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Los ambientes de fabricación y su integración con otras funciones

Escrito por: Dr. Scott Hamilton
Publicado: julio 6 2005

Los elementos de diseño que determinan el uso del sistema en los ambientes de fabricación

Además de los elementos que se mencionaron en la primera parte de esta serie de artículos link to Part One para los ambientes de distribución, algunos de los elementos principales que determinan el uso del sistema en ambientes de fabricación son la definición de una estructura de productos, las variaciones en la estrategia de producción y las prácticas de fabricación esbelta.

Definición de la información sobre la estructura de los productos. Las nomenclaturas y las rutas maestras definen el diseño de productos y procesos, con versiones opcionales de las rutas y las nomenclaturas. Sus identificadores se asignan a los artículos fabricados pertinentes y se especifican en las órdenes de producción. La efectividad de las fechas se usa para identificar los cambios de ingeniería planeados para cada versión de las nomenclaturas y las rutas, aunque también puede identificarse para los componentes de los materiales. La información de las nomenclaturas y las rutas maestras representa la base para los cálculos de asignación de costos y planificación. La información de las rutas es opcional, y algunas firmas coordinan las actividades de producción sin ella. La nomenclatura y la ruta que dependen de una orden de producción reflejan originalmente la nomenclatura y la ruta maestras asignadas, y se pueden mantener de forma manual para identificar una configuración adaptada. El sistema modela una configuración de productos adaptada y de niveles múltiples mediante nomenclaturas dependientes de la orden y varias órdenes de producción ligadas entre sí y a la orden de venta.

Variaciones en la estrategia de productos. La venta de productos de inventario implica una estrategia de producción por fabricación para inventario, donde el pronóstico de las ventas controla el reaprovisionamiento del artículo final. Con frecuencia, una estrategia de producción por fabricación para pedido necesita de componentes en inventario, donde el reaprovisionamiento puede estar controlado por los pronósticos para los componentes. Generalmente, la orden de producción para un producto fabricado para pedido puede tener componentes de fabricación para pedido, que permitan relacionar varias órdenes de producción a la orden de venta. Las órdenes de producción relacionadas pueden generarse durante la introducción de la orden de venta, mediante cálculos de planificación o por asignación manual.

Prácticas de fabricación esbelta. Con frecuencia, quienes se dedican a la fabricación esbelta requieren una deducción automática de los materiales y los recursos, un reaprovisionamiento de los contenedores con material de inventario, una generación de reportes de producción sin papel o una programación por restricciones de las células de fabricación.

Esta es la segunda de dos partes que se reimprimieron del libro Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision.

La primera parte cubrió los elementos de diseño relacionados con la interfaz de usuario, las capacidades de adaptación y los ambientes de distribución.

TEC reimprimió un capítulo sobre “Ventas y planificación de operaciones”(inglés).

Este extracto del capítulo “Resumen” está dividido en dos partes.

El libro está disponible en amazon.com o books.mcgraw-hill.com.

La integración con la gestión de almacén

Ya se incluye la funcionalidad de gestión de almacén, evitando así la necesidad de tener una aplicación adicional. Esta da soporte a enfoques tanto por orden como por documento a la gestión de almacén, y a una ruta de crecimiento natural hacia una funcionalidad más avanzada. Por ejemplo, los guardados sugeridos pueden explicar las características de los artículos (como el peso o los requisitos de almacenamiento en frío), así como las características de los contenedores (como los límites de peso o las capacidades de almacenamiento en frío).

La integración con el comercio electrónico

El comercio electrónico añade al diseño natural de un sistema ERP, ya que proporciona comunicación electrónica de las transacciones básicas. La funcionalidad integrada de comercio electrónico se soporta de varias formas, como las transacciones Biztalk, las subastas inversas, los portales comerciales y los portales de usuario.

Las transacciones Biztalk para ventas y compras. La simetría de la funcionalidad de ventas y compras se ve reflejada en las transacciones Biztalk, como se muestra en la figura siguiente. Por ejemplo, una confirmación de orden de ventas y una cotización de ventas Biztalk saliente pueden ser enviadas a un cliente. Por el contrario, una confirmación de orden de ventas y una cotización de ventas Biztalk entrante pueden recibirse de un vendedor. Cada transacción entrante puede hacer que se envíe una notificación por correo electrónico a la persona que tiene la responsabilidad interna.

