Los sistemas CMMS y la industria de la aviación

  • Escrito por: Juan Francisco Segura
  • Publicado: junio 9 2005



Introducción

Uno de los grandes retos de las aerolíneas es bajar los costos de operación y mantenimiento, para lo cual se han visto en la necesidad de buscar las mejores opciones. El avance de la tecnología de la información (TI) ha hecho que se desarrollen diferentes sistemas de gestión de los recursos de la empresa (ERP), gestión de los procesos del negocio (BMP), gestión de los procesos corporativos (CPM) y sistemas de gestión del mantenimiento (CMMS). Estos sistemas han sido diseñados para la industria en general, pero presentan varias características que pueden convenir a diferentes perfiles de empresa. Sin embargo, los sistemas CMMS para la aviación no abundan, aunque poco a poco hay más sistemas de este tipo.

En el momento de evaluar un CMMS, hay que tener en cuenta varios factores para realizar la mejor elección. Lo primero que hay que considerar es que la mejor elección no es la que resulta más económica, sino aquella que responda a los requerimientos del proceso y sea capaz de brindar beneficios futuros en ahorro de tiempo, mejor planeación del mantenimiento y optimización de los recursos, y que coadyuvará o dará una mejor visibilidad de los indicadores clave del desempeño (KPI).

Esta es la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará del proceso de mantenimiento y el cómputo móvil.

¿Quién debe evaluar y seleccionar el sistema CMMS?

La selección de un sistema CMMS no es un tema trivial, por lo tanto, se debe seleccionar muy bien a la persona o a las personas que lo evaluarán. Esto permitirá hacer la elección correcta, pues durante el proceso de selección, los desarrolladores de software necesitan conocer algunos aspectos que se relacionan más con el proceso de mantenimiento que con los sistemas. Una de las preguntas clave es ¿en qué queremos que nos ayude el sistema?

En la actualidad, los sistemas CMMS para aviación constan de varios módulos que pueden funcionar por separado y que representan una solución parcial. También se puede optar por todos los módulos del sistema como una solución completa.

El que el sistema a seleccionar esté formado por varios módulos puede causar distracción, pues puede surgir un entusiasmo por tratar de implantar una solución con más módulos de los que realmente se necesitan en ese momento. También puede generar dudas entre el personal encargado de la evaluación del sistema, pues el proceso de mantenimiento de un avión consta de varias especialidades o áreas y quizá la persona que puede conocer y responder a las preguntas acerca de su especialidad en particular, no se encuentre en ese momento.

Por eso, resulta de suma importancia establecer con claridad en qué áreas puede ayudar un sistema, sin perder de vista las fronteras que separan las necesidades de mantenimiento y las necesidades operacionales; a partir de ahí se puede invitar al personal adecuado para la evaluación y la selección. Esto no es válido únicamente para las líneas aéreas, sino que puede aplicarse a los talleres aeronáuticos externos o los centros de servicio a aviones.

En mi experiencia y particular punto de vista, lo ideal es contar con un equipo que no esté compuesto por personal de sistemas, al menos en un principio, más adelante explicaré por qué.

Aspectos a evaluar

Para los ingenieros encargados de los trabajos de mantenimiento, las necesidades y requerimientos resultan muy claros, de tal forma que pueden conformar una lista de aquellas tareas que pueden y deben ser automatizadas. Hay tareas que consumen mucho tiempo o son repetitivas, tales como la selección y la impresión de órdenes de trabajo, las revisiones a los manuales de mantenimiento, la asignación de trabajos a los técnicos, la emisión de órdenes de trabajo para trabajos no rutinarios, la nueva programación de los aviones que deben ser atendidos a causa de algún imprevisto, etc.

Por otra parte, para los gerentes es muy importante tener la información de lo que sucederá con los trabajos de mantenimiento en la flota, en el corto y mediano plazos, para poder tomar las medidas correspondientes o comunicar la situación de la flota al área comercial o la alta dirección, según corresponda. Aquí es donde surge una de las primeras dudas sobre la necesidad de un sistema CMMS o ERP.

