocará inventarios inflados y escalonados o niveles más bajos de servicio a los clientes.

Las empresas que deban manejar detalles complicados del movimiento internacional de sus bienes, como financiamiento comercial, cumplimiento con los reglamentos, códigos HTS, manejo de transitarios multimodales, etc., querrán explorar un sistema GTM completo. El sistema ITL o GTM debe ser capaz de dar seguimiento a todas las actividades y los costos incrementales a medida que se procesa el embarque desde el punto de origen hasta el punto final de recepción.

Sin embargo, a pesar de que esta tecnología (al igual que las demás herramientas TI) puede ser de gran ayuda, no reemplazará a los expertos en importaciones y exportaciones que tienen un gran conocimiento del comercio internacional. Tampoco eliminará la necesidad de contar con agentes aduanales y transportistas. Ahora que las leyes estadounidenses transfieren la responsabilidad del cumplimiento aduanal al importador, la experiencia humana puede adquirir mayor importancia que nunca en la gestión de las decisiones financieras o la negociación de problemas culturales. No se trata simplemente de introducir los datos religiosamente; todos deben anticiparse a la gestión del comercio internacional.

Una vez que se haya implementado el software GTM/ITL, el personal dedicado a ello deberá actualizar y administrar cuidadosamente el contenido y los programas, y los expertos en comercio deberán interpretar los reportes y responder a ellos correctamente. Normalmente, el software GTM indica si habrá un problema, y los usuarios deberán dar seguimiento a esas alertas investigando otras fuentes, ya sea de forma electrónica o manual. El software por sí mismo no es capaz de evitar completamente los retrasos ni las interrupciones de logística. Es necesario contar con procesos y procedimientos optimizados, al igual que con capacitación, pero aún entonces pueden surgir problemas provocados por factores que están fuera del control de cualquier persona.

En cualquier caso, los fabricantes también deben asegurarse de que sus proveedores de externalización tienen el conocimiento, las habilidades y la tecnología de comercio y logística mundial necesarios. Es posible que quieran realizarles una auditoría para asegurarse de que la documentación se produce correctamente. Para supervisar cuidadosamente las transacciones de los clientes, las aperturas de cuentas nuevas y las relaciones y el tiempo entre las transacciones de las cuentas, las grandes empresas deben contar con soluciones graduables que puedan manejar grandes cantidades de transacciones.

Deben poder contar con derechos aduanales y aranceles, así como con los tipos de cambio relacionados y los costos de transporte para poder calcular con precisión el costo total de los bienes, que requiere un modelo de datos y una integración en el nivel ce los productos y los artículos entre los sistemas ITL y ERP, la gestión de órdenes, la gestión de almacén, el transporte y otros sistemas empresariales importantes. Aunque las funciones GTM integradas que ofrecen los proveedores de ERP tendrán la ventaja de los datos unificados, generalmente hay un compromiso en cuanto a que el software proporcionará únicamente el marco para los procedimientos. El usuario debe crear las reglas del negocio y el contenido reglamentario.

Como mencionamos antes, la complejidad y la especialización del espacio GTM no permite que cualquier aspirante a vendedor maneje todos los requisitos de la automatización del e-business mundial, y es necesario tomar en cuenta estos problemas y requisitos al seleccionar un sistema ITL/GTM autónomo o que forme parte de un marco SCM más amplio. Por lo tanto, debido a la fragmentación del mercado, hay que recordar que cada paquete GTM tendrá su propia combinación de componentes de las características y que requerirá que los clientes introduzcan y actualicen los datos en distintos grados.

 
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