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Los errores fatales y la selección de tecnología

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: noviembre 8 2006

Los requisitos para las aplicaciones y los errores fatales

Después de consultar los análisis contenidos en los artículos anteriores, es difícil imaginar un fabricante de alimentos y bebidas, de cualquier tamaño, que sea capaz de cubrir las demandas del negocio sin usar de alguna forma la tecnología de la información (TI), ya que para competir, es necesario contar con planificación de los recursos de la empresa (ERP), gestión de la cadena de suministro (SCM), sistemas de gestión de almacén (WMS) y mucho más.

Séptima parte de la serie Las “delicias” de la industria de alimentos y bebidas.

Si desea obtener más información, consulte los artículos anteriores de esta serie:

Existen requisitos relacionados con las aplicaciones que son comunes para toda la industria de alimentos y bebidas. Por ejemplo, todas las empresas que pertenecen a esta industria necesitan rastrear y dar seguimiento a sus productos, ya que con frecuencia deben retirarlos del mercado, así como los procesadores y los distribuidores de alimentos deben contar con sistemas que les permitan rastrear y dar seguimiento a toda la cadena de suministro. Es por eso que el control tanto de lotes como de fechas, tales como las fechas de fabricación, de venta, de vida de almacenamiento y de consumo, es esencial para muchos productos.

Asimismo, es vital contar con rotación de los lotes por medio del estricto método de primero en entrar, primero en salir (FIFO), para maximizar las fechas de vida de almacenamiento y consumo. El control y el análisis de la calidad de los productos alimenticios deben realizarse en cada uno de los puntos de intercambio que forman la cadena de suministro, para poder detectar la mayoría de los errores y las contaminaciones antes de que el producto llegue al consumidor. Todos los participantes de la industria de alimentos y bebidas deben enfrentarse a las demandas de promociones, pero no todo el software trata estos problemas.

La realidad: la mayoría del software empresarial es un bien de consumo

Cuando hablamos de software de aplicación, el concepto de categorías es crítico, ya que los requisitos de este tipo de software son diferentes para cada categoría de alimentos. Estos requisitos no difieren en cuanto a aplicaciones empresariales (como las aplicaciones de gestión financiera), sino en las aplicaciones operativas. La cadena de suministro y la producción tienen problemas y lo que marca la diferencia son los detalles; si no se da a los usuarios prospecto los detalles de forma correcta, el sistema no funcionará para su negocio. Los “errores fatales” se refieren a las funciones que requiere un negocio y que no le puede proporcionar el software que seleccionó. Puede ser que el software de aplicación de cierto proveedor pueda adaptarse al 95 por ciento de sus requisitos, pero si no le proporciona ese “ínfimo” 5 por ciento que conforma los errores fatales, es posible que falle todo su negocio.

El mercado de los alimentos es un área en donde la gran mayoría de los productos ERP generales demuestran tener errores fatales. Entonces ¿por qué son diferentes los sistemas ERP para alimentos y bebidas? Desde luego que la diferencia no radica en las características universales que se tratan como producto básico y que son iguales en todos los sistemas, sino en esos errores fatales, o las características sin las cuales es imposible alcanzar el éxito. Irónicamente, estas características conforman normalmente entre el 5 y el 10 por ciento de la enorme lista de capacidades de la aplicación, y en general forman parte de la gestión de operaciones. Si desea obtener más información, consulte Fatal Flaws in ERP Software Create Opportunity for Niche Software in CPG Companies y Find the Software's Fatal Flaws to Avoid Failure.

Encontrar los errores fatales y el sistema ERP adecuado

En los párrafos siguientes, trataremos de identificar algunos errores fatales que son comunes entre las empresas usuarias de sistemas ERP para alimentos y bebidas. Un error fatal es el soporte a las entregas en la puerta de la tienda. Muchas fábricas de productos lácteos, panaderías, tiendas de botanas y bebidas, requieren que sus productos se entreguen directamente en la tienda al por menor, y esta es una demanda que la mayoría de los sistemas ERP o SCM no tratan. Peor aún, como dichos supermercados generalmente no tienen almacenes, todos los bienes terminados (ya sean perecederos o no) deben recolectarse en las instalaciones del fabricante o en el centro de distribución del supermercado, y llevarse a los estantes de los supermercados en cuestión de horas.