La evolución de los sistemas CMMS o los sistemas de mantenimiento, reparación y revisión (MRO) para la aviación, ha hecho que dichos sistemas cuenten con módulos o aplicaciones que pueden brindar información resumida en reportes o comunicarse con otros sistemas (lo que conocemos comúnmente como conectividad o “arquitectura abierta”). Lo más recomendable es que los niveles gerenciales sepan usar el sistema y puedan obtener la información necesaria que les ayude a tener un panorama del estado del mantenimiento de la flota. Un sistema amigable y práctico será de gran ayuda, de lo contrario, podrá generar una reacción adversa y una “resistencia” natural a ser usado debido a lo complicado o tardado que resulta consultarlo.

En general, la evaluación de los sistemas CMMS para la aviación debe enfocarse, primero, en los módulos o las características que serán de utilidad al sistema particular de mantenimiento, e inmediatamente después habrá que analizarlos de manera integral para conocer sus alcances, qué hacen y qué no hacen, aunque la prioridad debe ser siempre cubrir los requerimientos del proceso de mantenimiento.

Desde un punto de vista técnico, se deben evaluar las funciones para:

  • Pronósticos y planeación de trabajos de mantenimiento.

  • Integración de recursos en una base de mantenimiento.

  • Ingeniería: modificaciones, manuales, emisión de tarjetas de trabajo y demás documentos de mantenimiento.

  • Actualización de archivos o revisiones provenientes de los fabricantes.

  • Distribución electrónica de información.

  • Herramientas y equipo.

  • Distribución y optimización de personal técnico.

  • Almacén y seguimiento de los componentes.

  • Talleres.

  • Integración con las operaciones.

Se podrá observar que los conceptos anteriormente listados corresponden a una experiencia técnica y del negocio, más que a una respuesta de sistemas.

Más aún, sólo el personal involucrado en el trabajo diario podrá emitir un juicio más preciso acerca de la utilidad del sistema. Es por esto que se mencionó que el personal de sistemas no debe evaluar el sistema en un principio. Esto no implica que no esté involucrado, pero su labor más importante será cuando el cliente interno (personal de mantenimiento) defina claramente las características del o los sistemas que le serán de ayuda, por lo que será necesario analizar los aspectos técnicos correspondientes (plataformas, servidores, hardware, interfaces, etc.).

¿Qué aerolíneas requieren un CMMS?

Es probable que no todas las aerolíneas requieran un sistema CMMS o MRO. Las grandes aerolíneas cuentan con un sistema de este tipo debido a la complejidad de sus requerimientos de mantenimiento, pero quizá este no sea el caso de las aerolíneas regionales o pequeñas.

Así, podemos concluir que la necesidad de un sistema CMMS depende del tamaño de la flota y los requerimientos del control del mantenimiento. Existen pequeñas aerolíneas o flotas de taxis aéreos que llevan un buen control usando los conocidos Excel y Access, incluso usan MS Project para su planeación de mantenimiento o sus pronósticos. En esos casos, se recomienda que un desarrollador local cree una aplicación para enlazar estos programas y optimizar el trabajo. Pero se debe mantener en mente que aún para soluciones sencillas, hay que saber exactamente lo que se requiere, cumpliendo siempre con las disposiciones de las autoridades nacionales e internacionales en términos de normatividad y aeronavegabilidad (airworthiness).

Para las aerolíneas medianas y grandes, el tema es de mayor relevancia, pues seguramente deben cumplir con sus itinerarios y asegurar la satisfacción de sus pasajeros, debiendo resolver, día con día, la complejidad que proviene de la cantidad de sus operaciones.

En general, cualquier aerolínea que desee implementar un sistema CMMS o mejorar o cambiar el que tiene actualmente, se debe plantear las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la edad promedio de la flota?

  • ¿La flota aumentará en los próximos años?

  • ¿La base de mantenimiento crecerá a la par del aumento de flota?

  • ¿El trabajo diario está rebasando o rebasará al personal?

  • ¿Han aumentado los costos de mantenimiento?

  • ¿Los procesos de información y administrativos relacionados con el mantenimiento son lentos?

  • ¿Se requiere robustecer el control del mantenimiento?

  • ¿Se usa mucho tiempo en la elaboración de documentos?

  • ¿Se requiere mucho personal para la gestión y la impresión de documentos?

  • ¿Se requiere optimizar el desempeño de los procesos de mantenimiento?

  • ¿Se debe cumplir con los estándares de mantenimiento de una alianza comercial?

Cuando la respuesta es afirmativa en la mayoría de las preguntas, es un buen momento para considerar el uso de un sistema CMMS.

