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Los vendedores más importantes se adaptan a los requisitos del usuario

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: marzo 28 2006

SAP y Microsoft se encuentran a la mitad del camino en Mendocino

No es de sorprender que los líderes del mercado y los representantes más grandes recientemente han tenido una epifanía repentina referente a los requisitos del usuario. Finalmente se han dado cuenta de que serán evaluados cada vez más por qué tan bien se interconecten e interoperen sus productos, que tan intuitivas sean sus interfases de usuario, y que tan fácil se puedan cambiar los procesos comerciales de toda la empresa (flujos de trabajo) para cubrir las necesidades de los ambientes de trabajo siempre cambiantes. Para mayor información acerca de los requisitos del usuario, consulte Factores de conducción en el mercado de las aplicaciones empresariales.

La sociedad prominente y recientemente anunciada entre SAP y Microsoft para su producto en conjunto Mendocino (el nombre del pueblo que está en medio de las oficinas principales de Estados Unidos de las compañías) promete entregar herramientas conocidas de productividad y de gestión de escritorio de Microsoft Office como la fachada para la ardua tarea de los procesos de aplicación empresarial de SAP. Aproximadamente al mismo tiempo que se hizo este anuncio, Microsoft también anunció que empezaría a utilizar los formatos del lenguaje extensible de marcas (XML) abierto de Microsoft Office para sus aplicaciones de Word, Excel, y PowerPoint bajo el nombre de Office 12, que debería proporcionar una mejor interoperabilidad de datos, mejorar la seguridad y reducir los tamaños de los archivos, todo esto con la idea de difuminar aún más las líneas entre las aplicaciones empresariales y las herramientas de productividad de office. Este es un intento de mitigar el apuro actual por lo cual, por un lado, los trabajadores de conocimiento de hoy en día tienen exceso de información, pero por otro lado, con frecuencia no pueden ingresar a la información pertinente en el momento adecuado.

Mendocino, recientemente lanzado a cincuenta clientes piloto antes de lanzarse y estar disponible de forma general (GA) a mediados del 2006, tiene como objetivo diseminar los datos de SAP útiles entre los trabajadores del conocimiento fuera de su limitada lista tradicional de despacho de usuarios, y determinar el potencial para el desarrollo y la adopción de aplicaciones compuestas. Se diseñó para ayudarles a los trabajadores que pasan la mayoría del tiempo en la serie de Office pero que también necesitan estar en contacto con las sesiones de SAP.

Para ello, Mendocino intenta eliminar los pasos recurrentes de sistema a sistema, debido a que la funcionalidad de SAP puede entonces ser invocada automáticamente desde el Microsoft Outlook, por ejemplo, el flujo de trabajo se completa en SAP. Esto se parece al modus operandi (MO) de una aplicación compuesta, ya que al utilizar Mendocino, los datos corporativos en el problemático formato comercial tradicional de SAP se pueden enviar automáticamente a la entrada de correo electrónico del Outlook del usuario, por ejemplo, se puede hacer cualquier modificación a los reportes y luego enviarse al repositorio principal de datos de SAP. Todo esto se puede hacer sin que el usuario tenga que salirse de un ambiente conocido de procesamiento de datos, y reduce el tiempo que se lleva al modificar los datos comerciales importantes. El lanzamiento de Mendocino 1.0 requerirá la última versión de la serie de Microsoft Office, Microsoft Office 2003, y también trabajará con la próxima serie de Office 12, que estará disponible para finales del 2006.

El acercamiento de Microsoft

Microsoft cita investigación que indica que los usuarios gastan hasta un 35 por ciento de su tiempo valioso buscando información necesaria para realizar su trabajo, y pueden pasar por alto la información clave. Esto se debe a que el 85 por ciento de la información comercial se encuentra en escritorios, tanto como datos estructurados como contenido no estructurado. El resultado es la necesidad frecuente de volver a teclear cantidades sustanciales de información, lo que conlleva a duplicar el trabajo, errores, e impacto negativo en la habilidad de una compañía a responder, con el resultado neto de tiempo perdido y desempeño por debajo de lo óptimo.

Con respecto a esto, el presidente de Microsoft Bill Gates dijo en un memorándum ejecutivo reciente enviado por correo electrónico que “los retos del software no se tratan de tener acceso a la información que la gente necesita, sino que se tratan de darle más sentido a la información que tienen, dándoles la habilidad para enfocarse, priorizar y aplicar su experiencia, visualizar y entender los datos más importantes y reducir la cantidad de tiempo que pasan luchando contra la complejidad de un ambiente rico de información.