Supongamos que un vehículo debe recolectar cierta cantidad de tartas de manzana congeladas o pollos asados, exactamente a las 2 de la tarde, para llenar un vacío en las entregas de un centro de distribución, entonces todo el proceso de manufactura debe adaptarse a ese plazo. Y como no hay inventario de “bienes terminados”, el final del proceso de producción será la plataforma de carga. En este mercado, en lugar de manejar los productos que se fabrican en lotes de forma convencional, los sistemas empresariales deben poder tratar una combinación de procesos continuos y fabricación por tasas y volúmenes altos (en donde es posible fabricar de acuerdo al pronóstico, pero debe empacarse por pedido, con personalización masiva). De hecho, un sistema ERP diseñado para fabricantes de esta categoría de alimentos debe soportar un proceso de fabricación por tasas y sin pedidos, sin dejar de tener una capacidad completa de rastreo. Como las entregas en la puerta de la tienda son una práctica común en estas categorías de la industria, es un requisito obligatorio, o un error fatal.

Otro error fatal, la gestión de las deducciones, se da con los fabricantes de alimentos que tienen un precio en factura nacional para cada unidad de mantenimiento de inventario (SKU) que producen. El precio neto que reciben al final por su producto se reduce del precio de la factura nacional mediante tres mecanismos: 1) “desviaciones de la factura”, que son concesiones en la lista de precios que aparecen en la factura; 2) “desviaciones posteriores a la factura”, que son las devoluciones que se establecen como facturas de los distribuidores, vendedores al por menor o usuarios finales de los servicios alimenticios, para programas promocionales relacionados con las ventas de los productos; y 3) “pagos de promociones comerciales”, que están ligados a los gastos directos de mercadotecnia, como subvenciones para codificación en ventas al por menor, para obtener espacio en los estantes para cierto producto o las tarifas de entrada a las ferias comerciales. En la operación de soporte, hay que planear, aprobar y dar seguimiento a todas las reducciones al precio neto para determinar el impacto que tendrán sobre las ventas. Posteriormente, también hay que acumular como pasivos las desviaciones de las facturas y los compromisos para promociones comerciales, para asegurarse de que aparecen en los reportes financieros.

El problema de la gestión de las deducciones surge porque el proceso de soporte realmente implica dos flujos de pago: uno del cliente al fabricante por las ventas de productos y el otro del fabricante al cliente por actividades promocionales. Muchas veces, los clientes deducen sus reclamaciones por actividades promocionales directamente de las facturas de ventas de los productos de los fabricantes. Al combinar la complejidad de los programas de precios con la complicación de las deducciones, las operaciones de soporte de las empresas de alimentos puede convertirse en un atolladero. Para estas empresas, la gestión del proceso de seguir la planeación de las promociones hasta los resultados de las ventas representa un área crítica. Quieren saber cómo sus gastos promocionales afectan sus resultados de ventas, pero también deben adelantarse a las facturas no pagadas. Para estos requisitos, los vendedores de software deben contar con funciones tanto de planeación de promociones como de gestión de las deducciones, una combinación funcional que no es muy común en vendedores que no pertenecen al nicho.

Las promociones también complican (tienen errores fatales) el proceso de pronósticos y planeación. Por ejemplo, es posible que se promocione de vez en cuando un producto que requiere empaque especial -como sucede cuando se agrega 30 por ciento del volumen a un producto (puede ser enjuague bucal o pasta dental) en un empaque no estándar, pero con un precio estándar. De acuerdo al pronóstico, se venderán 10 millones de unidades de este producto a lo largo de 3 semanas. Pero la demanda verdadera depende en realidad del éxito que tenga la promoción. Es probable que la demanda verdadera no sea por 10 millones de unidades, sino por 3 millones (cuando se trata de una mala promoción), o de 14 millones (si la promoción es buena). El fabricante debe ser capaz de detectar rápidamente el éxito de la promoción, alterar el pronóstico y ajustar la producción para no excederse o quedarse corto. Pero un momento, no existen muchos productos ERP o SCM que puedan hacer esto.

Un ejemplo de un error fatal importante es el peso variable, o el peso real de cierto número de unidades de bienes que se venden o cuyo inventario se hace por cantidad. Algunos productos se empacan previamente y su precio se asigna por peso, como sucede con la carne, los quesos y algunas frutas y verduras. La mayoría de la carne de aves y el pescado se compra y se vende en cajas o paquetes y recibe precio por peso, por eso, los distribuidores de alimentos deben poder pesar y asignar precios por peso con precisión en los puntos de recepción y envío. Los registros y los cálculos que se realizan para estos productos deben tener base en dos conjuntos de cifras con unidades de medida diferentes: el número de unidades (cajas, paquetes individuales, etc.) y el peso (libras, kilogramos, etc.). El vendedor al por menor coloca un pedido por cierta cantidad de cajas, pero el precio se basa en el peso del embarque. Las funciones de inventario, costos y planeación, etc., del fabricante deben reflejar estas dos formas para contabilizar el producto. Algunos distribuidores de alimentos exigen también poder visualizar las cantidades en cada ubicación tanto por unidad de inventario como por peso. En resumen, todas las transacciones del negocio de estas categorías se realizan usando pesos variables; así funciona el negocio. Por lo tanto, el peso variable es un requisito para que la aplicación funcione en este negocio; es un error fatal.

