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Los vendedores más pequeños todavía pueden proporcionar sistemas del negocio Relevantes Tercera parte: empresas orientadas a los proyectos

Escrito por: Predrag Jakovljevic
Publicado: enero 26 2005

Empresas orientadas a los proyectos

Relevant Business Systems, (http://www.relevant.com), un proveedor privado de soluciones de planificación de los recursos de la empresa (ERP) que tiene sus oficinas generales en San Ramón, California y que ayuda a las empresas medianas y grandes del ramo aeroespacial y de defensa, de ingeniería al pedido (ETO), de fabricación por contrato, de reparación y revisión del mantenimiento (MRO) y a empresas de fabricación orientadas a los proyectos a mejorar sus negocios, podría ser un buen ejemplo de un vendedor del nicho que está bien enfocado. Recientemente Relevant, que se enfoca en los mercados que mencionamos, ha logrado capturar una participación importante en ese segmento del mercado, sobre todo desde que varias empresas ETO de los Estados Unidos decidieron asociarse con la empresa al seleccionar su sistema Relevant ERP (antes Integrated Financial & Manufacturing Control System INFIMACS [II]).

En general, cuando los grandes vendedores de ERP que ofrecen software empresarial de uso general abordan las necesidades únicas de las empresas orientadas a los proyectos, sus sistemas requieren un alto grado de personalización para funcionar. Por otro lado, cuando las empresas orientadas a los proyectos recurren a soluciones pequeñas de gestión listas para usarse, en poco tiempo la empresa supera las capacidades de dichas soluciones. Estas empresas buscan sistemas que den soporte al gerente del proyecto, quien es responsable de compartir y dar seguimiento a los ingresos, los gastos y la rentabilidad de un proyecto.

Las empresas orientadas a los proyectos tienen muchos requisitos contables y del negocio que son específicos para cada proyecto, entre ellos la necesidad de dar seguimiento a los costos y a la rentabilidad para cada proyecto, con el fin de dar a los gerentes y los clientes la información del proyecto a tiempo y de entregar facturas y notas precisas y detalladas, con frecuencia cumpliendo con los complejos requisitos reglamentarios y específicos de cada industria. Sin embargo, los sistemas tradicionales contables o ERP genéricos que se orientan al libro mayor no se diseñaron pensando en las etapas del proyecto, el detalle del trabajo o la captura detallada del tiempo. Por ello, únicamente pueden producir reportes acerca de las cantidades que se han gastado o cobrado, sin explicar por qué cierto proyecto gana o pierde dinero.

En general, un módulo de control de proyectos permite a los usuarios relacionar artículos de inventario, órdenes de venta, órdenes de trabajo o de producción, requisitos de compra y órdenes de compra con cada proyecto, mientras que con MRP orientado a los proyectos, con frecuencia conocido como planificación de los requisitos del proyecto (PRP), los usuarios tienen la opción de realizar la planificación por proyecto o de otra forma. Es posible realizar la planificación lógica de ciertos artículos comunes o estándar, sin importar los proyectos, para aumentar la eficiencia de las compras o la fabricación. Sin embargo, el módulo de control de proyectos controlará la asignación de material o de componentes secundarios terminados a ciertos proyectos y, finalmente, cada partida de la orden de trabajo o de la orden de compra se relacionará con un proyecto individual.

Así, el software de Relevant se creó desde cero para alcanzar la eficiencia máxima en los ambientes orientados a los proyectos, incluyendo las capacidades que permiten realizar estimaciones, mediciones, control y reportes avanzados por departamento, proyecto y, cuando algunos proyectos lo requieran, en el nivel de las tareas o el detalle del trabajo. En otras palabras, el software va un paso más lejos gracias a su capacidad para usar datos que tienen una marca de tiempo para todas las actividades sensibles al tiempo, como inventario, costos, órdenes de trabajo, etc. y ayuda a los gerentes a examinar los costos en comparación con presupuestos por tiempo, hasta el nivel de las tareas.

