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Los directores y el coste total de propiedad

Escrito por: Olin Thompson
Publicado: diciembre 4 2006

El coste total de propiedad mide el gasto constante de poseer y mantener software en un negocio. Es uno de los componentes clave de la inversión en retorno de la inversión. Desde luego que el director general y el director financiero se preocupan por el retorno de la inversión, pero ¿el coste total de propiedad es una medida de complejidad? ¿Es una medida o la falta de agilidad? ¿Un coste total de propiedad más alto es menos capaz de cambiar rápidamente para satisfacer las demandas de los clientes y el mercado?

¿A quién le importa el coste total de propiedad?

Un reporte de Aberdeen Group, que se publicó en agosto de 2006, sobre planificación de los recursos empresariales (ERP) en la industria de fabricación revela que el coste total de propiedad es el segundo criterio que las empresas toman en cuenta al seleccionar software ERP; el primero es la funcionalidad. Si bien el coste total de propiedad ha sido siempre un criterio clave en la selección de software para pequeñas y medianas empresas, según el reporte, es más importante para las grandes empresas (aquéllas que tienen ingresos superiores a los mil millones de dólares).

Si observamos las dos variables que ocupan el primero (funcionalidad) y segundo lugar (coste total de propiedad) en la selección de software, nos daremos cuenta de que tienen una relación directa con el retorno de la inversión. El coste total de propiedad es una medida de la inversión -la inversión constante necesaria para poseer, mantener y operar la solución. La funcionalidad no es una medida del retorno, sino un indicador del potencial. Cuando no se cuenta con la funcionalidad adecuada, no es posible que el software afecte el negocio de manera positiva, por lo tanto, no se puede generar un retorno de la inversión positivo.

El coste total de propiedad comprende diferentes costos. Algunos de los costos externos son cheques que se emiten para software, hardware y servicios externos. Sin embargo, aunque la mayoría de las empresas comprende estos costos externos, no siempre sucede lo mismo con los costos internos. Estos suelen terminar enterrados en un presupuesto general para tecnología de la información (TI) y se perciben como el coste de hacer negocios.

Un estudio realizado por Meta Group identificó los elementos del coste total de propiedad. De acuerdo al estudio, los costos internos, formados por los gastos de personal, representan el 42 por ciento de los costos totales, mientras que los servicios externos representan un 28 por ciento adicional. En total, la gente representa el 70 por ciento del coste total de propiedad.

Categoría de costos Porcentaje del coste total de propiedad
Hardware 6.6
Software ERP 16.72
Otro software 1.04
Servicios de implementación 27.86
Costos de mantenimiento 6.02
Personal interno de implementación 16.86
Personal interno posterior a la implementación (dos años) 25.18

Fuente: Meta Group

Una medida de la simplicidad

Si el 70 por ciento del coste total de propiedad se va a las personas, ¿qué tareas están realizando? Están trabajando para mantener el funcionamiento del sistema; están ayudando a los usuarios finales; están buscando y reparando errores (sí, hay errores, ya sea en el software o en la forma en que se implementó); están instalando nuevas versiones y creando y manteniendo interfaces. Con un poco de suerte, estas personas también están cambiando la forma en que el software funciona en el negocio, para asegurarse de que satisface las necesidades del mismo. El negocio sufrirá cambios, grandes o pequeños, diariamente, y un sistema que no se mantiene al día con los cambios en el funcionamiento del negocio, eventualmente se convierte en un pasivo y no en el activo que se esperaba.

Todas estas tareas toman tiempo, y cuanto más complejas son, más tardadas se vuelven. Por lo tanto, si el costo de la gente representa el 70 por ciento del coste total de propiedad, es evidente que este último es una medida de la complejidad. Podemos concluir que cuanto mayor es el coste total de propiedad, mayor es el grado de complejidad del software.

Por experiencia sabemos que si bien hay excepciones, cuanto más grande es la empresa, mayor su grado de complejidad y mayor debe ser el coste total de propiedad. Esto es cierto, pero hay que tomar en cuenta el costo por usuario así como el costo total. El estudio de Aberdeen Group proporcionó el costo por usuario. Demuestra que este costo disminuye a medida que crecen los ingresos de la empresa. En realidad, cuando se toma en cuenta el costo por usuario, las empresas más pequeñas gastan más en sistemas que las grandes empresas.

¿Qué les importa al director general y al director financiero?

El coste total de propiedad es una medida de la complejidad. La simplicidad se opone a la complejidad, y como casi todo en esta vida, la complejidad es mala y la simplicidad es buena. Cuando hablamos de software, la complejidad significa costos más elevados y menos capacidad para hacer que el sistema satisfaga las necesidades cambiantes del negocio.

Ningún negocio se mantiene siempre igual. Algunos de los retos son clientes que piden formas nuevas para hacer negocios, gobiernos que establecen reglamentos nuevos y empresas que cambian para obtener una ventaja competitiva o para neutralizar una amenaza de competencia. Como suele decirse, el cambio es la única constante en un negocio. Cuando los sistemas son complejos, la empresa no tiene la misma capacidad para responder a los retos. Una mayor complejidad quiere decir que el negocio seguirá cambiando y que los sistemas no podrán mantenerse al día con las necesidades del mismo. Muchas veces, los sistemas obstaculizan el cambio, y esto es un asunto de importancia para los directores generales y los directores financieros porque son ellos quienes dirigen los cambios de estrategia, tácticas y procesos del negocio para enfrentar estos retos. El día de hoy, el director general y el director financiero esperan que la empresa haga frente a los retos con agilidad. Así, el coste total de propiedad es una medida de la agilidad de una empresa.

Una ventaja directa de un coste total de propiedad más bajo es la ventaja económica pura que representan los gastos bajos. Cuando el coste total de propiedad es bajo, hay más dinero para los resultados netos: lo que se ahorra en coste total de propiedad irá directamente a los resultados netos de la empresa. En realidad, ese dinero que se ahorra en coste total de propiedad podría ser más útil en otras áreas del negocio, donde tendría un mayor impacto en los resultados netos. ¿Una empresa preferiría pagar por cuidar su sistema ERP o por investigación y desarrollo o recursos de ventas o mercadotecnia adicionales?

Acerca del autor

Olin Thompson, que es vicepresidente de estrategia en la industria de Lawson Software, contribuye regularmente con TEC con artículos de interés general sobre ERP y gestión de la fabricación. Cuenta con más de 25 años de experiencia como ejecutivo en la industria de software, donde se le conoce como “el padre de ERP para procesos”. Escribe con frecuencia y ha ganado premios por sus discursos sobre temas como obtención de valor con ERP, planificación de la cadena de suministro (SCP), comercio electrónico y el impacto que tiene la tecnología en la industria. Se le puede contactar en Olin.Thompson@us.lawson.com

 
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