Si el paquete de software no soporta el peso variable, no puede venderse en estos mercados. ¿Es una función que soporta el software empresarial general? No; sólo algunos vendedores lo soportan (son menos los que soportan asignación de costos y precios para la cadena de suministro con base en peso variable), por eso, las empresas que usan peso variable no tienen muchas opciones de software.

Además del peso variable, los productos alimenticios difieren en cuanto al contenido de ingredientes estacionales, o cuando lotes iguales pueden tener conteos de artículos distintos. El software debe soportar pesos y medidas duales en varias métricas globales para poder dar un seguimiento preciso al inventario, la caja, el lote y el peso variable del mismo, así las facturas de los clientes reflejarán los costos verdaderos y precios precisos. Los cálculos de unidades de medida que no son lineales y son específicas para la industria, tales como el índice Brix, el porcentaje de harina, la proporción, el secado por pulverización, los sólidos lácteos y las unidades activas, también son esenciales. El sistema subyacente también debe permitir que las empresas de alimentos optimicen los rendimientos rentables, como es la materia grasa láctea en la leche. Para dar seguimiento a los productos y los subproductos -una necesidad básica de los productores de carnes rojas y de aves (porque el Departamento de agricultura de los Estados Unidos [USDA] exige que los procesadores de alimentos puedan rastrear cualquier porción de, por ejemplo, pollo procesado, desde los materiales fundidos hasta las alas o la pechuga)- es necesario contar con herramientas para analizar los atributos y comparar con precisión los costos y las ventajas de la venta o el desecho.

Otro error fatal es la necesidad de modelar el desensamble de los productos entrantes o las nomenclaturas “invertidas” que implican muchos coproductos y subproductos. Por ejemplo, en la categoría de las carnes, un matadero representa un negocio de desensamble. Recibe una materia prima (un animal) y la transforma en varios productos terminados (diversos cortes de carne). Estos ambientes requieren la capacidad para modelar los desensambles, por lo tanto, requieren nomenclaturas invertidas (o con forma de V). Nuevamente, pocos productos de software de aplicación pueden modelar las nomenclaturas invertidas, y son menos los que pueden soportar todas las necesidades operativas y analíticas que emanan de este requisito básico.

También es necesario controlar el material saliente, es decir, definir flujos complicados de proceso de material, como subproductos, coproductos, desechos, desperdicios, rendimiento, productos terminados y material reutilizable y recurrente, que a su vez pueden introducirse en inventario o en otras etapas de producción de otros procesos. Estas entradas y salidas deben incluirse en el proceso de asignación de costos como contribuciones positivas o negativas, que permiten que la definición del proceso de producción sea una descripción de la forma en que los productos se fabrican en realidad.

No todas las categorías de productos presentan tantas restricciones como la carne. Por ejemplo, un embotellador de bebidas tiene una nomenclatura tradicional, trabaja con cantidades discretas y tiene menos errores fatales. Los embotelladores tienen una amplia selección de productos de software de aplicación que son capaces de cubrir sus necesidades, aunque algunas fábricas de cerveza requieren soporte para ambientes complejos que manejan tanques y volúmenes altos (como manejo de la programación de los tanques, redes complejas de tubería, reguladores, cuellos de botella y cambios variables). Las fábricas de productos lácteos se encuentran entre estos dos extremos, ya que deben manejar sólidos y grasa, además de que deben contar con capacidades excelentes para retirar productos del mercado. Sin embargo, son pocas las que trabajan con pesos variables (salvo por algunas operaciones de fabricación de queso).

Las consecuencias de subestimar los errores fatales

¿Qué sucede cuando se subestiman los errores fatales? Un procesador de carne (no usaremos nombres) inició hace poco un proyecto de selección e implementación de software de aplicación. Como el peso variable era un elemento esencial para su negocio, le preguntó al vendedor de software si su producto soportaba esta condición. Después de tener que explicarle al vendedor el concepto (señal de que algo estaba mal), éste les aseguró que no había problema. Después se supo que el vendedor pensó que el peso variable no era más que un problema de asignación de precio. La empresa no investigó los detalles, quedó satisfecha con que el peso variable estuviera “disponible” y firmó el contrato.