Con frecuencia, los contratos federales pueden estar llenos de trampas legales para los proveedores inexpertos. Aunque muchas empresas orientadas a los proyectos proporcionan productos y servicios cubiertos por contratos gubernamentales, la contabilidad de esos proyectos implica que estas empresas utilicen metodologías sofisticadas de asignación y cómputo de los costos y los ingresos del proyecto. El gobierno utiliza muchos tipos distintos de contratos, y cada uno de ellos contiene un gran número de variaciones. Cada variación rige su propio tipo de facturación, reconocimiento de los ingresos y requisitos para enviar reportes al cliente gubernamental.

Para obtener mayor información, consulte Federal Contract Management and Small Vendors.

Esta es la tercera de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte incluyó un resumen del evento y los antecedentes del vendedor.

La segunda parte habló del impacto en el mercado.

La cuarta parte cubrirá MRO y la gestión de las refacciones.

La quinta parte detallará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

Estructura del detalle del trabajo

Otro factor esencial para la evaluación es la capacidad que tiene el software ERP que se está utilizando para identificar y acumular los costos por contrato y por estructura del detalle del trabajo (WBS), que es una división orientada a los proyectos de las tareas que acumula los datos de los costos y el programa. De acuerdo al Diccionario APICS, “WBS es una descripción jerárquica de un proyecto en el que cada nivel contiene más detalle”. Un ejemplo sería una empresa que realiza la ingeniería, los prototipos y la producción de un producto especial mucho tiempo antes del embarque final del producto comercial, y que quiere recibir anticipos por cada etapa terminada. Con WBS, tendría que definir presupuestos —por periodo y elemento del costo— para los subconjuntos, como diseño del software, ingeniería mecánica, fabricación de prototipos eléctricos, ensamble final, etc., y existiría un gerente de la cuenta de los costos del proyecto que sería responsable de cada uno.

Así, cualquier gobierno que contrate un fabricante orientado a los proyectos debe mantener un registro de cada artículo o pieza, de la fecha en que se compró o fabricó y para qué sección o tarea, así como de la fecha en que debe enviarse a la siguiente estación o en la que debe embarcarse, además de que debe saber cuánto cuesta y a qué sección del presupuesto debe asignarse.

El módulo WBS de Relevant se diseñó para funcionar en conjunto con el módulo de control de proyectos y para cumplir con los requisitos de producción de reportes de los contratistas del gobierno de los Estados Unidos (es decir, el Departamento de la defensa) y con los requisitos de asignación de costos por actividad (ABC) para los fabricantes comerciales, proporcionando la WBS para cada proyecto y para cada uno de sus niveles. WBS aumenta la funcionalidad de control de proyectos para los fabricantes que tienen ciclos de producción largos, permitiendo dar un seguimiento más preciso a los costos en el nivel del proyecto, ya que el programa define las cuentas del nivel de registro y el programa de resúmenes que permite tener una cobranza de los costos en varios niveles y la producción de reportes por acumulación de los costos desde el nivel más bajo hacia los niveles superiores.

La solución permite que cada departamento de la empresa visualice los números en la forma que desea y requiere, para poder supervisar el aprovisionamiento y la producción reales que requiere un proyecto comparado con la estimación tanto en dinero como en tiempo. Ahora estos departamentos deben ser capaces de sumar los cargos de material, mano de obra, gastos generales, subcontratación y otros gastos directos de cada proyecto, con el fin de compararlos con la estimación total para el proyecto, que podría tener varios presupuestos: original, revisado y actual. Al reunir los costos en las cuentas WBS, los cálculos del valor percibido indican si, en cualquier momento, cada nivel de actividad o de acumulación va adelante o atrás con respecto del programa y por debajo o por encima del presupuesto.

