Inicio
 > Informes e investigaciones > Blog de TEC > Las herramientas contemporáneas de business inte...

Las herramientas contemporáneas de business intelligence

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: junio 28 2005

Las herramientas de BI contemporáneas

Las soluciones contemporáneas de business intelligence (BI) permitirán que los negocios redacten, publiquen y distribuyan reportes empresariales fácilmente gracias a un escritor de reportes completamente integrado que tenga un asistente de creación de reportes. Los usuarios también podrán personalizar y adaptar esos reportes a las necesidades específicas de información. Gracias a las capacidades de redacción de reportes y gráficas, hasta los usuarios que no tienen conocimientos técnicos podrán crear y compartir representaciones claras de las complejas condiciones del negocio. Los escritores de reportes no sólo son fáciles de usar, sino que incorporan características avanzadas como filtros y marcas de las excepciones, cálculos con consultas secundarias y detalles, entre otras.

Segunda parte de la serie Reporte de estado de business intelligence.

En general, las herramientas contemporáneas de BI permiten realizar un análisis gráfico de la información del negocio en varias dimensiones. La mayoría de las empresas reúnen una gran cantidad de datos de sus operaciones del negocio y, para mantener un registro de dicha información, los usuarios deben usar una amplia gama de programas, como Microsoft Excel y Access (sobre todo provenientes de la parte inferior del mercado), junto con otras aplicaciones de bases de datos más sofisticadas para los distintos departamentos de la empresa. El uso de varios programas dificulta la búsqueda de información de forma puntual y el análisis de los datos.

Así pues, el término business intelligence (BI) representa las herramientas y los sistemas que juegan un papel clave en el proceso de planificación estratégica de la organización y que permiten que la empresa reúna, almacene, acceda a y analice los datos corporativos que serán de utilidad en la toma de decisiones. En general, estos sistemas ilustrarán BI en las áreas de perfiles de los clientes, atención a clientes, investigación del mercado, segmentación del mercado, rentabilidad de los productos, análisis estadístico y análisis del inventario y la distribución, por nombrar sólo algunos.

Las aplicaciones de BI no han tenido el auge que han tenido las áreas adyacentes de aplicaciones empresariales, ni se han extremado sus necesidades. Desde hace poco se han convertido en uno de los sectores clave del software empresarial, debido a que son pocos los presupuestos para tecnología de la información (TI) que han aceptado la importancia de aprovechar al máximo los activos de TI con que se cuenta. BI debe crear un ambiente en el que los usuarios del negocio reciban información confiable, uniforme y fácilmente manipulable. Los altos ejecutivos y los gerentes siempre han tenido la necesidad de comprender el desempeño de su negocio, y dicha necesidad permanece a pesar de la situación económica y de que es capaz de cambiar el resultado que se obtiene de BI.

De particular importancia son la desaparición de empresas punto com, los pronósticos económicos poco optimistas, la estricta ley Sarbanes-Oxley (SOX) (consulte Attributes of Sarbanes-Oxley Tool Sets) y otros requisitos obligatorios de reglamentación de los reportes, como los de la Food and Drug Administration (FDA) o la Environmental Protection Agency (EPA), que surgieron a partir de los escándalos de fraudes corporativos (por ejemplo, Enron y WorldCom) o las amenazas bioterroristas. Estas medidas han hecho que los ejecutivos se inclinen más hacia la comprensión y la gestión del desempeño corporativo. Incluso el uso que se hará de las etiquetas de identificación por radio frecuencia (RFID) deberá aumentar la cantidad de datos que genera un negocio y la importancia de la capacidad para crear reportes sobre esa información e interpretarla (consulte RFID—A New Technology Set to Explode?).

Hasta ahora, el uso de herramientas de BI no ha sido ni demasiado complejo ni caro (comparado con sus contrapartes de planificación de los recursos de la empresa [ERP] extendida) y ha facilitado de forma importante el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, últimamente se les considera una necesidad y no un lujo. Asimismo, el día de hoy se toman más decisiones en los niveles inferiores de las empresas, y esto exige contar con la información pertinente (para obtener mayor información, consulte Business Intelligence Success, Lessons Learned y ¿Por qué funciona business intelligence?).

Esta es la primera de siete partes que conforman esta nota.

La primera parte presentó la historia y el estado actual; la tercera explorará lo que hay disponible; la cuarta describirá el panorama del mercado de BI/CPM; la quinta hablará de los vendedores de soluciones Geac y Point; la sexta comparará el acceso directo a un almacén de datos en el mercado medio y la séptima dará recomendaciones a los usuarios.

La evolución de las soluciones de BI

Existen varias soluciones de BI que permiten que las organizaciones den seguimiento a, comprendan y administren el desempeño de la empresa y que aprovechen la información que se almacena en las bases de datos y los almacenes de datos, los sistemas legados, los sistemas ERP, de gestión de la cadena de suministro (SCM), de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y otras aplicaciones empresariales. Naturalmente, el mercado ha evolucionado mucho desde que empezó con los reportes “de barras verdes” que imprimían las computadoras centrales de los sesenta y los setenta. Estos reportes no permitían identificar la información crítica, además de que podían llegar a manos de los gerentes una semana después del cierre de mes y no servían para analizar la situación pasada.