Por estas razones, Microsoft también ha comenzado a entregar funciones similares a las de Mendocino con base en papeles, con la apariencia familiar de Windows. Estas características están organizadas de tal forma para ser adecuadas para un conjunto de aplicaciones comerciales que recientemente se volvieron a nombrar bajo la marca de Microsoft Dynamics, el mapa de investigación y desarrollo (R&D) antes conocido como Project Green. Una vez más, la idea es proporcionarles a los usuarios un ambiente de trabajo más integrado y contextual (consulte Los deseos y las necesidades de los usuarios).

Quizás el mejor ejemplo de esto es el producto Microsoft Dynamics CRM 3.0 recientemente lanzado, que muestra una interfase nativa de Outlook y por lo tanto una experiencia conocida. También es importante resaltar a este respecto es el grupo de productos analíticos y de reporteo que utilizan la metáfora de Excel (consulte Excel y el mercado de business intelligence).

Microsoft Dynamics Snap

Más recientemente, el 20 de febrero, Microsoft anunció el lanzamiento de Microsoft Dynamics Snap, una colección de programas de software que se colocaron en Microsoft Office 2003. Al igual que con Mendocino, estos cuatro programas nuevos tienen como objetivo una gestión y coordinación más sencilla de los datos para ciertas soluciones de gestión comercial de Microsoft Dynamics, por medio de la interfase conocida de Microsoft Office 2003. Estas aplicaciones también tienen el potencial de mejorar el desempeño del trabajador al permitirle el acceso directo y el uso de procesos comerciales y datos de las aplicaciones finales de soluciones de gestión comercial como Microsoft Dynamics AX 3.0 (antes Microsoft Business Solutions-Axapta) y Microsoft Dynamics CRM 3.0, que son parte de ciertas aplicaciones de Microsoft Office.

Microsoft señala esto como otro ejemplo de su estrategia de entregar soluciones de gestión comercial que encajen con los sistemas de tecnología de la información (IT) existentes. Como se dijo recientemente, la visión de Microsoft Dynamics involucra por lo menos dos series de lanzamientos. Una de las metas más importantes de las primeras series es entregar una experiencia del usuario que está integrada con Microsoft Office, al utilizar un acercamiento basado en papeles. El lanzamiento de Microsoft Dynamics Snap debe ser instrumento para evaluar el progreso para lograr dicha meta. Los primeros cuatro Snap-Ins anunciados incluyen:

  1. Gestión de horario Snap-In, desarrollado para Microsoft Dynamics AX 3.0, para permitirles a los usuarios para utilizar Microsoft Outlook para ver o presentar entradas de tiempo de tareas recurrentes. Esta solución enlaza las entradas de tiempo de Microsoft Dynamics AX a las citas y las juntas de Outlook, llenando automáticamente los datos y los cambios hechos a las juntas o citas enlazadas. Esto debe ayudar a ahorrar tiempo y problemas al correlacionar estas tareas, y reducir los errores como resultado de que los usuarios tengan que trasladar los datos de un programa a otro. Esto puede ser útil para los clientes de Microsoft Dynamics AX en las industrias de servicio, o para los que requieren que los empleados rastreen cómo se localiza el tiempo en los proyectos internos.

  2. Gestión de vacaciones Snap-In, también desarrollada por Microsoft Dynamics AX 3.0, para permitirles a los usuarios presentar solicitud de vacaciones utilizando el Microsoft Outlook. Esta acción activa un correo electrónico para el que aprueba la solicitud, quien puede ver los detalles de la solicitud junto con la historia de vacaciones del solicitante, y aprueba o rechaza la solicitud. La entrada del tiempo de vacaciones se actualiza automáticamente en el módulo de tiempo y asistencia (T&A) de Microsoft Dynamics.

  3. Revisión de datos comerciales Snap-In, desarrollada para Microsoft Dynamics AX, para permitirles a los trabajadores comerciales utilizar la ventana de tareas de Microsoft Dynamics AX para buscar y navegar en los datos de Microsoft Dynamics AX utilizando Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel u Outlook, y copiar los datos seleccionados en los documentos de Office 2003, o para anexar documentos de Office a los registros de Microsoft Dynamics AX. Uno de los usos para esto incluye enviarles a los clientes correos electrónicos con el estatus de las órdenes.

  4. Revisión de datos comerciales Snap-In, desarrollada para Microsoft Dynamics CRM 3.0, para permitir la búsqueda y la navegación de los datos de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) dentro de los ambientes conocidos de Microsoft Word, Excel, y Outlook Office 2003. Al utilizar una ventana de tareas de CRM, es posible comprar datos a los documentos de Microsoft Office, o adjuntar los documentos de Microsoft Office a los registros CRM.

