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Las mejores prácticas para transportistas y 3PL

Escrito por: Ashfaque Ahmed
Publicado: febrero 13 2008

Actualmente, el negocio de transporte de bienes está en tal estado que la mayoría de los transportistas y los proveedores externos de logística (3PL) se ven en la necesidad de abaratar sus servicios mientras por otro lado tienen que enfrentar costos cada vez más elevados (por ejemplo, aumentos en los precios de combustible, salarios de sus empleados y otros gastos de operación). Debido a la situación, los transportistas y los proveedores de servicios 3PL tienen que simplificar sus procesos y ofrecer servicios de valor agregado que puedan mejorar sus ganancias y sus cifras de ventas.

Una forma de hacerlo es implantar sistemas de software que incluyan las mejores prácticas y que se puedan adaptar al crecimiento, a la penetración en mercados y segmentos nuevos y a los cambios en las prácticas empresariales. Asimismo, pueden probar suerte en otras áreas de negocios (por ejemplo, ofrecer servicios para manejar cadenas de suministro enteras, incluso de gestión de inventario, almacenamiento y servicios en planta, etc.).

El transporte es el eslabón que une a todas las partes que están involucradas en una cadena de suministro. Los bienes pasan de los proveedores a los fabricantes, de los fabricantes a los distribuidores y de los distribuidores a los minoristas. En caso de que los bienes sean rechazados o tengan que repararse y sea necesario dar algún servicio al cliente, los bienes se mueven en dirección contraria. Por lo tanto, el transporte es la actividad más importante para la mayoría de los negocios, y en un mercado que es cada vez más global, su papel está adquiriendo aún más importancia.

Hace muchos años, cuando las sociedades eran agrarias, el transporte de bienes se limitaba a llevar los productos de las granjas al mercado central del pueblo. Después apareció el comercio, y entonces los bienes iban y venían por rutas marítimas. Poco a poco, al llegar la era industrial y con la aparición de la producción en masa, los bienes empezaron a embarcarse a otros países.

Actualmente, en esta era del comercio mundial, algunas industrias fabrican piezas en diferentes partes del mundo, y después las transportan y las arman en regiones que están mucho más cerca de sus clientes finales. En otras industrias, los productos se fabrican en sitios de producción que operan por contrato y que se encuentran en países lejanos –donde la mano de obra y los materiales son más baratos-, y se transportan y se consumen del otro lado del mundo.

Las necesidades particulares de los transportistas

La naturaleza del comercio mundial nos ha llevado a transportar bienes a lugares remotos en cantidades más grandes. Sin embargo, para que los bienes recorran grandes distancias de forma económica y con el tiempo de transporte mínimo, es necesario contar con conocimientos, recursos y experiencia especiales. Debido a que las operaciones de transporte son cada vez más grandes, las organizaciones que las llevan a cabo necesitan sistemas de gestión del transporte (TMS) confiables que les permitan comunicarse con sus proveedores, distribuidores, minoristas y proveedores de servicios. Cuando cuentan con sistemas TMS completos, los transportistas pueden planear y llevar a cabo sus embarques con mayor precisión y un esfuerzo menor. Asimismo, pueden optimizar sus cargas (mejores índices de llenado) y acortar las distancias que recorren sin carga y el tiempo que pierden, con el fin de reducir sus gastos de operación.

Las mejores prácticas para los transportistas

La naturaleza del negocio de transporte de bienes es única. Por ello, un sistema TMS tiene que tener atributos únicos. Los transportistas tratan con muchas organizaciones, y por eso tienen que contar con un sistema al que todas ellas tengan acceso y en el que puedan llevar a cabo sus transacciones diarias.

Las mejores prácticas para el transporte de bienes pueden dividirse en seis partes: 1) gestión de la cadena de suministro (SCM), 2) gestión de facturación, 3) gestión de medición de las áreas claves de desempeño (KPAM), 4) gestión de cuentas claves, 5) gestión de cotizaciones y 6) gestión de flota.

1. Gestión de la cadena de suministro

Los transportistas tienen que entender cuáles son los requerimientos de sus clientes, y deben formar parte integral de sus cadenas de suministro. Tienen que ayudarlos a alcanzar el nivel de visibilidad de inventario durante el tránsito que desean, y a reducir los tiempos en tránsito, mantener sus niveles de servicio y reducir los costos de transporte.