El mosaico de los sistemas en la aviación

Generalmente, las aerolíneas que han apostado al uso de sistemas para soportar sus procesos de mantenimiento tienen diferentes aplicaciones instaladas en sus servidores. Alrededor del sistema principal, tienen software adicional especializado en ciertas tareas -denominado add–on-, lo que seguramente implicó aprendizaje y construcción de interfaces por parte del personal de sistemas en algún momento. Esto también implica la renta o el pago de varias licencias de uso al año.

Lo anterior se debe a que el software diseñado para empresas en general ha tenido mayor desarrollo que el software especializado en aviación. De hecho, no es raro encontrar software adaptado, de alguna manera, al funcionamiento de los procesos en la aviación, lo que a veces resulta en un porcentaje “desperdiciado”, o no usado, del sistema implantado. Se debe tener mucho cuidado al seleccionar software adicional o add–on, pues en ocasiones se debe pagar una renta muy alta por características que no se usarán, pero que no pueden separarse de dicho software y que resultan en espacio ocupado y “ocioso” en el servidor. Afortunadamente, la evolución del software CMMS para aviación está abarcando esos “huecos”, por lo que se debe analizar detalladamente, y desde todos los ángulos, el software o sistema a elegir.

Algunas veces, tener un mosaico de diferentes sistemas pudiera resultar más económico, pero no funcional, lo que implica, de cualquier forma, que se esté pagando un costo adicional por aquello que probablemente no se use en todo su potencial. Esto también tiene efectos en la gente, pues se requerirá personal de mantenimiento de aviación que deba conocer el uso de dos o más sistemas o software.

Lo anterior genera una paradoja: los sistemas deben ayudar a optimizar los procesos y, como consecuencia, bajar los costos, pero la aerolínea tiene costos fijos (que pueden aumentar) por pago de licencias y soporte técnico de varios sistemas o software, además de que debe contratar o contar con personal que sepa usar dichos sistemas, lo que puede ser improbable en un porcentaje significativo.

De acuerdo a mi experiencia, la mejor estrategia es la cuidadosa selección de un CMMS, con los módulos pertinentes y suficientes para el mejor funcionamiento del proceso de mantenimiento, evitando, en la medida de lo posible, el software add–on, y hacer crecer la solución con los módulos que realmente sean requeridos a través del tiempo. También se debe “saber usar” nuestro CMMS y aprovechar todo su potencial, pues un sistema usado parcialmente es equivalente a tener un auto Ferrari para transportarnos sólo unas cuadras en calles llenas de tráfico, en otras palabras: un alto costo para tan poco beneficio.

Hay que aclarar que el software add–on no implica una mala decisión, ni que es inadecuado, sólo quiero hacer hincapié en que debe ser seleccionado de una manera muy escrupulosa y teniendo muy claros los beneficios que debe brindar. La idea principal es muy simple: la estandarización en el uso de un solo sistema CMMS permitirá tener una misma plataforma, con la misma filosofía de uso y sin cambios significativos para el usuario, además de evitar pagar licencias u otros servicios por usar un “mosaico” de sistemas.

El reto para los desarrolladores de CMMS para aviación.

Si bien es cierto que las aerolíneas deben buscar, evaluar y seleccionar la mejor solución disponible, también lo es que los desarrolladores deben orientarse hacia una solución integral en el desarrollo del CMMS.

Los factores a tomar en cuenta son:

  • El tamaño de la aerolínea y la flota.

  • La posibilidad de implantar la solución en módulos adaptables a cada situación.

  • Ambientes intuitivos y amigables.

  • Total conectividad e intercambio de datos e información entre sus módulos.

  • Orientación para sus clientes y usuarios hacia esquemas de calidad.

  • Integración de creadores de reportes para cada módulo.

  • Integración de los elementos de ERP para brindar información a ejecutivos.

  • Visibilidad de ciertos indicadores generales usados en la aviación.

  • Integración con la cadena de suministro: materiales, componentes, talleres y almacén técnico.

  • Arquitectura abierta para la comunicación con otros sistemas.

  • Posibilidad de usar sistemas de recolección automática de datos y cómputo móvil.

Todos los elementos anteriores formarán una plataforma potente, flexible, adaptable y fácil de usar, lo que hará más atractivo el CMMS a los actuales usuarios y a los potenciales clientes.