Estos programas intentan manipular los datos menos complicados e intimidantes de la gestión comercial, al darles a los usuarios el ingreso a los datos y a los procesos comerciales del ambiente conocido de Microsoft Office 2003. Es más sencillo hacer esto sin abrir dos o más programas, mangonear los datos, o tener que entender por completo la complejidad de todos los software en una compañía sólo por que lo quieren, por ejemplo, para localizar exactamente la cantidad de tiempo que se llevan en trabajar en una tarea en particular. A un nivel macroscópico, los expertos lo describen como “unión de los mundos de productividad comercial y productividad personal.” Básicamente, todo se trata de que el software debe trabajar de la misma forma en la que la gente realmente trabaja. Para ello, Microsoft y SAP han tomado pasos importantes para entregar una mejor experiencia del usuario de una forma basada en papeles.

La colección de Microsoft Dynamics Snap está disponible para la descarga gratuita bajo la licencia de permiso de Microsoft, como un proyecto de Code Gallery llamado Microsoft Dynamics Snap en GotDotNet.com, un sitio donde una comunidad de desarrolladores y profesionales IT puede compartir, evaluar y construir aplicaciones, códigos, ideas, y documentos técnicos en evolución de Microsoft .NET. Microsoft también promete proporcionar el código fuente para estas soluciones desde el sitio Web enlazado. Esto le debe permitirles a los socios, a otros vendedores de software independientes (ISVs), y a los clientes modificar y distribuir estos programas. Entonces debe ser posible fortalecer o adaptar las soluciones enviadas o utilizarlas como ejemplos de cómo construir nuevas aplicaciones compuestas.

Retos inherentes

Idealmente, las aplicaciones compuestas sobrepuestas deberían poderse utilizar de forma instantánea en los ambientes de trabajo nativos de los usuarios, y también lo deberían hacer los análisis, las transacciones y la colaboración en un sólo flujo de proceso. Además, deben ser fáciles de añadirse a las aplicaciones existentes, y deben estar basadas en modelos (e idealmente basadas en modelos visuales ) para la flexibilidad de los procesos. Algunos notarán que Mendocino and Snap-Ins están algo limitadas en su campo de acción ya que actualmente sólo habilitan cuatro auto servicios de procesos de SAP, con poco en el camino de la profundidad de la integración basada en los procesos y en el flujo de trabajo (que naturalmente requerirá un nivel importante de investigación mayor por parte de los vendedores).

Actualmente, el desarrollo del producto de Mendocino se enfoca en integrar los programas de calendario y correo electrónico de Microsoft con las aplicaciones comerciales de la oficina de gestión de SAP, dándole a los empleados una interfase de usuario más conocida y manipular datos comerciales en los siguientes cuatro escenarios:

  1. Un escenario de monitoreo de presupuestos, pretende proporcionarles a los directores el acceso a los datos financieros que necesitan para la planificación de presupuesto, monitoreo, análisis de costos y reconciliación. La funcionalidad incluye recibir presupuestos (como una gráfica en el archivo adjunto del correo electrónico), alertas de destino, presupuestos de monitoreo, presupuestos de transferencia, y ajustes de solicitudes.

  2. Un escenario de gestión de tiempo, que les debe permitir a los empleados registrar y revisar las horas gastadas en un proyecto en específico (dentro de una lista) en el contexto del calendario de Outlook. El sistema entonces coloca la actualización en las hojas de horario de tiempo de toda la aplicación (CATS) de SAP.

  3. Un escenario de gestión de permisos para ausentarse en el trabajo, mientras que los empleados pueden solicitar un permiso para faltar a su trabajo en el calendario de Outlook, y luego recibir la aprobación por parte de la dirección o la desaprobación por medio de un correo en Outlook.

  4. Un escenario de gestión de organización, que incorpora tareas administrativas y de planificación relacionadas a los recursos humanos (HR) en un archivo de contacto de Outlook. Con base en las autorizaciones establecidas dentro de mySAP HR, los directores de HR sería capaz de desempeñar funciones de auto servicio, como ver la información del salario del empleado o revisar el desempeño, y sugerir el incremento proporcional, todo dentro de Outlook.

La asignación de precios, la complejidad de la integración (que depende en el grado de personalización de software que existe actualmente), y la necesidad por una estructura de soporte unida, dejan muchas preguntas cuando los procesos involucrados se entreguen. Tales aplicaciones compuestas estaría en capas sobre Office o mySAP Business Suite, y también manejaría tanto la información estructurada como la no estructurada. Los ejemplos pueden incluir procesos comerciales complejos (pero potencialmente gratificantes) para soportar la gestión de comercio mundial (GTM), la planificación de las operaciones y ventas (S&OP), la gestión de la campaña de mercado, o el inventario manejado por el vendedor (VMI) o a consignación. La funcionalidad vertical puede entonces ser más fácil de construir, ya que los usuarios y los socios pueden crear nuevos tipos de objetos de datos, y también crear relaciones entre ellos. En términos de gestión, los usuarios y los socios pueden crear los objetos, mientras que la aplicación empresarial maestra podría crear y manejar los meta datos (por ejemplo, los datos acerca de los datos).

Con esto termina la primera de dos partes que conforman esta nota.

 
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