El progreso tecnológico que tuvo lugar en las décadas siguientes hizo que BI evolucionara de forma que ahora sea capaz de aceptar cualquier cosa, desde consultas y reportes, hasta sistemas ejecutivos de información (EIS), que extraen los datos para que los usuarios puedan visualizar en línea las medidas cuantitativas del desempeño (una generación nueva proporcionará esta información en tiempo casi real). Ha abarcado la tecnología de procesamiento analítico en línea (OLAP), la extracción de datos, los digital cockpits, los tableros, los portales y otras herramientas de transmisión que pretenden proporcionar información más puntual, filtrada y en un contexto que soporte una mejor toma de decisiones.

Actualmente, BI tiene muchos usos populares, como gestión de los tableros y los cuadros de mando integrales, aplicaciones en colaboración, flujos de trabajo y alertas, analíticos, generación de reportes empresariales y redes externas de clientes y socios. Estas soluciones –que describiremos con más detalle más adelante en esta serie-, harán que las empresas tengan más visibilidad de sus negocios, adquieran y mantengan clientes rentables y reduzcan sus costos. También podrán detectar los patrones, optimizar la cadena de suministro, analizar los proyectos o las carteras de productos, aumentar la productividad y mejorar el desempeño financiero. Cuando se trata de mejorar el desempeño del negocio, los problemas de visibilidad de los datos son, posiblemente, los obstáculos más fáciles de resolver.

Los tableros

Los tableros han sido considerados como la nueva cara de BI, ya que proporcionan una visión completa e instantánea del desempeño del negocio e incluyen presentaciones gráficas, como el tablero de un automóvil. Estas presentaciones gráficas muestran las medidas de desempeño, las tendencias y las excepciones, además de que integran la información proveniente de las distintas áreas del negocio. Son sinónimos de las medidas. La parte central de cualquier diseño de tablero son las métricas que se capturan y los indicadores de desempeño que se combinan para crear gráficas que reflejan la salud del negocio.

Normalmente, los tableros contienen un gran número de indicadores y métricas relacionadas que se organizan de forma consolidada. Un tablero se caracteriza visualmente por sus imágenes intuitivas simples, como los cuadrantes, los medidores, los semáforos, las gráficas y las tablas que los usuarios comprenden de inmediato y que permiten visualizar de forma inmediata la salud de las operaciones y el desempeño de una empresa. Todos estos elementos crean imágenes instantáneas de las operaciones diarias en una sola interfaz del escritorio, donde los usuarios pueden identificar los problemas, como los niveles de inventario o ventas que no se apegan a los límites establecidos.

Asimismo, gracias a los tableros, los usuarios pueden administrar sus negocios mediante herramientas sofisticadas, como los indicadores clave del desempeño (KPI), los cuadros de mando y otros analíticos avanzados. A pesar de que, normalmente, un tablero presenta una imagen clara de las métricas clave en cierto momento, los cuadros de mando tienden a ser más dinámicos y permiten una mayor personalización de acuerdo al rol del usuario. Los cuadros de mando son listas de medidas financieras y operativas que se usan para evaluar el desempeño de la empresa o de la cadena de suministro. Algunas de las dimensiones de un cuadro de mando pueden ser la perspectiva del cliente, la perspectiva financiera y las perspectivas de innovación y aprendizaje que conectan formalmente los objetivos generales, las estrategias y las mediciones, ya que cada dimensión tiene sus propias metas y medidas. Si bien con frecuencia se confunden los tableros y los cuadros de mando, los tableros son digital cockpits que contienen una imagen instantánea de un momento específico que puede ser visto de forma detallada, mientras que los cuadros de mando se refieren al proceso de comparación de los resultados reales con los objetivos y de distinción de las tendencias durante cierto periodo que se logran mediante la visualización de los detalles del cuadro de mando.

La metodología del cuadro de mando integrado

El profesor Robert Kaplan y el Dr. David Norton presentaron la metodología del cuadro de mando integrado en 1992. Esta representa el marco para definir, implementar y administrar la estrategia del negocio de una empresa enlazando los objetivos con las medidas referentes a los hechos. En otras palabras, es una forma de enlazar las métricas de alto nivel, como la información financiera que produce el director financiero, con el desempeño real a lo largo de la jerarquía de la empresa.