¿Qué sucedió? El proyecto se salió de presupuesto y no respetó el programa de entregas. Cuando exploraron la verdadera naturaleza del peso variable, la respuesta que les había dado el vendedor en un principio adoptó otro significado. El procesador de carne tuvo que escribir código sólo para poder asignar precios correctamente. La empresa decidió que no podía permitirse todo el trabajo de inventario, asignación de costos y planeación -que habían sido los objetivos clave del proyecto. Por no poner atención al error fatal del peso variable, la empresa tuvo que asumir costos extremadamente elevados y un ciclo de implementación más largo, y ahora deberá asumir un costo total de propiedad a largo plazo para poder mantener el código personalizado. La empresa tampoco puede permitirse las versiones futuras que le ofrecerá el vendedor para el producto. Probablemente lo más importante es que el sistema no le dio muchas ventajas que esperaba obtener.

¿Qué podía haber hecho el procesador de carne para evitar este error fatal? Podría haber preguntado y revisado los detalles. Los clientes prospecto deben buscar los errores fatales que se aplican a su categoría y su negocio. Puede ser más difícil de lo que parece, ya que la gente que no está en contacto con un negocio de fabricación y distribución de cierta categoría de alimentos y bebidas no comprenderá qué lo hace único. Para ellos, lo que hacen es normal -todas las empresas necesitan pesos variables, ¿no?

Más errores fatales potenciales

Otras capacidades obligatorias típicas se relacionan con el control de la calidad y la capacidad de rastreo. En general, la fabricación de bienes de consumo empacados se mueve rápidamente y maneja grandes volúmenes, además de que es bastante simple y utiliza ingredientes de costos relativamente bajos. Sin embargo, es esencial contar con un control completo de la calidad y una capacidad para rastrear los lotes, es decir, debe ser posible usar ingredientes sin el gasto general que implica tener que registrar constantemente los problemas de inventario. Muchos ingredientes vendrán de tanques o silos, y entonces el sistema ERP debe soportar el inventario manejado por los proveedores, la gestión de la vida de almacenamiento, las ubicaciones y las zonas de inventario (por ejemplo, para segregar materiales orgánicos de los productos químicos o adaptarse a los requisitos de varias temperaturas), manejo de inventario en lotes, ubicaciones externas de inventario y deducción posterior. A lo largo de todo el proceso, el sistema debe mantener la capacidad para rastrear los productos mientras minimiza la intervención de los empleados.

La capacidad de rastreo también debe mantenerse durante la gestión de los servicios de valor agregado, como el empaque y la creación de conjuntos de productos. En estas situaciones, cada producto se saca de los lotes maestros para incluirlo en un grupo nuevo. Por ejemplo, puede tratarse del empaque de una fruta, una bebida y un sándwich para crear un almuerzo. El número de lote maestro de cada artículo debe registrarse para mantener la capacidad de rastreo a medida que el grupo nuevo viaja hacia el consumidor. No hay que subrayar que los fabricantes de alimentos deben tener sistemas de planeación y ejecución que puedan adaptarse rápidamente -de ser necesario, en sólo minutos- a las circunstancias cambiantes. También necesitan capacidades de registro de datos que les permitan tener funciones de calidad en tiempo real para dar seguimiento a los materiales desde el proceso de producción hasta los bienes terminados.

Acerca de los autores

Predrag Jakovljevic es analista senior en Technology Evaluation Centers (TEC), y se enfoca en el mercado de las aplicaciones empresariales. Cuenta con cerca de veinte años de experiencia en la industria de la manufactura, incluyendo varios años como usuario experimentado de TI/ERP y las aplicaciones relacionadas, así como consultor/implementador y analista del mercado. Es ingeniero mecánico de la Universidad de Belgrado (en Serbia [la antigua Yugoslavia]) y tiene un certificado en gestión de producción e inventario (CPIM) y en gestión integrada de los recursos (CIRM) de APICS.

Olin Thompson es vicepresidente de estrategia industrial de Lawson . Cuenta con más de veinticinco años de experiencia como ejecutivo en la industria del software, y se le conoce como “el padre” de ERP de procesos. Escribe y da conferencias sobre temas como obtención de valor con ERP, planificación de la cadena de suministro (SCP), comercio electrónico y el impacto que tiene la tecnología en la industria. Se le puede contactar en olin.thompson@us.lawson.com.

 
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