En principio, no debe resultar difícil obtener los datos necesarios para proporcionar estos cálculos, ya que un sistema de contabilidad de los costos del proyecto simplemente tiene que capturar y registrar los costos al final de cada periodo, al igual que los presupuestos para cada elemento de los costos y el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) de cada periodo. Sin embargo, para hacerlo, el cobro de cada costo debe tener una marca de tiempo y debe existir una cantidad presupuestada para cada elemento del costo en cada periodo. La arquitectura de Relevant, a diferencia de los productos ERP más generales, muestra las capacidades siguientes que soportan la gestión del proyecto en tiempo real y la medición de las variaciones:

  • Es posible mantener los inventarios, los costos, las órdenes de trabajo, las requisiciones, las recepciones y las órdenes de venta, etc., que tienen marcas de tiempo, por número de artículo, por proyecto y por cuenta WBS.

  • Las transacciones con costo, incluyendo todas las transacciones de movimiento de material y de mano de obra, son no sólo la base para los movimientos normales de contabilidad en el diario del libro mayor, sino que, en tiempo real, actualizan el proyecto o los componentes de costo de WBS para material, mano de obra, gastos generales, subcontratos y otros costos directos y costos de ventas, generales y administrativos (que se usan en todos los cálculos de costo real del trabajo realizado [ACWP] y BCWP, hasta en el nivel de la WBS).

  • Se mantiene una referencia cruzada entre la transacción con costo de ACWP y el movimiento en el diario del libro mayor.

  • Las transacciones con costo de ACWP y BCWP se actualizan para el departamento de gestión del proyecto con la misma frecuencia que se actualizan para el departamento de contabilidad general los movimientos en el diario del libro mayor que emana de los departamentos normales de oficina de gestión.

En consecuencia, aunque las capacidades WBS de Relevant satisfacen los requisitos que tiene el gobierno para EVM, la arquitectura anterior del producto da como resultado una producción flexible de reportes para el proyecto sin cargar el libro mayor con un plan contable demasiado complejo. Con ello se evitan las grandes desventajas que implica tratar de forzar los productos ERP generales a que se adapten a un ambiente orientado a los proyectos, como el alto grado de personalización que tanto hemos mencionado, el tener que “ir y volver” al libro mayor para extraer los datos de WBS para EVM (y no tener datos en tiempo real al final) y la incapacidad para ver todos los costos hasta la fecha en un proyecto específico comparados con el presupuesto hasta la fecha para ese proyecto. Para quienes tienen menos experiencia en contabilidad de proyectos, BCWP, ACWP y el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) son sólo algunas de las métricas principales de los costos del proyecto. Sin embargo, con ellas es posible medir el rendimiento de cualquier proyecto. Por ejemplo, al comparar BCWS con BCWP se obtiene la variación del programa, mientras que la relación entre BCWP y ACWP proporciona la variación del costo.

Como resultado, es posible que las empresas que todavía no ofrecen las capacidades anteriores no puedan participar en la popularidad que están teniendo los mercados federal y de defensa. Por el contrario, los vendedores y sus usuarios (contratistas gubernamentales) que puedan ofrecer soluciones completas que satisfagan los requisitos precisos y rigurosos de las agencias federales serán los primeros en capturar ese segmento del mercado. Muchos clientes solicitan reportes de progreso semanal y están de acuerdo con el formato Microsoft Project, pero este producto no puede dar la visibilidad y la programación para varios proyectos simultáneos. Por ello, los productos como Relevant ERP, se convierten en una buena opción para el segmento de fabricación del mercado medio y aún para contratistas de defensa más pequeños.

Relevant ERP responde

El gobierno federal adopta cada vez más sistemas ERP; esto puede significar que estos sistemas ofrecen cada vez más funcionalidades gubernamentales particulares. Por ejemplo, los principales vendedores de ERP proporcionan software de aprovisionamiento que funciona con las leyes y los reglamentos pertinentes, como el Code of Federal Regulations (CFR, Código de reglamentos federales), los reglamentos de contratación del Departamento de la defensa, General Services Administration (GSA, la Administración general de servicios), Federal Acquisition Regulations (FAR, los Reglamentos para adquisiciones federales), Federal Supply Schedules (FSS, los Programas de surtidos federales), etc. Asimismo, proporcionan sistemas de recursos humanos que se conforman a las tasas de pago de los programas generales o militares, al igual que sistemas financieros que cumplen con las prácticas del Joint Financial Management Improvement Program (Programa conjunto de mejoras a la gestión financiera) para los sistemas financieros gubernamentales. Además, el módulo de gestión de los impuestos y los ingresos de algunas series ERP da a las agencias de los gobiernos federal, estatal y local las herramientas necesarias para automatizar el proceso de cobro de impuestos permitiendo a los electores realizar y visualizar las transacciones financieras.