Actualmente, muchas series de BI permiten aplicar cuadros de mando integrados, ya que dan a los usuarios la capacidad para comparar la información del negocio con los objetivos establecidos. También proporcionan una plataforma para compartir con toda la empresa los objetivos de desempeño y los resultados, permitiendo que los gerentes comprendan el comportamiento del negocio. El objetivo es transformar los objetivos estratégicos del negocio en un conjunto de medidas del desempeño diseñadas para cumplir con esos objetivos. A diferencia de otras técnicas de gestión del negocio que se enfocan sobre todo el las métricas financieras, los cuadros de mando abarcan toda la empresa. Por ejemplo, se pueden usar para medir los controles de costos dentro de una unidad del negocio, definir la capacidad que tienen los gerentes de la cadena de suministro y los empleados de la línea de producción para acelerar la introducción y el procesamiento de las órdenes, mejorar la precisión de las órdenes y los niveles de servicio, determinar la capacidad que tiene el equipo de ventas para ejercer una influencia positiva en los niveles de satisfacción de los clientes o hasta ver con cuánta eficiencia el equipo de logística puede sacar la flota.

Quienes se encuentran en los niveles más bajos de la jerarquía también pueden aprovechar ciertas ventajas de los cuadros de mando, ya que estos deben permitirles ver los detalles del reporte, encontrar detalles adicionales mediante unos cuantos clics, ver exactamente de qué forma sus decisiones y sus acciones afectan la estrategia general y establecer su valor y su responsabilidad. No obstante, durante mucho tiempo, los cuadros de mando eran apreciados únicamente en los niveles estratégicos y entre los altos ejecutivos, y no se habían relacionado con las operaciones del negocio. De ahí que se les considerara como una herramienta recomendable y no obligatoria (consulte Why Most Balanced Scorecards are Subverted), aunque esa percepción ha cambiado con la reciente crisis económica y la llegada de los problemas de cumplimiento con los reglamentos.

Las series modernas de BI

Un cuadro de mando o un tablero se puede implementar como una herramienta gráfica simple para mostrar los KPI o como pilar de una estrategia completa de gestión del desempeño, y de cualquier forma puede producir ventajas para una empresa. De manera que las series modernas de BI deben permitir acceder a y presentar las medidas clave del negocio para ventas, atención a clientes, la cadena de suministro, las finanzas, compras, inventario y muchas áreas más. También deben dar lugar al uso de estos bloques de información como base para las comparaciones, los cálculos, las proporciones y las métricas. Los usuarios deben poder combinar de forma dinámica las medidas del negocio para controlar los KPI, como la rentabilidad de los productos, el análisis de los márgenes, las proporciones entre contabilidad y facturas, el retorno de la inversión y otras métricas esenciales.

Algunos de los datos típicos que deben conocer diariamente las empresas de fabricación son la situación del inventario, los artículos rechazados, la producción, las ventas programadas, el estado de las órdenes, los embarques a tiempo, los niveles de garantía, etc. Es posible que los usuarios quieran ir más allá de las cifras y las tendencias de cada una de estas categorías, para encontrar sus causas o descubrir qué artículos, regiones, socios de canal de distribución o clientes están involucrados.

En síntesis, BI es un término que abarca una combinación de tecnologías y arquitecturas. Algunas de las herramientas importantes de BI que permiten almacenar, acceder a y analizar los datos contenidos en los almacenes de datos son los EIS, las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL), las herramientas de generación de reportes, consulta y análisis, la visualización de datos, los cuadros de mando integrales, los tableros, el procesamiento de transacciones en línea (OLTP), el OLAP, la extracción de datos y los sistema de alertas y notificaciones. También existen los sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS), un software diseñado para ayudar a los grupos en la toma de decisiones no estructurada, dándoles soporte en sesiones creativas, resolución de conflictos, votaciones y otras técnicas. Todas estas herramientas se combinan dentro de BI, de forma que permitan transformar los datos de las transacciones en información, la información en decisiones y las decisiones en acciones (para mayor información, consulte Las ventajas y las desventajas de business intelligence).

Con esto concluye la segunda de siete partes que conforman esta nota.

La primera parte presentó la historia y el estado actual; la tercera explorará lo que hay disponible; la cuarta describirá el panorama del mercado de BI/CPM; la quinta hablará de los vendedores de soluciones Geac y Point; la sexta comparará el acceso directo a un almacén de datos en el mercado medio y la séptima dará recomendaciones a los usuarios.

Acerca de los autores

Olin Thompson es director de Process ERP Partners. Cuenta con más de 25 años de experiencia como ejecutivo en la industria de software. Se le conoce como “el padre del ERP de procesos” y escribe y da conferencias sobre temas de obtención de valor a partir de ERP, SCP, e-commerce y el impacto de la tecnología en la industria.

Se le puede encontrar en Olin@ProcessERP.com

Predrag Jakovljevic es director de investigación de TechnologyEvaluation.com (TEC) y se enfoca en el mercado de aplicaciones empresariales. Cuenta con cerca de 20 años de experiencia en la industria de la fabricación, incluyendo varios años como usuario privilegiado de TI/ERP. También ha trabajado como consultor/implementador y analista del mercado. Tiene un título en ingeniería mecánica de la Universidad de Belgrado, en Yugoslavia y la certificación en gestión de la producción y el inventario (CIRM) de APICS.

 
comments powered by Disqus

Búsquedas recientes:
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Others