Obtención de comercio electrónico mediante subastas inversas. Una subasta inversa proporciona un enfoque electrónico para obtener una compra. Incluye enviar una solicitud de cotización a varios vendedores, obtener las respuestas de los vendedores en un sitio Web, revisar las cotizaciones, comunicarse con los vendedores ya sea que su cotización haya sido aceptada o rechazada y crear una orden de compra a partir de la cotización.

Portal de comercio y portal de usuario. Con frecuencia, las actividades de la cadena de suministro requieren una interacción con los usuarios remotos y el personal externo. El portal de comercio da soporte a la creación de páginas Web para tener acceso electrónico a la información, como el manejo de solicitudes de cotización y el envío de cotizaciones. El portal de usuario da soporte a la búsqueda de información y al desempeño de las tareas por usuarios remotos, como las tareas de ventas para crear cotizaciones nuevas, órdenes de venta y clientes.

La integración con la gestión de relaciones

La capacidad para manejar las relaciones con los clientes, los vendedores y otras partes está completamente integrada con la funcionalidad normalizada de gestión de la cadena de suministro. Este nivel de integración contrasta con las funcionalidades adicionales, como la aplicación externa de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Estos son algunos ejemplos de funcionalidad integrada:

  • Interacciones con los contactos que reflejan las actividades de la cadena de suministro. El sistema registra automáticamente las interacciones con los contactos que implican documentos de ventas y compras. Por ejemplo, una interacción puede representar enviar un documento para cotización de ventas o una factura, o una cotización de compras o una orden. Cada documento se trata como una interacción.

  • Interacciones con los contactos que reflejan las llamadas, los mensajes de correo electrónico y las cartas salientes. El sistema registra automáticamente las interacciones con los contactos que implican comunicaciones salientes iniciadas desde el interior de Navision, como originar una llamada telefónica. Los mensajes de correo electrónico salientes se vuelven un anexo a la interacción, mientras que los entrantes pueden registrarse automáticamente como interacción con los contactos para anexarse a la interacción.

  • Contactos. Puede crear contactos a partir de la información que tiene sobre los clientes y los vendedores (y viceversa) y crear contactos automáticamente al agregar clientes y vendedores.

  • Crear cotizaciones de ventas y órdenes para una oportunidad. Es posible definir una cotización de ventas para una oportunidad (es decir, una venta posible a un contacto) y convertirla a una orden de venta.

  • Contactos y portales de comercio. Es posible realizar negocios con un contacto mediante un portal de comercio.

Existen otras capacidades de gestión de las relaciones que van más allá de estas características de integración. Por ejemplo, como parte de la generación y la calificación de oportunidades, puede crear una campaña, asignar un subconjunto de contactos a la misma, definir una plantilla para enviar información (como correo o correo electrónico) o hacer llamadas telefónicas y dar seguimiento a las respuestas de la campaña. El sistema registra automáticamente la información enviada y las respuestas como interacciones con los contactos. Estas interacciones pueden agregarse manualmente, y los contactos pueden ser bancos, contadores, abogados, agencias de viaje, autoridades gubernamentales y prensa, entre otros. El sistema soporta la identificación y el seguimiento de las oportunidades dentro de los ciclos de ventas definidos por los usuarios, y puede registrarlas con las interacciones con los contactos relacionadas. La información de los contactos también puede ser útil para otros propósitos, como impresión de etiquetas o exportación de datos para telemercadeo externo.

La integración con la gestión del servicio

Normalmente, la gestión del servicio implica el mantenimiento y la reparación de productos ya sea de campo o en talleres internos. Las firmas que están involucradas en la gestión del servicio pueden trabajar en los productos que han vendido o los productos fabricados por terceras personas. Un ejemplo típico es el del fabricante que también realiza servicios de instalación, mantenimiento en las unidades instaladas o reparaciones en las unidades devueltas. Cada unidad se denomina un artículo de servicio. A continuación se ilustra la integración de la gestión del servicio con otras funcionalidades de la cadena de suministro.

  • Enlace entre un artículo de servicio y un producto embarcado. La transacción de embarque crea automáticamente un artículo de servicio para cada artículo que se embarca al cliente, con la información acerca del número de serie (cuando aplique), el periodo de garantía y la ubicación de embarque. También es posible agregar artículos de servicio manualmente, y esto es de gran importancia al trabajar en productos que no se han registrado como embarcados.