Los beneficios de un CMMS

Regularmente, los beneficios de implantar un sistema que ayude a administrar y controlar el mantenimiento no son inmediatos. Para identificar dichos beneficios, hay que conocer perfectamente el proceso de mantenimiento que se lleva a cabo. Esto se debe a que los aviones pueden estar sometidos a un programa de mantenimiento como, por ejemplo, el MSG3, en donde un servicio P1 se lleva a cabo cada 18 meses y un servicio P6 se lleva a cabo en un intervalo de 108 meses, con sus respectivos servicios intermedios. También hay componentes como los trenes de aterrizaje que pueden ser susceptibles de un servicio mayor cada 10 años. Lo anterior quiere decir que se debe aprovechar cada oportunidad en que se efectúa un servicio de mantenimiento a un avión, para obtener todos los datos que son útiles para el análisis y el procesamiento de datos en el sistema.

¿Entonces para que queremos un CMMS? La respuesta estriba en la cantidad de aviones del mismo tipo, pues, seguramente, no todos tendrán la misma edad, ni tendrán condiciones similares. Puede ser que una aerolínea deba aplicar servicios P4, P5 o P6 en un intervalo de tiempo menor a 5 años, debido a las características de su flota. Asimismo, existen servicios de mantenimiento que pueden aplicarse cada 450, 900 ó 1,800 horas de vuelo. En estas condiciones y dependiendo de la operación que deban cumplir los aviones, se pueden generar datos y conocimiento suficientes para calcular un estándar en los servicios menores y ayudar a la planeación de mediano y largo plazo. En estos casos, los datos llegan mucho más rápido.

Dado lo anterior, se puede considerar que un CMMS para aviación es capaz de brindar beneficios a partir del tercer año de su implementación y que deberán aumentar gradualmente a lo largo del tiempo, sobre todo para tener un escenario de largo plazo en lo que a mantenimiento mayor se refiere.

Partiendo de la tesis de que “servicios iguales deben ejecutarse en tiempos similares para un mismo tipo de avión”, el trabajo del sistema puede considerarse simple, hasta cierto punto. Sin embargo, una aerolínea mediana o grande puede contar con dos tipos de flota o más, y cada avión puede ser de edad y características diferentes con respecto a los demás, lo que agrega complejidad al análisis. Es aquí donde un CMMS brinda una ayuda muy valiosa.

Si al sistema se le alimenta la edad de cada avión, intervalos de tiempo de aplicación de cada servicio, algunos trabajos adicionales que deban ser ejecutados, restricciones y reglas generales para llevar a cabo los servicios, así como otros complementos, podrá generar diferentes escenarios factibles en menor tiempo de lo que lo haría una persona.

Otra parte importante es la generación de órdenes de trabajo asociadas con la matrícula y el material que deba ser utilizado. Al pedir que se imprima una tarjeta de trabajo, el sistema podría intercalar los documentos para una matrícula en particular, los esquemas, los materiales necesarios para ese trabajo o para una serie de tareas que forman parte de la tarjeta de trabajo. Así se optimizan las horas hombre usadas en trabajo de documentación y escritorio.

La disponibilidad de la información es otro punto importante, pues las revisiones a los manuales del fabricante, los boletines y las directivas de aeronavegabilidad pueden llegar en cualquier momento y es necesario tener la información actualizada tan pronto como sea posible. Es aquí donde la distribución electrónica puede ahorrar esfuerzo y papel.

En algunas aerolíneas, el papel sigue siendo el medio que usan todas sus bases y estaciones de mantenimiento para notificar cualquier revisión o edición al manual de fabricante o al manual de mantenimiento de la aerolínea. Esto implica recibir la información, proceder a editar los cambios correspondientes, mandar a impresión un número determinado de copias y distribuirlo a todas las personas que deban estar enteradas. Esto toma tanto tiempo, que, en no pocas ocasiones, cuando llegaban las correspondientes actualizaciones ya estaban obsoletas porque otra modificación tomaba efecto... y se repetía el ciclo.

Si el sistema CMMS es capaz de ayudar a la actualización y la distribución electrónicas, entonces los tiempos se acortan dramáticamente y basta con que la persona adecuada se pueda conectar con el sistema para tener la documentación electrónica correspondiente, y sólo se imprimen aquellos documentos que sean necesarios. Por otro lado, si el CMMS tiene uno o varios módulos para la cadena de suministro, puede ser capaz de calcular la demanda de materiales y tener control de los mismos dentro de almacén, diariamente.