Para lograr muchos de estos objetivos, pueden diseñar formas innovadoras. Pueden usar tecnologías como sistemas de posicionamiento global (GPS) y servicio general de paquetes de radio (GPRS) para seguir la ubicación de un vehículo que está en tránsito. Todo esto los hará ofrecer un mejor servicio a clientes y hacer cambios a la planeación en el almacén de recepción (como programación de citas, descargas, guardados, etc.) sobre la marcha. Las funciones de optimización de rutas y cargas los ayudarán a seleccionar sus rutas y reducir así los tiempos en tránsito y las distancias que recorren sin carga, y a optimizar la carga con el fin de reducir los costos de transporte.

Si se proporciona una visibilidad del 95 por ciento o superior durante el tránsito, los transportistas pueden reducir sus niveles generales de inventario y, por lo tanto, reducir sus gastos de operación. Muchas veces, se carga un vehículo con el 100 por ciento de su capacidad en volumen, pero esta misma carga puede representar el 50 por ciento de su capacidad en peso. De la misma forma, un vehículo puede estar lleno al 100 por ciento en cuanto a peso, y únicamente al 50 por ciento o menos en cuanto a volumen. En estas situaciones, las funciones de planeación de carga de un sistema TMS pueden ayudar a optimizar la capacidad de uso del vehículo. Al consolidar la carga, es decir, usar las oportunidades para cargar los vehículos que viajan de regreso, los clientes pueden reducir sus gastos de transporte.

2. Gestión de la facturación

Los transportistas tienen que asegurarse de que sus facturas se pagan a tiempo. Cada una de las facturas que generan por cada actividad que llevan a cabo debe contener cantidades exactas, además, deben asegurarse de aprovechar cada oportunidad para facturar alguna de sus actividades. Tienen que contar con revisiones y alertas que les ayuden a crear sus facturas y presentárselas a sus clientes a tiempo, con el fin de reducir los retrasos en los pagos. Además, tienen que tener un sistema de contabilidad por actividad para poder facturar cada actividad con exactitud. Pueden pasarles a sus clientes un porcentaje de los ahorros en los costos al reducir sus costos de operación y transporte, para mantenerlos contentos.

3. Gestión de KPAM

Cada uno de los clientes de un proveedor de servicios 3PL firma un acuerdo de nivel de servicio, que permite definir las áreas claves de desempeño y medirlas para calificar la calidad del servicio de dicho proveedor. Estos acuerdos varían, dependiendo de las necesidades de cada cliente. Un sistema TMS que tiene capacidades de KPAM debe poder definir y medir las áreas claves de desempeño acordadas.

4. Gestión de cuentas claves

Los transportistas y los proveedores de servicios 3PL tienen clientes importantes para quienes crean equipos dedicados a servicio a clientes, mercadotecnia, operaciones y contabilidad. En muchos casos, un equipo puede estar compuesto por integrantes de diferentes divisiones, de manera que con un solo canal se satisfacen todas las necesidades del cliente, y éste no tiene que tratar con varias personas que se encargan de la misma área.

Otro aspecto de la gestión de cuentas claves es que un solo proveedor de servicios satisface todas las necesidades de logística de un cliente. Por ello, el proveedor de servicios puede ofrecer los servicios él mismo, o puede obtenerlos de otros proveedores de servicios y dar a sus clientes una sola ventana con todos los servicios.

5. Gestión de cotizaciones

Al usar costos estacionales o históricos y al comparar tarifas, los transportistas pueden dar a sus clientes cotizaciones precisas. Estas cotizaciones pueden tomar en cuenta las oportunidades de consolidación, la optimización de la carga en el equipo y cualesquiera medidas que sirvan para reducir los costos para que los transportistas puedan pasarles esos ahorros a sus clientes y con ello traten de asegurar más negocios con ellos.

6. Gestión de la flota

Al hacer un análisis de costos completo y preciso (costo de compra del equipo y costo de operación del equipo) y un análisis de ganancias (las ganancias obtenidas con el uso del equipo para satisfacer ciertas órdenes en un lapso definido), los transportistas pueden descubrir qué tipos de vehículos son más rentables. Al calcular las ganancias y las pérdidas, se puede saber si algunos tipos de vehículos están generando pérdidas. Con este análisis, los transportistas pueden mantener una variedad de vehículos rentables en su flota y optimizar así sus márgenes de ganancias. Los vehículos que representan pérdidas para el transportista se pueden modificar para hacerlos rentables (por ejemplo, un transportista modificó sus tráileres de transporte de motocicletas para poder transportar 110 motos en lugar de 81).