  • Requisitos de materiales y recursos para una orden de servicio. Es posible crear una orden de servicio con una o más partidas que identifiquen los artículos de servicio que deben ser reparados. Los requisitos de materiales y recursos pueden especificarse para reparar cada partida o toda la orden de servicio. La lista original de ensamble del producto puede usarse para identificar los materiales necesarios y el sistema retiene la última configuración de la unidad reparada. Es posible enviar y recibir los artículos sustitutorios.

Existen otras capacidades de gestión del servicio que van más allá de estas características de integración. Por ejemplo, los requisitos de los recursos pueden identificarse por nivel de habilidad y ubicación, y esto resulta de gran ayuda al hacer los horarios del personal de servicio de campo usando las capacidades de tablero de despacho. El sistema soporta las cotizaciones (que pueden convertirse en órdenes de venta) y los contratos de servicio, la resolución de las capacidades de diagnóstico y la identificación de fallas, síntomas y resoluciones relacionadas con un artículo de servicio.

La integración con las aplicaciones de contabilidad

Algunas de las aplicaciones de contabilidad integradas son cuentas por pagar, cuentas por cobrar, libro mayor y activos fijos. A continuación se ilustra la integración de estas aplicaciones con otras funcionalidades de la cadena de suministro.

Cuentas por pagar. La transacción de recepción de la orden de compra puede usarse también para introducir la información de la factura del vendedor. Puede haber acompañado el material entrante o puede ser que la recepción misma represente la factura. El sistema maneja las devoluciones de los vendedores y la información relacionada de la nota de crédito, además de que las devoluciones de los clientes pueden generar devoluciones de los vendedores. Los métodos actuales de asignación de costos tienen base en el registro de la factura del vendedor.

Cuentas por cobrar. La transacción de embarque de la orden de ventas también puede generar una factura de ventas, normalmente porque la factura debe ir con el embarque. El sistema maneja las devoluciones de los clientes y la información relacionada de la nota de crédito. La información de asignación de precios y descuentos para las órdenes de venta también se aplica a las facturas y las notas de crédito que se introdujeron de forma manual.

Libro mayor. El sistema proporciona un registro de auditoría a cada actividad de la cadena de suministro que afecta el libro mayor. También soporta el análisis por dimensiones analíticas relacionadas con los artículos, los clientes, los vendedores y otras entidades.

Activos fijos. La aplicación de activos fijos está integrada con el procesamiento de las órdenes de compra y de venta. Una compra de activo fijo puede representar la adquisición o el mantenimiento de un activo fijo, en donde la partida indica el identificador del activo fijo. Es necesario identificar la información adicional en la partida de la orden de compra de una adquisición, y la transacción de recepción actualiza la información en la aplicación de activos fijos. Asimismo, es posible vender un activo fijo, donde la partida de la orden de venta indica el identificador de un activo fijo y el precio de ventas, y la transacción del embarque actualiza la información en la aplicación de activos fijos.

Conclusiones

Al revisar o tratar de conocer un paquete de software ERP, es importante comprender sus filosofías de diseño y la forma en que se orienta hacia los distintos ambientes de fabricación y distribución. Es muy fácil quedarse atorado en los detalles. Esta serie de artículos resumió algunos de los elementos de diseño clave que diferencian a Microsoft Navision y que afectan la forma en que el sistema se acomoda para operar un negocio, especialmente los procesos clave del negocio que sirven para administrar las actividades de la cadena de suministro en fabricación y distribución.

Acerca del autor

Durante más de treinta años, el Dr. Scott Hamilton se ha especializado como consultor, desarrollador, usuario e investigador en sistemas de información para fabricación y distribución. Ha trabajado como consultor en diferentes partes del mundo, con más de mil firmas, además de que ha llevado a cabo cientos de seminarios ejecutivos y ha ayudado a diseñar varios paquetes ERP de gran influencia. Fue coautor del libro de texto sobre CIRM de APICS sobre la forma en que los sistemas de información afectan la estrategia de una empresa, How Information Systems Impact Organizational Strategy, y hace poco escribió Maximizing Your ERP System (Cómo maximizar su sistema ERP). Actualmente está trabajando con socios Microsoft que están involucrados en fabricación y distribución. Se le puede localizar en ScottHamiltonPhD@aol.com o en el (612) 963-1163.

 
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