La planeación de los materiales es muy importante, sobre todo cuando se habla de materiales de alto costo, como es el caso de la aviación, y más específicamente, la aviación latinoamericana, en cuyo caso es necesario planear los suministros necesarios en tiempo y forma para evitar la compra de materiales urgentes o “AOG” pues se les carga un costo extra, además de las largas distancias que deben cubrir los materiales para abastecer a las aerolíneas. Si además el CMMS cuenta con diferentes algoritmos para el pronóstico de la demanda, así como la colocación electrónica y automática de pedidos a los proveedores, esto seria mucho mejor.

Si el CMMS cuenta con un módulo o aplicación para talleres de reparación de componentes, entonces extendería la visibilidad tanto a las áreas de mantenimiento como a la cadena de suministro, pues podrían saber la cantidad de componentes reparados y útiles, diariamente, como punto de decisión para solicitar más material o para tenerlos disponibles en el almacén técnico como “listos para usarse”.

Desde luego, los talleres requieren de un control de producción que les indique su situación -atrasada o a tiempo-, de los componentes reparados ahí. Para un taller, la demanda es muy importante, por lo que el sistema debe alertar de aquello que pudiera hacer falta y el personal responsable del o los talleres sólo tendría que consultar su pantalla para poder tomar una decisión o dar aviso a los niveles gerenciales de cualquier eventualidad.

Otro punto importante del sistema CMMS, es que puede brindar control y visibilidad de los componentes que están en tierra, ya sea que sean enviados a talleres reparadores externos o que se reparen internamente.

Se pueden describir más beneficios alrededor de un buen sistema CMMS para aviación, pero resumiendo, los beneficios deben ser: que ayude a establecer un rango de tiempos estándar del proceso y de los diferentes trabajos de mantenimiento a ejecutarse, visibilidad y manejo de la misma información, ahorro en los costos, optimización de horas hombre, optimización en la administración de trabajos de mantenimiento y optimización en los espacios y tiempos de la base de mantenimiento.

Seria muy complicado hablar acerca de los beneficios económicos, pues esto depende de la situación de cada aerolínea, pero podemos pensar en dos ejemplos rápidos (haga usted las operaciones aritméticas de acuerdo a su situación particular):

  1. Pueden obtenerse ahorros al adquirir menos componentes reparables, gracias al seguimiento y el control de los mismos a través del sistema. Si estimamos beneficios (extremadamente conservadores) de un 1 a un 3 por ciento en la compra total anual de componentes, ¿a cuánto equivale ese ahorro?

  2. Otra forma de ver los beneficios, es la optimización de los trabajos de mantenimiento; si se pueden optimizar los espacios y los días de mantenimiento, puede ser que se disminuya el tiempo de avión en tierra en un día (¿cuánto cuesta tener parado un avión un día o cuánto deja de percibir la aerolínea en un día?) y así sucesivamente con todos los aviones que deban recibir mantenimiento. Si se tienen programados 15 aviones y a cada uno se le puede “ahorrar” un día, tenemos 15 días disponibles para uso del hangar, quizá se le pueda brindar algún servicio a un tercero. Bien podrían convertirse 15 días sin ingresos a 15 días de ingreso por algún concepto.

Como toda herramienta, un CMMS bien usado puede ser extremadamente útil, más si este nos brinda la potencia y flexibilidad requerida.

Con esto concluye la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará del proceso de mantenimiento y el cómputo móvil.

Acerca del autor

El Ing. Juan Francisco Segura Salas es ingeniero industrial con especialidad en procesos y automatización. Ha trabajado para la Universidad Iberoamericana como asesor de tecnología de cómputo en el área de física y ha instrumentado equipo electrónico y de cómputo para sus laboratorios. Ha sido instructor de computación y ha trabajado en el medio de la aviación durante seis años, en la planeación del mantenimiento de aviones, en donde participó en la selección del software de planeación de mantenimiento; fue líder del proyecto de código de barras para mantenimiento y recientemente en el análisis y desarrollo de procesos de una aerolínea.

Se le puede encontrar en jfsegura@avantel.net

 
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