Recomendaciones para los proveedores de servicios de transporte

Actualmente, la mayoría de los clientes se preocupan por tener visibilidad del transporte de sus bienes, reducir sus tiempos de transporte y enfrentar menos problemas al transportar sus bienes y en su SCM. También quieren externalizar muchos procesos relacionados con las actividades de transporte, almacenamiento y logística, para poder enfocarse más en su negocio central.

Los transportistas no sólo tienen que pensar en cómo tratar a sus clientes, por ejemplo, tienen que pensar en cómo manejar sus procesos internos para poder mantener sus resultados netos bajo control. Desde hace mucho tiempo, los transportistas y los proveedores de servicios 3PL han estado operando con márgenes muy estrechos, y este es el momento para que mejoren su ambiente operativo. Si ofrecen mejores capacidades de gestión de transporte y de la cadena de suministro, podrán darles a sus clientes una mayor visibilidad y reducir sus tiempos en tránsito. Al ofrecer una sola ventana para todos los servicios de logística, podrán eliminar muchos obstáculos de las operaciones de logística de sus clientes. Además, estas medidas agregarán valor a los servicios que ofrecen.

Al adoptar las medidas anteriores para asegurarse de que sus clientes están satisfechos, los transportistas podrán agregar valor a sus servicios, porque ofrecerán servicios nuevos y aumentarán con ello sus negocios. Hay líneas de negocios que ofrecen mejores márgenes de ganancias e índices de crecimiento, como los servicios rápidos, la gestión de almacenes, los servicios de consultoría para crear cadenas de suministro nuevas o para simplificar las existentes y ofrecerles a sus clientes software como servicio. Asimismo, los transportistas pueden mejorar sus resultados netos si mejoran su gestión de flota, su gestión de facturación y sus capacidades de gestión de cuentas claves. Al administrar y mejorar sus procesos tanto internos como de contacto con el cliente, los proveedores de servicios 3PL tendrán mayores oportunidades para sobrevivir en el difícil mundo de negocios.

Recomendaciones para los proveedores de software de transporte

Los transportistas y los proveedores de servicios de SCM tienen necesidades únicas. Sería recomendable que los proveedores de software entendieran estos requerimientos y desarrollaran funciones que busquen satisfacerlos. Por ejemplo, durante el proceso de licitación de los embarques, algunos de los participantes son el cliente, el corredor o proveedor de servicios de cuarta parte de logística (4PL) y el transportista. Decidir a qué información tendrá acceso cada participante es de vital importancia, porque gran parte de ella es confidencial. Un sistema TMS debe ser capaz de cubrir este aspecto, además de ofrecer opciones de configuración para cambiar los flujos de trabajo en el proceso, dependiendo de las necesidades del cliente.

De la misma forma, el proveedor de servicios tiene que facturar al cliente todas las actividades relacionadas con el transporte. Las tarifas de facturación serán diferentes para cada actividad y para cada cliente. Asimismo variará la facturación para los distintos equipos que se usan para llevar a cabo las actividades. El software TMS debe de tener funciones de facturación que cubran todos estos aspectos.

Asimismo, este tipo de software tiene que se capaz de integrarse con cualquier tipo de sistema de software de un tercero, ya que los proveedores de servicios tienen que poder intercambiar información con sus clientes y sus asociados. El sistema también tiene que tener interfaces con los dispositivos móviles, ya que los empleados de estos proveedores de servicios tienen que trabajar fuera de sus oficinas y necesitan intercambiar información constantemente con el sistema principal.

Acerca del autor

Ashfaque Ahmed es un consultor y analista de negocios que tiene experiencia en muchas áreas relacionadas con gestión de la cadena de suministro (SCM). Ha trabajado con muchos clientes grandes y medianos en las áreas de menudeo, distribución, transporte y fabricación. Es el fundador de Supply Chain Management Consulting Group (www.scmconsultingonline.com), y mantiene un blog en www.learn-scm.com. Es ingeniero y tiene un MBA en sistemas de información. Se puede contactar con él en ashfaque.ahmed@scmconsultingonline.com.

Si desea obtener más información o iniciar su propia comparación de soluciones, visite

el Centro de evaluación de SCM de TEC.

 
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