Para responder a estos requisitos de forma simultánea con las mejoras a los productos internos que mencionamos, Relevant se conecta con muchas aplicaciones de terceros que realizan aportaciones a su lista de funciones nativas, como mejoras que se seleccionaron cuidadosamente con enlaces personalizados, o la capacidad que tienen los usuarios para utilizar programas que ya tienen en su sistema. Es posible tener acceso directo a todas las funciones de terceros que menciona Relevant mediante menús e íconos en la barra de herramientas o desde registros en la base de datos. Algunos de los proveedores de soluciones complementarias más importantes serían:

  • Interfaz con Abra Payroll System y FAS Fixed Asset Accounting System de Best Software.

  • Interfaz con el sistema de programación y planificación avanzada de Preactor.

  • Incorporación de WorkWise (una división de Timeline, Inc.) Business Alerts, para que los clientes y el personal reciban notificaciones automáticas por correo electrónico acerca de los eventos importantes. Las alertas dan seguimiento a los eventos, las fechas, el estado de las órdenes de compra, las órdenes de venta, las órdenes de trabajo, las cantidades en inventario, las fechas financieras de vencimiento y las fechas de antigüedad. Marca las operaciones críticas, acelera las recepciones, califica las entregas de los vendedores, notifica a los compradores cuando se envía o confirma una orden de compra, actualiza los planificadores cuando se asignan o cuando salen componentes y avisa a los clientes cuando se embarcan los productos. Se notifica al personal adecuado del progreso del programa, si hay pagos vencidos o si se terminan las etapas, solicitando una acción inmediata.

  • Interfaz desde Relevant WBS con wInsight de C/S Solutions’ y C/S Glue, las aplicaciones principales de creación y exportación de reportes, tablas y análisis gráficos de los datos de WBS y del valor percibido. Los usuarios pueden exportar los datos del valor percibido directamente a wInsight para crear reportes, tablas y gráficas de los datos de WBS al valor percibido. Debido a que los contratistas gubernamentales que deben cumplir con los requisitos del Departamento de la defensa, Department of Energy (DOE, el Departamento de energía), FAA o Defense Contract Management Command (DCMC, el Comando de gestión de los contratos de defensa) utilizan con frecuencia wInsight para crear reportes, se le considera la norma gubernamental establecida para creación de reportes del valor percibido. Después de importar los datos en wInsight Administrator con el programa Relevant wInsight Export del módulo WBS, los usuarios pueden ver los datos de los costos mensuales y el presupuesto en una hoja de cálculo diferente, en el reporte de rendimiento de los costos (CPR) o en el reporte de estado del programa de costos (CSSR).

  • Interfaz con Crystal Reports Professional para tener acceso a otros reportes diseñados por el cliente.

  • Interfaz con RF Gen e Intermec para la adquisición de datos de radio frecuencia (RF) y de código de barras.

Además de las capacidades anteriores de contabilidad y fabricación orientadas al gobierno (es decir, WBS con EVM nativo), Relevant se diferencia porque atiende empresas que requieren la capacidad para dar seguimiento a cada producto, a cada subensamble o pieza y a su estado en el ciclo de producción, como requisito preliminar para alcanzar una producción eficiente y una rentabilidad. Esto es especialmente cierto para las empresas de contratos MRO. Además, para mantener los costos bajos y un alto nivel de calidad, es necesario poder almacenar y acceder a los datos de la historia de las pruebas de calidad y analizarlos detalladamente.

Con esto concluye la tercera de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte incluyó un resumen del evento y los antecedentes del vendedor.

La segunda parte habló del impacto en el mercado.

La cuarta parte cubrirá MRO y la gestión de las refacciones.

La quinta parte detallará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

 
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